Template van Word omzetten naar PDF

[marjavanderkolk]

Ik heb nieuwe templates gemaakt met de beta versie en zie dat de documenten als WORD doc naar het personeelsdossier doorgezet worden. Dit is niet de bedoeling na doorzetting naar het personeelsdossier moeten er PDF van gemaakt worden.

Ontbreekt dit of doe ik iets niet goed?

Hoor graag van jullie terug, zijn er nog meer die dit probleem hebben?

De instelling is voor zover ik dit zie goed. Zie schermafbeelding

[Peter van Miltenburg]

Hallo @marjavanderkolk,
In Docs stel je op mergefunctie niveau in welke documentformaten beschikbaar zijn voor templates die gebruik maken van de betreffende mergefunctie.  In je screenshot zie ik dat DOCX en DOC 'actief' staan en dat DOCX staat ingesteld als standaard formaat. Zodra een document moet worden aangemaakt dan kijkt Docs of er er specifiek is opgegeven welk documentformaat wordt gevraagd. Als er niets wordt gespecificeerd dan wordt een DOCX gegenereerd en als er wel specifiek staat dat er DOC nodig is dan wordt een DOC gegenereerd.

Documenten worden door een bronmodule aangevraagd, zoals door HR Self Service of Flex Benefits. Die module geeft bij het verzoek aan welk documentformaat nodig is. Wij zien dat alle gegenereerde documenten in de afgelopen 3 maanden met deze mergefunctie als DOCX of als HTML zijn genereerd (en geen enkele PDF of DOC). Dat wil zeggen dat Docs het document heeft aangemaakt en aangeboden aan HR Self Service als DOCX.

Als HR Self Service vervolgens het document na ontvangst meteen in het Personeelsdossier zet, dan wordt het dus in Personeelsdossier als een DOCX opgeslagen. Als je het document eerst wilt kunnen bewerken voordat het naar Personeelsdossier gaat, dan moet de workflow zodanig ingericht worden dat hij na ontvangst vanuit Docs niet meteen het document in Personeelsdossier zet. Dan moet er een extra stap in de workflow worden toegevoegd, zodat je de kans krijgt om het document te downloaden, aanpassen en toe te voegen aan de workflow (bij voorkeur dan wel PDF-formaat). Daarna wordt in een vervolgstap in de workflow de PDF-versie in Personeelsdossier gezet.

Je kunt ook het document in origineel formaat downloaden uit Personeelsdossier, aanpassen en als nieuwe versie uploaden naar Personeelsdossier. Het is echter aan te raden om dit al tijdens de workflow te doen, zodat alleen de deifnitieve versie naar Personeelsdossier gaat.

[marjavanderkolk]

Goedemorgen, sorry voor alle verwarring maar het is niet zo dat het omgezet wordt naar PDF, het blijft een WORD document alleen het kan niet meer bewerkt worden als het eenmaal is toegevoegd aan het POL. Dan is het een alleen lezen document geworden. Ik was in de war omdat regelmatig bij ons via de scanner documenten worden toegevoegd en dan is het wel een PDF. Excuses voor de verwarring.

Gr. Marja

[Anonymous]

@marjavanderkolk 

Hoe heb je dit toegepast in de oude template editor? Deze functionaliteit zou voor ons namelijk ook erg gewenst zijn.

[Jeroen Coret]

Hi @Anonymous,

Indien je een PDF naar het personeelsdossier wilt sturen zul je PDF als standaard in moeten stellen.

groet Jeroen

[marjavanderkolk]

Jeroen Coret

Het document moet als WORD beschikbaar zijn zodat er nog aanpassingen gedaan kunnen worden door de PA en zodra deze wordt doorgezet naar het personeelsdossier moet het omgezet worden naar PDF. zou werkt het met de oude templatebeheer wel dus graag ook op deze manier in het nieuwe template beheer. Gr. Marja