Error creating document. Error: TaxCategoryID '0' cannot be found in the system.

[AntonZ]

Hi

We have an issue related to creating interest/fee vouchers in Visma.NET (see how we create interest/fee vouchers here: https://community.visma.com/t5/Forum-in-Developers-Visma-net/Setting-status-of-CustomerInvoice-when-...

This error we are getting is account specific, as it works fine for some of our customers, but does not work for others. 

We suspect its some setting in our customers Visma.NET accounts that isnt active or correctly configured that causes the error, but we havent been able to figure it out. 

Here is the error message we get: 

{"message":"VismaId: f948dfa5-350c-49c7-bdf9-5e40729a2804. Error creating document. Error: TaxCategoryID '0' cannot be found in the system."}

So the question is: 
1. How should Visma.NET accounts be set up for our export to work properly 
2. Is there anything we can do programatically to be able to export without customers having to change their Visma.NET configuration? 

[Yıldırım · Accepted solution]

The document is out of the balance

Error is related to the option "validate document totals on entry" in customer ledger preferences. 

Regarding the Company VAT Setup, please see the following article. 

https://community.visma.com/t5/Knowledge-base-in-Developers/TaxID-01-cannot-be-found-in-the-system/t...

VAT is automatically calculated by the Visma.net Financials ERP based on the company configuration.

Then you should try the same operation manually in that company, to make sure that the specified VAT Category can be assigned with the VAT - Customer - Item combination as it has been sent via the API. 

[AntonZ]

Here are their customer ledger preferences, if that might help. @Yıldırım

[AntonZ]

Related question about these tax category issues: 

Would it be possible for us to to an api request before posting to visma, that gave us the details needed to update the voucher we post according to the current settings in Visma, so we didnt bump into these issues every now and then when we try to export back to Visma? 

[AntonZ]

Hi, we are experiencing the same issue with another customer. 

{
  "message": "VismaId: f19d9a0a-26c7-40d2-8cc4-349f4ae9d4aa. Error creating document. Error: TaxCategoryID '0' cannot be found in the system."
}

We are trying to create such a voucher, and getting same error for posting to account 3900, 8050 and 7799. 

examples: 

 "accountNumber": {
        "value": "3900"
      },
      "vatCodeId": {
        "value": "0"

{
    "vatCategoryId": "0",
    "description": "Ingen mva-behandling (anskaffelser)",
    "active": true,
    "excludeListedTaxes": false,
    "lastModifiedDateTime": "2021-10-27T14:47:00.61",
    "vatCategoryLines": [
        {
            "vatId": "0",
            "description": "Ingen mva-behandling (anskaffelser)",
            "type": "Vat",
            "calculateOn": "ItemAmount",
            "cashDiscount": "NoAdjust",
            "vatRates": [
                {
                    "revisionID": "338",
                    "vatRate": 0.000000,
                    "startDate": "2017-01-01T00:00:00"
                }
            ]
        }
    ]
}

 when using this /controller/api/v1/account/{accountCd}

we get: 

{
    "accountID": 5072,
    "accountCD": "7799",
    "accountClass": "770 ANNEN KOSTNAD",
    "type": "Expense",
    "active": true,
    "description": "Avrundingskonto",
    "useDefaultSub": true,
    "postOption": "D",
    "cashAccount": false,
    "lastModifiedDateTime": "2020-09-10T10:33:10.05"
}

when using this /controller/api/v1/vatCategory/{taxCategoryId}

we get 

{
    "vatCategoryId": "0",
    "description": "Ingen mva-behandling (anskaffelser)",
    "active": true,
    "excludeListedTaxes": false,
    "lastModifiedDateTime": "2021-10-27T14:47:00.61",
    "vatCategoryLines": [
        {
            "vatId": "0",
            "description": "Ingen mva-behandling (anskaffelser)",
            "type": "Vat",
            "calculateOn": "ItemAmount",
            "cashDiscount": "NoAdjust",
            "vatRates": [
                {
                    "revisionID": "338",
                    "vatRate": 0.000000,
                    "startDate": "2017-01-01T00:00:00"
                }
            ]
        }
    ]
}

Any idea what might be wrong? 

Customer has unchecked "validate document totals on entry" in customer ledger preferences, set ScreenId=CS20500S for code 0 to «Begge» and ScreenId=TX205500&TaxCategoryID=0 to "Aktiv" 

[AntonZ]

Bumping this in hopes of getting some input what is causing export of interest/fee vouchers to work for one Visma.NET account but not for another.

[Yıldırım]

Hi, every company can have different configurations, therefore you might receive an error in one when the other is working fine with the same request. 

Could you check your "customer ledger preferences" (ScreenId=AR101000) on the company that you receive the error and send us a print screen ? 

[AntonZ]

Bumping in hopes that you can provide us with some feedback here as our mutual customer is wanting to get this in order 🙂 If needed I can send you company details of customer, so you can check their Visma .NET settings? 

[AntonZ]

Now we get another error here: 

{
  "message": "Error: Inserting  'Sales invoice/note' record raised at least one error. Please review the errors.\r\nThe document is out of the balance.\r\n"
}

[AntonZ]

Above are the codes from the account in Visma.NET sent to us by the owner of the account. 

Here is the full JSON:

{
  "invoiceLines": [
    {
      "operation": "Insert",
      "description": {
        "value": "Gebyrinntekt fra Kredin.no"
      },
      "quantity": {
        "value": 1
      },
      "manualAmountInCurrency": {
        "value": 35
      },
      "accountNumber": {
        "value": "3900"
      },
      "vatCodeId": {
        "value": "0"
      }
    },
    {
      "operation": "Insert",
      "description": {
        "value": "Renteinntekt fra Kredin.no"
      },
      "quantity": {
        "value": 1
      },
      "manualAmountInCurrency": {
        "value": 166.8799999999999954525264911353588104248046875
      },
      "accountNumber": {
        "value": "8050"
      },
      "vatCodeId": {
        "value": "0"
      }
    }
  ],
  "sendToAutoInvoice": {
    "value": false
  },
  "customerNumber": {
    "value": "11440"
  },
  "documentDate": {
    "value": "2022-12-23T00:00:00Z"
  },
  "invoiceText": {
    "value": "Rente- og/eller gebyrinntekt fra saksnr. 99335 i Kredin.no"
  },
  "paymentReference": {
    "value": "0000002739"
  }
}

[AntonZ]

Avgiftsnr.	Beskrivelse	Avgiftstype
0	Fradragsberettiget innlands kjøp, fritatt pliktig sone	Mva.
0F	Fradragsberettiget innlands kjøp, fritatt fri sone	Mva.
0T	Tap på krav, ingen mva-behandling	Mva.
1	Omsetning utenfor merverdiavgiftsloven	Mva.
10	Innførsel, middels sats	Mva.
10G	Grunnlag innførsel av varer, middels sats	Mva.
11	Innførsel, fritatt	Mva.
11D	Delvis fradrag innenlands inng. mva, middels sats	Mva.
11G	Grunnlag innførsel av varer, fritatt	Mva.
11N	Kjøp av varer og tjenester med fradrag, middels sats	Mva.
11T	Tap på krav middels sats	Mva.
12	Kjøp av fisk og andre marine viltlevende ressurser	Mva.
12L	Tjenester kjøpt fra utlandet, lav sats	Mva.
12R	Tjenester kjøpt fra utlandet, høy sats	Mva.
12T	Tap på krav fisk og maritim viltlevende ressurser	Mva.
13	Kjøp av varer og tjenester med fradrag, lav sats	Mva.
13D	Delvis fradrag innenlands inng. mva, lav sats	Mva.
13R	Innenlands kjøp varer og tjenester, omvendt avgiftsplikt høy	Mva.
13T	Tap på krav lav sats	Mva.
14	Fradragsberettiget innenlands inngående avgift, høy sats	Mva.
14D	Delvis fradragsberettiget innenlands inng. avgift, høy sats	Mva.
14N	Fradrag kjøp varer i utlandet betalt ved innførsel, høy sats	Mva.
15	Fradragsberettiget innenlands inngående avgift, middels sats	Mva.
15D	Delvis fradragsberettiget innenl. inng. avgift, middels sats	Mva.
15F	Fradragsberettiget innenlands inngående avgift, råfisk sats	Mva.
15N	Fradrag kjøp varer i utlandet betalt ved innførsel, middels sats	Mva.
16	Fradragsberettiget innenlands inngående avgift, lav sats	Mva.
17	Fradragsberettiget innførsel, høy sats	Mva.
17L	Fradragsberettiget kjøp av tjeneste fra utlandet, lav sats	Mva.
18	Fradragsberettiget innførsel, middels sats	Mva.
1D	Delvis fradrag innenlands inng. mva, høy sats	Mva.
1J	Justering av kapitalvarer inngående mva høy sats	Mva.
1N	Kjøp av varer og tjenester med fradrag, høy sats	Mva.
1T	Tap på krav høy sats	Mva.
1TB	Tilbakeføring av merverdiavgift for kapitalvarer	Mva.
1X	Omsetning ingen mva-behandling (inntekter)	Mva.
20	Kostnad ved innførsel av varer, ingen mva behandling	Mva.
21	Kostnad ved innførsel av varer høy sats	Mva.
22	Kostnad ved innførsel av varer middels sats	Mva.
3	Innenlands omsetning og uttak høy sats	Mva.
31	Salg av varer og tjenester, middels sats	Mva.
31U	Uttak av varer og tjenester, middels sats	Mva.
32	Salg av fisk og andre marine viltlevende ressurser	Mva.
32U	Uttak av fisk og andre marine viltlevende ressurser	Mva.
33	Salg av varer og tjenester, lav sats	Mva.
33U	Uttak av varer og tjenester, lav sats	Mva.
3U	Uttak av varer og tjenester, høy sats	Mva.
4	Innenlands omsetning og uttak middels sats	Mva.
4F	Innenlands omseting og uttak råfisk sats	Mva.
5	Innenlands omsetning og uttak lav sats	Mva.
51	Salg av klimakvoter og gull til næringsdrivende	Mva.
52	Salg av varer og tjenester til utlandet fritatt for mva	Mva.
5N	Salg av varer og tjenester, fritatt mva	Mva.
5U	Uttak av varer og tjenester, fritatt for mva	Mva.
6	Innenlands omsetning og uttak fritatt for mva, pliktig sone	Mva.
6F	Innenlands omsetning og uttak fritatt for mva, fri sone	Mva.
6N	Omsetning og uttak utenfor mva-loven	Mva.
7	Innenlands omsetning, omvendt skatteplikt	Mva.
7N	Ingen mva-behandling (inntekter)	Mva.
8	Utførsel varer og tjenester fritatt for mva	Mva.
81	Fradrag på kjøp av varer fra utlandet, høy sats	Mva.
81J	Fradrag justering av innf?rselsmva for kapitalvarer	Mva.
81JR	Justering av innf?rselsmva for kapitalvarer	Mva.
81R	Kjøp av varer fra utlandet med fradragsrett, høy sats	Mva.
81TB	Fradrag tilbakeføring av mva for kapitalvarer	Mva.
81TBR	Tilbakeføring av mva for kapitalvarer	Mva.
82	Uten fradrag på kjøp fra utlandet, høy sats	Mva.
82R	Kjøp av varer fra utlandet uten fradragsrett, høy sats	Mva.
83	Fradrag på kjøp av varer fra utlandet, middels sats	Mva.
83R	Kjøp av varer fra utlandet med fradragsrett, middels sats	Mva.
84	Uten fradrag på kjøp fra utlandet, middels sats	Mva.
84R	Kjøp av varer fra utlandet uten fradragsrett, middels sats	Mva.
85	Fradrag på kjøp av varer fra utlandet, fritatt for mva	Mva.
85R	Kjøp av varer fra utlandet fritatt for mva	Mva.
86	Fradrag på kjøp av tjenester fra utlandet, høy sats	Mva.
86R	Kjøp av tjenester fra utlandet med fradragsrett, høy sats	Mva.
87	Uten fradrag kjøp av tjenester fra utlandet, høy sats	Mva.
87R	Kjøp av tjenester fra utlandet uten fradragsrett, høy sats	Mva.
88	Fradrag på kjøp av tjenester fra utlandet, lav sats	Mva.
88R	Kjøp av tjenester fra utlandet uten fradragsrett, høy sats	Mva.
89	Uten fradrag kjøp av tjenester fra utlandet, lav sats	Mva.
89R	Kjøp av tjenester fra utlandet uten fradragsrett, lav sats	Mva.
9	Innførsel, høy sats	Mva.
91	Fradrag på kjøp av klimakvoter og gull, høy sats	Mva.
91R	Kjøp av klimakvoter og gull med fradragrett, høy sats	Mva.
92	Uten fradrag kjøp av klimakvoter og gull, høy sats	Mva.
92R	Kjøp av klimakvoter og gull uten fradragsrett, høy sats	Mva.
9G	Grunnlag innførsel av varer, høy sats	Mva.

[AntonZ]

Avgiftskode	Beskrivelse
0	Ingen mvabehandling
0T	Tap på krav frittt
1	Fradrag for inngående mva, høy sats
11	Fradrag for inngående mva, middels sats - matvarer
11D	Delvis fradrag for inngående mva, middels sats - matvarer
11T	Tap på krav middels sats
12	Fradrag for inngående mva, middels sats - rå fisk
12T	Tap på krav fisk og maritim viltlevende ressurser
13	Fradrag for inngående mva, lav sats
13D	Delvis fradrag for inngående mva, lav sats
13T	Tap på krav lav sats
14	Fradrag for innførselsmva, høy sats
15	Fradrag for innførselsmva, middels sats - matvarer
1D	Delvis fradrag for inngående mva, høy sats
1J	Justering merverdiavgift høy sats
1T	Tap på krav høy sats
1TB	Inngående tilbakeføring høy sats
20	Kostnad ved innførsel av varer, ingen merverdiavgiftsbehandl
21	Grunnlag ved innførsel av varer, høy sats
22	Grunnlag ved innførsel av varer, middels sats - matvarer
23	Grunnlag ved innførsel av varer, fritatt
3	Utgående mva, høy sats
31	Utgående mva, middels sats - matvarer
31U	Uttak varer og tjenester avgiftspliktig middles sats
32	Utgående mva, middels sats - rå fisk
32U	Uttak fisk og maritme viltlevende ressurser
33	Utgående mva, lav sats
33U	Uttak varer og tjenester avgiftspliktig lav sats
3U	Uttak varer og tjenester avgiftspliktig høy sats
5	Mvafritt salg
51	Innenlandsk omsetning med omvendt avgiftplikt
52	Utførsel av varer og tjenester
5U	Uttak varer og tjenester fritatt
6	Omsetning utenfor merverdiavgiftsloven
7	Ingen mvabehandling (inntekter)
81	Innførsel av varer med fradrag for innførselsmva, høy sats
81J	Justering merverdiavgift innf?rselsmva, h?y sats
81TB	Inngående tilbakeføring høy sats
82	Innførsel av varer uten fradrag for innførselsmva, høy sats
83	Innførsel av varer med fradrag for innførselsmva, mid. - mat
84	Innførsel av varer uten fradrag for innførselsmva, lav - mat
85	Innførsel av varer som det ikke skal beregnes mva av
86	Tjenester kjøpt fra utlandet med fradrag for mva, høy sats
87	Tjenester kjøpt fra utlandet uten fradrag for mva, høy sats
88	Tjenester kjøpt fra utlandet med fradrag for mva. lav sats
89	Tjenester kjøpt fra utlandet uten fradrag for mva, lav sats
91	Kjøp av klimakvoter eller gull med fradrag for mva, høy sats
92	Kjøp av klimakvoter eller gull uten fradrag for mva, høy sat

[Magnus Johnsen]

Hi,

Could you please send us the full JSON that you are posting?

This error seems to point to issues in the setup of the VATId, on these customers when you call the VAT endpoint, is the TaxCategoryID '0' available?

Thank you.