Wat is precies "de verbeterde scanservice"?

[Rolf Bloemendaal]

Afgelopen week zijn wij overgestapt voor onze klanten op de "verbeterde scanservice". In plaats van Go2UBL wordt nu gebruik gemaakt van Visma Autoinvoice.

In de eerste week valt het verbeterde nog niet helemaal mee.

Tot nu toe de bevindingen:

• Niet bij alle klanten was de Registratie goed ingevuld vooraf. De post dat alleen het mailadres door de klanten moest aangepast worden was niet helemaal waar. In ongeveer de helft van onze administraties was de inrichting nog niet goed.
• TRAAG. De verwerkingstijd is in veel gevallen zeker 24 uur voordat de facturen in Autoinvoice staan. De beloofde 4 uur is bij nog geen enkele factuur gehaald.
• Dubbele facturen worden gewoon verwerkt. Een klant heeft met opzet als test een factuur dubbel ingestuurd. Zowel Autoinvoice als Visma.Net geven geen melding van een dubbele factuur. Als ik in het Postvak IN - overzicht kijk, zie ik geen verschillen tussen de facturen. (zie bijlage)
• Onbekend is het nog hoe met spookfacturen gaat. Worden deze door Autoinvoice ondervangen?
• Het is niet duidelijk wat het verschil tussen Premium en Basis is. Er wordt gesproken over Geselecteerde leveranciers, maar wie zijn dat dan? Als er gebruik gemaakt wordt van de Premium, wordt er dan ook bijvoorbeeld een 4-ogen principe toegepast bij ingewikkelde (lees: niet Nederlandse) facturen.
• De bereikbaarheid. Go2UBL was rechtstreeks bereikbaar als facturen niet goed verwerkt werden. Hiermee bouwden we met elkaar aan een steeds betere verwerking van de scans. Voor Autoinvoice is dat niet bekend waar we met elkaar het leerproces kunnen verbeteren. Vandaar ook deze post hier.

[TomPronk]

Beste Rolf,

Als eerste, dank voor je feedback. Ik zal ook nog even per email contact met je opnemen.

Bij de migratie is gekeken naar alle accounts die facturen hebben ingestuurd in de periode van januari 2023 t/m 20 februari 2024. Dat is ook gecommuniceerd in deze post: Aankondiging scanservice per 1 mei Mogelijk dat de betreffende klanten niet aan dit criterium voldeden? Ik ontvang hiervoor graag even de details van klanten waarbij er nog geen registratie was.

De gemiddelde verwerkingstijd over een kwartaal gezien is 4 uur 24/7, ook hier ontvang ik graag even wat details om het verder te kunnen onderzoeken.

Het is inderdaad mogelijk om dubbele facturen in te sturen naar de scanservice, dat is ook zo aangegeven in de veelgestelde vragen (vraag 12): Veelgestelde vragen migratie scanservice . Beide systemen hebben voor-en-nadelen. Het nadeel als dubbele facturen worden tegen gehouden dan kunnen facturen met een probleem dus ook niet opnieuw kunnen worden ingestuurd. In Visma.net worden dubbele facturen vanuit Postvak IN tegen gehouden op het moment dat in de Voorkeuren Crediteuren de optie Melding bij dubbele referentienummers is gemarkeerd. Spookfacturen worden inderdaad gemonitord, maar dit is nooit 100% via een scanservice (ook niet via Go2ubl). Dat is juist één van de argumenten voor e-facturatie omdat het daarmee veel beter gewaarborgd kan worden.

Met de premium scanservice wordt er inderdaad regelherkenning toegepast op een vaste set van leveranciers. Denk hierbij aan facturen van telecomproviders, leasemaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen, horeca en webshops. Dit is een dynamische lijst die regelmatig wordt bijgewerkt op basis van de data, het heeft daarom denk ik niet zoveel zin om deze te posten. In vraag 2 van de veelgestelde vragen is ook nog uitgelegd wat het verschil is ten opzichte van de eerdere scanservices.

Qua bereikbaarheid /feedback geven is het altijd zo geweest dat de feedback in principe zou moeten verlopen via de implementatiepartner of onszelf. De reden is een scanpartij zoals eerder Go2ubl niet het gehele overzicht heeft van het proces. Ik stel dan ook voor dat we even nader contact hebben over boven genoemde punten.

[Arie van der Wal]

Goedemorgen Tom,

Contactpersoon

Wij willen 1 vast aanspreek punt. Danwel binnen de visma.net organisatie danwel binnen Lyanthe. Ondersteuning over meerdere schijven werkt niet, wij zitten in productie omgevingen en willen NU antwoord en niet over vier dagen. 

Blackbox leveranciers

Een dynamische lijst met leveranciers kun je op het forum plaatsen of op een website zodat jullie die kunnen aanvullen. Het is nu totaal ondoorzichtig wat een voordeel zou kunnen zijn om de premium service te gaan gebruiken.  

Verwerking scanservice

Zoals hierboven al vermeld zijn wij en onze klanten afgelopen week alleen maar bezig geweest met het beantwoorden van vragen van onze klanten, handmatig facturen verwerken omdat ze betalen uit het systeem of gewoon hun cijfers op orde willen hebben. De problemen van de scanservice zijn de herkenning van de bestaande crediteuren, "afronding" van honderden/duizenden euro's op verwerkte facturen, dubbele facturen, niet verwerking, vertraagde verwerking. De laatste twee schijnen dan nu opgelost te zijn.

We verwachten een goede, snelle, ondersteuning vanuit jullie om deze problemen zsm de wereld uit te helpen. 

[TomPronk]

Goedemiddag Arie,

Voor punt 1 heb ik voorgesteld bij jullie implementatiepartner om even samen in gesprek te gaan om e.e.a in kaart te brengen. Dat geldt overigens voor jullie beide.

Punt 2 is op zich geen probleem als daar inderdaad behoefte aan is.

Mbt de verwerking heb ik echt specifieke voorbeelden nodig, een aantal punten die je hier noemt zijn eerder aan bod gekomen en zouden niet meer moeten spelen. Dubbele facturen kan je dus voorkomen door eerder genoemde instelling.

Je zult vanuit de implementatiepartner een uitnodiging ontvangen om verder in gesprek te gaan.