Basiscontrole import uitbreiden met controle op persoonsnummer

[Sylvia Schilt]

Soms komt het voor dat een dienstverband en persoonsnummer is verwijderd in Beaufort, maar dat deze verwijdering niet goed in Self Service is doorgekomen.

Als er dan een nieuw dienstverband wordt aangemaakt kan het persoonsnummer gekozen worden die in Beaufort niet meer bestaat. Als deze mutatie wordt verwerkt in Beaufort toont de status import/export bij de Self Service import niet de melding Gedeeltelijk verwerkt. Terwijl de mutaties wel uitvallen.

Ik heb begrepen dat de reden hiervan is, dat het persoonsnummer niet in de basis-controle zit en daardoor niet als uitval wordt gesignaleerd. 

[cvanstijn]

Dit dienstverband is dan waarschijnlijk verwijderd in Beaufort voordat de koppelingen waren gedraaid. Een andere oplossing is om het dienstverband binnen Beaufort niet te verwijderen, maar dezelfde indiensttredingsdatum en uitdiensttredingsdatum aan te houden met code blokkade 4. Dan gaat het ook goed naar alle andere systemen waar de koppelingen nog meer naar doorvallen.

En indien er toch een dienstverband wordt verwijderd in Beaufort dat dit misschien toch doorgegeven kan worden aan Youforce/Self service dat dat personeelsnummer niet meer gekozen kan worden. Anders is de hele mutatie reeds verwerkt in Self service, uitval in Beaufort en kan daarna weer opnieuw ingediend worden met een nieuw personeelsnummer in Self service/ of handmatig opgevoerd worden via Beaufort. Je ziet dit namelijk niet bij het verwerken van de mutatie dat het personeelsnummer reeds in Beaufort is verwijderd.

[Frank JHM Poell]

Hallo Sylvia,

Kun je dit idee wat meer toelichten?

• Beginsituatie: Persoon A met DV 1 is zowel bekend in Beaufort als HRSS
• Vervolgens wordt persoon A met DV 1 verwijderd in Beaufort maar blijft abusievelijk bekend in HRSS

Waarom zou je dan alsnog een nieuw DV in HRSS willen opvoeren voor een persoon wat klaarblijkelijk door de verwijderactie niet meer relevant is?

We hebben het toevoegen van een controle op persoonsnummer bekeken en dit blijkt redelijk lastig omdat er  bij persoonsgegevens vrijwel altijd sprake is van een combinatie met andere gegevenssoorten in de importdata. Om die reden moet de controle 'achteraf' plaatsvinden en zal deze ook een negatief effect hebben op de performance van deze processen.

[Sylvia Schilt]

Hallo Frank,

Ik begrijp de vraag niet helemaal.

Je zegt nl. 'Waarom zou je dan alsnog een nieuw DV in HRSS willen opvoeren voor een persoon wat klaarblijkelijk door de verwijderactie niet meer relevant is?''

Het kan voor komen dat iemand jaren later toch wel in dienst komt. Zou je in beaufort kijken, dan vind je niks van deze persoon, maar in Self Service kan er dan voor nieuw DV worden gekozen, omdat de persoon er nog in zit. Gevolg: er wordt een tweede dv aangemaakt voor de persoon, maar het persoonsnummer is niet (meer) bekend in Beaufort. Er volgt uitval, maar deze is niet zichtbaar in de status import/export bij de Self Service import. Ik zou daar graag de melding 'Gedeeltelijk verwerkt' terugzien

@Frank JHM Poell 

[Frank JHM Poell]

@Sylvia Schilt bedankt voor je aanvullende informatie.

Zou een daadwerkelijke oplossing dan niet meer liggen in het in sync brengen van Beaufort en HRSS qua personenpopulatie? Of bijvoorbeeld personen zonder actief dienstverband op enig moment in HRSS te verwijderen?

[Sylvia Schilt]

het verwijderen van personen zonder dienstverband uit Self Service lijkt me ook niet een goede oplossing, want aan die mensen wil je mogelijk een nieuw dienstverband hangen. Een vergelijking van personen beaufort vs Self Service zou zeker een oplossing kunnen zijn. Het probleem is dus m.n. een persoon die in Self Service wel staat en in Beaufort niet. 

[Frank JHM Poell]

@Sylvia Schilt het naar voren trekken van de controle op persoonsnummer in Beaufort is zoals eerder aangegeven geen sinecure.  Gezien de werkwijze in jullie organisatie (waarbij je in HRSS de personen wilt handhaven) zou het dan aan te bevelen zijn om net als in HRSS ook in Beaufort personen niet te verwijderen. In dat geval zal het issue niet meer optreden.

Let bij het handhaven van personen uit dienst uiteraard wel op de AVG wetgeving!