Forhåndsbetaling til leverandør

[#1]

Forhåndsbetaling til leverandør består av flere steg, men er iallefall enklere hvis du bruker Autopay. Artikkelen nedenfor tar utgangspunkt i bruk av Autopay, men informerer også om hvordan det kan gjøres manuelt. 

Merk: forhåndsbetalinger bokføres som standard på konto 1740. Dette kan evt. endres på leverandøren i feltet Konto for forhåndsbetaling under fanen Hovedbokskontoer

1. Gå til Inngående faktura (AP301000)

2. Velg dokumenttype Forhåndsbetaling

3. Velg leverandør

4. Lag en linje og fyll inn totalbeløpet i feltet Kostnad og sjekk at det ikke står noe under kolonnen for Avgiftskode.

Merk: kostnadskontoen du bruker ikke er ikke så viktig, da dette uansett ikke bokføres i Hovedbok 

5. Oppdater. Dette er altså kun et dokument, og blir ikke postert i Hovedbok 

Merk at dokumentet automatisk får samme forfallsdato som fakturadato. 

6. Gå deretter til Behandle betalinger (AP50301S) (har du allerede betalt, og skal registrere denne manuelt, se alternativ under).

Her vil dokumentet av typen Forhåndsbetaling dukke opp, akkurat som en vanlig faktura. Denne kan også betales som en vanlig faktura. Opprett samlebetaling til Autopay som vanlig. Betalingen blir nå opprettet, og senere oppdatert fra Autopay.

Betalingen som opprettes matches med dokumentet av typen Forhåndsbetaling.

Når betalingen er betalt i bank og senere oppdatert i Financials får den status Avsluttet. 

Hvis forhåndsbetalingen er betalt manuelt må du selv opprette en betaling og matche denne mot dokumentet av typen Forhåndsbetaling som vist nedenfor. Husk riktig dato på betalingen.  

Betalingen bokføres som standard debet 1740.

Senere får du tilsendt selve fakturaen fra leverandør. Fakturaen må nå matches mot en åpen betaling av type Forhåndsbetaling. Denne ble automatisk opprettet da den opprinnelige betalingen ble avsluttet. 

7. Gå til Leverandørbetalinger (AP302000) og velg type Forhåndsbetaling

8. Velg forhåndsbetalingen. Merk at denne har samme bilagsnr som dokumentet av typen Forhåndsbetaling som vi opprettet tidligere. Søk evt. på leverandør for å finne denne. 

9. Under Dokumenter til matching, hent opp fakturaen

10. Oppdater. Dette matcher bare fakturaen mot forhåndsbetalingen, og posterer ikke noe bilag i Hovedbok. 

Merk: Hvis fakturaen er mindre enn forhåndsbetalingen, vil forhåndsbetalingen bli stående Åpen med restbeløpet, og kan matches mot senere fakturaer. Når Ikke utlignet saldo på forhåndsbetalingen blir 0 får denne status Avsluttet.

[Stine Tjosaas]

Hei, vi mottar en god del forhåndsbetalinger både fra inn- og utland. Det er en del ting jeg savner vedrørende forhåndsbetalinger som jeg mener dere bør få på plass.

Pkt 1. Leverandør sender faktura via EHF eller mail og faktura havner i fakturainnboksen. Her er det ikke mulig å endre på bilaget fra faktura til forhåndsbetaling. Med andre ord må jeg slette bilaget og i mange tilfeller ser vi ikke at det er en forhåndsbetaling før bilaget er blitt opprettet. Dette skaper mange hull i bilagsserien. I tillegg må jeg lagre dokumentet for så å opprette alt manuelt i stedet for at jeg bare kunne ha endret på type bilag fra faktura til forhåndsbetaling. 

Pkt.2 Forhåndsbetalinger vises ikke inne på leverandørinformasjon før den er betalt. Jeg kan med andre ord ikke gå inn på en leverandør og sjekke hvor mye utestående vi har til leverandøren i faktura og forhåndsbetalinger, kun faktura og kreditnota. Eller på noen måte finne denne forhåndsbetalingen dersom jeg ønsker å se på den, med mindre jeg husker bilagsnummeret.

Pkt.3 Vi har mottatt en forhåndsbetaling fra en leverandør, denne er ikke betalt. Nå sendte leverandør en kreditnota på hele forhåndsbetalingen. Denne kreditnota er bokført. Når jeg går inn i leverandørbetalinger for å matche kreditnota mot forhåndsbetalingen så er det ikke mulig å velge forhåndsbetalinger i rullegardinen under matche bilag. Jeg står nå i en situasjon der jeg må slette kreditnotaen som er bokført og forhåndsbetalingen som er bokført. Dette gir dårlig sporbarhet, hull i nummerserier, og ingen match mellom vår leverandørreskontro på denne leverandøren og deres kundereskontro mot oss.

[Simen Veum]

Hei, 

takk for tilbakemeldingene. 

Pkt.1 Dette er ønske om forbedret funksjonalitet. Flott hvis du registrerer dette som et ønske i Visma Community: 

https://community.visma.com/t5/Ideer-i-Visma-net-ERP/idb-p/NO_SW_vismanet_ERP_ideer

Pkt.2  og Pkt.3 må registreres som supportsaker hos din Visma partner.