Referentienummer transitoria

[Martijn Erkens]

Onze situatie is als volgt. Wij coderen inkoopfacturen in de Spend Cloud en geven op de factuurregel aan op welke periode de kosten betrekking hebben. We ontvangen soms facturen achteraf, waarbij we een inkoopboeking maken in bijvoorbeeld periode 05-2021 maar de kosten betrekking hebben op periode 04-2021. Conform verwachting maakt Visma dan een transitorische boeking aan die ervoor zorgt dat de kosten in periode 04-2021 worden verantwoord, als die nog openstaat. Anders komen de kosten uiteraard terecht in de periode die dan openstaat (bijv. 05-2021).

In de module Transitoria is goed te volgen wat er gebeurt, zeker omdat de kolom 'referentienr.' verwijst naar de inkoopfactuur en het boekstuknummer zoals dat gebruikt is in de Spend Cloud. Helaas verliezen we het originele boekstuknummer in de journaaltransactie van de Transitoria (we hebben alleen het agendanummer als referentienummer) waardoor het voor managers heel moeilijk wordt om de relatie te leggen met de factuur die ze hebben goedgekeurd in de Spend Cloud. Als finance professional snap ik hoe dit technisch werkt, maar ik snap ook het ongemak en de behoefte vanuit managerial oogpunt. 

Hebben jullie tips hoe we dit anders kun kunnen regelen voor managers zodat de relatie tussen de transitorische boeking en de goedgekeurde factuur duidelijker wordt? 

NB1: onze managers kijken niet in Visma maar in een centrale BI oplossing waar de journaaltransacties op worden ingeladen.

NB2: vraag in dezelfde lijn Referentienummer Crediteuren en Spend Cloud 

[Carina5]

Ook wij gebruiken Spend Cloud en we zouden heel graag het originele boekstuknummer terugzien in de journaaltransactie van de Transitoria.

[sanderdercksen]

Gezien het feit dat een centrale BI oplossing wordt toegepast, zou deze BI oplossing een relatie moeten leggen naar het referentienumme van het transitoriaschema om zodoende het referentienummer van de inkoopfactuur te kunnen linken aan de journaaltransactie. Nu is het echter zo dat de Visma.net API (nog) geen ondersteuning biedt voor transitoriaschema's. Daarvoor zal ik in elk geval een wens indienen voor ondersteuning van transitoriaschema's in de Visma.net API.  

Als tussentijdse mogelijke oplossing kan gekeken worden naar de omschrijving van de inkoopfactuurregel. Deze valt namelijk 1-op-1 door naar de transitorische transacties. Wanneer in deze omschrijving een referentienummer meegegeven kan worden vanuit SC, zou je hiermee wellicht uit de voeten kunnen.