Opschalen op dezelfde manier in Youforce

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Onze organisatie maakt nu gebruik van  het “opschakel-mechanise” binnen Youforce (self service, dossier, opleidingsmanagement, opleidingsmanagement etc). Dit willen we ook terugzien in de modules van de Youforce app.

Issue: Een manager ziet  de managers van zijn onderliggende team niet als er meerdere managers op 1 team zitten

Huidige situatie: de declaraties en verzuimmeldingen komen nu te recht bij de collega (manager) binnen hetzelfde team.

Ik verwacht: In de rest van Youforce is het zo dat een manager altijd 1 laag wordt opgeschaald. Wij willen dit ook voor de “APP” modules (declaratie en verzuim).

Door de huidige manier komt de ene aanvraag nu terecht bij de eerst hogere manager terwijl een andere aanvraag daar niet terecht komt. Dit werkt verwarrend.

Daarnaast is het bij ons zo dat de managers niet gemachtigd zijn om elkaars zaken goed te keuren.

Als dit verschillend werkt binnen de onderdelen van Youforce kunnen we het ook niet oplossen door ze te verplaatsen binnen de organisatie.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Bas Menken - Gemeente Leiden,

Met de introductie van de app hebben we uitvoerig geanalyseerd hoe de autorisaties van diverse onderdelen, waaronder Self Service, werken. Rondom 'opschakeling' kent Self Service vele valide wensen. Denk aan de wens om 'opschakeling ook toe te passen op andere rollen dan manager (MGR)' of de wens 'méér dan 1 niveau opschakelen'. 

Dergelijke wensen zijn vanaf het begin in de app toegepast. Waarbij we op lange termijn rekening houden met het mogelijk toepassen van dezelfde systematiek in meerdere onderdelen van Youforce.

De essentie van 'opschakeling' is tweeledig:

• Zorg ervoor dat een gebruiker (of dit nu een manager, secetaresse of salarisadministrateur is) niet zijn haar eigen acties kan doen (zoals goedkeuren eigen declaratie)
• Zorg ervoor dat er altijd iemand is die deze actie wel kan uitvoeren (om te voorkomen dat bijvoorbeeld een declaratie bij niemand komt ter goedkeuring).

Vanuit dat oogpunt is het een keuze om een manager alleen op te schakelen indien er géén andere gebruiker is met dezelfde rol (in dit geval ook manager).

Tevens heb ik ook overleg gehad met onze collega's van consultancy. Onze collega's kunnen je helpen met het organiseren van een workshop 'Youforce autorisatiematrix'. Voor diverse onderdelen van Youforce zal je daarin worden meegenomen in ons advies rondom 'manager op zijn/haar eigen afdeling'. De workshop bevat veel verschillende onderdelen en nuances. Rondom 'Manager per organisatorische eenheid' wordt je in die workshop ook meegenomen in ''Op iedere organisatorische eenheid één manager. Meer dan één manager noodzakelijk? Diverse consequenties''

Kortom, we zijn niet voornemens om dit idee te gaan implementeren. En omdat er een oplossing, inclusief advies en ondersteuning door consutancy, aanwezig is krijgt daarom de status 'alternatief aanwezig'.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Remco te Ronde 

Ik ben het niet perse oneens met de manier hoe het in de app gaat, waar voor ons het probleem ligt is dat het nu in de verschillende modules anders werkt.

Het oplossen kun je inderdaad doen door je organogram aan te passen maar dit vraagt wel een aantal aanpassingen die ook weer gevolgen hebben in systemen die gekoppeld zijn aan Youforce.

Maar het antwoord is duidelijk, we gaan dit intern verder bespreken.

[Remco te Ronde]

Hoi @Bas Menken - Gemeente Leiden,

Fijn dat het helder is hoe je het werkt en dat je jezelf kunt vinden in de oplossing. We snappen dat inderdaad eenduidigheid je nog blijer zou maken. We maken stap(jes) in die richting. Maar op dit moment is het belangrijk om rekening te houden met bijvoorbeeld de nuance hoe Self Service en de app omgaan met 'opschakeling van managers'.