Digitaal ondertekenen - Volgende activiteit pas starten nadat ondertekenen echt is afgerond. (SLSR-I-453)

[Anonymous]

When the manager has completed the activity 'signing LG', the next activity is 'signing MW'. However, the next activity starts regardless of whether the manager has signed the agreement. The employee will already receive a message that he / she can sign and will then receive the message: "Digital signing for these documents is being processed. Performing follow-up activities is blocked". (The manager must first sign via Batch Signing, only then can the employee continue).

The wish is that the next activity only starts (and the employee only receives a message) after the manager has actually signed the agreement via 'sign LG' or via Batch Signing.

[Anonymous]

Begrijpelijke vraag, ben het er echter niet mee eens en wel om de volgende reden. Op dit moment kun je door deze functionaliteit de mutatie alvast naar de eindstatus en dus naar Beaufort doorschieten, terwijl deze nog bij de medewerker ter ondertekening staat. Dat is voor ons praktisch, omdat medewerkers soms even over het ondertekenen doen, en we dan wel al verder kunnen met de indiensttreding.

[Former Member]

Maar als de medewerker niet ondertekend dan treedt hij toch ook niet in dienst en dan staat hij wel in Beaufort! Dat is volgens ons ook niet wenselijk! En hoe weet je dan wanneer de medewerker wel heeft getekend!

[Anonymous]

Hoi N Gemser,

We zijn van plan dat bij te gaan houden via een automatisch verstuurde e-mail vanuit de onderteken activiteit, op het moment dat hij naar Intraoffice portaal gaat. Die e-mail slaan we op in een mapje en checken we periodiek.

Verder is het voor ons wenselijk dat hij alvast in Beaufort staat. Er is bij ons van alles aan Beaufort gekoppeld, zoals account aanmaken, facilitair, etc. Dat kan dan alvast in gang worden gezet. Het zijn bij ons de uitzonderingen die uiteindelijk niet komen. Die verwijderen we dan handmatig uit Beaufort.

Deze werkwijze bevalt ons goed.

Vriendelijke groet,

Jarik

[Former Member]

Hoi Jarik,

Fijn dat je even met ons mee denkt! Maar voor ons zitten er twee nadelen aan jullie werkwijze:

Wij maken gebruik van een eigen rubriek die aangeeft of de medewerker heeft getekend. Als de flow meteen naar Beaufort gaat staat deze rubriek op getekend zonder dat we weten of de MW daadwerkelijk getekend heeft. We hebben daarom nu een extra stap in de WF gezet waarin de PA controleerd of de MW getekend heeft.

Periodiek moeten checken of er getekend is zou wat ons betreft wel kunnen maar dan moet dat wel makkelijker gaan dan dat nu het geval is. Wij willen graag zonder de WF of het PD te moeten openen een status van Intradata kunnen zien. zie Idea SLSR-I-453

Vriendelijke groet,

Natasja

[Anonymous]

Hoi Natasja,

Ik lees in de beheerdershandleiding van SS dat je de status van ondertekenen ook zou moeten kunnen afleiden aan de Batch onderteken pagina:

'De documenten worden ook weergegeven op de Batch onderteken pagina, voor het geval de gebruiker ze opnieuw moet verzenden. Ze worden pas verwijderd wanneer ze weer terug zijn bij 'Self Service digitaal ondertekend'.'

Dat ze daar staan, impliceert kennelijk dat er nog niet ondertekend is. Misschien is de e-mail waar wij aan zaten te denken, dan zelfs overbodig.

Misschien dat dit nog wat helpt?

Groet, Jarik

[Ana Maria Nichitelea]

Hi all,

We'll initially improve this area of the process by marking with a red flag in the "To do" list - the workflows that are waiting for a digital signature to happen. 
In this way, the user will be able to observe which ones are blocked without needing to click on them.

I would like to understand more related to your case Manon Arendse, if possible. I'm interested in knowing the scope of the workflow & name, number of signatures - activity name, the role responsible for signing digitally, and the steps to reproduce the process that you experience. 
Please send me your thoughts by email (ana.maria.nichitelea@visma.com) or (if it's easier) let me know and I can schedule an online discussion on this topic.

Thank you.

Regards,
Ana

[Ana Maria Nichitelea]

[mention:c7ffe9a1ae5a4391b9b3cfb379a62871:e9ed411860ed4f2ba0265705b8793d05], how often do you currently need to manually correct the information that goes to Beaufort because of the workflow that moves to the next activity while the digital signature is still pending? Also, is the digital signature configured in the last step of the workflow?

Please send me your thoughts by email (ana.maria.nichitelea@visma.com) or (if it's easier) let me know and I can schedule an online discussion on this topic.

Thank you!

Regards,
Ana

[Christiaan Sluis]

De status van dit idee is geüpdatet naar ‘In onderzoek’ en er is een relevant label toegevoegd. Reden hiervoor is dat we in 2022 volop zijn begonnen met Youforce clean up ideeën. Voor Self Service hebben we meer dan 600 verschillende ideeën bekeken en beantwoord.

Via ‘Nieuws’ verstrekken we regelmatig informatie over de ontwikkelingen van Self Service, zoals in de laatste 4e Algemene update PD Self Service.

Om een weloverwogen antwoord te kunnen geven op dit idee combineren we dit met vergelijkbare ideeën met hetzelfde label. Voorbeelden van deze categorieën zijn:

• Autorisatie en roltoewijzing
• E-mail
• Inzet formulier
• Koppeling Personeelsdossier

We zullen de aankomende maanden gaan bepalen of we een dergelijke categorie kunnen toevoegen aan de roadmap voor Self Service. Zodra we dat hebben bepaald zullen we dit idee een definitieve status geven. Dit kan dus zowel ‘realisatie waarschijnlijk’ worden maar ook ‘afgewezen’.