Mogelijkheid om digitaal getekende documenten te versturen vanuit workflow (SLSR-I-469)

[Anonymous]

Wanneer medewerkers hun contract digitaal tekenen kunnen ze het contract downloaden, dit is echter nog zonder de ondertekening. Op het moment dat ze tekenen wordt het venster gesloten en gaat het getekende document naar het personeelsdossier. Wij zouden het fijn vinden als we een getekend document na het tekenen automatisch kunnen versturen.

Bijvoorbeeld bij een indiensttreding, dat de medewerker aan het eind van de workflow een e-mail krijgt waarmee ze geïnformeerd worden dat de indiensttreding helemaal is afgerond met het getekende contract in de bijlage. Dat vind ik netter dan een verwijzing naar het personeelsdossier.

Hiermee zou het ook mogelijk zijn om een getekend document door te sturen naar een derde partij. Bijvoorbeeld in het geval van een externe detachering, dan kunnen de medewerker en de manager tekenen waarna het ondertekende document automatisch naar de inlenende partij wordt verzonden voor verdere afhandeling. 

[Anonymous]

In bredere zin kan ik me hier wel bij aansluiten: het zou handig zijn om niet alleen templates, maar ook andere bijlages (zoals een ondertekent contract, maar ook andere bijlagen) te kunnen mailen. We hebben bijv. een proces voor een werkgeversverklaring hypotheek. Deze wordt door de mdw aangevraagd en daar de sal. adm. gemaakt en toegevoegd aan het proces. Aan het einde gaat deze naar het dossier van de mdw, maar zouden we 'm voor gebruiksvriendelijkheid ook direct per e-mail aan de mdw willen aanbieden.

[Gea Bussink-Veerbeek1]

Wij hebben er bewust voor gekozen om geen documenten mee te sturen vanuit de workflow. Medewerkers hebben soms collega's gemachtigd voor hun inbox of laten in vakantietijd hun e-mails doorsturen naar collega's. Zo voorkom je, dat anderen dan de geadresseerde de documenten kan lezen.

[Christiaan Sluis]

De status van dit idee is geüpdatet naar ‘In onderzoek’ en er is een relevant label toegevoegd. Reden hiervoor is dat we in 2022 volop zijn begonnen met Youforce clean up ideeën. Voor Self Service hebben we meer dan 600 verschillende ideeën bekeken en beantwoord.

Via ‘Nieuws’ verstrekken we regelmatig informatie over de ontwikkelingen van Self Service, zoals in de laatste 4e Algemene update PD Self Service.

Om een weloverwogen antwoord te kunnen geven op dit idee combineren we dit met vergelijkbare ideeën met hetzelfde label. Voorbeelden van deze categorieën zijn:

• Autorisatie en roltoewijzing
• E-mail
• Inzet formulier
• Koppeling Personeelsdossier

We zullen de aankomende maanden gaan bepalen of we een dergelijke categorie kunnen toevoegen aan de roadmap voor Self Service. Zodra we dat hebben bepaald zullen we dit idee een definitieve status geven. Dit kan dus zowel ‘realisatie waarschijnlijk’ worden maar ook ‘afgewezen’.