Forbedringer og ønsker om endringer i Severa

[Anonymous]

Hei,

Vi har tidligere benyttet Visma Avendo Time, men har nå tatt i bruk Visma Severa. Vi har noen ønsker til forbedringer i Severa; noe slik det er i Avendo, andre nye ting. Har vært i kontakt med vår forhandler (Vitari i Trondheim), men fant ut at vi like gjerne kan gi slike ønsker direkte til dere, slik at vi kan få direkte tilbakemelding på alle ønskene. Under legger jeg inn alle våre foreløpige tilbakemeldinger, også med forklaring/grunn til ønske. Håper dere har mulighet til å se på dette og komme med tilbakemelding på punktene.

Håper også andre brukere kan gi tilbakemelding her i tråden om det er noen som ser behovet for de ulike punktene!

Jeg står gjerne til disposisjon for ytterligere avklaringer og spørsmål.

Viktige endringer (høyeste prioritet fra vår side):

1. Fakturerbare timer / timer arbeidet.
   Per i dag er det kun en kolonne for å føre timer i Severa. Denne timen brukes som grunnlag til både fakturering og timesaldo/lønn etc. Dette er ikke tilstrekkelig. Det må være mulig å føre ulike timer mot faktura kontra timer til timesaldo. Det vil være mulig å trikse det til hvis fakturerbare timer er mindre enn arbeidede timer, hvor da differansen kan føres på et internt prosjekt slik at medarbeideren får riktig antall timer. Men det vil ikke være mulig om fakturerbare timer skal være høyere enn arbeidede timer. For å gi et eksempel på sistnevnte: En dag jobber jeg på prosjekt A og på prosjekt B. Prosjektene ligger 5 minutt fra hverandre, men fra kontoret og til prosjektene er det 1 time kjøring hver vei. For vår medarbeider vil det være 2 timer kjøring tur/retur uavhengig av hvor mange prosjekt man er innom, men begge prosjektene skal betale 2 timer tur/retur (altså totalt 4 timer kjøring på prosjekt A og prosjekt B). Det at vi «samkjører» på disse to prosjektene, har ingen betydning for noen av prosjektene, da de uansett må betale ut fra avstand til/fra kontoret. Dette er høyeste prioritet å få fikset!

   Jeg vil registrere ønsket ditt i vårt system, per idag kan timene endres i godkjenning eller fakturering. Det vil si at man kan øke timene her, men det vil ikke påvirke timene eller timebalansen til bruker. 

2. Bruke hele sidebredden i nettleseren for innhold; altså responsivt design ut fra store/små skjermer for best mulig visning av innholdet. Vi sitter stort sett på 24’’ skjermer, og nå er bortimot halve skjermen uten innhold. Og dette er særlig viktig da mange felt i utgangspunktet er alt for små per i dag, slik at man ikke har god oversikt over innholdet. Vet at rapporter kan velges å utvides til hele skjermbredden, men også «vanlige» oppgaver (slik som timeregistrering, opprettelse av forbindelser/prosjekter) bør være mulig å få i fullskjerm.

   Dette er noe vi jobber med og nytt brukergrensesnitt er planlagt til 1. halvår 2016. 

3. Enklere måte å bli prosjektmedlem: alle prosjekt bør vises i listen der hvor mine prosjekt vises per i dag, men hvor de kan ligge i nederste del av listen (evt må grå eller kursiv skrift), hvor det finnes et +-tegn e.l. (samme som favorittmarkering) for å bli medlem i prosjektet. Vi er medlem av mange prosjekter, og det er ikke så enkelt å vite om man er medlem eller ikke, og dette er da en måte å forenkle/effektivisere hverdangen når det føres timer.

4. Flere kriterier ifm fakturering. Filtrering på forbindelse og prosjekt.

   Det kan du gjøre om du går på rapport og fakturaer. Men du tenker sikkert på feltene i NY- faktura. Registrerer ønsket deres. 

5. Mulighet for hver enkelt bruker å velge om man skal føre antall timer, eller med start- og sluttklokkeslett. Nå må dette settes som standard på hele firmaet, og noe som er uheldig, da brukere har ulike måter å holde oversikt over timer på. Gjerne mulighet til både/og, ved at man har begge mulighetene tilgjengelig i visningen og kan velge å enten føre timer på klokkeslett (og at timene da automatisk fylles ut), eller kun totale timer uten tidspunkt. 

Middels viktige endringer:

1. I tillegg til å føre tekst (beskrivelse) når man fører timer, bør det også være mulig å skrive interne notat. Det er notat som hører til timene som er ført og vil vises i rapporter og evt som interne notat på fakturautkastet, men som ikke vil vises på faktura.

2. I produktregisteret er det lagt inn forhåndsdefinerte priser på alle produktene, men det kan også være en del produkter som får helt forskjellige priser fra gang til gang. I timeregistreringsvinduet bør det være mulig å få oversikt over pris på produkt, og evt korrigere/legge inn pris.

3. Flere innstillinger vedr brukerrettigheter for ansatte. Stort sett skal ansatte føre timer, og ikke noe mer. Selv med den laveste tilgangen, har man mulighet til å opprette fakturaer; dette bør fjernes.

4. Beskrivelses-feltet bør utvides i høyden om det blir mer tekst enn det som det i utgangspunktet er plass til å vises. Dette slik at det er enkelt å se hva som står og også få helheten, uten å måtte bla seg gjennom fra venstre til høyre for å se teksten

5. Det bør være en postnr/poststed-database, slik at når postnr fylles ut, kommer poststed automatisk

6. Ny visning av prosjekter i vinduet for å registrere timer: <Prosjektnr> <Prosjektnavn> - <Forbindelsesnr> <Forbindelsesnavn>. Dette da det er prosjektnr som er unik identifikator på et prosjekt, men hvor både prosjekt- og forbindelsesnavn kan være veldig langt, slik at man ikke ser i tekstboksen hvilket prosjekt det er. Har nå valgt kun prosjektnr og –navn, men mister da oversikten over hvilken forbindelse det er. Dette er veldig uheldig, da det veldig ofte kan være flere forbindelser med samme prosjektnavn

7. Automatiske forslag for å arkivere prosjekt som det ikke er ført timer/produkter på i løpet av de X-siste dagene (valgfritt antall dager). Fin måte å hjelpe til å holde orden i prosjektregisteret på!

8. Flere arbeidsskjemaer, ikke bare gjennomsnitt per dag. Dette da det ofte er ulike arbeidstider på medarbeidere; f.eks. 11 timers man-ons, halvdag torsdag og fri fredag. Totalt blir det jo 37,5 timer per uke og 7,5 timer i snitt per dag, men timesaldoen blir jo ikke justert korrekt i løpet av uka. Dette gjelder også typisk de som jobber 50% (man-ons-fre en uke, deretter tir-tor).

9. I Severa app’en og i web app’en bør det også være mulighet til å føre produkter. Dette for å ha mulighet til å gjøre alt fra mobilen. Nå må man innom PC en gang per dag for å føre produktene i tillegg.. Det kommer i løpet av Oktober/ November

10. Synkronisering Outlook ßà Severa. Om jeg oppretter hendelse i Outlook hvor første del av kalenderoppføringen er et prosjektnr., så bør det komme som forslag å føre timer på dette prosjektet i Severa når det blir importert. Og motsatt vei bør det stå i tittelen på aktiviteten (evt som sted) hvilket prosjekt som er lagt inn i akiviteten.

11. Mulighet til å ha tilgang til å vise timepriser når det føres timer; ikke bare antall timer.

[Anonymous]

Hei Vivian,

Per i dag er det vel 03:45 eller 3,75 som f.eks gir 3 timer og 45 min. Er ikke dette den enkleste måten? Eller er det å ha i to kolonner (bokser). Altså en boks for time og en annen for minutter?

[Vivian Andersen]

Er det mulig å få en smidigere løsning på skriving av klokkeslett enn å måtte bruke kolon mellom time og minutter?

[Anonymous]

Hei,

Håper også adresse-feltet på forbindelser kan gjøres ikke-obligatorisk!

Dette da vi som jobber litt ute i distriktet ofte ikke har adresser. Nå må det skrives inn <mellomrom>, men synes det er rart at adresse er et påkrevd felt, eller?

[Anonymous]

Hei igjen,

Litt fraværende fra jobb en stund, men tilbake igjen nå!

Så bra at andre også har gitt tilbakemeldinger her, og bra at det er flere enn oss som har noen av disse behovene 🙂

@Vivian Andersen:

Selv har vi laget en midlertidig fiks på å skille arbeidede og fakturerbare timer. Dette har vi løst ved å benytte en overtidskode for kun fakturering (ikke timer til timesaldo). Tungvindt og mister litt oversikt, men per i dag er nok det den eneste løsningen, og det var kritisk for oss å løse dette...

Har nye innspill:

1. Det burde være mulig å "masseslette" fakturautkast.

Hadde i dag opprettet nært 100 utkast, men fant en arbeider som ikke hadde fått godkjent enkelte timer, og måtte da manuelt åpne hvert enkelt fakturautkast for så og slette utkastene et og et; veldig tidkrevende jobb, og burde være mulig å få til på samme måte som man endrer statuser etc.

2. I fakturautkast bør opprinnelige timer stå oppført i egen kolonne selv om man korrigerer timene. Dette da man er sikker på at man evt foretar korrigeringer én gang, og ikke flere.

Håper andre også har mulighet til å gi innspill vedr disse tilbakemeldingene 🙂

[Anonymous]

Hei Tonje,

Jeg ser at Idar har skrevet følgende i opprinnelig innlegg og som du ikke har kommentar at kommer: 

I tillegg til å føre tekst (beskrivelse) når man fører timer, bør det også være mulig å skrive interne notat. Det er notat som hører til timene som er ført og vil vises i rapporter og evt som interne notat på fakturautkastet, men som ikke vil vises på faktura.

Denne saken har vi blitt lovet at skal komme i første halvår 2015 av Maria. Den har ikke kommet enda, og siden du ikke kommenterer den, betyr dette at den ikke kommer? 

Mvh

Guru Husdal Sørli

[Anonymous]

Hei,

Takk for gode innspill. Ønskene er registrert hos oss.

Jeg skal ta de med meg i den videre prosessen. 

Mvh

Tonje Fineide

Produktsjef 

Visma Software

[Vivian Andersen]

Helt enig i at man bør kunne skille på arbeidede timer og fakturerbare timer. Ønsket om et internt notatfelt som ikke kommer ut på faktura burde vel også være enkelt å få til? Vi ser også behovet for dette.

[Anonymous]

Hei igjen,

Når vi nå har startet å lage fakturagrunnlag i Severa, har vi ytterligere noen ønsker:

1. Det er mulig å korrigere timer, men de opprinnelige timene (altså timene som hver enkelt medarbeider har ført) bør vises hele tiden i egen kolonne; dette for å bestandig ha oversikt over de arbeidede timene kontra det timene blir korrigert til... Det er fort gjort å miste oversikten over de ulike timene (altså hva som er jobbet kontra det som faktureres), og om jeg først endrer timene, har jeg ingen måte å finne ut hva de opprinnelige timene var...

2. Fakturagrunnlaget sorteres etter type (produkter, reiseutgifter og arbeidstimer). Det er ønskelig at sorteringen her gjelder uavhengig av type. Dvs at man får alt i kronologisk rekkefølge. Enkelt for oss, men også vesentlig enklere for våre kunder som da kan følge alle poster per dato. Et alternativ er at overskriftene kan overføres til Business (altså f.eks en egen linje med "Produkter" over produktene, "Arbeidstimer" over arbeidstimene og "Reiseutgifter" over alle reiseutgifter). Nå virker det som at rekkefølgen på en ordre er helt vilkårlig (selv om vi vet at den er sortert på dato, men innenfor hver type).

[Anonymous]

Hei,

Takk for tilbakemeldingen!

Vi ønsker jo at tjenesten skal være så bra som mulig, og regner også med dere ønsker at den er tilpasset brukernes behov, så synes det er greit å sende inn ønskene, fremfor å bare irritere seg over ting som man ønsker forbedret J

Legger her ved noen kommentarer til punktene over hvor du kommenterte:

1. Det er altså snakk om timer når de føres. Er veldig klar over at man kan justere det ved fakturering, men hver enkelt medarbeider bør også ha mulighet til å skille på fakturerbare/arbeidede timer. Vi har funnet en fix sammen med forhandleren vår som vi kan bruke en stund, men håper dere ser behovet.

4. Tenkte i Ny à Faktura ja. Nå listes alle kunder og prosjekter som støtter de andre filterne opp. Men filtrering å kun vise forslag på fakturaer til «Prosjekt X» eller til kun «Kunde A» hadde gjort faktureringsprosessen mer oversiktlig; mulig andre filtreringer også hadde gjort seg..

Videre har vi også noen nye forslag:

a. I timeregistreringsvinduet bør det være mulig å sortere hvordan visningen er. Nå er timer øverst i listen, så kommer produkter og reiser/andre kostnader under. Dette gjør det uoversiktelig for å vite om man har ført alle timer/kostnader per prosjekt. Dvs: ønsker valg for å sortere timeregistreringsvinduet per prosjekt, mulighet til å vise fortløpende som man legger inn eller vise timene øverst (slik som i dag).

b. Mange av innstillingene som er satt gjelder per i dag kun på organisasjonsnivå. Vi ønsker mulighet til at brukerne selv kan velge noen innstillinger; dette være seg visning i timeregistreringsnivået (som beskrevet i punktet over), men også det å bruke klokkeslett kontra antall timer. Mange ønsker å benytte dette som en dagbok for å vite når på dagen arbeid er utført. Klokkeslett fra og til danner jo da grunnlag for antall timer, og det er jo antall timer som benyttes både inn mot lønn/overtid og mot fakturering.

Igjen: ta gjerne kontakt om noe er uklart, eller dere trenger mer hjelp! Vi står mer enn gjerne til disposisjon for at dere skal kunne imøtekomme våre behov.

Mvh,

Idar Aspmodal

[Anonymous]

Hei Idar,

Takk for synspunktene og ønskene dine. Engasjerte brukere er med på å drive produktet videre og jeg skal ta med meg forslagene dine i den videre prosessen. Noen av forslagene er allerede planlagt, noen forslag har vi også fått fra andre, mens andre er ikke registrert tidligere. Dine forbedringsforslag vil bli prioritert på lik linje med andre ønsker.

Jeg har kommentert med fet/ kursiv skrift der det foreligger løsning den nærmeste tiden.

Mvh

Tonje Fineide

Produktsjef

Visma Severa