Import variable lønnsdata - standard filformat

[Nils Petter Andersen - Visma]

Visma Lønn har en rutine for å importere variable lønnsdata til en lønnskjøring.

Det vanligste er å importere timer, overtid o.l - men alle variable data kan importeres, slik som f.eks bonus.

De fleste timeregistreringssystemer i Norge leverer fil ihht. Visma Lønns standard definisjoner. 

Det betyr at filene kan importeres direkte inn i denne rutinen.

Det finnes også andre måter å importere data på, som du kan lese om i denne artikkelen 

(innlesning fra excel-ark).

Innlesing gjøres fra "Rutiner / Registrering / Import variable lønnsdata".

Du må først opprette en lønnskjøring i Visma Lønn.

Du finner beskrivelse av formatene i F1 hjelp i Visma Lønn.

Valget "Lønnsregistrering standard format" er basert på følgende fil

Du kan tilpasse definisjonen om din fil ser annerledes ut, les mer om det nedenfor

Forklaring til kolonnene :

WgRegLn.WgYr	=	Lønnsår	Nummerisk
WgRegLn.RunNo	=	Lønnskjørenr.	Nummeriks
WgRegLn.EmpNo	=	Ansattnr.	Nummerisk
WgRegLn.WgSrt	=	Lønnsart	Nummerisk
WgRegLn.Bas	=	Grunnlag	Nummerisk
WgRegLn.Qty	=	Antall	Nummerisk
WgRegLn.Rate	=	Sats	Nummerisk
WgRegLn.Am	=	Beløp	Nummerisk
WgRegLn.AcNo	=	Kontonr.	Nummerisk
WgRegLn.AgAcNo	=	Motkonto	Nummerisk
WgRegLn.R1	=	Avdeling	Alfanummerisk
WgRegLn.R2	=	Prosjekt,	Alfanummerisk
WgRegLn.R3	=	Ekstra 1	Alfanummerisk
WgRegLn.R4	=	Ekstra 2	Alfanummerisk
WgRegLn.R5	=	Ekstra 3	Alfanummerisk
WgRegLn.R6	=	Kampanje	Alfanummerisk
WgRegLn.DedCd	=	Trekkode (skatt)	Nummerisk

Generelt om ASCII-filen

• Alle felt skal være adskilt med semikolon ;.
• Alfanumeriske felt skal være omgitt av anførselstegn (" ")
• Numeriske felt kan bli fylt ut med inntil oppgitt antall tegn. Det vil si du kan benytte færre siffer, men ikke flere.
• Numeriske felt og beløpsfelt kan ikke ha ledende blanke ( ) foran. Du kan kun benytte null (0) som ledende tegn.
• Alle beløpsfelt må benytte desimalpunktum (.). Lengden på feltet blir angitt med antall siffer før og etter desimalpunktum. Max. lengde på feltet blir da siffer før desimalpunktum + siffer etter desimalpunktum + selve desimalpunktumet.
  Eksempel: Lengde angis som 8 + 2: 12345678.90 og 01234567.90 
• Negative beløp skal ha minustegnet som ledende tegn foran beløpet. Det vil si den plassen minustegnet opptar teller som ett siffer.
  Eksempel: -250.00
• Numeriske felt og beløpsfelt som ikke har noen verdi, må bli oppgitt med 0 eller en blank. 
  Eksempel:;0; eller ; ; 

Eksempel på fil i henhold til ovennevnte

0;0;1;5;0.00;6.75;0.00;0.00;0;0;"";"";"";"";"";"";0
0;0;1;50;0.00;;0.00;3750.00;0;0;"2";"";"";"";"";"";1
0;0;1;5;0.00;6.75;0.00;0.00;5100;0;"";"2018";"";"";"";"";2
0;0;2;5;0.00;10;300.00;0.00;;;"";"";"";"";"";""; 

Trans 1:  Ansatt 1, lønnsart 5, antall 6,75, fult skattetrekk

Trans 2:  Ansatt 1, lønnsart 50, beløp 3750,- avdeling 2, halvt skattetrekk.

Trans 3:  Ansatt 1, lønnsart 5, antall 6,75, konto 5100, prosjekt 2018, trekkfritt

Trans 4:  Ansatt 2, lønnsart 5, antall 10, sats 300, skattetrekk i hht. hva som ligger på lønnskjøringen.

Forretningslogikk: om ikke avdeling er angitt i filen, hentes den som ligger på den ansatte. Gjelder alle ansvarsenhetsfelt.

Verdier i kolonnene:

• Lønnsår kan stå til verdien 0 i fila som skal leses inn, da du i dialogen for "Innlesing av lønnsregistreringer" oppgir dette.
• Lønnskjørenr kan stå til verdien 0 i fila som skal leses inn, da du i dialogen for "Innlesing av lønnsregistreringer" oppgir dette.

Kolonner som må ha verdi:

• Ansattnr.
• Lønnsartnr.
• Antall eller beløp  (om ikke lønnsarten det henvises til er helt spesiell)

Kolonner som kan ha verdi:

• Konto, Motkonto, Ansvarsenehet 1, Ansvarsenehet 2, Ansvarsenehet 3, Ansvarsenehet 4, Ansvarsenehet 5, Ansvarsenehet 6 kan lese inn hvis disse avviker fra registrerte verdier på Lønnsarten, Ansattopplysninger eller Ansatte Faste transaksjoner.
• Trekkode velger du når du opprette lønnskjøringen i Visma Lønn, denne kan derfor stå med ingen verdi

Detalj 

Visma Lønn kan benytte inntil 15 + 2 tegn i feltene beløp, antall og grunnlag.

I feltene sats og faktor kan Visma Lønn benyttet 14 + 4 tegn.

Har du en fil som ser annerledes ut, kan du få dette tilpasset.

Definisjon av hvordan filen som skal leses inn, er angitt i en IFS-fil.

Under "/Programdata /Visma lønn / Sys" – katalogen ligger filen "Lønnsregistrering Standard format.ifs". Denne filen viser hvilke kolonner rutinen "Innlesing av lønnsregistreringer" forsøker å lese inn.

Filen "Lønnsregistrering Standard format.ifs" kan editeres slik at fila du skal lese inn kan inneholde færre eller flere kolonner. Se F1-hjelp for mer informasjon om endring av IFS filen.

Endrer du ifs-filen, anbefaler vi deg på det sterkeste å kalle den noe annet. 

Da vil angitt navn kommet opp som et import alternativ, jfr skjermbildet over.

Slik ser fila "Lønnsregistrering Standard format.ifs" ut :

WgRegLn,CSV;"WgRegLn.WgYr";"WgRegLn.RunNo";"WgRegLn.EmpNo";"WgRegLn.WgSrt";"
WgRegLn.Bas";"WgRegLn.Qty";"WgRegLn.Rate";"WgRegLn.Am";"
WgRegLn.AcNo";"WgRegLn.AgAcNo";"WgRegLn.R1";"WgRegLn.R2";"
WgRegLn.R3";"WgRegLn.R4";"WgRegLn.R5";"WgRegLn.R6";"WgRegLn.DedCd"
#ENDFORMAT