Import variable lønnsdata - standard filformat

[#1]

Visma Lønn har en rutine for å importere variable lønnsdata til en lønnskjøring.

Det vanligste er å importere timer, overtid o.l - men alle variable data kan importeres, slik som f.eks bonus.

De fleste timeregistreringssystemer i Norge leverer fil ihht. Visma Lønns standard definisjoner. 

Det betyr at filene kan importeres direkte inn i denne rutinen.

Hvordan lese inn variable lønnsdata

Innlesing gjøres fra "Rutiner / Registrering / Import variable lønnsdata".

Du må først opprette en lønnskjøring i Visma Lønn.

I dette bildet finner du filen fra maskinen din og velger riktig format ut i fra hvordan filen er bygd opp.

Beskrivelse av formatet

Du finner beskrivelse av alle formatene i F1 Hjelp i Visma Lønn. Litt lenger ned i artikkelen har vi lagt ved beskrivelse av "Lønnsregistrering Fast format".

Tilpasning av format

Har du en fil som ser annerledes ut, kan du få dette tilpasset.

Definisjon av hvordan filen som skal leses inn, er angitt i en IFS-fil.

Under "/Programdata /Visma lønn / Sys" – katalogen ligger filen "Lønnsregistrering Standard format.ifs". Denne filen viser hvilke kolonner rutinen "Innlesing av lønnsregistreringer" forsøker å lese inn.

Filen "Lønnsregistrering Standard format.ifs" kan editeres slik at fila du skal lese inn kan inneholde færre eller flere kolonner. Se F1-hjelp for mer informasjon om endring av IFS filen.

Endrer du IFS-filen, anbefaler vi deg på det sterkeste å kalle den noe annet. 

Da vil angitt navn kommet opp som et import alternativ, jfr skjermbildet over.

Beskrivelse av "Lønnsregistrering Standard format"

Under ser du beskrivelse av "Lønnsregistrering Standard format": 

Forklaring til kolonnene :

WgRegLn.WgYr	=	Lønnsår	Nummerisk
WgRegLn.RunNo	=	Lønnskjørenr.	Nummeriks
WgRegLn.EmpNo	=	Ansattnr.	Nummerisk -maks 9 tegn
WgRegLn.WgSrt	=	Lønnsart	Nummerisk -maks 9 tegn
WgRegLn.Bas	=	Grunnlag	Nummerisk
WgRegLn.Qty	=	Antall	Nummerisk
WgRegLn.Rate	=	Sats	Nummerisk
WgRegLn.Am	=	Beløp	Nummerisk
WgRegLn.AcNo	=	Kontonr.	Nummerisk
WgRegLn.AgAcNo	=	Motkonto	Nummerisk
WgRegLn.R1	=	Avdeling	Alfanummerisk -maks 9 tegn
WgRegLn.R2	=	Prosjekt,	Alfanummerisk -maks 9 tegn
WgRegLn.R3	=	Ekstra 1	Alfanummerisk -maks 9 tegn
WgRegLn.R4	=	Ekstra 2	Alfanummerisk -maks 9 tegn
WgRegLn.R5	=	Ekstra 3	Alfanummerisk -maks 9 tegn
WgRegLn.R6	=	Kampanje	Alfanummerisk
WgRegLn.DedCd	=	Trekkode (skatt)	Nummerisk

Generelt om ASCII-filen

• Alle felt skal være adskilt med semikolon ;.
• Alfanumeriske felt skal være omgitt av anførselstegn (" ")
• Numeriske felt kan bli fylt ut med inntil oppgitt antall tegn. Det vil si du kan benytte færre siffer, men ikke flere.
• Numeriske felt og beløpsfelt kan ikke ha ledende blanke ( ) foran. Du kan kun benytte null (0) som ledende tegn.
• Alle beløpsfelt må benytte desimalpunktum (.). Lengden på feltet blir angitt med antall siffer før og etter desimalpunktum. Max. lengde på feltet blir da siffer før desimalpunktum + siffer etter desimalpunktum + selve desimalpunktumet.
  Eksempel: Lengde angis som 8 + 2: 12345678.90 og 01234567.90 
• Negative beløp skal ha minustegnet som ledende tegn foran beløpet. Det vil si den plassen minustegnet opptar teller som ett siffer.
  Eksempel: -250.00
• Numeriske felt og beløpsfelt som ikke har noen verdi, må bli oppgitt med 0 eller en blank. 
  Eksempel:;0; eller ; ; 

Slik ser fila "Lønnsregistrering Standard format.ifs" ut :

WgRegLn,CSV;"WgRegLn.WgYr";"WgRegLn.RunNo";"WgRegLn.EmpNo";"WgRegLn.WgSrt";"
WgRegLn.Bas";"WgRegLn.Qty";"WgRegLn.Rate";"WgRegLn.Am";"
WgRegLn.AcNo";"WgRegLn.AgAcNo";"WgRegLn.R1";"WgRegLn.R2";"
WgRegLn.R3";"WgRegLn.R4";"WgRegLn.R5";"WgRegLn.R6";"WgRegLn.DedCd"
#ENDFORMAT

Eksempel på fil i henhold til ovennevnte

0;0;1;5;0.00;6.75;0.00;0.00;0;0;"";"";"";"";"";"";0
0;0;1;50;0.00;;0.00;3750.00;0;0;"2";"";"";"";"";"";1
0;0;1;5;0.00;6.75;0.00;0.00;5100;0;"";"2018";"";"";"";"";2
0;0;2;5;0.00;10;300.00;0.00;;;"";"";"";"";"";""; 

Trans 1:  Ansatt 1, lønnsart 5, antall 6,75, fult skattetrekk

Trans 2:  Ansatt 1, lønnsart 50, beløp 3750,- avdeling 2, halvt skattetrekk.

Trans 3:  Ansatt 1, lønnsart 5, antall 6,75, konto 5100, prosjekt 2018, trekkfritt

Trans 4:  Ansatt 2, lønnsart 5, antall 10, sats 300, skattetrekk i hht. hva som ligger på lønnskjøringen.

Forretningslogikk: om ikke avdeling er angitt i filen, hentes den som ligger på den ansatte. Gjelder alle ansvarsenhetsfelt.

Verdier i kolonnene:

• Lønnsår kan stå til verdien 0 i fila som skal leses inn, da du i dialogen for "Innlesing av lønnsregistreringer" oppgir dette.
• Lønnskjørenr kan stå til verdien 0 i fila som skal leses inn, da du i dialogen for "Innlesing av lønnsregistreringer" oppgir dette.

Kolonner som må ha verdi:

• Ansattnr.
• Lønnsartnr.
• Antall eller beløp  (om ikke lønnsarten det henvises til er helt spesiell)

Kolonner som kan ha verdi:

• Konto, Motkonto, Ansvarsenehet 1, Ansvarsenehet 2, Ansvarsenehet 3, Ansvarsenehet 4, Ansvarsenehet 5, Ansvarsenehet 6 kan lese inn hvis disse avviker fra registrerte verdier på Lønnsarten, Ansattopplysninger eller Ansatte Faste transaksjoner.
• Trekkode velger du når du opprette lønnskjøringen i Visma Lønn, denne kan derfor stå med ingen verdi

Detalj 

Visma Lønn kan benytte inntil 15 + 2 tegn i feltene beløp, antall og grunnlag.

I feltene sats og faktor kan Visma Lønn benyttet 14 + 4 tegn.

Relaterte brukertips:

Innlesing / import av data til Visma Lønn