Kom igång med resursplaneringen

[Johan Paulsson]

Tidrapportering avseende nedlagd tid är en självklarhet i dagens konsultverksamheter. Tyvärr finns inte samma syn när det gäller att planera och rapportera sin framtid. Ofta gör medarbetarna det direkt i sin egen kalender eller i ett delat, och oftast dåligt uppdaterat, excelark. Ett önskvärt scenario som chef eller projektledare är en total överblick över sina medarbetares planerade tid. Man vill ha kontroll över resursernas beläggning – vad de ska arbeta med, vad de inte ska arbeta med, vem som har för lite att göra och kanske det viktigaste, vem som har för mycket att göra. Hur går man då tillväga för att få den överblick man behöver och vill ha?

Det krävs att ledningen tänker nytt och vågar visa tydlighet kring hur personal registrerar sin tid. Det borde självklart gälla både dåtid och framtid. Här listar vi några framgångsfaktorer för att lyckas med företagets resursplanering:

• Ambitionsnivån: Fokusera på att få en överblick över resursplaneringen. En alltför detaljerad planeringsnivå får oftast motsatt effekt.
• All tid ska planeras: Ofta vill vi enbart planera externa/fakturerbara projekt. Avsaknad av överblick över engagemang i interna projekt eller annan frånvaro leder till svårigheter att upptäcka trånga sektorer och rekryteringsbehov
• Förankra planeringsprocessen: Vem ska planera och hur ofta? Ska medarbetaren planera sin egen tid? Ska chefen eller annan koordinator ansvara för planeringen? Det är viktigt för överblicken att alla medarbetare vet hos vem ansvaret ligger. Det är lika viktigt att följa upp att planeringsprocessen efterlevs.
• Alltför komplexa verktyg: Ibland tenderar man att lyssna man på de få medarbetare med de allra mest komplexa behoven. För att lyckas i resursplaneringen behöver verktygen vara enkla och pedagogiska så att viljan att underhålla planeringen hålls vid liv.

Följer man ovanstående tips har man mycket större möjlighet att lyckas med sin resursplanering både initialt och på sikt. Det är viktigt att resursplaneringen prioriteras lika högt vid införandet som framgent.

För att stödja er kunder med er resursplanering har vi på Visma valt att integrera Visma PX med Silverbucket. Här har vi skrivit ett inlägg om Silverbucket, resurshantering integrerat med Visma PX

Är ni intresserade av att veta mer är ni välkomna att höra av er till er kundansvariga konsult eller till mig på: johan.paulsson@visma.com