Nu is het zo dat wanneer je bij een workflow een aanvullende mail laat versturen en je de bijlagen automatisch naar het PDOL laten sturen dat de aanvullende mail dan ook in het PDOL landt. Je kunt dit alleen oplossen door de verwerking van de bijlagen naar het PDOL op handmatig te zetten.
Ik zou graag zien dat aanvullende mails niet als bijlage beschouwd worden en dus niet naar het PDOL verstuurd worden. Nu hebben we extra werk doordat de afhandeling van de bijlagen op handmatig staat.
Hallo @Jeroen Coret ZGAO bedoel je hiermee dat dan de body (template inhoud) van de Aanvullende email (automatisch) naar PDOL wordt verstuurd of de toegevoegde Bijlage van de Aanvullende email?
We hebben je casus onderzocht, met name omdat je in eerste instantie het had over de aanvullende mail zelf in plaats van de bijlage van de aanvullende mail. Dat zou immers niet de bedoeling moeten zijn. Nu het duidelijk is dat we het allebei hebben over de bijlage ervan, moet ik je idee afwijzen. Dat komt deels voort uit de hoeveelheid werk die dit zou kosten. Een ander deel is dat wij vinden, omdat mail een kwetsbaar medium is, het in veel gevallen zuiverder is om wel naar het dossier te verwijzen. Zeker omdat dossier gemakkelijk benaderbaar is vanuit de App, denken wij dat de drempel hiervan niet zo hoog is. Tot slot denken wij dat een extra veld om te onderdrukken dat een bijlage naar dossier gaat, verwarrend en foutgevoelig zou werken. Het omdraaien, dat je per document moet instellen dat dit wel gebeurt, zou veel configuratie vragen.
De combinatie van deze argumenten betekent dat ik realistisch gezien niet verwacht dat dit haalbaar is op de gewenste termijn.
Ik vind dat wel teleurstellend omdat we een soort van "gedwongen" 🙂 worden om het op deze manier in te richten om de logging van verstuurde mails te regelen. Indien dat op orde zou zijn is deze wens veel minder noodzakelijk omdat je dan veel minder aanvullende mails met bijlage zou hebben.
Hierbij nog een aanvulleng op mijn eerdere reactie.
Wij zijn ook van mening dat verwijzen naar het personeelsdossier boven het versturen van een brief per mail zeker de voorkeur heeft. Daarom is het ook van belang dat het personeelsdossier niet vervuild met zaken die daar niet in thuishoren.
Stel er is een mutatie waarmee de functie van een medewerker wordt gewijzigd en bij de afronding van de mutatie worden er 3 zaken geregeld:
Aanvullende mail met bijlage ivm logging naar medewerker met mededeling dat er brief aan zijn/haar dossier toegevoegd is
Aanvullende mail met bijlage ivm logging naar ICT zodat zij eventuele aanvullende acties kunnen uitvoeren
Bijlagen gaan automatisch naar het personeeldossier
Met deze instelling komen er dus 3 zaken in het dossier waarbij er 2 overbodig zijn.
Je zou kunnen overwegen om het versturen van de bijlagen naar het dossier op handmatig te zetten maar dat wil je niet omdat in de regel de laatste stap door de Salarisadministratie wordt gedaan. Die wil je niet belasten met deze handeling. Je wilt de actie van bijlagen naar dossier ook niet koppelen aan een eerdere stap van de workflow omdat je dan de mogelijkheid kunt dat de mutatie nog retour gestuurd kan worden.
Gezien bovenstaande wil ik je verzoeken of je jullie standpunt wilt heroverwegen.
Indien we nog even samen hierover willen brainstormen is dat ook altijd goed.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika