Nieuwe stamgegevens overrulen oude stamgegevens uit verkooporder en facturen bij RC en Creditnota.

[Elvera]

Bij het maken van een retour order+creditfactuur constateerde wij het volgende: 

Stamgegevens moesten worden aangepast. (te naamstelling en factuuradres) Dit is gebeurd nadat de verkooporder+ factuur waren gemaakt en verstuurd. 

Nu wilden wij de order retouren en crediteren, maar hij geeft dan de nieuwe stamgegevens mee op de retour order en op de factuur. Dus nu komt de retourorder niet overheen met de daadwerkelijke order. 

Dit zou niet moeten kunnen. De retour order+creditfactuur hoort altijd exact hetzelfde te zijn als de order+factuur. Om dit recht te zetten zijn er erg veel handelingen nodig, wat het erg complex maakt. In dit geval overrulen dus de stamgegevens. Dit maakt het ook lastig in de toekomst, wanneer iemand besluit om zijn te naam stelling aan te passen vanaf xx-xx-xx. Als de klant dan iets opvraagt van de periode daarvoor, dan komt dat er niet goed uit. 

Hoe kan dit voortaan wel anders?

Hoe kan dit wel anders? 

[anke]

Beste Elvera, ik raad je aan om in zo'n geval een nieuwe debiteur aan te maken. De oude debiteur kun je vervolgens inactief maken.

[Elvera]

Ik begrijp wat je zegt alleen klopt dit niet helemaal.  Je mag geen facturen inboeken wanneer deze niet op 'jouw´ te naamstelling staat. Dus wanneer de factuur op bv ´pietje´ staat, kun je de credit niet maken op bv ´ jantje´. Vandaar dat ik het gek vindt dat niet de gegevens, zoals ze staan op de order+factuur worden gebruikt om te crediteren. Dat er bij 'nieuwe' facturen wel direct nieuwe stamgegevens worden gebruikt dat begrijp ik. Alleen creditfacturen zijn eigenlijk een omkeer van iets bestaands en dan worden die genegeerd door de 'nieuwe' stamgegevens. Als de namen verschillen, "matcht" de tegenboeking niet met de originele schuld in je administratie.

Kort gezegd; het systeem zou een kopie moeten maken van de originele factuur met een nieuw nummer en een -saldo. Dat is een stuk makkelijker en overzichtelijker. Daarmee hoeft dat niets aangepast te worden qua stamgegevens zoals jij hierboven formuleert. Want een extra locatie toevoegen is eigenlijk ook niet wat het zijn moet. 

[sanderdercksen]

@Elvera 

Voor de Belastingdienst is een creditfactuur een nieuw document waarvoor dezelfde factuureisen gelden als voor een normale factuur. Dit betekent dat hierop altijd de actuele, juridische naam- en adresgegevens van de afnemer moeten staan op het moment van uitreiken.

Als een klant in de tussentijd is verhuisd of van naam is veranderd, moet de creditfactuur dus juist de nieuwe gegevens bevatten om fiscaal geldig te zijn. Visma Net volgt deze richtlijnen door altijd de actuele stamgegevens te gebruiken. 

Voor de creditorder kun je ervoor kiezen om de adresgegevens op de order te vervangen, om daarmee de actuele stamgegevens te overrulen. Een andere optie zou zijn een extra locatie op de debiteur toe te voegen met de nieuwe naam en adresgegevens. In de order kun je dan simpelweg de "oude" locatie selecteren en vanaf een bepaald moment maak je van de nieuwe locatie de standaardlocatie.