Passeli Merit käyttöön – askel askeleelta

[#1]

1. Aloita - tai jatka siitä mihin jäit

Jos et ole vielä luonut käyttäjätiliä, voit tehdä sen osoitteessa www.passeli.fi. Valitse koekäyttö tai suoraan sopivin versio yrityksesi tarpeisiin:

• Standard sopii kevyempään käyttöön ja perustarpeisiin

• Pro mahdollistaa mm. useamman käyttäjän ja toistuvat laskut

• Premium kattavin kokonaisuus, kaikki ominaisuudet mukana

💡 Koekäytön aikana kannattaa testata muutama oikea prosessi alusta loppuun, jolloin havaitset nopeasti, mitä tarvitset oikeassa käytössä.

Jos olet jo ehtinyt kokeilla Passeli Meritiä, tarkista tässä vaiheessa:

• että perustiedot (esim. yrityksen nimi, Y-tunnus ja tilikausi) ovat kunnossa

• ja että käytössäsi on sellainen lisenssitaso, joka palvelee yrityksesi toimintaa parhaiten

Jos nämä asiat on jo hoidossa, voit hypätä suoraan kohtaan 4. Lisää käyttäjät ja roolit.

2. Syötä yrityksen perustiedot

Kun käyttäjätunnus on luotu ja olet kirjautunut sisään, avautuu ohjelmaan yrityksen lisäysikkuna. Ensimmäisessä vaiheessa valitaan yritysmuoto, joka määrittelee ohjelmassa käytettävän tilikartan. Yritysmuotoa ei voi vaihtaa myöhemmin. 

Täytä seuraavat tiedot huolellisesti:

• Yrityksen nimi ja Y-tunnus

• Yritysmuoto

• Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)

• Tilikauden alku ja loppu

• ALV-velvollisuus

💡 Pienetkin virheet perustiedoissa voivat näkyä mm. virheellisinä laskuissa tai väärin muodostuvina ALV-raportteina. Täsmällisyys tässä vaiheessa helpottaa jatkoa huomattavasti.

3. Valitse tilikartta huolellisesti

Yritysmuodon valinnan yhteydessä ohjelma luo automaattisesti tilikartan, eli joukon tilejä, joita käytetään kirjanpidossa. Tilikartta toimii pohjana kirjanpidolle, mutta sitä voi ja kannattaa tarvittaessa muokata.

Voit esimerkiksi:

• lisätä uusia tilejä liiketoimintasi tarpeisiin

• nimetä tilejä selkeämmin tai omalla tavallanne

• asettaa tarpeettomia tilejä ei-aktiivseksi

Jos siirryt Passeli Meritin käyttöön kesken tilikauden, tässä vaiheessa syötetään myös alkusaldot kirjanpitoon. Näin ohjelma tietää, missä mennään taloudellisesti ennen kuin ohjelmaan tallentuu uutta dataa.

💡 Tilikartan muokkauksen ja alkusaldojen syötön voi tehdä itse tai yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Tärkeintä on, että lähtötiedot vastaavat todellisuutta.

4. Lisää käyttäjät ja roolit

Passeli Meritissä voit hallita, kuka pääsee käsiksi mihinkin osaan järjestelmää. Tämä on erityisen tärkeää, jos teillä on useampi käyttäjä, kuten kirjanpitäjä, myynti- tai muu taloushallinnon vastuuhenkilö. Pro- ja Premium-versioissa voit lisätä useita käyttäjiä ja hallita heidän käyttöoikeuksiaan helposti.

Aloita lisäämällä käyttäjät ja määritä heille selkeät roolit:

• Pääkäyttäjä – pääsy kaikkiin toimintoihin

• Kirjanpitäjä – pääsy kirjanpitoon ja talousraportteihin

• Myyjä – pääsy laskutukseen ja asiakashallintaan

• Lukuoikeudet – vain raporttien ja tietojen lukeminen ilman muokkausoikeuksia

💡 Käyttäjärooleja voi muokata myöhemmin tarpeen mukaan. Aloita siis pienin oikeuksin ja laajenna käyttöoikeuksia tarvittaessa.

5. Lisää pankkitilit

Jotta pääset aloittamaan maksuliikenteen sujuvasti, syötä yrityksesi pankkitiedot Passeli Meritiin. Tämä mahdollistaa maksuaineiston muodostamisen, jonka voit lähettää pankkiin omaa verkkopankkiasi käyttäen.

Pankkitilejä pääset lisäämään Maksutapahtumat-valikossa, kohdassa Pankit.

• Syötä IBAN-tilinumero ja muut tarvittavat pankkitiedot

• Lisää tarvittaessa useampia tilejä, jos yritykselläsi on useita pankkitilejä

• Aktivoi pankkiyhteyden käyttö

 💡 Maksuaineistojen muodostaminen ohjelmassa nopeuttaa maksujen käsittelyä ja auttaa pitämään kirjanpidon ajantasaisena.

6. Aloita laskutus

Jotta pääset nopeasti alkuun laskutuksessa ja raportoinnissa, kannattaa lisätä valmiiksi asiakas- ja nimiketiedot. Näin kaikki tarpeellinen löytyy napin takaa heti tarpeen tullessa!

• Lisää asiakkaat yhteystietoineen asiakasrekisteriin

• Syötä nimikkeet eli tuotteet tai palvelut nimikerekisteriin

• Voit ryhmitellä asiakkaita ja nimikkeitä tarpeen mukaan

💡 Jos siirryt toisesta ohjelmasta, voit tuoda asiakas- ja nimiketiedot helposti Excel-tuonnilla.

7. Tee ensimmäinen lasku

Kun asiakastiedot ja nimikkeet ovat valmiina, pääset luomaan ensimmäisen laskun. 

• Valitse asiakas ja lisää laskulle nimikkeet

• Tarkista laskun päiväys, eräpäivä ja maksuehdot

• Lisää tarvittaessa viitteet, selitteet ja muut lisätiedot

💡 Verkkolaskutus kannattaa ottaa käyttöön mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, sillä yhä useampi yritys edellyttää verkkolaskuja yhteistyökumppaneiltaan.

8. Seuraa myyntiä ja kirjanpitoa

Kun laskut lähtevät liikkeelle, ohjelma alkaa samalla kerryttää kirjanpitoaineistoa. Myyntien seuraaminen onnistuu helposti ohjelman raporttien ja näkymien kautta.

• Tarkastele myyntiraportteja

• Seuraa tuloja ja ALV-tietoja

• Pidä kirjanpito ajan tasalla joko itse tai yhdessä kirjanpitäjän kanssa

📊 Ohjelma kokoaa taustalle automaattisesti kirjanpidon tapahtumia, mutta vastuullinen yrittäjä seuraa säännöllisesti, että kaikki näyttää oikealta.

💡 Voit antaa kirjanpitäjälle oman käyttäjätunnuksen (Pro- ja Premium-versiot), jolloin hän pääsee käsiksi tietoihin suoraan ohjelmasta.

9.Pysy ajan tasalla – hoida viranomaisvelvoitteet

Passeli Merit helpottaa myös viranomaisilmoitusten hoitamista, kun tiedot ovat alusta asti kunnossa. Kun olet syöttänyt oikeat perustiedot ja kirjanpito on ajan tasalla, voit hyödyntää ohjelman valmiita raportteja.

• ALV-ilmoitus on helppo tehdä, kun verokauden tiedot on kirjattu oikein

• Tilinpäätökseen valmistautuminen helpottuu huomattavasti, kun perusasiat ovat kunnossa

• Raportit voi tallentaa ja jakaa suoraan kirjanpitäjälle tai tarvittaessa tulostaa

📢 Ohjelma ei lähetä viranomaisilmoituksia automaattisesti. Käyttäjän vastuulla on huolehtia, että ne tehdään ja lähetetään ajallaan.

💡 Tee rutiiniksi tarkistaa kuukauden tai kvartaalin päätyttyä, että kaikki laskut ja ostot on kirjattu, näin raportit ja ALV-laskelmat ovat aina oikein.

10. Hyödynnä tukimateriaalit ja asiakastuki

Passeli Merit tarjoaa kattavat tukimateriaalit ja asiakastuen, jotka ovat apunasi aina, kun tarvitset neuvoja tai kohtaamisia pulmatilanteissa.

• Tutustu käyttöohjeisiin ja videoihin

• Ota yhteyttä asiakastukeen sähköpostitse, chatissa tai puhelimitse tarvittaessa

 💡 Nyt sinulla on työkalut taloushallinnon sujuvaan hoitoon Passeli Meritillä. Muista, että pienin askelin rakennat vahvaa pohjaa yrityksesi menestykselle.