Rapportage ontbrekende documenten op kunnen vragen uit database met meer dan 1000 records (DOSS-I-17)

[Former Member]

Sinds de beperking van 1000 records  bij het zoeken van documenten is het niet meer mogelijk om een rapportage van ontbrekende documenten bij medewerkers op te vragen wanneer gezocht moet worden in een database met meer dan 1000 records. Onze organisatie telt zo'n 3000 dienstverbanden. Verschillende documenten staan aan de persoon gekoppeld en niet aan een specifiek dienstverband, waaronder bijvoorbeeld de ID-kaart. Wanneer wij na willen kijken of een ID-kaart ontbreekt in het dossier bij medewerkers, kunnen wij dit sinds die beperking van 1000 records niet meer opvragen. Graag zien we dit aangepast of weer een direct vinkje bij de zoekopties om direct op ontbrekende documenten in het dossier te kunnen filteren.

[Former Member]

De rapportage 'Ontbrekende documenten' zoekt alle dienstverbanden waar géén document aan is gekoppeld die voldoet aan het filter. Door op het tabblad 'Filter' binnen de menu-optie 'Documenten' selectiecriteria op te geven kan het totaal van documenten worden gefilterd. Van het resultaat worden de eerste 1000 documenten getoond in de Resultatenlijst. Als op dat moment de rapportage 'Ontbrekende documenten' wordt gedraaid wordt datzelfde filter gebruikt om te kijken welke medewerkers/dienstverbanden géén documenten heeft die aan dat filter voldoen. De limitering van 1000 documenten in de resultatenlijst is dan niet relevant, omdat er juist een lijst met medewerkers/dienstverbanden wordt gemaakt en dat kunnen er tienduizenden zijn.

Om dus te bepalen voor welke medewerkers en géén kopie ID-bewijs aanwezig is kan dus eerst gefilterd worden op de documentsoort 'ID-bewijs', en daarna de rapportage 'Ontbrekende documenten' worden gedraaid. Het resultaat is een bestand met alle medewerkers waar géén document aanwezig is binnen de documentsoort 'ID-bewijs', en dat kunnen er meer dan 1000 zijn.

[Former Member]

Bedankt voor de reactie hierop, Peter. Alleen bij ons werkt dit niet. De rapportage geeft steeds de melding 'mislukt'.

[Former Member]

Ah, maar dat is natuurlijk niet de bedoeling. Ik heb het voor de zekerheid nog even geprobreerd en op een testklant werkt de functionaliteit op zich naar behoren. Ik denk dat het zinvol is om hier op de servicedesk een melding van te maken, zodat uitgezocht kan worden wat er aan de hand is. Wellicht met een screenshot van de melding en een datum/tijd waarop het rapport wordt gedraaid, zodat er in de logging naar eventuele fouten kan worden gezocht.

[Former Member]

Wij maken ook geregeld overzichten uit personeelsdossier en lopen dan ook tegen de beperking aan van max 1000 regels in excel. Maandelijks maken wij een overzicht van iedereen die een VOG verklaring in het dossier heeft zitten. Bij elkaar zijn dat meer dan 2800 personen en moeten wij dus in meerdere keren met een selectie uit het personeelsdossier halen terwijl je dat het liefst in 1x in een overzicht wil hebben. Graag de selectie in excel vergroten.

[Former Member]

Omwille van de performance en systeembelasting wordt er een duidelijk onderscheid gemaakt tussen het selecteren van specifieke documenten en het maken van rapportages over de documenten.

Het selecteren van documenten is gelimiteerd tot maximaal 1000 in het resultatenscherm. Dit is vergelijkbaar met 2 pakken papier waar bijvoorbeeld een HR-medewerker doorheen moet bladeren als deze op een bureau zouden liggen. In veel gevallen wordt er zonder filter geselecteerd en als er geen limiet op zou zitten dan zou dat betekenen dat er honderduizenden regels voor niets worden opgehaald. Met de enorme hoeveelheden gebruikers zou dat enerzijds een grote extra belasting betekenen en anderzijds zou de performance drastisch achteruit gaan. Er is daarom gekozen voor een grens van 1000 documenten. Deze grens is arbitrair, maar het verhogen naar 2000 zou de gemiddelde performance al zo'n 50% verslechteren, simpelweg omdat er meer data moet worden opgehaald en worden getransporteerd naar de browser.

Om toch over alle documenten heen selecties te kunnen maken ter controle is er een mechanisme voorzien om rapporten op de achtergrond te kunnen produceren en klaar te zetten voor download op een later tijdstip. Aan de momenteel beschikbare rapporten kan een nieuwe variant worden toegevoegd die het tegenovergestelde doet van 'Ontbrekende documenten'.

Deze wens zullen we daarom in de vorm van een nieuwe rapportage-optie opnemen in de wensenlijst ter beoordeling voor een volgende release.

[Former Member]

Dag Peter,

Ik snap dat het een enorme belasting is om de grens van 1000 documenten eraf te halen maar mét deze limitering is voor ons de rapportagetool onbruikbaar. Wij hebben er nu niets aan omdat wij, gezien onze grootte, bij alle documenten over de 1000 zitten. De rapportage 'Ontbrekende documenten' lijkt ook niet te werken (hiervoor heb ik reeds een call ingediend). Ik hoop dus dat Raet met een oplossing komt zodat wij kunnen rapporteren op aanwezige en ontbrekende documenten.

[Peter van Miltenburg]

Waarschijnijk heeft  gebruiker die de rapportage opvraagt géén 'Toegang tot alle dienstverbanden', maar kan wel meer dan 2000 medewerkers raadplegen. In dat geval mislukt het genereren van het rapport, omdat het filter teveel medewerkers bevat. Op zichzelf is dat een technisch probleem wat we op willen lossen in een toekomstige versie, maar dit vereist een ingrijpende aanpassing aan het systeem. Ons advies is om dergelijke rapporten te draaien door een gebruiker met rechten op alle medewerkers.