Mine områder

Logg inn Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"
avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Maria Andreassen - Visma
  • 0 Svar
  • 0 Liker
  • 1181 Visninger
Hvordan opprette en arbeidsflyt hvor avdelingsleder godkjenner sin avdeling (og leder godkjenner oppgavene til avdelingsledere).

Se film

For å opprette en arbeidsflyt i Approval må brukeren ha en rolle (rettighet) for å kunne definere det

Arbeidsflyten blir opprettet under "Approval / Innstillinger".

Om du kun ønsker en godkjenner for hele virksomheten, les her

 

1. Angi hvilken kostnadsbærer godkjenning skal skje på bakgrunn av

Flytt de kostnadsbærerene som er relevant for godkjenning over på høyre side. I dette tilfellet "Avdeling".

 

2. Angi hvilken rolle som skal benyttes

Under “Kostnadsbærer hierarki / Roller” definerere du godkjenningsrollene du ønsker å benytte.Vi bruker i dette eksemplet "Godkjenningsrollen" som er standard.

 

3. Angi hvem som godkjenner de ulike avdelingene

Under “Kostnadsbærer hierarki / Godkjennere” lager du rollekartet som brukes i arbeidsflyten. Her definerer du de kostandsbærerene som angår godkjenningsprosessen. I dette eksempelet velger vi å bruke to avdelinger, i tillegg oppretter vi en vilkårlig avdeling som brukes for at lederen skal kunne godkjenne for avdelingslederne. Vi forklarer dette nærmere i neste steg. Stå på firma for å legge til en avdeling, velg så om det skal være bestemt eller vilkårlig avdeling, i dette eksempelet blir det vilkårlig avdeling og trykk på “Legg til sti”

 

Under “Godkjenner for valgt sti” velger du hvem som skal godkjenne for avdelingen. Klikk på avdelingen du ønsker å legge til godkjenner for, skriv inn navnet i feltet “Godkjenner” og velg godkjenningsrolle, i dette tilfellet “Godkjenner”. Trykk på “Tildel”.

NB! Om ønsket ansatt ikke fremkommer skyldes dette at personen ikke har rolle for godkjenning 

 

4. Angi hvem som skal kunne goddkjenne avdelingsledere

Videre legger vi til lederen som skal godkjenne avdelingsledere fordi avdelingslederne ikke kan godkjenne sine egne oppgaver. Klikk på vikårlig avdeling, skriv inn navnet på lederen, velg ønsket  rolle og kryss av for “Stedfortreder”. Grunnen til at vi velger vilkårlig avdeling er for å slippe å legge inn leder som “Stedfortreder” på hver enkelt avdeling.   

 

Oppsett av arbeidsflyten

Under "Arbeidsflyt" definerer du selve arbeidsflyten.

Dette skjer pr dokumenttype

  • Kostnadskrav            (Expense)
  • Fraværsforespørsel   (Absence)
  • Timeliste                   (Time)

Gi flyten et navn og velg dokuemttype - klikk "Opprett ny arbeidsflyt"

 

Under arbeidsflyt gir vi navn på arbeidsflyten, for eksempel “Avdelingsleder godkjenner”. I dette eksempelet velger du dokumenttype “Utgiftsrefusjon”, og trykk på knappen “Opprett ny arbeidsflyt”.

Kryss av for at arbeidsflyten skal være aktiv og velg basert på deres rolle i avdeling og prosjekt. Klikk på "Legg til steg"

Her kan du først og fremst angi et navn på steget slik at det blir forklarende. Vi velger å kalle det for “Avdelingsleder godkjenner”. Velg at denne regelen alltid skal anvendes og klikk lagre.

Klikk så på rediger ved “Finne etter rolle” og kryss av for basert på deres rolle i Avdeling og Prosjekt og velg godkjenningsrolle “Godkjenninger”. Kryss av for at denne regelen alltid skal anvendes og klikk Lagre.

 

Simulere arbeidsflyten 

I feltet under så finnes det en funksjon som heter «Simulator». En simulator brukes til å hjelpe deg å se om du har fått satt opp arbeidsflyten riktig. Du kan kontrollere arbeidsflyten ved å legge inn en avsender eller en avdeling. Slik vil arbeidsflyten for eksempel se ut for en avdeling: