Uniformiteit in afhandelen van aanvragen via de app

[marjavanderkolk]

En wat me opvalt is dat er zaken die via de app worden ingevoerd toch verschillend worden afgehandeld.

Voorbeeld:

• Adreswijziging kan ingevoerd worden via de app en komt dan in HRSS terecht voor verdere afhandeling, en schrijft na goedkeuring door naar BO4
• Declaraties kunnen als we dit ingeregeld hebben via de app, echter dan gaat het rechtstreeks Gemal in. Dit stuit dat bij ons op grote problemen omdat men BO4 veelvuldig consulteert. Als organisatie hebben we specifiek en bewust ervoor gekozen dat Gemal en BO4 altijd gelijklopen.
• Verzuimmeldingen kunnen in de app gedaan worden en gaan vervolgens rechtstreeks naar BO4 en vervolgens naar RVM (of straks in ons geval via EDI zenden naar Perspectief)
• Hoe gaat dit straks met verlof waar jullie mee bezig zijn? Wij gebruiken de verlofmodule in BO4 dus moet verlof doorschrijven naar BO4.

Al met al dus wisselend wel of niet doorschrijven naar BO4 of rechtstreeks naar Gemal.

Ik vrees dat wij als organisatie willen dat alles wat via de app gedeclareerd gaat worden, doorgezet wordt naar BO4 en dat wij niet willen dat zaken rechtstreeks Gemal in gaan.

Dit is zeker in kader van uniformiteit veel handiger. Ik weet dat de visie van Visma is hoe minder schakels hoe minder verstoringen erop kunnen treden maar is er dan niet een mogelijkheid om het net als bij adreswijzigingen en verzuim declaraties in te dienen via de app en dan alles door te schrijven naar HRSS en BO4?

[ArianneB]

Dat is precies waar wij ook tegenaan lopen.

Stel dat iemand zowel iets indient via de app als ook via een formulier in Selfservice.

Vanuit SS komt het wel in Bo4 en vanuit de app niet. Je hebt totaal geen overzicht meer van de historie en maakt het controleren op dubbelingen ook heel erg lastig.

Daarnaast moet je evt via meerdere inlogpagina's declaraties goedkeuren en historie raadplegen.

In de oude app ging alles wel naar Bo4, dus begrijp niet waarom het nu rechtstreeks Gemal in gaat.

Dit is voor ons ook echt een showstopper om gebruik te gaan maken van de app, terwijl deze er voor de eindgebruiker heel goed uit ziet en prima werkt, maar voor de professional is dit een heel ander verhaal.

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, in veel processen zou het voor ons gebruiksvriendelijker zijn als er in 1 systeem/handeling het vervolgproces wordt gewaarborgd. Voorbeeld: controle SA op declaratie OV (woon-werk én dienstreis) plus eventueel een betalingsbewijs van een VOG. Dit laatste proces wil ik ook graag als onkostendeclaratie gaan inrichten, echter zou het fijn zijn als dan de afgiftedatum VOG naar HR Core Beaufort gaat en het bedrag dat uitbetaald wordt in Gemal wordt verwerkt, maar ook terug te zien is in HR Core Beaufort. Zijn hier oplossingen voor?

Op dit moment dient onze SA zowel in Self Service als in de Expense-link van de Youforce App te kijken en declaraties goed te keuren/af te handelen. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis,

Bedankt voor de voorbeelden. De declaraties die een medewerker kan doen via de Youforce app (of de Expense-link op de laptop) zijn inderdaad de meest voorkomende declaraties zoals kilometers of onkosten. Maar er zijn inderdaad voorbeelden denkbaar als de VOG (vaak éénmaal bij indiensttreding, maar bij sommige sectoren wel jaarlijks) of BIG-herregistratie (vaak eenmaal per 5 jaar) waar gewenst is om aanvullende informatie op te nemen. In die gevallen zal de Salarisadministratie of Personeelsadministratie inderdaad twee stromen hebben. Niet ideaal, maar vermoedelijk kunnen de collega's van de Salarisadministratie en Personeelsadministratie dit wel begrijpen en een passend werkproces creëren. Door de focus op de meest voorkomende declaraties hebben we niet direct een oplossing voor je voorbeeld voor de VOG.

Sowieso kan de VOG een lastig voorbeeld zijn. Er zullen organisaties zijn die altijd alleen fysiek de échte originele VOG willen zien en deze door de Personeelsadministratie laten toevoegen in het Personeelsdossier. In dergelijke gevallen zou ik de registratie (b.v. vervaldatum) en rapportage uit Personeelsdossier gebruiken. Immers kan Personeelsdossier ook heel goed rapporteren op ''ontbrekende documenten'' (zoals medewerkers waar je géén VOG van hebt).

Terwijl organisaties die een medewerker een kopie van de VOG laten aanleveren inderdaad mogelijk de afgifte datum/vervaldatum zullen vastleggen via Self Service & Beaufort.

Het eerlijke verhaal is dat er dus niet één beste oplossing is voor de VOG. Mijn persoonlijke verwachting is dat zodra een VOG steeds belangrijker wordt (zoals b.v. in de kinderopvang en welzijn waarbij soms al jaarlijks een nieuwe VOG nodig is) de mogelijkheden om dit proces te digitaliseren met Justis steeds beter worden. Zo zijn er ook al situaties bekend waarbij het aanvraagproces van VOG volledig gerobotiseerd is. Maar het lastige is dat je als organisatie vaak het échte originele exemplaar van de VOG wil ontvangen. Zolang die fysiek/per post blijft komen is het lastig om dit proces volledig te automatiseren.

[Remco te Ronde]

Hoi Marja,

Goed dat je deze vraag stelt . De reden dat niet elk proces exact op dezelfde manier is inderdaad efficiëntie en het voorkomen van onnodige integraties tussen systemen die weer tot fouten kunnen leiden.

Misschien eerst voor de duidelijkheid een overzicht van de processen en waarom ze op een bepaalde manier werken.

• Omdat Ziekteregistratie en Verlof volwaardige modules zijn van HR Core Beaufort, worden deze gegevens rechtstreeks doorgegeven.
  
  
• HR Core Beaufort is ook de eigenaar van persoons- en adresgegevens. Om deze reden gaat een adreswijziging in principe rechtstreeks naar Beaufort.
  Omdat de afhandeling van een adreswijziging zo verschillend is van klant tot klant, kan een adreswijziging ook via HR Self Service verlopen. Een klant bepaald dan zelf welke aanvullende acties er gedaan worden. We gebruiken hier dus de flexibiliteit van HRSS.
  
  
• Declaraties (en Gewerkte dagen) worden rechtstreeks aangeleverd bij Gemal. HR Core Beaufort biedt ondersteuning voor variabele mutaties, maar het is geen module zoals Ziekteregistratie en Verlof.
  Tijdens de implementatie van de functionaliteit hebben we diverse keren de twijfel van de betrokken klanten besproken. Maar as we daar dieper op ingingen bleek dat geen enkele klant echte redenen had waarom het toch noodzakelijk is om de variabele mutaties aan Beaufort te leveren.
  Alle controles kunnen ook prima (en vaak met meer detail) gedaan worden met de functionaliteit van de Youforce app of op basis van de data in Gemal.

Het laatste punt is denk ik het belangrijkste voor jullie dus we staan ook zeker open om hierover in detail te praten en te kijken welke van jullie interne controles/processen niet meer goed werken als declaraties niet naar HR Core Beaufort gaan. We zullen contact met je opnemen om hier dieper op in te gaan.

Moesten er andere organisaties zijn die ook met dezelfde twijfels spelen laat het dan zeker hieronder weten en als jullie intern (b.v. vanuit de financiële afdeling) duidelijke redenen kunnen aangeven waarom de data ook in HR Core moet staan dan kan dat de discussie zeker verder helpen.