Avvikling av roller i Visma.net

[Anne Stine Jensen]

Hei,

Vi ønsker oss en forenklet løsning for avvikling av roller i Visma.net.

Når et selskap sier opp eller flytter sin lisens sier rutinen at rollene på alle brukere skal fjernes.

Slik det er i dag kan man enten gå inn på en og en bruker i Admin / Brukere eller søke opp de brukerne med roller på firma under Admin / Bruker og roller / Roller.

Problemet er at begge disse rutinene er for tidkrevende.

Admin / Bruker og roller / Roller er ment å brukes når man skal tildele roller og samtlige brukere under en lisens blir listet. For byråer vil det være tidkrevende å få frem data i denne oversikten på grunn av mengden brukere.

Prinsippet i dette i dette bildet er der i mot bra. En tilsvarende fane for "vedlikehold av roller" som listet kun de brukere med roller på selskapet hadde løst problemet.

Dette har blitt en svært tidkrevende oppgave i vårt selskap. I tillegg er det en risiko for at noen brukere blir uteglemt. Håper derfor på gjennomslag for dette forslaget 🙂

[Gunnar Glendrange]

Har du prøvd via Visma Lønns bilde for administrasjon av roller?

Sett på haken "endre alle", så tar du f.eks bort Expense-hake på øverste person. 

Da skal haken bli borte for alle, således bare å lagre bildet.

[Anne Stine Jensen]

Hei,

Ja, det vil være for alle som er ansatt i selskapet. Men mange kunder har også godkjennere som ikke er ansatt.

Derfor ville et bilde som viser totaloversikt over alle brukere med roller på selskapet vært mer oversiktlig.

[Stian Alexander Lie]

Hei Stine, 

Hvis jeg forstår deg rett så vil jeg påstå at du har denne funksjonen. Under Visma.net Admin/ brukere og roller/ roller så kan du velge selskap, og brukere. Som du sier så ser du alle brukerne her, men du har også ett søkefelt på toppen. Dette gjør at hvis du f.eks. skriver en "e" i feltet expense så ser du alle som har en rolle som inneholder bokstaven e på modulen expense (alle rollene her inneholder ordet expense så de har en e) tilsvarende kan du gjøre på med en a i autopay, eller approval. 

Da skjules alle som ikke har roller og du kan bare fjerne til det blir tomt. I de fleste tilfeller kan du også bruke brukergrupper istedenfor å gi brukere rettighet direkte. DA ville fjerning av rettigheten fra brukergruppen, fjernet rettigheten og lisensen på alle brukere på denne gruppen. Denne løsningen er ikke god for expense regular user, men for alle andre grupper som jeg tenker på nå så virker det. Det kan også gi deg tilgang til å gi flere rettigheter samtidig. F.eks. så er det ofte en konserngruppe som skal kunne godkjenne approval for hele konsernet osv. Eller internansatte som skal ha systemviewer på veldig mange selskaper. 

mvh

Stian

[Anne Stine Jensen]

Hei,

Som du kan se i innlegget mitt er det denne rutinen jeg beskriver og som vi opplever som ikke god nok.

Det er tidkrevende når man er byrå med mange kunder og brukere i basen. Og vi ønsker oss en forbedring av denne.

[Stian Alexander Lie]

Hei Stine, 

Jeg tror kanskje vi prater litt forbi hverandre, men at ting kan bli enklere det kan det alltid. Og jeg kan forstå ønsket om at f.eks. om man fjerner produktet fra firmaet så kunne alle ansatte miste rollen umiddelbart. Det har noen utfordringer det også innimellom og er nok årsaken til at visma ikke har gjort det. 

Men bruk av brukergrupper så får du at om jeg hadde klikket på invoice approver der og lagret i den visningen jeg har her, så vil 9 brukere miste den tilgangen/lisensen. At det  er 9 er selvagt bare fordi det er 9 stykk som er medlem av den gruppen. Jeg kunne også fjerne en bruker ved å bruke søppelbøtten ved siden av brukeren. JEg har ikke tatt med brukerlisten under her. Men opprett en brukergruppe og test dette. 

så har du  i roller mulighet til å søke opp en rettighet. Her må du klikke på ett en og en bruker, men du må ikke åpne opp brukeren eller noe slikt men bare klikke i approval feltet og gjerne krysset. Her snakker du 2 klikk per bruker mot 2 klikk for ett selskap. Så det er mye å spare på å bruke brukergrupper i enkelte tilfeller. 

Men slik jeg forstår det opprinnelige spørsmålet ditt så vil rett bruk av brukergrupper eller skjermbildet for roller løse det meste av det du spør etter. Men at f.eks. deaktivering av tjenesten på firmanivå hadde fjernet alle brukere som har roller der kan jeg forstå hadde spart mye tid. 

Nå må du ikke misforstå mitt tips med at det ikke blir utvikliet noe fra Visma sin side, men det er bare ment som ett innspill på hvordan du kan bruke det som eksisterer der fra før.

mvh

Stian

[Anne Stine Jensen]

Hei igjen,

Vi bruker brukergrupper for å sikre at de aktuelle kontorene internt hos oss har tilgang til riktige firmaer. Altså brukes de for interne tilganger.

Vi bruker ikke brukergrupper per kunde og jeg ser ikke helt at det vil være hensiktsmessig? For da tenker du vel på administrative roller som system viewer eller approver? Og det er stort sett ikke veldig mange brukere med denne rollene i ett selskap, for utenom de som jobber hos oss, og allerede er organisert i en brukergruppe.

På vår lisens har vi over 40 000 brukere - og det er egentlig der utfordringen ligger. Rolle-admin bildet går for tregt.

Derfor tenkte vi at en ide kunne være å forenkle denne administrasjonen ved at man gjorde det på et firmanivå.

Jeg setter pris på at du kommer med tips 🙂 Men slik jeg forstår deg i beskrivelsen over her så bruker vi funksjonaliteten riktig. Dette har vi forøvrig fått bekfretet av Visma ved en tidligere anledning, at vi gjør, så det har jeg følt meg trygg på. Men føler du at det er noe jeg misforstår så setter jeg pris på at du spesifiserer.

Den funksjonaliteten vi ønsket oss her er kanskje mest relevant der datamengden er virkelig stor. Men minst like aktuell likevel, er den ikke det?

Jeg føler meg også veldig trygg på at Visma utvikler sine produketer etter lovverk og brukerønsker. Slik kjenner jeg de som aktør. Og jeg forstår at det også er opp til oss som brukere å overbevise de, om at våre behov og ønsker har stor betydning i produksjon, og kan oppnå prioritet under utvikling.