Wij werken als accountantskantoor sinds 2018 met Visma.net. Voor onze klanten is het eenvoudig aanleveren van facturen en bonnen een essentieel onderdeel van de dienstverlening. Helaas ervaren wij hierin steeds meer problemen. De aangekondigde beëindiging van de Visma Scanner-app per 31 december is voor ons aanleiding om onze ervaringen hier te delen. Ik ben benieuwd of andere kantoren en gebruikers dit herkennen en hoe zij hiermee omgaan. Van een goed werkende oplossing naar steeds meer correctiewerk In de eerste jaren werkten wij met Go2UBL. Facturen werden over het algemeen goed herkend en verwerkt. Bij problemen konden wij rechtstreeks contact opnemen met Go2UBL. Verbeteringen en aandachtspunten werden direct opgepakt en samen maakten we er een uitstekend werkende versie van. Medio 2024 moesten wij overstappen naar AutoInvoice, onder de aankondiging van "verbeterde scanservices". Sindsdien ervaren wij juist regelmatig problemen. Ook de overstap naar AutoScan heeft voor ons nog niet de gewenste betrouwbaarheid gebracht. Enkele voorbeelden uit onze praktijk: Verwerkingen gaan wekenlang goed en verlopen vervolgens ineens onjuist. JPG-bestanden die eerder konden worden verwerkt, werden bij de overstap naar AutoInvoice niet geaccepteerd. Van Autoscan is nergens toegelicht wat wel en niet geaccepteerd wordt. Normale, leesbare PDF’s worden afgewezen met een melding als ‘factuur onleesbaar’, zonder bruikbare toelichting. BTW wordt niet altijd correct overgenomen. Bij vergelijkbare assurantiefacturen wordt assurantiebelasting soms wel en soms niet ten onrechte als BTW herkend. Uiteraard vraagt automatische herkenning altijd om controle. Onze ervaring is echter dat we nu meer moeten controleren en corrigeren dan enkele jaren geleden. Dat kost ons én onze klanten extra tijd en roept ook vragen op over de verhouding tussen de prijs per scan en de geleverde kwaliteit. Daarbij is voor ons onvoldoende duidelijk wie verantwoordelijk is voor de herkenning en het oplossen van fouten. Meldingen lopen via onze implementatiepartner, maar wij missen een helder aanspreekpunt en concrete terugkoppeling over structurele verbeteringen. Zakelijk betaalde bonnen zijn geen declaraties Een ander knelpunt is de verwerking van bonnen, bijvoorbeeld van brandstof. Daarbij kregen wij de vraag waarom deze als inkoopdocument worden ingestuurd en niet als declaratie. Onze klanten zijn veelal kleine ondernemingen waarbij de eigenaar of DGA zelf de bon aanlevert. De uitgave is doorgaans al betaald met de zakelijke pinpas of vanaf de zakelijke bankrekening. Er is dus geen privé voorgeschoten bedrag dat nog aan iemand moet worden vergoed. Voor deze klanten is de logische werkwijze eenvoudig: de bon aanleveren als inkoopdocument en koppelen aan de zakelijke bankbetaling. Een afzonderlijk declaratieproces voegt dan vooral extra handelingen toe en daarmee ook de kans op fouten. Deze manier van werken werd door de eerdere scanoplossingen gewoon ondersteund. Opnieuw een app die verdwijnt Daarnaast gebruikten onze klanten jarenlang de Visma360-app om bonnen en facturen te fotograferen en aan te leveren. Dat werkte in onze praktijk goed, ook voor klanten zonder scanner. Toen deze app afgelopen zomer stopte met werken, hebben wij onze klanten met de nodige moeite overgezet naar de Visma Scanner-app. Door verplichte invoervelden werd het aanleveren voor hen al minder eenvoudig. Nu hebben wij bericht ontvangen dat ook de Visma Scanner-app per 31 december wordt beëindigd. Het geadviseerde alternatief is om facturen per e-mail naar AutoInvoice te sturen. Een vervangende app is ons daarbij niet aangeboden. Voor klanten die (onderweg) een bon willen fotograferen en direct doorsturen, biedt dat niet hetzelfde gebruiksgemak. Opnieuw moeten zij hun werkwijze aanpassen, terwijl wij juist behoefte hebben aan een stabiele en eenvoudige oplossing. Hoe lossen andere gebruikers dit op, en wat is het plan van Visma? Wij willen graag met Visma.net blijven werken, maar daarvoor moet ook de aanlevering van documenten praktisch en betrouwbaar blijven. Daarom hoor ik graag van andere gebruikers én van Visma: 1. Herkennen jullie de problemen met de herkenning van facturen, bonnen en btw? 2. Welke app of werkwijze gebruiken jullie voor het eenvoudig aanleveren van zakelijk betaalde bonnen? 3. Komt er een volwaardige vervanger voor de Visma Scanner-app die aansluit op Visma.net? 4. Welke concrete verbeteringen mogen we verwachten, en op welke termijn?   Onze behoefte is volgens mij niet ingewikkeld: een klant fotografeert een bon of stuurt een factuur door, het document wordt correct herkend en wij kunnen het efficiënt verwerken. Ik hoor graag jullie ervaringen en oplossingen.   ... View more

Afgelopen week zijn wij overgestapt voor onze klanten op de "verbeterde scanservice". In plaats van Go2UBL wordt nu gebruik gemaakt van Visma Autoinvoice. In de eerste week valt het verbeterde nog niet helemaal mee.   Tot nu toe de bevindingen: Niet bij alle klanten was de Registratie goed ingevuld vooraf. De post dat alleen het mailadres door de klanten moest aangepast worden was niet helemaal waar. In ongeveer de helft van onze administraties was de inrichting nog niet goed. TRAAG. De verwerkingstijd is in veel gevallen zeker 24 uur voordat de facturen in Autoinvoice staan. De beloofde 4 uur is bij nog geen enkele factuur gehaald. Dubbele facturen worden gewoon verwerkt. Een klant heeft met opzet als test een factuur dubbel ingestuurd. Zowel Autoinvoice als Visma.Net geven geen melding van een dubbele factuur. Als ik in het Postvak IN - overzicht kijk, zie ik geen verschillen tussen de facturen. (zie bijlage) Onbekend is het nog hoe met spookfacturen gaat. Worden deze door Autoinvoice ondervangen? Het is niet duidelijk wat het verschil tussen Premium en Basis is. Er wordt gesproken over Geselecteerde leveranciers, maar wie zijn dat dan? Als er gebruik gemaakt wordt van de Premium, wordt er dan ook bijvoorbeeld een 4-ogen principe toegepast bij ingewikkelde (lees: niet Nederlandse) facturen. De bereikbaarheid. Go2UBL was rechtstreeks bereikbaar als facturen niet goed verwerkt werden. Hiermee bouwden we met elkaar aan een steeds betere verwerking van de scans. Voor Autoinvoice is dat niet bekend waar we met elkaar het leerproces kunnen verbeteren. Vandaar ook deze post hier.   ... View more