Arbeidsflyt med beløpsgrense i Visma.net Expense

[#1]

Hvordan opprette en arbeidsflyt der avdelingsleder skal godkjenne alt, men ved beløp over 10 000 kr skal også lønningsansvarlig godkjenne.

Dersom du ikke har satt opp en arbeidsflyt enda bør du se arbeidsflyt med to steg og arbeidsflyt med avdelingsleder som godkjenner først.

I sistnevnte artikkel satte vi opp en arbeidsflyt der avdelingsleder godkjenner for sin egen avdeling. Men nå ønsker vi at lønningsansvarlig skal godkjenne reiseregninger der beløp overstiger kr 10 000.

Det første vi gjør da er å sjekke at vi har lagt til rollen lønningsansvarlig under Approval | Konfigurasjon | Roller:


Deretter må vi gå til kostnadsbærere  og legge til rollen lønningsansvarlig og en godkjenner med denne rollen på enten alle dokumenter, eller på hver enkelt avdeling. I dette brukertipset bruker vi for enkelt skyld en og samme lønningsansvarlig for alle dokumenter på selskapet. 



Når dette er gjort går vi tilbake til arbeidsflyten: Approval | Konfigurasjon | Arbeidsflyter | Kostnadskrav. Her må det opprettes et ekstra trinn som har trinnkriterium. Dersom kriterium for dette trinnet ikke oppfylles vil det hoppes over.

Klikk først på legg til nytt trinn under trinn 1:



Da vil du få opp et ekstra trinn som heter new step. Dette navnet kan endres til Lønningsansvarlig godkjenner over beløpsgrense f.eks. Deretter legger du til "godkjenn kostnadskrav av alle godkjennere med denne kostnadsbærerrollen" og velger lønningsansvarlig. Så huker du på trinnkriterium og velger "over grensen". For å kunne få opp verdier i feltet der må du klikke på endre grensene først, og fylle ut en verdigrense på toppen, og deretter angi verdi i NOK på denne.



MERK! Du kan selvsagt sette andre kriterier her, som at dette steget skal godkjennes av leder eller bare velge listen over godkjennere og søke opp en godkjenner direkte dersom det er en fast person for hele selskapet som eventuelt skal godkjenne store beløp.


Når vi går tilbake til simulatoren og tester for avdeling 100 Administrasjon igjen vil det se slik ut for beløp under kr 10 000:


Og slik for beløp over: