Brukertips i Visma.net Project Management

Aktiviteter deles inn i fem forskjellige grupper. Denne inndeling gjøres for å tilby deg en mer intuitiv brukeropplevelse.  Ny kalenderhendelse To-do: Mindre oppgaver og påminnelser Prosjekt oppgave: Oppgave som tar opp lenger til å fullføre, og går gjennom forskjellige steg Personlig: Oppføringer som ingen andre har tilgang til Fravær: Ferie, sykdom etc.  Ny kalenderhendelse Når du legger til en ny kalenderhendelse, blir varighet, lokasjon, deltakere og ressurser automatisk vist. Nye oppføringer synkroniseres til din kalender basert på innstillinger dersom synkronisering er aktivert. To-do “To-do’s” hjelper deg med å håndtere mindre oppgaver og varsler som utgående samtaler etc. Klikker du på “Legg til opgave” gir det deg mulighet til å raskt legge til en ny “To-do”. Du trenger kun å gi den et navn og så kan du legge til oppgaven i kalenderen. Som standard blir “To-do” oppgaver satt til nåværende dag. Du kan også redigere den, og da vil du ha mulighet til å legge til mer detaljert informasjon.    Prosjektoppgave Hovedforskjellen mellom prosjektoppgaver og andre aktiviteter er at du har muligheter til å sette en status på prosjektoppgaver. Forhåndssatte statuser er “Ikke begynt”, “Pågår”, “I gjennomgang” og “Ferdig”. Du kan se oppgaver, under “Oppgavekort” der du enkelt kan endre status på en oppgave ved å dra og droppe den til passende status.  Personlig Personlige aktiviteter are oppføringer som ingen andre har tilgang til. Andre kan se deg som opptatt i deres kalender, men aktivitet og beskrivelse vil ikke være synlig for andre.  Fravær Fravær are oppføringer som påvirker både total timebalanse og ressursallokering. Hvis total timebalanse brukes, vil aktiviteten anses på lønnet (eks: ferie) eller ikke lønnet (Fleksitid).

Du finner din “to-do” listen ved å klikke på Kalender | To-do liste i menyen på venstre side. Øverst vil du se relevante KPI’er som kan guide deg. Avhengig av tilgangsrettighetene du har, kan du ha tilgang til andre brukeres “to-do” liste ved å klikke på personer i “Bruker” menyen. Merk at KPI’er reflekterer de valgte dataene på bruker.    “To-do” lister opp alle oppføringer og du kan enkelt gjenkjenne aktiviteter basert på forskjellige grupper som har forskjellige farger: Ny kalenderhendelse: Lyseblå To-do: Grønn Prosjektoppgave: Fiolett Personlig: Grå Fravær: Oransje   To-do listen viser alle oppgaver som er tildelt deg, delt inn i aktiviteter som har forfalt, forfaller i dag eller fremtidige aktiviteter. Her kan du enkelt legge til nye oppgaver ved å klikke på “Legg til To-do”, eller redigere eksisterende oppgave ved å bevege musepekeren over oppgaven og deretter gjøre endringene. Merk at det ikke går å redigere aktivitetsgruppe.   “To-do’s” hjelper deg med å håndtere mindre oppgaver og varsler som utgående samtaler etc. Klikker du på “Legg til opgave” gir det deg mulighet til å raskt legge til en ny “To-do”. Du trenger kun å gi den et navn og så kan du legge til oppgaven i kalenderen. Som standard blir “To-do” oppgaver satt til nåværende dag. Du kan også redigere den, og da vil du ha mulighet til å legge til mer detaljert informasjon. 

Du kan enkelt registrere nye aktiviteter fra menyen øverst. Aktiviteter deles inn i fem forskjellige kategorier: Ny kalenderhendelse “To-do's” Prosjektoppgave Personlig Fravær   Når du legger til nye aktiviteter bør du alltid kontrollere at kategorien på aktiviteten valgt er riktig, ettersom at denne ikke kan endres på senere. Den valgte kategorien vil påvirke hvor aktiviteten vises og hvilke felter og egenskaper den vil ha. Merk at kategorier påvirker hvilken type du kan velge i dropdown menyen. Dersom du ikke finner riktig type aktivitet, prøv først å endre kategori og sjekk om riktig type da dukker opp i menyen.    Gi aktiviteten et beskrivende navn og legg inn annen nødvendig informasjon. Hvis aktiviteten ikke krever noen handling, kan du markere den som fullført ved ¨klikke på “Fullfør og lukk”, eller klikker du på “Legg til aktivitet”.    Du kan også legge til aktiviteter under andre faner i Visma Project Management. Du kan for eksempel gjøre det under: Direkte på prosjektets samarbeidsfane Fravær i “Timer og utgifter”

Du legger til reiseutgifter under “Timer og utgifter” eller direkte under “Reiserefusjoner” ved å klikke på “Legg til reiseutgift”.    Først søker du, deretter velger du riktig prosjekt og fase. Så velger du type utgift og legg inn beløpet basert på typen valgt: Kilometeravgift: Antall kilometer på reisen Per døgn: Antall dager Andre utgifter: Kostnad på utgift. Merk at når du legger til andre utgifter og legger inn beløp må du også angi MVA%.   Her kan du også ha muligheten til å velge “Ingen refusjon nødvendig”. Velg dette dersom du for eksempel har brukt et firmakort o.l. til å betale for parkering etc.    Du kan legge til kvitteringer fra PC’en din eller ved å bruke Visma Scanner appen. Merk at det er kun PDF-filer og bilder som støttes i Visma Project Management. Du får et varsel dersom du har lastet opp et vedlegg eller bilde der formatet ikke støttes.    En kvittering kan knyttes til flere utgifter and en rad kan inkludere flere kvitteringer. Du kan dra og droppe nye kvitteringer selv om vedlegg allerede er lagt til. Etter alle kvitteringer er lagt ved bruker du funksjonen som dukker opp til å se gjennom kvitteringene.     Kvittering Innboks  Du kan også legge til utgifter fra kvittering innboksen. Der kan du finne alle kvitteringer scannet i Visma Scanner appen. Kvittering innboks finner du under “Reiseutgifter til refusjon”-seksjonen, som igjen ligger under fanen “Timer og utgifter”. Bla deg gjennom brukte og ubrukte kvittering og knytt dem til utgifter.

Hvis prosjektene dine er strukturert likt burde du vurdere å bruke prosjektmaler som du kan bruke når du oppretter nye prosjekter. Du kan enten bruke en av de eksisterende prosjektene som mal eller lage separate prosjektmaler. Dersom du bruker tilbud kan du også legge til prosjektmal fra tilbud.  Prosjektmaler kan legges til etter at du har opprettet et prosjekt. Legger du til en mal vil den ikke erstatte noe, så du kan bruke denne funksjonen også på pågående prosjekter.   Bruke et annet prosjekt som mal Du kan velge ethvert åpent prosjekt som mal. Når du klikker på prosjektfeltet, vil alle prosjekter listes i alfabetisk rekkefølge. Du kan søke etter et spesifikt prosjekt på navn, nummer eller kunde. Etter at du har valgt prosjektmal, kan du velge hva du ønsker å importere.  Fra tilbud Hvis salget har tilbud knyttet til seg, vil du kunne se en liste med tilgjengelige tilbud ved å klikke på “Fra tilbud”. Tilbudsnummer, totalen, status og dato vises så det skal være enklere å gjenkjenne tilbudet du ønsker å bruke som mal. 

“Opprette faktura”-fanen viser alle fakturerbare prosjekter, og du kan enkelt begrense hva som vises ved bruk av filtre. Som standard vil de mest brukte filtrene vises, men du kan også legge til andre ved å klikke på “Legg til filter”. Du kan også søke etter et spesifikt prosjekt ved å bruke søkefunksjonen. I tillegg kan du eksportere innholdet til Excel eller som CSV fil.    Øverst i fanen finner du KPI’ene, som for eksempel “fakturering denne måneden”, “klar for faktura”.    Når du velger prosjekter du ønsker å fakturere, åpnes en ny fane der du kan velge hvordan du vil fortsette. Du kan enten samle alle prosjekter på en faktura eller fakturere alle prosjekt på hver sin faktura. Når du oppretter en samlefaktura, vil prosjektene som bruker samme valuta samles på en faktura.    Som standard vil fakturaer få statusen, ofte kalt “Utkast” når de opprettes. Hvis du velger flere fakturaer i denne visningen, kan du se gjennom og sjekke alle fakturaer. Dersom det er noen fakturaer du ikke trenger å se igjennom, kan du begrense hvilke som vises ved bruk av filtre eller opprette fakturaer som ikke har status “utkast” når de opprettes.

Under fakturautseendet kan du definere innstillingene som blir brukt på PDF faktura.    Fakturamal fargeoppsett: Velg ønsket fargekombinasjon som skal brukes på PDF faktura. Sett inn firmalogo og fakturatittel: Velg om firmalogo og fakturatittel skal vises på PDF faktura. Vis bunntekst på faktura: Velg om bunnteksten skal være synlig op PDF faktura. 

Fakturaoversikten viser alle fakturaer i enten en liste eller som kanban kort. Kanbanformatet viser status på alle aktive fakturaer, du har mulighet til å bestemme hvilke statuser det skal være via innstillinger. I oversikten kan du også se aktuelle KPI’er.   Du kan filtrere fakturaer ved å bruke filter som, for eksempel, prosjekt “business unit” og prosjektleder. Du kan og søke etter spesifikke fakturaer på prosjekt, kunde eller fakturanummer.    Hvis du ønsker å se gjennom fakturaer, klikk på status på faktura eller nummeret for å se alle detaljer på fakturaen. Å endre status på en faktura gjøres enkelt ved å flytte en faktura fra en kolonne til en annen. 

Under reiseutgifter i innstillinger finner du alle typer reiseutgifter for ditt firma (aktive og inaktive). Du kan legge til, endre og slette utgifter her dersom du har de riktige tilgangene. Husk at ved å endre utleggstyper også påvirker eksisterende utgifter, så sjekk dette før du gjør noen endringer.    Reiseutgifter deles opp i tre kategorier: Kilometeravgift, per døgn og andre utgifter. Utgifter består av et navn, kode, kategori, kostnad, skatt og betalt MVA. For kilometeravgift kan du også definere enhet (f.eks. km for kilometer og mi for miles) som er nødvendig for å beregne pris per enhet. Per døgn og andre utgifter inkluderer muligheten til å legge inn tidsperiode dersom det er behov for det.

I fanen “Timer og utgifter” er det enkelt å legge til forskjellige oppføringer og se tidligere oppføringer. Avhengig av tilgangen din, kan du se en “Brukermeny” og endre hvem du vil se oppføringer på. I denne oversikten kan du også se KPI’er som viser blant annet “Normal tid”, “Arbeidstimer” og “Fravær” per måned. KPI’ene kan justeres under innstillinger.   Som standard vil dagene i den nåværende uka vises, men du kan enkelt navigere fra en uke til en annen. Linjen viser timer ført per dag, og hvis du ser at det er en dag som ikke stemmer, kan du enkelt gjøre endringer ved å klikke på dagen. Om dagen allerede er fullført, må du gjenåpne dagen før du gjør endringer.    I “Minikalenderen” kan du enkelt klikke på en dag i måneden for å se oppføringer gjort den dagen. Dager som er markert grønne er allerede fullført, dager markert oransje vises dager med fravær og dagen du har klikket på/nåværende dag vises i blått.    Aktiviteter for gjeldende dag vises også og disse kan bli brukt for timeføring. Hvis et prosjekt er valgt på aktiviteten, blir den brukt som standard på oppføringen. Det kan naturligvis endres på dersom det skal være ønskelig.    Hvis firmaet ditt bruker tilleggsmodulen “Reiserefusjon”, kan du enkelt se reiseutlegg som venter på å bli refundert gruppert sammen basert på type og eksisterende reiseutlegg. Fra “Reiseutlegg som skal refunderes” seksjonen kan opprettes et nytt reiseutlegg. 

Brukere oppretter forespørsler om reiseutlegg ved å føre utgifter for transport, losji, antall døgn og andre utgifter relatert til prosjektet. Kvitteringer kan vedlegges elektronisk og forespørselen blir så levert til godkjenning. Leder og/eller vedkommende med godkjenner rolle finner forespørsler i Visma project Management og kan se gjennom, redigere og godkjenne forespørsler.    Reiseutgifter kan også legges inn ved å bruke Visma Project Management og mobilappen. Du kan bruke mobilappen for å føre utgifter og Visma Scanner for å legge inn utlegg som inkluderer kvitteringer. Med Visma Scanner kan du enkelt ta bilde av kvitteringen og så legge den ved et reiseutlegg i Visma Project Management.    Før det tas i bruk burde du gå igjennom alle innstillinger relatert til reiserefusjon og forsikre deg om at alt er riktig.

Ledere og andre brukere med tilgangsrettigheter kan finne reiserefusjoner gjennom rapporter. Standard reiserefusjonsrapport finner du under “Timer og utgifter”, men du kan lagre rapporten som favoritt og dermed finne den enkelt fra menyen øverst.  Gå til Rapporter | Rapportgenerator. Velg Timer og utgifter | Reiser, så åpner du Reiserefusjonsrapport. Som standard, tidsramme “Siste 90 dager” velges. Endre standardfilter og verdier, ved behov. Klikk på reiserefusjonsnummer for å se denne. Etter gjennomgang, endrer du til enten “Godkjent” eller “Avvist”.   Når du endrer status på en refusjon på vegne av andre, vil et e-postvarsel åpnes. Du kan enten sende varselet til brukeren eller kansellere den. Kansellerer du varselet vil ikke endre status, så dersom du skal endre den må dette gjøres manuelt. 

Dersom du trenger å legge til reiseutlegg på prosjekt kan du gjøre dette under fanen “Timer og utgifter” ved å klikke på “Legg til timer”. Ved å gjøre dette åpnes en meny der du kan velge “Reiseutlegg”.   Favorittprosjekter vises øverst og du kan, i tillegg, søke etter prosjekt. Etter at du har valgt prosjekt legger du inn beskrivelse.   Når du fører utlegg på reise må du velge type utlegg og antall, som varierer basert på typen valgt: Kilometeravgift: Antall kilometer på reisen Per døgn: Antall dager Andre utgifter: Kostnad på utgift. Merk at du må også velge om beløpet inkluderer MVA.   Du kan føre utgifter på prosjekt under “Timer og utgifter”. Når utgift er valgt, en produktliste åpnes. Velg riktig produkt og legg til antall og beskrivelse som kan brukes på f.eks. faktura.    Hvis du trenger å gjøre endringer i etterkant, kan du bevege musepekeren over utgiften og velge hva du ønsker å gjøre i menyen som kommer opp (Redigere/fjerne). Merk at etter at utlegget er lagt til, er det mulig å legge til interne kommentar.

Under dette punktet  kan du bestemme jobbtype og produkter tilgjengelig i “timer og utgifter” ved føring av timer og/eller produkter for prosjektet. Som standard vil alle jobbtyper og produkter vises, men du har mulighet til å begrense listen dersom det er behov for dette.    Jobbtyper på prosjekt: Bruker eksisterende jobbtyper fra innstillinger: Alle aktive jobbtyper vises under “timer og utgifter” når det føres timer.  Bruker prosjektspesifikke jobbtyper: Liste over alle aktive jobbtyper vises og hvilke som skal bli brukt for prosjektet velges. Når dette blir brukt, må du også definere standard jobbtype og denne vil overskrive ansattes egen jobbtype. Dersom faser har egne jobbtyper, vil denne overskrive prosjekt og ansattes standard jobbtype.    Prosjektprodukter Bruker eksisterende produkter fra innstillinger; Alle aktive produkter listes opp under “timer og utgifter” når utgifter føres.  Bruke prosjektspesifikke produktvalg: Liste over alle aktive produkter vises og du kan velge produktet som brukes på prosjektet. Når dette blir anvendt kan du velge å ikke vise noen produkter, på denne måten kan utgifter kun bli lagt til under prosjektøkonomi.

I generelle innstillinger kan du se og endre prosjektets kallenavn (15 bokstaver) og nøkkelord. Det går også an å se hvilken enhet prosjekt skal knyttes til. Hvis ditt firma bruker kostnadssenter, vil dette også vises der.   Under generelle innstillinger kan går det også å bestemme om brukere skal kunne se prosjektet fra “timer og utgifter” formatet eller ikke.

Under prosjektinnstillinger kan du se og endre generelle og faktureringsinformasjon knyttet til prosjektet. Det går også an å bestemme hvilke jobbtyper og produkter som kan velges når det skal registreres timer og/eller produkter under “timer og utgifter”.