Wij zien er dat er veel declaraties worden afgekeurd omdat de medewerker een verkeerde categorie heeft geselecteerd.
De categorie is voor de medewerker niet altijd even duidelijk, het is vooral van belang voor de Salarisadministratie. Nu keurt de Salarisadministratie de declaratie af met de opmerking erbij welke categorie het wel moet zijn.
Graag zouden we willen zien dat de Salarisadministratie zelf de categorie kan aanpassen. Dit versnelt de doorlooptijd en voorkomt extra handelingen bij leidinggevende en medewerker.
VISMA RAET: Inmiddels al 26 Kudos (wat op dit forum heel veel is) maar nog geen reactie van jullie kant?
Wij lopen in de testfase hier ook tegenaan. Als je met digitaal declareren het op papier declareren wil vervangen dan moet je er ook voor zorgen dat minimaal dezelfde functionaliteiten beschikbaar zijn. Dus waar voorheen de salarisadministratie handmatig de juiste code kon aanpassen dan moet dat nu ook digitaal kunnen. Kosten moeten met de juiste code verantwoord worden zodat ze op de juiste grootboekrekening geboekt worden iets wat sinds de invoering van de werkkostenregeling van vitaal belang is.
Het digitale declareren levert door jullie autorisatie-inrichting bij afkeuren vanwege een verkeerde kostensoort onnodig extra handelingen op (zogenaamde "waste"). De salarisadm moet afkeuren (incl. reden/correctie-instructie vermelding), de manager moet eveneens afkeuren (incl. reden/correctie-instructie vermelding), waarna de werknemer de kostensoort kan corrigeren en opnieuw de declaratie kan indienen die vervolgens weer langs de manager en de salarisadm. gaat. Dus samengevat 5 extra handelingen die vervangen kunnen worden door 1 handeling: het kunnen aanpassen van de kostensoort door de sal.adm.
Overigens verschijnt een afgekeurde declaratie niet afwijkend genoeg van een ingediende declaratie in het postvak in Youforce zodat ik al een aantal keer pingpong met een afgekeurde declaratie heb gespeeld met een manager. Daarnaast moet de medewerker eerst klikken op "opnieuw indienen" (wat voelt als: wanneer ik hier op klik dan is de declaratie weer ingediend) alvorens hij de oorspronkelijke declaratie kan aanpassen.
Ik kan me voorstellen dat je als Salarisadministrateur het fijn zou vinden om een fout te corrigeren van collega's die wat minder kennis hebben of niet goed hebben opgelet.
Vooral zou ik willen oproepen om aan de hand van onderstaande tips de selectie van de juiste onkosten-categorie door de medewerker te verbeteren.
1. Gebruik een duidelijk naam voor de categorie. Regelmatig zien we namen als "Uitgaven overdag", "Kosten auto", "Overige kosten", etc. Probeer duidelijk en concreet te zijn, denk aan "Parkeer-, tol- en veerkosten" of "Ontbijt, lunch of diner", etc.
2. Gebruik de omschrijving van de categorie Voordat de medewerker een categorie selecteert, wordt de omschrijving getoond. Geef in de omschrijving aan waar de medewerker op moet letten (als aanvulling op de toch al duidelijke naam van de categorie zelf).
3. Overweeg om meerdere categorieën aan te maken Meerdere categorieën kunnen verwijzen naar dezelfde Gemal invoercode. Op deze manier worden ze dus op dezelfde manier verwerkt. Meerdere categorieën geeft je de mogelijkheid om specifieker te communiceren en nog beter toe te lichten (in de omschrijving) waar de betreffende onkosten-categorie voor bedoeld is.
Mocht je onkosten-categorieën hebben waarbij het regelmatig voorkomt dat medewerkers een verkeerde keuze maken, deel deze dan onder dit idee als comment. Er zijn genoeg mensen op ons forum die meelezen en het leuk vinden om mee te denken en alternatieven voor te stellen.
Geef daar vooral een duimpje omhoog of laat een reactie achter zodat we weten dat jij dit ook een interessante toevoeging vindt. (Daarmee houden we de ideeen specifiek en overzichtelijk)
@Bastiaan Friederichs Bedankt voor je reactie. Voor de duidelijkheid. Mijn reactie was niet persoonlijk maar gericht aan Visma Raet.
Ik zie dat je de status gewijzigd hebt naar "Realisatie onwaarschijnlijk". Zeer teleurstellend dat dit probleem niet onderkend wordt door Visma Raet en afgedaan wordt met goed bedoelde adviezen over het definiëren van kostencategorieën. Iets waar we uiteraard aan de voorkant uitvoerig en deskundig naar hebben gekeken.
Ik vind het helemaal niet "fijn als Salarisadministrateur om een fout te corrigeren van collega's die wat minder kennis hebben of niet goed hebben opgelet". Als professionele organisatie vinden we het vervelend dat we vanwege de technische beperkingen van jullie declaratiemodule medewerkers en leidinggevenden moeten lastigvallen met een afgekeurde declaratie vanwege een verkeerde kostensoort.
Wellicht dat nu de vakanties voorbij zijn meer collega's op dit forum dit lezen en het idee van @Michiel_Kootker een Kudo geven om zo ervoor te zorgen dat dit alsnog door Visma Raet wordt opgepakt.
"Het digitale declareren levert door jullie autorisatie-inrichting bij afkeuren vanwege een verkeerde kostensoort onnodig extra handelingen op (zogenaamde "waste"). De salarisadm moet afkeuren (incl. reden/correctie-instructie vermelding), de manager moet eveneens afkeuren (incl. reden/correctie-instructie vermelding), waarna de werknemer de kostensoort kan corrigeren en opnieuw de declaratie kan indienen die vervolgens weer langs de manager en de salarisadm. gaat. Dus samengevat 5 extra handelingen die vervangen kunnen worden door 1 handeling: het kunnen aanpassen van de kostensoort door de sal.adm. "
...heb ik een tip van een collega op deze community opgevolgd, en dat is om het afhandelingsproces van declaraties te wijzigen van MDW>MGR>SAL naar MDW>SAL>MGR. Dit houdt in dat eerst de salarisadministratie de declaratie op juistheid en volledigheid controleert (inclusief de juiste bijlage). Zij bieden dit dus na volledige "technische controle" ter goedkeuring bij MGR aan die dit dan uitsluitend nog hoeft te controleren met de afspraken die hij/zij met medewerker heeft gemaakt.
@Maurice van de Pol met behulp van de status geef ik aan of iets opgepakt gaat worden (op redelijke termijn), of niet. Ik heb eerder dit nieuwsbericht gepubliceerd waar een opsomming staat van ideeën waar we iets mee gaan doen: Uitbreidingen Declaraties en Gewerkte dagen. We kunnen onze tijd maar een keer besteden, en maken daarin keuzes. Wel zo transparant.
Onderaan dat bericht, onder het kopje "Overige ideeën" staat een idee wat we ook niet zullen implementeren "Afgekeurde declaraties retour naar medewerker". Daar is ook de suggestie die @Marcel Bouman - heel behulpzaam - heeft gegeven in opgenomen.
Je laatste punt is terecht. Het is niet zo dat we nooit meer kijken naar ideeën met een status "Realisatie onwaarschijnlijk", ik volg de comments en kudo's zo goed mogelijk.
Bedankt voor het attenderen voor de eerdere post hierover. Voor dat idee hebben 48 mensen gestemd. Ik heb zojuist de 36 kudos van bovenstaande (zelfde) idee doorgelopen en daar zitten 22 mensen tussen die niet ook voor het eerdere idee gestemd hebben. Dat betekent dus al 70 stemmers voor het idee om de salarisadministratie te kostensoort te kunnen laten wijzigen. Ik ga ervan uit dat jullie dat ook meenemen.
Goed dat je nog tips geeft over de categorieën, maar dit gaat de medewerker niet helpen. De categorieën zijn belangrijk voor de financiële afhandeling van de werkgever. De medewerker zal het niet uitmaken waar iets in Gemal geboekt wordt, als het geld maar overgemaakt wordt en het liefst zo snel mogelijk.
Ik ben zelf een zorgvuldige lezer, maar heb toch ook wel moeite met het invullen van formulieren met vragen die mij weinig aanspreken. Een groot deel van de medewerkers zal niet vaak een declaratie indienen. Een verkeerde keuze van de categorie is dan snel gemaakt. De medewerker wordt dan vervolgens “gestraft” met een latere betaling van de declaratie.
Ik wil toch vragen om dit idee een plek op de planning te geven.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika