Opschalen op dezelfde manier in Youforce

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Onze organisatie maakt nu gebruik van  het “opschakel-mechanise” binnen Youforce (self service, dossier, opleidingsmanagement, opleidingsmanagement etc). Dit willen we ook terugzien in de modules van de Youforce app.

Issue: Een manager ziet  de managers van zijn onderliggende team niet als er meerdere managers op 1 team zitten

Huidige situatie: de declaraties en verzuimmeldingen komen nu te recht bij de collega (manager) binnen hetzelfde team.

Ik verwacht: In de rest van Youforce is het zo dat een manager altijd 1 laag wordt opgeschaald. Wij willen dit ook voor de “APP” modules (declaratie en verzuim).

Door de huidige manier komt de ene aanvraag nu terecht bij de eerst hogere manager terwijl een andere aanvraag daar niet terecht komt. Dit werkt verwarrend.

Daarnaast is het bij ons zo dat de managers niet gemachtigd zijn om elkaars zaken goed te keuren.

Als dit verschillend werkt binnen de onderdelen van Youforce kunnen we het ook niet oplossen door ze te verplaatsen binnen de organisatie.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Bas Menken - Gemeente Leiden,

Met de introductie van de app hebben we uitvoerig geanalyseerd hoe de autorisaties van diverse onderdelen, waaronder Self Service, werken. Rondom 'opschakeling' kent Self Service vele valide wensen. Denk aan de wens om 'opschakeling ook toe te passen op andere rollen dan manager (MGR)' of de wens 'méér dan 1 niveau opschakelen'. 

Dergelijke wensen zijn vanaf het begin in de app toegepast. Waarbij we op lange termijn rekening houden met het mogelijk toepassen van dezelfde systematiek in meerdere onderdelen van Youforce.

De essentie van 'opschakeling' is tweeledig:

• Zorg ervoor dat een gebruiker (of dit nu een manager, secetaresse of salarisadministrateur is) niet zijn haar eigen acties kan doen (zoals goedkeuren eigen declaratie)
• Zorg ervoor dat er altijd iemand is die deze actie wel kan uitvoeren (om te voorkomen dat bijvoorbeeld een declaratie bij niemand komt ter goedkeuring).

Vanuit dat oogpunt is het een keuze om een manager alleen op te schakelen indien er géén andere gebruiker is met dezelfde rol (in dit geval ook manager).

Tevens heb ik ook overleg gehad met onze collega's van consultancy. Onze collega's kunnen je helpen met het organiseren van een workshop 'Youforce autorisatiematrix'. Voor diverse onderdelen van Youforce zal je daarin worden meegenomen in ons advies rondom 'manager op zijn/haar eigen afdeling'. De workshop bevat veel verschillende onderdelen en nuances. Rondom 'Manager per organisatorische eenheid' wordt je in die workshop ook meegenomen in ''Op iedere organisatorische eenheid één manager. Meer dan één manager noodzakelijk? Diverse consequenties''

Kortom, we zijn niet voornemens om dit idee te gaan implementeren. En omdat er een oplossing, inclusief advies en ondersteuning door consutancy, aanwezig is krijgt daarom de status 'alternatief aanwezig'.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Remco te Ronde 

Ik ben het niet perse oneens met de manier hoe het in de app gaat, waar voor ons het probleem ligt is dat het nu in de verschillende modules anders werkt.

Het oplossen kun je inderdaad doen door je organogram aan te passen maar dit vraagt wel een aantal aanpassingen die ook weer gevolgen hebben in systemen die gekoppeld zijn aan Youforce.

Maar het antwoord is duidelijk, we gaan dit intern verder bespreken.

[Remco te Ronde]

Hoi @Bas Menken - Gemeente Leiden,

Fijn dat het helder is hoe je het werkt en dat je jezelf kunt vinden in de oplossing. We snappen dat inderdaad eenduidigheid je nog blijer zou maken. We maken stap(jes) in die richting. Maar op dit moment is het belangrijk om rekening te houden met bijvoorbeeld de nuance hoe Self Service en de app omgaan met 'opschakeling van managers'. 

[Maaike Wilting-Koelewijn]

Hallo @Remco te Ronde ,

Bovenstaande antwoord op @Bas Menken - Gemeente Leiden is helder. Toch nog een opvolging.

Nu heeft voor ons (Gemeente Amersfoort) opschakelen in de inrichting een derde betekenis los van niet de eigen actie uitvoeren en iemand aanwezig. Dit is voor ons misschien wel de meest belangrijke en ik vraag me af of deze wel is meegenomen in de analyse. 

- opschakelen zodat een persoon met het juiste mandaat (financiële bevoegdheid) deze taak kan uitvoeren en medewerkers met eenzelfde "niveau" niet elkaars gegevens kunnen inzien vanwege de persoonlijke aard. 

We zien hierboven de twee oplossingsrichtingen, maar dit geeft bij ons de volgende problemen. 

1. zorgen dat er niet meer dan twee managers op een team zitten, dit is een bewuste keuze om verschillende redenen vanuit bedrijfsvoering, waarbij gesprekken al meermaals gevoerd zijn, hierin zou een systeem niet leidend moeten zijn. 

2. de OE structuur aanpassen, onze OE is samen met Visma consultancy juist bewust op een bepaalde manier ingericht om te zorgen dat Self Service goed functioneert. Los daarvan heeft dit zoals Gemeente Leiden aangeeft consequenties voor vele aanpalende systemen én doordat het gekoppeld is aan onze formatie vraag het afstemming met verscheidene managers, HR adviseurs en financieel adviseurs.

We zullen bovenstaande ook intern bespreken, maar dit is voor ons als organisatie een grote verandering wijziging, dus ik vroeg mij toch af of bovenstaande idee vanuit Visma niet nogmaals ge-evalueerd kan worden, zodat er uniformiteit met Self Service blijft bestaan. 

Los daarvan nog een tip: we zijn vanwege de verplichte CO2 registratie overgegaan op declareren via de app en waren enorm geholpen met de duidelijke video's en uitleg over de inrichting en hebben dit stap voor stap gevolgd. Het opschalen kwam daar niet in voor, misschien dat het op die pagina of meer aan de voorkant ook kan worden meegenomen. Het is als organisatie altijd makkelijker om vooraf te communiceren of actie te ondernemen wanneer iets anders werkt dan in andere modules dan achteraf en een los item op de community pagina zie je snel over het hoofd (ondanks dat ik en andere collega's binnen ons team wekelijks op de community kijken) 

Dankjewel voor het meedenken. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Maaike Wilting-Koelewijn,

De situatie van meerdere rollen op dezelfde afdeling (organisatorische eenheid) is meegenomen in de analyse. In jouw voorbeeld kijk je naar managers (veelal de rol MGR),  maar we kennen inderdaad met diverse rollen (secetaresses, coordinatoren, salarisadminsitratie, personeelsadministratie, opleidingscoordinator) vergelijkbare situaties. Het is niet vreemd dat een afdeling (organisatorische eenheid) misschien wel 5 verschillende personen heeft met de rol personeelsadministratie.

Ik begrijp goed jullie uitdaging. Maar ik twijfel inhoudelijk of jullie huidige werkwijze met 2 managers op één afdeling wel de privacy scheiding biedt die je hoopt. Zowel binnen applicaties binnen Youforce (denk bijvoorbeeld aan Personeelsdossier) als bij gekoppelde applicaties die vaak ook gebruik maken van roltoewijziging (denk aan systemen als ICT en Facilitair). In dergelijke situaties kan ik me voorstellen dat manager A kan inzien/aanvragen of zijn collega manager B een nieuwe laptop mag.

Tot op heden denk ik dat we uitvoerig hebben nagedacht over 'opschakeling'. Juist omdat we dit fenomeen gestructureerder willen oplossen. Maar ik zou graag met jullie doorpraten hoe jullie organogram exact werkt en in hoeverre daar zaken in zitten die we toch samen verder kunnen uitdiepen. Wil jij mij daarom een paar data/tijden mailen waarop wij een online overleg kunnen doen? Mijn e-mailadres is remco.te.ronde@visma.com.

En ook bedankt voor de complimenten over de video 🙂. Maar het femomeen 'opschakeling' is wel erg organisatie specifiek en complex om in een vlotte video te behandelen van 5 - 7 minuten. Dus ik ga graag daarover met je in overleg in een online meeting, maar ik zal dan gewoon achter mijn werkplek zitten en niet in onze prachtige video studio.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Remco te Ronde 

Wat in ons geval heel erg zou schelen is als vervanging zou doorwerken in alle onderdelen van Youforce. Als een manager nu langdurig ziek is dan maken we een 2e manager aan op dat team. Als dat toevallig een werknemer is van dat team. Dan komen die aanvragen terecht bij de zieke collega manager.

Als we de zieke manager de managerrechten ontnemen dan valt de manager opeens onder de vervangend manager. Met dus ook inzage in PD, verzuim etc.

Als je dat gewoon met vervanging zou kunnen regelen is dat veel netter en overzichtelijker.

[Remco te Ronde]

Hoi @Bas Menken - Gemeente Leiden ,

Inderdaad we hebben reeds de ambitie om 'vervanging' breder in te zetten. Op dit moment zijn mijn collega @Christiaan Sluis en actief bezig met de nadere analyse van het volgende idee:

Het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit voor zowel Youforce app en Selfservice

Dat zal de eerste stap zijn. Daarnaast weet ik dat een vergelijkbare wens wel speelt voor 'VerzuimManagement'. Daar is de nuance al iets anders, maar voorbeelden van ideeen vind je op het ideeen portaal van Verzuim.

In hoeverre op de lange termijn organisaties inderdaad wensne om dit voor alle onderdelen (b.v. dossier, Performance Management etc) steunen kan ik niet achterhalen. Veelal vinden organisaties dat soort zaken niet echt onderdeel van vervanging.

[Maaike Wilting-Koelewijn]

Dankjewel @Remco te Ronde voor de snelle en duidelijke reactie en de mogelijkheid om hierover door te praten. We hebben aankomende dinsdag vervolgoverleg over dit onderwerp op onze Youforce dag. Ik zal dinsdagmiddag dan ook even wat momenten doormailen om hier over door te praten.