Dette er en guide til hvordan du kan aktivere og benytte nye Behandle betalinger.
På bakgrunn av tilbakemelding fra kunder og partnere har vi forbedret prosessen med behandling av utgående betalinger i Visma.net ERP. Det nye skjermbildet er nå tilgjengelig for aktivering av alle våre kunder. I utvikling av det nye brukergrensesnittet har vi blant annet hatt fokus på filtrering, ny funksjonalitet og forbedret hastighet. Vi anbefaler at dere bytter til den nye betalingsprosessen, da klassisk betalingsprosess vil fases ut på sikt. Vi jobber kontinuerlig med å forbedre den nye betalingsprosessen ytterligere, både med tanke på funksjonalitet og hastighet.
Hvordan få tilgang til nye Behandle betalinger?
For å få tilgang til funksjonaliteten er det to ting som må være på plass:
- Ny betalingsprosess må være valgt som “Foretrukket betalingstjeneste” i Leverandørinnstillinger (AP101000)
- Alle brukere som skal ha tilgang til Behandle betalinger må få tildelt rollene “Payment processor” og/eller “Payment viewer” i Visma.net Admin
Valg av foretrukket betalingstjeneste
Endring fra klassisk betalingsprosess til ny betalingsprosess, må gjøres av en bruker som har rollen “Financials Administrator” i Visma.net ERP. For å endre til ny betalingsprosess, gå til “Leverandørinnstillinger” (AP101000) og velg “Ny betalingsprosess” i under “Foretrukket betalingstjeneste”.
Etter å ha valgt ny betalingsprosess, klikk lagre øverst i skjermbildet. Logg deretter ut og inn for å aktivere tjenesten. Ønsker du å endre tilbake, går du til Leverandørinnstillinger (AP101000) igjen og endrer til “Klassisk” under “Foretrukket betalingsprosess”. Husk å logge ut og inn.
Tildeling av roller
For å ta i bruk den nye betalingsprosessen, må personen(e) som skal jobbe i skjermbilde tildeles nye roller. Dette gjøres fra Visma.net Admin. For å få tilgang til det nye skjermbildet, må administratoren legge til en av de følgende rollene basert på brukerens behov:
- Payment processor: Denne rollen gir brukeren rettigheter til å opprette betalinger
- Payment viewer: Denne rollen gir brukeren leserettigheter
Merk at rollene kun gjelder for den nye betalingsprosessen.
Behandle betalinger
Det nye brukergrensesnittet består av fire deler:
- Filter
- Tabell
- Sidepanel
- Bunntekst
Alle åpne leverandørbetalinger som har forfallsdato blir vist og automatisk valgt når du åpner behandle betalinger. Den nye betalingsprosessen er ikke begrenset til kun en betalingsmetode og betalingskonto. Du kan nå prosessere samlebetalinger med flere betalingsmetoder og betalingskontoer samtidig.
Filterfunksjoner
Som standard er “Forfall frem til dato” satt til dagens dato hver gang det nye skjermbildet åpnes. Du kan enkelt endre filter etter eget ønske og blant annet filtrere på Leverandør, Betalingsmetode eller Betalingskonto. Det er også mulig å filtrere kun på dokumenter med avvik, for eksempel manglende bankkonto.
Det er også mulig å fjerne alle dokumenter til betaling for en leverandør, der totalsum av åpne kreditnotaer er større enn totalsum av åpne fakturaer. Denne funksjonen kan benyttes der en kunde har et stort antall leverandører som sender mange kreditnotaer, hvor det resulterer i at den totale summen for kreditnotaene overskrider summen av åpne fakturaer.
Tabell
Tabellen oppdaterer seg automatisk basert på filtrene du har satt. Enkelte felter i tabellen kan redigeres direkte: Betalingsdato, Beløp å betale, Betal separat og Prioritet. Du kan kan også klikke deg videre til en leverandør eller et dokument for ytterligere redigering. Dersom betalingsdokumentet har passert forfallsdato, vil forfallsdato automatisk bli satt til dagens dato.
Dokumentene grupperes automatisk basert på leverandør slik at det er enkelt å velge alle / oppheve alle dokumenter fra den gitte leverandøren. Den kan også velge tradisjonelle listevisningen uten gruppering.
Kolonnekonfigurasjon
Ved å åpne kolonnekonfigurasjon kan du redigere hvilke kolonner som er tilgjengelig i skjermbildet. Sett hake i de kolonnene du ønsker skal vises. Dersom du ønsker å omorganisere kolonnene dra og flytte de etter eget ønske. Endringene lagres automatisk.
Sidepanel
I sidepanelet finner du en oversikt over alle betalingskontoer. Du kan se summen av alle beløp, antall dokumenter og valuta for hver betalingskonto. Du ser hvordan utbetalingene vil påvirke hovedbokssaldoen for betalingskontoen. Dersom summen av betalingene er større enn disponibel saldo får du et advarsel. Sidepanelet sjekker også oppsettet på betalingskontoen og AutoPay-avtalen, dersom noe ikke stemmer får du beskjed om dette.
Bunntekst
Til høyre i bunnteksten finner du knappen for “Bekreft betalinger”. Knappen er grået ut dersom systemet har oppdaget noen avvik. Korriger betalingene med avvik eller utelatt de for å tilgjengeliggjøre knappen. Deretter kan du bekrefte betalingene.
Når betalingene er bekreftet opprettes det automatisk en samlebetalingsbunt i Samlebetalinger (AP3050PL). Du kan gå direkte til Visma.net AutoPay for å godkjenne betalingene.
Betalinger som feiler
Betalinger som feiler under fanen ”‘Historikk”. Klikk på “Åpne status for betalingsbehandlinger”. Skjermbilde “Behandle betalingsstatus” (PSGI0001) åpnes automatisk og betalinger som har feilet vil dukke opp her. I skjermbilde kan ulike filtre benyttes. Etter å ha rettet opp betalinger som har feilet, kan du gå tilbake til “Behandle betalinger” og fanen “Historikk”. Legg inn forespørselnummeret fra historikk-skjermbildet og klikk deretter “Send betaling på nytt”.
Det er anbefalt å sjekke skjermbildet “Behandle betalingsstatus” regelmessig slik at man fanger opp dersom en betaling har feilet.
Begrensninger
I den første versjonen av den nye betalingsprosessen er det noen begrensninger, som det er viktig å være klar over før du går i gang.
- Automatiseringsplaner
Per i dag er ikke Automatiseringsplaner støttet. Det betyr at eventuelle eksisterende automatiseringsplaner koblet til det klassiske skjermbildet, ikke vil generere betalinger når ny betalingsprosess er aktivert fra leverandørinnstillinger. Dersom du er avhengig av automatiseringsplaner for betalinger, bør du fortsette å bruke den klassiske versjonen. Vi jobber med å få på plass dette og anbefaler å bytte til den nye betalingsprosessen allerede nå. Automatiseringsplaner kan settes opp på et senere tidspunkt. - Betalinger på tvers av underenheter
Ved bruk av underenheter må betalinger opprettes i hver enkelt underenhet. Du velger underenhet ved hjelp av firmavelgeren øverst til høyre. Det er ikke mulig å opprette betalinger på tvers av underenheter i den nye betalingsprosessen. - Manuell opplasting av bankfil
Ved bruk av manuell opplasting av bankfil (manuell Autopay-avtale) må det settes godkjenner(e) på alle avtalene knyttet til selskapet, dette for å sikre at betalingsoppdraget blir godkjent.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Hos meg får betalingsdato et annet datoformat enn forfallsdato.
mm.dd.åååå - Betalingsdato
dd.mm.åååå- Forfallsdato
Kan det være en bug?
for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.
I dette brukertipset viser vi deg hvordan du validerer og sender inn mva-melding fra 2022. Fremgangsmåten er i stor grad lik som tidligere. Nytt er merknader og vedlegg på linjenivå samt mulighet for validering før innsending.
Prosessen er kort fortalt som følger:
- Første steg er “Klargjør avgiftsrapport” (TX501000). Vi anbefaler å foreta avstemming etter at avgiftsoppgaven er klargjort.
- Til avstemming kan du bruke forespørslene “Hovedbokstransaksjoner med mva” (TX40500S) og “Avgiftskontroll - detaljer” (TX40400S). Avstemming vil vi ikke bli gjennomgått i dette bruketipset.
- Når avstemming er gjennomført kan du validere og deretter levere mva-melding fra skjermbildet “Behandle avgiftsrapport” (TX502000).
Nedenfor gjennomgår vi klargjøring- og behandling av avgiftsrapporten.
Ønsker du å se opptak fra webinar hvor vi gjennomgår prosessen, kan du klikke her.
Klargjør avgiftsrapport
Gå til Meny -> Flere valg -> Avgifter -> Klargjør avgiftsrapport (TX501000):
- Velg riktig avgiftsleverandør, dette er i de fleste tilfeller “49999 - Merverdiavgift Skatte- og avgiftsregnskap”
- Velg rapporteringsperiode, siste åpne periode hentes automatisk
- Huk gjerne av for “Skjul rader uten beløp” slik at du kun ser de linjene hvor det er transaksjoner
- Klikk “Klargjør avgiftsrapport” og du tas nå automatisk videre til skjermbildet Behandle avgiftsrapport (TX502000).
Dersom du får advarsel om at det finnes uoppdaterte dokumenter når du klikker “Klargjør avgiftsrapport”, bør du ta stilling til disse før du går videre.
Klikk derfor nei, og velg “Uoppdaterte dokumenter” øverst i skjermbildet.
Rapporten “Alle uoppdaterte dokumenter med mva” åpnes i en ny fane. I eksempel under finnes det 1 oppdatert utgående faktura. Du kan klikke deg direkte inn på denne for og se nærmere på hvorvidt den skal oppdateres eller ikke.
Når du har gjennomgått de uoppdaterte dokumentene kan du lukke rapporten og fortsette i skjermbildet Klargjør avgiftsrapport (TX501000). Klikk “Klargjør avgiftsrapport” på nytt.
Behandle avgiftsrapport
Du tas direkte til dette skjermbildet etter å ha klargjort avgiftsrapporten i forrige steg. Du kan også nå det fra Meny -> Flere valg -> Avgifter -> Behandle avgiftsrapport (TX502000).
- Kontroller at “Avgiftsleverandør” og “Rapporteringsperiode” er utfylt.
- Du kan klikke deg inn på hver enkelt linje for å se hvilke transaksjoner som er inkludert dersom du ønsker det.
- Du kan også legge inn kommentarer og vedlegg på linjenivå. Kommentar er blant annet et krav ved bruk av koder for justering og tilbakeføring.
Vi anbefaler at du avstemmer avgiftsrapporten før du går videre med validering og levering. Til avstemming kan du bruke forespørslene “Hovedbokstransaksjoner med mva” (TX40500S) og “Avgiftskontroll - detaljer” (TX40400S) som du finner fra Meny -> Flere valg -> Avgifter.
Når avgiftsrapporten er avstemt kan du klikke på “Valider” for å få kontrollert mva-meldingen mot Skatteetaten.
Du tas videre til Visma.net AutoReport. Første gang du skal validere eller sende inn mva-melding for 2022, må du logge inn via ID-porten (Altinn).
Etter å ha logget inn klikker du “Valider rapporten”.
Rapporten sendes til validering, for å se status klikk “Se rapporteringsstatus her”.
I eksempelet nedenfor ble mva-meldingen avslått av Skatteetaten. For å se tilbakemeldingen kan du klikke på “Last ned tilbakemelding”.
I dette tilfellet ble mva-meldingen avvist fordi det på avgiftskode 31 er benyttet motsatt fortegn for grunnlag og utgående merverdiavgift.
Lukk Visma.net AutoReport og gå tilbake til “Behandle avgiftsrapport” (TX502000). I skjermbildet ser vi at grunnlaget og beløpet er negativt for avgiftskode 31.
Vi må derfor undersøke årsaken til at beløpet for utgående avgift er negativt. Normalt skulle det vært positive verdier.
For å korrigere må du annullere avgiftsrapporten fra “Behandlinger -> Annuller rapport” øverst i skjermbildet. Etter å ha foretatt korreksjon må du klargjøre avgiftsrapporten på nytt.
Dersom det er korrekt at beløpet skal være negativt, må du legge til en merknad på linjen ved å klikke på notisikonet.
Husk å lagre øverst i skjermbildet etter å ha lagt inn en merknad.
Vi kan nå validere på nytt som beskrevet over, denne gangen blir mva-meldingen godkjent.
Når mva-meldingen har bestått valideringen kan du klikke “Avslutt periode” øverst i skjermbildet og deretter “Send”. Husk at det kun er "Hovedrapport" som er gyldig fra 2022, "Tilleggsrapport" og "Korrigert rapport" skal kun brukes i 2021.
Du tas videre til AutoReport hvor du signerer og sender inn mva-meldingen. Dette foregår på samme måte som ved validering.
Betalingsinformasjon finner du i Visma.net AutoReport etter av mva-meldingen er sendt inn og godkjent.
Husk at du må ha en av følgende roller i Altinn for å kunne sende inn:
- Regnskapsmedarbeider
- Regnskapsfører uten signeringsrett
- Revisormedarbeider
- Ansvarlig revisor
For å kunne signere en mva-melding må du ha en av følgende roller:
- Begrenset signeringsrett
- Regnskapsfører med signeringsrett
.gif "VISMA"){kind=icon}
Nyttige sider
Karenlyst allé 56
0277 Oslo, Norge
Email: kundesenteret@visma.comCopyright © 2022 Visma.com. All rights reserved.