Betaalherinnering neemt niet alle openstaande facturen mee

[anke]

In het rapport behorende bij een betaalherinnering worden alle openstaande facturen weergegeven. Maar hierin missen soms facturen. Onderstaand een voorbeeld.

Printscreen uit het rapport dat meegaat met de betaalherinnering email van 15-11 bestaande uit 5 facturen:

Uit de openstaande posten lijst blijkt echter dat deze klant 6 openstaande facturen heeft. Factuurnr 202403105 van 18-10 mist in het rapport:

Waarom wordt deze factuur niet meegenomen in het overzicht op het rapport?

[Elbert Dannenberg]

Ik denk dat de datums elkaar net kruisen. Als de vervaldatum 01-11-2024 is en jouw voorkeur is ingesteld op 14 dagen na vervaldatum. Dan mag dit document pas mee NA 15-11 worden aangemaand. Dus als je de selectie zet op 16-11-2024 dan verwacht dat het document wel verschijnt. Alleen het kan zo zijn dat deze nu niet niet wordt meegenomen in de aanmaning, want de de post valt niet onder overig openstaande documenten (want de post is als vervallen). Beetje moeilijke uitleggen, maar ik dit ooit 1x eerder gezien.

[anke]

Dit zou het kunnen verklaren, maar dit zou niet moeten kunnen gebeuren. Een klant krijgt nu een rapport van ons toegestuurd met een overzicht van al zijn vervallen facturen inclusief openstaande facturen, maar dit overzicht klopt vervolgens niet. Kan dit met spoed opgelost worden? 

[Elbert Dannenberg]

Ik kan dit helaas niet aanpassen. Dit zal Visma moeten aanpassen. Als het nu opgelost moet worden, dan kan het hooguit door het proces aan te passen (vaker aanmanen). Of je moet het aantal dagen na vervaldatum op 0 zetten. Dit betekend dat elke vervallen factuur direct wordt aangemaand. 

[anke]

Helaas blijken beide niet de oplossing te zijn. 

Aanmaning 1 op 15-10 bevatte de betreffende factuur nog niet, omdat deze factuur toen nog niet was aangemaakt. Aanmaning 2 op 30-10 bevat de betreffende factuur wel als zijnde "nog niet vervallen":

Aanmaning 3 op 15-11 mist factuur 202403105.

Zijn er nog andere oplossingen?

[Roland van Belle - Consolit]

Wat ook kan is, dat in de voorkeuren debiteuren het aantal dagen doorlooptijd op 3 staat.

Een factuur met vervaldatum 15-11 komt dan morgen pas op de aanmaning.

Kun je deze instelling eens bekijken en op 0 zetten?

Dan zou de factuur wel op de aanmaning moeten verschijnen.

[anke]

Dagen tot afronding stonden inderdaad op 3. Ik heb ze op 0 gezet. 

Maar aanmaning nr 3 was op 15-11 en de vervaldatum van de missende factuur was 1-11, dus dit zou het niet veroorzaakt kunnen hebben.

[Roland van Belle - Consolit]

Dan toch echt mijn laatste optie...

In de verkoopfactuur dienen de vinkjes Afgedrukt/E-mail verzonden/Niet afdrukken/Niet e-mailen ingeschakeld te staan.

Wanneer bovenstaande factuur niet wordt afgedrukt, komt deze ook niet op de aanmaning.

Of afgedrukt, of niet afdrukken en E-mail verzonden of Niet e-mailen dient ingeschakeld te staan.

Kun je dit eens nakijken in de ontbrekende factuur?

[anke]

Deze staat als volgt ingesteld:

[Roland van Belle - Consolit]

Kun je het vinkje Niet e-mailen inschakelen?

En dan nog eens kijken of de factuur op je aanmaning komt?

[Roland van Belle - Consolit]

Hoi Anke,

Dit kan veroorzaakt worden doordat er al een aanmaning voorbereid is voor deze verkoopfactuur.

Dit kun je zien via het scherm aanmaningen afdrukken/vrijgeven. Hier dien je dan wel de begindatum even terug te zetten.

Wanneer de aanmaning hier staat, dan kun je deze verwijderen. Dit doe je door te kiezen voor Bekijk aanmaning. Hier kun je kiezen voor verwijderen.

Hierna zou de openstaande post weer zichtbaar moeten worden op je aanmaning.

Mocht dit niet het geval zijn, dan kan op tabblad Financiële gegevens de optie Ingetrokken ingeschakeld zijn.

Dat betekend dat de factuur uitgesloten is voor aanmaningen.