Samleinnbetaling - Visma.net ERP

[#1]

Systemet håndterer at en kunde betaler flere fakturaer med en innbetaling i Visma.net ERP ved at respektive beløp av samlebetaling blir matchet til tilhørende faktura.  
For at systemet skal håndtere dette automatisk må innbetaling være sendt i en strukturert innbetalingsfil. Med andre ord må innbetalingsfilen inneholde referansenummer og beløpsspesifikasjon for hver faktura den gjelder. Vi ser nedenfor nærmere på et eksempel hvor kunde Annette har betalt to fakturaer med en innbetaling og håndtering av dette i systemet. 

Kunde 10003 (Annette) har betalt to fakturaer:

• Faktura 000029 på 125 kroner
• Faktura 000030 på 175 kroner
• Som gir en total innbetaling på 300 kroner

 

Bilde 1 - Her ser vi filen som har blitt sendt til Fiancials fra Visma.net Autopay (en strukturert fil).

1. Mottatt beløp på 300 kroner for hele innbetaling
2. Referanse nummer 000029 for faktura A
3. Beløpet for faktura A på 125 kroner
4. Referanse nummer 000030 for faktura B
5. Fakturabeløp for faktura B på 175 kroner

En strukturert innbetalings-fil inneholder altså detaljer vedrørende hvilke fakturaer eller andre dokumenter innbetalingen gjelder. 

                 Bilde 2 - Innbetalingsfilen sitt første kontaktpunkt i Financials er Autopayinnboks (Bankstyring > Behandling > Daglig > Autopay-innboks). Her ser du at innbetaling på 300 kroner (punkt 6) ligger under innboksstatus "Ny" og betalingskonto "1920". For å få den videre inn i systemet så huker en av for den på linjenivå og trykker på "Behandle".

 

 Bilde 3 - Her står vi i kundereskontro i skjermbilde "Inngående betalinger" (Kundereskontro > Arbeidsområde > Registering > Inngående betalinger ) - hit betalingsfilen kommer når en har behandlet den i Autopay-innboksen.  

7. Velger betalingskonto 1920

8. Klikker på linje hvor transaksjonen på 300 kroner ligger

9. Deretter klikker vi oss inn på fane "Match med betaling", her ser vi at korrekt matching har kommet opp

10. Klikker så på "Automatisk avstemming"

11. Avslutningsvis klikker vi på "Behandle" - når vi klikker på behandle så blir betalingen oppdatert til hovedbok og i tillegg blir kundeskonto oppdatert 

                  Bilde 4 - Her ser vi hva som er knyttet mot innbetaling på 300 kroner (Kundereskontro > Arbeidsområde > Registering > Betalinger)

12. Fakturanummer 000029 på 125 kroner er merket som betalt

13. Fakturanummer 000030 på 175 kroner er også merket som betalt

14. Her ser du regnskapbunt for innbetaling og tømming av kunderestkonto

                 Bilde 5 - Her har vi klikket oss inn på bunt 000056, og vi ser hva som er bokført i hovedbok (punkt 15)