Få Visma Lønn til å varsle personalhendelser

08-06-2016

Visste du at du kan få Visma Lønn til å varsle i forkant av ulike "hendelser"? Med det sendes en e-post til leder f.eks 10 dager før en ansatt blir 50 år.

Du kan velge mellom ulike hendelser, ikke minst:

Ansattjubileum (hvert år, hvert 5. eller 10. år)
Fødselsdagsjubileum (hvert år, hvert 5. eller 10. år)
Ansatt blir pensjonist
Ansatt prøvetid utløper
Ansatt tilbake fra permisjon
Ansatt vikariat utløper
Ansatt sertifikat / kompetanse utløper
Ansatt sluttdato nærmer seg
Huskelapp
Oppfølging sykefravær
Innsending a-melding

Du kan sette opp hvem som skal motta e-post varsel, typisk avdelingsleder og/eller HR-avdelingen. Samt hvor mange dager i forkant e-posten skal sendes ut, angitt pr type hendelse (f.eks 7 dager før jubileum og 12 måneder før ansatt blir pensjonist).

Rutinen finner du ved å gå på "Verktøy / Administratorfunksjoner / System / Abonnement e-post varsling".

NB! Rutinen krever i praksis at Visma Lønn hver dag sjekker om nye hendelser er i ferd med å inntreffe. Rutinen må derfor etableres til å utføres daglig, og for å få det til - må fort IT-person involveres. Les mer om etablering nederst i artikkelen.

Du kan velge å sende e-postvarsel til ulike og flere mottakere. Vil du sende samme varsel til flere eller en spesifisert mottaker, velger du mottakertype "Spesifisert" og e-postadresse til spesifisert mottaker. Dersom det skal sendes til flere oppretter du en spesifisert linje per mottaker.

Du kan også ta utvalg på avlønningsform når du sender e-postvarsel. Ønsker du kun å sende varsel til de som for eksempel er fast lønnede, angir du dette på varslingstypen.

Merk! For at Visma Lønn skal vite leders e-postadresse, må ansvarlig leder være angitt i avdelingsregistreret (eventuelt prosjektregisteret).

Hent frem kolonnene "Ansvarlig" og "Navn" via tabelloppsett.

Annen mulighet er å legge inn ansattnummeret til den ansvarlige leder på de ansatte / ansattopplysninger i feltet "Leder". I tillegg må det være angitt e-postadresse på vedkommende i ansattregisteret.

Merk at det er kun ansatte med ansettelsesforhold "Fast ansatt" du kan sende e-postvarsler på (med unntak varlingstypen "Ansatt vikariat utløper").

Etablering

Når du skal registrere en ny varsling, gjør du det via knappen øverst til venstre i bildet: "Opprett abonnement e-postvarsel". Velg hva som skal varsles (varslingstype), og angi hvor mange dager før hendelsen e-posten skal sendes.

Feltene i gruppeboksen "Kriterier for gjentatte varsler" vil normalt være nedtonet (kun i bruk ved "egendefinert" hendelse).

For at denne rutinen skal virke må "Visma Lønn server" være startet. Varselen blir ikke sendt ut på e-post hvis Visma Lønn serveren er nede på den angitte datoen / klokkeslettet. Startet du opp Visma Lønn etter den angitte datoen / klokkeslettet du har satt opp, blir heller ikke e-post varslene ettersent.

Dette gjør du via knappen "Registrere planlagt søk". Dette valget SKAL du bare å gjøre en gang. Trykker du flere ganger på denne knappen, vil du motta varsler like mange ganger som du har trykket på knappen "Registrere planlagt søk" Visma Lønn vil gå igjennom alle varslingstyper du har opprettet under "Abonnement e-post". For å slette tidstyrte oppgaver, gå under "Jobboversikt, fane 3 Tidstyrte oppgaver" og slett eventuelle jobber her.

Sende enkelt rapporter til leder / ansvarlig

I tillegg til ovenstående mulighet, har du ved at du har lagt inn hvilken ansatt som er ansvarlig på ansvarsenhet gjort det mulig å sende rapport direkte til denne ansatte.

Sende rapport via e-post til ansvarlig på ansvarsenhet

Denne rutinen gir deg mulighet til å sende rapporter til ansvarlig på ansvarsenhet, for eksempel avdelingsleder.

Disse rapportene kan sendes direkte via e-post:

Ansatt begynt / sluttet
Ansattoversikt
Ansattstatistikk
Ferieplan
Feriedager til gode / brukt
Fravær ansatt pr dato
Fravær ansatt pr. kode
Fraværsoversikt
Oppfølging av sykmeldte
Fødselsdagsliste
Grafisk fraværsstatistikk
Jubileumsliste
Kostnadsoversikt
Permisjon /permittert
Prøvetid utløper
Registreringsjournal
Regnskapsbilag
Fraværsstatistikk NAV

I feltet "Utsendelsesmetode" i utskriftsdialogen velger hvilken måte du ønsker å ta ut rapporten på.

Du har følgende valg:

"Skriv ut alle til papir"
"Send via e-post til ansvarlig på ansvarsenhet "

Skriv ut alle til papir:

Rapporten blir skrevet ut på papir på de ansvarsenhetene du har valgt selv om det ikke er registrert noen ansvarlig på ansvarsenheten. Rapporten blir skrevet ut med sideskift pr. ansvarsenhet.

Send via e-post til ansvarlig på ansvarsenhet:

Hvis du velger denne utsendelsesmetoden, blir rapporten sendt via e-post til den ansatte som ligger som ansvarlig på den ansvarsenheten. Det er kun den delen av rapporten som gjelder den ansvarliges ansvarsenhet som blir sendt på e-post.

Du får melding når overføringen via e-post er ferdig.

Merk! Feltet "Utsendelsesmetode" er nedtonet hvis du ikke har valgt ansvarsenhet i feltet "Sortering på ansv. enhet".

Merk! Du får melding hvis du ikke har: registrert ansvarlig på ansvarsenheten eller registrert e-postadresse til den ansvarlige på ansvarsenheten.