Käyttövinkit

Kun kaikki kauden tositteet (myynti- ja ostolaskut sekä pääkirjatositteet), on syötetty Passeli Merittiin ja tiliotteen maksutapahtumat tehty, laaditaan Arvonlisäveroilmoitus valikossa Kirjanpito > ALV-ilmoitus.   Lisää uusi alv-ilmoitus painikkeesta +Lisää ALV-ilmoitus.   Ensimmäistä alv-ilmoitusta laadittaessa ohjelma kysyy avautuvassa ikkunassa päivämäärää, mistä lähtien haluat laatia ohjelmalla alv-ilmoituksia. Seuraavia ilmoituksia laadittaessa uuden alv-ilmoituksen kaudeksi tulee aina automaattisesti seuraava kausi. Tarkista, että olet syöttänyt yrityksen tietoihin oikean arvonlisäverokauden: Asetukset > Yrityksen tiedot > Alv-kausi.   Jos syötit ensimmäistä laskelmaa laatiessasi aloituspäivän väärin tai haluat laatia laskelmia myös aikaisemmilta kausilta, poista ohjelmaan tallennetut laskelmat (viimeisimmästä laskelmasta alkaen) ja laadi laskelmat uudelleen.   Tallenna arvonlisäverolaskelma painikkeesta Tallenna.     Tallennetusta arvonlisäveroraportista on mahdollista tarkistella eri rivien saldoja ns. porautuvasti. Klikkaa laskelmassa alleviivattua sinisenä näkyvää summaa, niin näet mistä eristä kyseinen summa koostuu.   Voit muuttaa arvonlisäverolaskelmaa avaamalla ko. laskelman ja painamalla Muuta tai poistaa sen painamalla Roskakori-kuvaketta.   Huom! Mikäli olet jo laatinut arvonlisäverolaskelman, mutta olet tehnyt muutoksia vastaavan kauden ostoihin ja myynteihin, mikä vaikuttaa arvonlisäveron laskentaan, tallenna arvonlisäverolaskelma uudelleen, jotta muutokset päivittyvät myös laskelmaan. Tallenna laskelma uudelleen painamalla Muuta ja heti sen jälkeen Tallenna. Muuttuneiden kausien alv-ilmoitukset näkyvät alv-ilmoituksen listauksessa punaisella (Kirjanpito > Alv-ilmoitus).   Tee jokaisesta kirjanpitokaudesta (kuukausi, neljännesvuosi tai vuosi) oma alv-laskelmansa. Kaikki laskelmat näkyvät ALV-ilmoitusten luettelossa.     Kun tallennat alv-ilmoituksen, ohjelma tekee automaattisesti arvonlisäverotilien sulkukirjauksen ja muodostaa arvonlisäverovelkaa tai -saamista. Pääkirjaan muodostuneen kirjauksen näet alv-ilmoitusten luettelosta painamalla sinisellä näkyvää Pääkirjatositenumeroa tai avaamalla ko. alv-ilmoituksen ja painamalla Tosite VE -painiketta.   Arvonlisäveroilmoituksen lähettäminen Verohallintoon Lue ohje: Arvonlisäveroilmoitus.   Korjaukset arvonlisäveroilmoitukselle Mikäli sinun tulee tehdä muutoksia kaudelle, jonka arvonlisäveroilmoituksen olet jo laatinut, tee muutokset kirjanpitoon ja päivitä ko. arvonlisäveroilmoitus: Avaa ko. arvonlisäveroilmoitus. Klikkaa painiketta: Muuta ja heti perään painiketta: Tallenna. Ohjelma päivittää viimeisimmät tiedot arvonlisäveroilmoitukselle. Tarkista arvonlisäveroilmoituksen tiedot. Tee korjaus Oma Veroon tai lähetä arvonlisäveroilmoitus uudelleen suoraan ohjelmasta klikkaamalla Lähetä ilmoitus -painiketta (lue ohje: Arvonlisäveroilmoituksen lähetys). Ohjelma lähettää Omaveroon uuden arvonlisäveroilmoituksen ja näet ilmoituksen tiedot Omaverossa seuraavana päivänä. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen lähetys Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus on laadittava Omaverossa manuaalisesti Passeli Meritistä saatavan raportin pohjalta tai lähettämällä Passeli Meritistä saatava Yhteisömyynnin TXT -tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla Omaveroon. Avaa alv-ilmoitus, vie hiiren kursori Raportit-painikeen päälle. Valitse alasvetovalikosta Arvonlisäveron yhteenvetoilmotus (tai Yhteisömyynnin TXT). Raportit Voit laatia arvonlisäveroilmoitukseen liittyviä raportteja, kun olet tallentanut alv-laskelman. Avaa arvonlisäveroilmoitus ja vie hiiri kohtaan: Raportit. Avautuvasta valikosta voit laatia erilaisia raportteja:   PDF – PDF-muotoinen alv-ilmoitus. Tarkistusraportti – raportti, jossa on eriteltynä jokaisen alv-laskelman rivin summat, ja mistä kirjanpitotapahtumista ne koostuvat. Tarkistusraportti voidaan tallentaa PDF– tai Excel-muotoon klikkaamalla painikkeita PDF tai XLS. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus – Ohjelmalla voit laatia arvonlisäverolain mukaisen arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen yhteisömyynneistä sekä myynneistä, joissa yrityksesi on kolmikantakaupan toinen myyjä, ja palvelumyynneistä, joissa ostaja on verovelvollinen toisessa EU-maassa. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon klikkaamalla painikkeita PDF tai XLS. Jotta yritykset, joille on tehty myyntilasku, näkyisivät arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksella, ostajan tietoihin (Myynnit > Asiakkaat) tulee olla lisätty oikea EU-maa sekä alv-tunnus. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus on tehtävä manuaalisesti Omaverossa tai lähettämällä Passeli Meritissä saatava TXT-tiedosto Verohallinnolle Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Kolmikantakauppa-jälleenmyyjän myyntilaskuissa tulee olla ruksattuna “Lisätietoja“-valikon kohta “Kolmikantakauppa“, jolloin kyseinen kauppa kuvataan arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen sarakkeissa 1, 2 ja 4.   Ennakkoveron kirjaaminen ohjelmaan Ennakkoverot voidaan kirjata ohjelmaan pääkirjatositteina (Kirjanpito > Pääkirjatositteet): D 9900 Tilikauden ennakkoverot tms. tili K 2948 Muut verotilivelat tai K 2929 Verovelat, välittömät Näin saadaan myös ennakkoverot näkymään ohjelman ”verotilillä”. Ennakkoveron maksaminen: ks. kohta Arvonlisäveron, ennakonpidätyksen ja sairausvakuutusmaksun maksukirjaukset. Huom! Ennakkoverot voidaan kirjata myös suoraan maksutapahtumana oikealle kulutilille valitsemalla maksutapahtuman tyypiksi: Muu meno ja tiliksi 9900 Tilikauden ennakkoverot tms. tili. Verotilillä näkyvien viivästyskorkojen ja veronlisäysten sekä hyvityskorkojen kirjaaminen ohjelmaan Verotilillä näkyvät viivästyskorot ja veronlisäykset voidaan kirjata ohjelmassa pääkirjatositteina (Kirjanpito > Pääkirjatositteet): D 8770 Veronkorotukset, vähennyskelvottomat tms. tili K 2948 Muut verotilivelat tai K 2929 Verovelat, välittömät Näin saadaan myös viivästyskorko- ja veronlisäykset näkymään ohjelman ”verotilillä”. Verohallinnon verotilille maksamat hyvityskorot voidaan vastaavasti kirjata pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatositteet): D 1761 Verosaamiset K 9240 Palautettava hyvityskorko/palautuskorko tms. tili Kyseiset pienet verotilin summat voidaan tämän jälkeen joko kuitata muista veroista (Maksutapahtumat > Verojen keskinäinen kuittaus) tai kuitata ne maksetuiksi/saaduiksi verotilivelkojen maksutapahtuman yhteydessä. Tällöin kyseiset summat poistuvat myös ns. välitileinä käytetyiltä tileiltä 2929 tai 1761. Korkojen ja sanktioiden maksaminen: ks. kohta Arvonlisäveron, ennakonpidätyksen ja sairausvakuutusmaksun maksukirjaukset.   Huom! Korot ja verottajan määräämät sanktiot voidaan kirjata myös suoraan Maksutapahtumana oikeille kulu- ja tulotileilleen valitsemalla maksutapahtuman tyypiksi: Muu meno ja tiliksi oikea kulutili tai valitsemalla maksutapahtuman tyypiksi: Muu tulo ja tiliksi oikea tulotili. Arvonlisäveron, ennakonpidätyksen ja sairausvakuutusmaksun maksukirjaukset Passeli Meritissä ei ole yhtä yksittäistä verotiliä, vaan verotili koostuu useammasta tilistä, jotka on kytketty toimittajaan “Verohallinto“. Tällaisia tilejä ovat mm. 1763 Arvonlisäverosaamiset, 2939 Verohallinnolle maksettava ALV, 2980 Ennakonpidätysvelka ja 2981 Sosiaaliturvamaksuvelka jne. Kun ohjelmaan on tehty palkkakirjauksia tai tallennettu alv-ilmoitukset jokaisen ilmoitusjakson päättyessä, maksettavaksi kuuluvat verot ovat kirjaantuneet vastaaville verovelka- tai verosaamistileille. Koska ohjelmassa Verotiliin liittyvät verot on kytketty maksutapahtumiin, ne käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostolaskut ostoreskontrassa. Tästä syystä myös verotiliin liittyvien verojen maksukirjaus tulee aina tehdä Maksutapahtumat-valikossa kyseisen pankin kohdalla lisäämällä uusi maksutapahtuma. Huom! Arvonlisäverovelka- tai -saamistilileihin liittyviä kirjauksia ei tehdä koskaan pääkirjatositteena! Arvonlisäverovelka- tai saaminen kirjataan maksetuksi aina maksutapahtumana valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma. Uuden maksutapahtuman tyypiksi tulee valita: Toimittaja ja toimittajaksi: Verohallinto. Päivämääräksi todellinen maksupäivä. Tämän jälkeen ruksitaan maksuun liittyvä valintaruutu ja tallennetaan maksutapahtuma, jolloin ohjelma poistaa ko. summan alv-veloista tai -saatavista. Mikäli ei maksettu koko velkasummaa, syötä Summa-sarakkeeseen maksettu summa ja paina Enter, jonka jälkeen Maksamatta-sarakkeessa näkyy jäljelle jäävä maksamaton osuus. Tallenna.   Mikäli listalta ei löydy oikeaa Verohallinnolle kuuluvaa verovelkaa, tai saamista, tarkista ensin, että olet antanut päivämääräkenttään maksun todellisen päivän. Jos oikeaa maksua ei löydy siitä huolimatta ja olet todella maksamassa Verohallinnolle ennakkoon jotakin, kirjaa summa Ennakkomaksukenttään. Voit myöhemmin kohdentaa nämä ennakkomaksut oikeille veroveloille tai -saamisille valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Verojen keskinäinen kuittaus. Tee samanlainen maksutapahtuma myös ennakkoveroille, hyvitys- ja viivästyskoroille ja veronlisäyksille, mikäli kirjasit ne pääkirjatositteena verovelaksi tai -saamiseksi. Raportit Kaikki Verohallinnolle maksettavat summat näkyvät Osto- ja verovelka -raportista, jonka saa valikosta Ostot > Osto- ja verovelkojen yhteenveto valitsemalla haluttu päivämäärä, muuttamalla Velkatyypiksi: Verovelka ja painamalla: Laadi raportti   Avautuvassa luettelossa näkyvät maksettavaksi kuuluvat verovelat: maksettava ja palautettava arvonlisävero, ennakonpidätysvelka, sosiaaliturvamaksuvelka sekä pääkirjatositteena kirjatut ennakkoverot, veronkorotukset, viivästys- ja hyvityskorot.  

Yleinen arvonlisäverokanta nousee 24 prosentista 25,5 prosenttiin 1.9.2024 alkaen. https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/arvonlisaverotus/arvonlisaveroprosentit/Yleinen-arvonlisaverokanta-nousee-syyskuussa/   Ohjelmaan on nyt lisätty uudet ALV-kannat, mutta saadaksesi ne käyttöösi, tulee päivitys vielä tehdä manuaalisesti. Olemassa olevien 24 prosentin alv-asetusten päivitys tapahtuu painikkeella ALV-kannan päivitys. Kyseinen painike löytyy Tilikartta-, Nimikkeet- (Myynnit ja Ostot), Toistuvat laskut- ja Käyttöomaisuusryhmät-valikoista. Huom! Painike näkyy ohjelman pääkäyttäjälle sekä niille käyttäjille, joilla on muokkaus-oikeus kyseisiin valikoihin!   Muokkausoikeudet kyseisiin valikoihin voi määritellä seuraavasti: Nimikkeiden päivitys Myynnit-valikossa: Muokkaus-oikeus Myynnit - Myyntinimikkeet Nimikkeiden päivitys Ostot-valikossa: Muokkaus-oikeus Ostot - Nimikkeet Toistuvaislaskupohjien päivitys: Muokkaus-oikeus Myynnit - Myyntilaskut, Toistuvat laskut, Koontilaskut Kirjanpidon tilien päivitys: Muokkaus-oikeus Asetukset - Kirjanpidon asetukset Käyttöomaisuusryhmien päivitys: Muokkaus-oikeus Asetukset - Dimensiot   ALV-kannan päivitys -painike on kertakäyttöinen ja se poistuu näkymästä ensimmäisen käyttökerran jälkeen kaikista muista näkymistä, paitsi Nimikkeistä. Nimikkeistä painike poistuu vasta, kun kaikki nimikkeet on päivitetty. Mikäli tarvitset 24 prosentin ALV-kantaa päivityksen jälkeen, saat muokattua päivitetyt tiedot rivikohtaisesti takaisin aiempaan ALV-kantaan.   Suosittelemme tekemään päivityksen vasta sitten, kun kirjauksissa tarvitaan uutta 25,5 %:n arvonlisäverokantaa.   Kuvalliset ohjeet ALV-kannan päivitykseen: ALV-kannan päivitys Tilikartassa   ALV-kannan päivitys Nimikkeissä ALV-kannan päivitys-painike päivittää vain tuotteiden ALV-kannan, mutta hintoihin päivityksellä ei tule muutosta.      ALV-kannan päivitys Toistuvilla laskulla     ALV-kannan päivitys Käyttöomaisuusryhmissä     Nimikkeet ja tilikartan tilit, joiden tunnuksessa ja nimityksessä 24 %   Huomioithan, että ohjelmassa on valmiina nimikkeitä (Myynnit -> Nimikkeet), joiden tunnuksessa ja nimityksessä on 24 %. Kyseiset tunnukset ja nimitykset eivät päivity automaattisesti, vain kyseisten tuotteiden alv-kanta päivittyy. Voit päivittää kyseiset nimikkeet manuaalisesti klikkaamalla nimikkeen riviä -> poista vanha alv-kanta -> lisää tilalle uusi alv-kanta -> Tallenna.     Myös tilikartan tilien nimiin voidaan alv-kanta muuttaa tilikartassa (Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta). Klikkaa tilin nimeä ja muuta nimeen uusi verokanta ja Tallenna.      

1. Valitse kyseinen myyntilasku, jonka haluat kirjata luottotappioihin -> Myynnit -> Myyntilaskut -> Klikkaa lasku auki.   2. Laskun vasemmasta alareunasta löytyy painike: Laadi hyvityslasku. Klikkaa siitä.       3. Ohjelma laatii laskun, jossa on päinvastainen kirjaus alkuperäisestä laskusta (määrä ja laskun summa miinusmerkkisenä). Syötä "hyvityslaskuun" se päivämäärä, mille kuukaudelle haluat myynnin arvonlisäverosta hyvityksen. Muuta hyvityslaskussa laskurivillä Tili-kenttään: Myynnin luottotappiot.     4. Tallenna lasku, jolloin ohjelma muodostaa kirjauksen pääkirjaan: D 8700 Myynnin luottotappiot K 2931 Myynnin alv K 1701 Myyntisaamiset     5. Tämän jälkeen tulee vielä kuitata alkuperäinen lasku ja "hyvityslasku" keskenään, jotta ne saadaan poistettua myyntireskontrasta.   6. Avaa valikko Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus. Paina: Lisää maksutapahtuma.     7. Syötä päivämääräksi hyvityslaskun päivämäärä, valitse kyseinen asiakas Asiakas-kenttään ja ruksaa avautuvasta valikosta lasku ja miinusmerkkisenä näkyvä hyvityslasku. Tallenna.     Ohjelma on nyt kohdistanut hyvityslaskun alkuperäiseen myyntilaskuun ja vähentänyt myyntisaamisia ko. summalla. Alkuperäinen lasku ja hyvityslasku näkyvät nyt reskontrassa (laskulistalla) maksettuina.        

Palkkakirjaukset tehdään ohjelmaan pääkirjatositteena: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. (Näet alla olevasta kuvasta yleisimmät palkkakirjaukseen tarvittavat rivit ja tilit mikäli lasket ja syötät tiedot käsin ohjelmaan)     Palkkakirjaukset palkka.fi-ohjelmasta   Voit myös laskea palkat palkka.fi-ohjelman avulla ja tuoda palkkakirjauksen ohjelmaan csv-tiedostona. Tallenna palkka.fi-ohjelmasta palkkakirjaus tietokoneellesi  kirjanpito_csv -nimisenä tiedostona. Avaa tiedosto ja tarkista, että tilikartassasi on samat tilinumerot palkkoihin liittyvillä tileillä, esimerkiksi:   1910 pankkitili /Tämän voit myös vaihtaa 2909 Palkkavelat tiliksi mikäli maksu suoritetaan tililtä vasta myöhemmin. 2921 Ennakonpidätysvelka 5000 Palkat 5320 Lomarahat 5430 Puhelinedut 6140 Eläkevakuutusmaksut 6420 Työntekijöiden työttömyysvakuutumaksut 5990 Luontoisetujen vastatili   Lisää uusi pääkirjatosite ja paina Palkkakirjauksen tuonti.   Muista lisätä palkkatositteeseen sairausvakuutusmaksukirjaus, koska se ei sisälly palkka.fi-tiedostoon.   K Sairausvakuutusmaksuvelka D Sairausvakuutusmaksut   Näet sairausvakuutusmaksun määrän palkka.fi:n tulosteista, esim. Kirjanpidon tositteesta. Palkkakirjaukset Palkkaus.fi-ohjelmasta    Voit myös laskea ja maksaa palkat Palkkaus.fi-ohjelman avulla ja tuoda palkkakirjauksen ohjelmaan csv-tiedostona. Tallenna palkkaus.fistä saamasi palkkakirjaustiedosto tietokoneellesi. Avaa tiedosto ja tarkista, että tilikartassasi on samat tilinumerot kuin Palkkaus.fi-tiedostossa. Palkkaus.fi-ohjelmasta saadussa palkkakirjaustiedostossa on mukana sairausvakuutusmaksukirjaus sekä Palkkaus.fi-palvelun veloittama palvelumaksu, joten näitä ei tarvitse lisätä pääkirjatositteeseen erikseen.   Luo uusi pääkirjatosite ja paina tositteen vasemmassa alalaidassa olevaa Palkkakirjauksen tuonti -painiketta. Palkan maksu   Jos kirjasit palkan nettosumman palkkavelkatilille, kuittaa se maksetuksi, kun summa menee pankkitililtäsi. Tee uusi makutapahtuma (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma), valitse maksutapahtuman tyypiksi Muu meno ja lisää riville Palkkavelkatili ja palkan nettosumma. Tallenna. Näin muodostuu kirjaus: D Palkkavelkatili, K Pankkitili.     Ennakonpidätys ja sosiaaliturvamaksut Verohallinnolle   Koska ohjelmassa Verotiliin liittyvät verot on kytketty reskontraan, ne käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostolaskut ostoreskontrassa. Tästä syystä myös verotiliin liittyvien verojen maksukirjaus tulee tehdä Maksutapahtumat-valikossa lisäämällä uusi maksutapahtuma kyseisen pankin kohdalla.   Maksutapahtuman tyypiksi tulee valita: Toimittaja ja päivämääräksi todellinen maksupäivä. Toimittajaksi voi valita vielä erikseen: Verohallinto, jolloin näytöllä näkyvät valittuna päivänä vain Verohallinnolle avoinna olevat summat.   Klikkaa täppä ruutuun, jossa on ko. Verohallinnolle maksettu summa. Mikäli koko velkasummaa ei maksettu, voit Summa-sarakkeessa voi muuttaa summaa siten, että tulee kirjatuksi todellisuudessa maksettu summa.   Tallenna Ohjelma muodostaa kirjauksen: D Verovelka (esim. Ennakonpidätysvelat), K Pankki.  

Ohjelmassa ei ole suoria yhteyksiä pankkeihin, joten maksumääräykset lähetetään maksatukseen  XML-tiedostoina, jotka luodaan ohjelmassa ja viedään verkkopankkiin. Maksumääräyksiä varten  tulee pankin kanssa tehdä aineistonsiirtosopimus. Pyydä pankiltasi maksatustunnus ja syötä se ko.  pankkitilin tietoihin valikossa: Maksutapahtumat > Pankit.   Maksatustunnus muodostetaan yritykselle pankin toimesta ja tunnuksen muodostamistavassa on joitakin pankkikohtaisia eroja. Maksatustunnus on yleensä yrityksen Y-tunnus ilman väliviivaa lisättynä nollalla, esim. jos Y-tunnus on 1234567-8, on maksatustunnus silloin 012345678. Jos et ole varma, mikä mitä maksatustunnusta tulisi  käyttää, varmista se tarvittaessa pankista.     Maksumääräystiedoston luominen     Kun olet syöttänyt ohjelmaan ostolaskuja tai verotilivelkoja (esim. alv, ennakonpidätys tai  sairausvakuutusmaksu), voit laatia niistä maksumääräyksiä valikossa: Maksutapahtumat >  Maksutapahtumat. Huomaa, että laskujen tiedoissa tulee olla toimittajan tilinumero ja laskun viitenumero, jotta maksumääräyksen voi muodostaa.     Valitse Maksumääräykset sen pankin kohdalta, josta haluat suorittaa maksut.   1. Klikkaa avautuvasta ikkunasta Lisää maksumääräys -painiketta.    Näytölle avautuu lista toimittajista ja laskuista, jotka ovat maksamatta ja joista ei ole vielä tehty  maksumääräystä. Voit valita Maksumääräysten päivämäärä -kentässä, maksetaanko laskut eräpäivinä vai itse  valitsemanasi päivänä.    Mikäli haluat, että samalle toimittajalle maksetaan laskut koontina eli yhtenä summana (Huom! yhdellä viitenumerolla), laita rasti ruutuun ”Muodosta koonti toimittajittain”. Klikkaa Valitse-ruutu niiden laskujen kohdalta, joista haluat luoda maksumääräyksen.   2. Klikkaa Laadi  maksumääräykset.    Ikkunaan avautuvalta listalta näet ne maksut, joista olet tekemässä maksumääräystiedostoa (lisää  tiedostoon) ja ne maksut, joista on jo tehty maksumääräystiedosto (odottavat vahvistusta).    3. Klikkaa Luo maksutiedosto -painiketta.   Ohjelma laatii XML-tiedoston, joka sisältää maksut kaikista  niistä maksuista, joissa on valinta kohdassa ”Lisää tiedostoon”. Valinta siirtyy automaattisesti ”Vahvista”-ruutuun niiden maksujen kohdalla, joista on luotu maksutiedosto. Tallenna ohjelman laatima XML-maksutiedosto koneellesi esim. Ladatut tiedostot -kansioon. Voit  tallentaa tiedoston myös esim. työpöydällesi tai muuhun sopivaan paikkaan.     Voit katsella, korjata ja poistaa luotuja maksumääräyksiä Muuta- tai Poista-painikkeilla.     Painamalla ”Vahvista suoritetut maksumääräykset” -painiketta, ohjelma tekee maksumääräyksistä  automaattiset kirjaukset pääkirjaan ja ne poistuvat maksumääräysten luettelosta. (Huom! Älä  vahvista maksuja itse, mikäli luet sähköisiä tiliotteita ohjelmaan sisään. Vahvistaessasi maksut,  kuittaa ohjelma laskut maksetuiksi eikä se pysty tiliotetta sisään luettaessa enää kohdistamaan  maksuja näille jo maksetuiksi merkatuille laskuille.)      Maksumääräyksen lähettäminen verkkopankkiin     Kirjaudu verkkopankkiisi. Valitse esim. Nordeassa kohta Talous > Lataa tiedosto. Osuuspankissa  valitse kohta Tilit, maksut ja laskutus > Aineistonsiirto > Lähetä aineisto ja valitse aineistoksi:  Maksuaineisto (XML). Lataa tallentamasi aineisto verkkopankkiin.   Jos vienti ei onnistu, tarkista ohjelmassa yrityksesi tietoihin tallennetun pankkitilin  numero (Maksutapahtumat > Pankit, Pankkitilin numero) ja että olet syöttänyt tilin tietoihin pankilta  saamasi maksatustunnuksen. Mikäli tilinumero on oikein, myös maksutiedoston viennin pitäisi  onnistua. 

Pankkiyhteys on olennainen osa modernia kirjanpitoa, ja sen käyttö kirjanpito-ohjelmassa tarjoaa lukuisia etuja. Pankkiyhteyden avulla voit automatisoida ja tehostaa taloushallinnon prosesseja, mikä säästää aikaa ja vähentää inhimillisen virheen riskiä. Tiliotteiden automaattinen nouto Pankkitapahtumiin on mahdollista pankkiyhteyden avulla.   Pankkikohtaiset ohjeet: Nordea: 1. Pankkiyhteyden pääset aktivoimaan klikkaamalla Maksutapahtumat -> Pankkitapahtumat. Valitse pankki, johon haluat muodostaa pankkiyhteyden ja klikkaa Aktivoi pankkiyhteys.      2. Klikkaa Aktivoi Open Banking yhteys.     3. Valitse päivä, josta lähtien pankkitapahtumia aloitetaan noutamaan. Klikkaa Aktivoi pankkiyhteys, jonka jälkeen sinut ohjataan verkkopankkiisi tunnistautumaan. Noudata pankin ohjeita.   4. Tunnistaudu pankkiin.  5. Valitse pankkitili, jonka tapahtumat haluat noudettavan ohjelmaan ja klikkaa Jatka, jolloin siirryt takaisin Passeli Merittiin.     Pankkiyhteys on nyt aktivoitu!  Tapahtumia noudetaan automaattisesti tunnin välein siitä päivästä lähtien, kun pankkiyhteys on aktivoitu. OP: 1. Pankkiyhteyden muodostaminen vaatii toimiakseen PSD2-rajapinnan. Rajapinnan saa käyttöön tekemällä pankin kanssa sopimuksen. Olethan siis ensin yhteydessä omaan osuuspankkiisi PSD2-rajapinnasta, jotta pääset aloittamaan pankkiyhteyden muodostamisen ohjelmassa. 2. Pankkiyhteyden pääset aktivoimaan klikkaamalla Maksutapahtumat -> Pankkitapahtumat. Valitse pankki, johon haluat muodostaa pankkiyhteyden ja klikkaa Aktivoi pankkiyhteys. 3. Klikkaa Aktivoi Open Banking yhteys   4. Valitse päivä, josta lähtien pankkitapahtumia aloitetaan noutamaan. Klikkaa Aktivoi pankkiyhteys, jonka jälkeen sinut ohjataan verkkopankkiisi tunnistautumaan. Noudata pankin ohjeita. 5. Tunnistaudu pankkiin.          Pankkiyhteys on nyt aktivoitu!  Tapahtumia noudetaan automaattisesti klo 6.00, 9.00, 12.00 ja 15.00 siitä päivästä lähtien, kun pankkiyhteys on aktivoitu. Miten pankkiyhteys otetaan pois päältä? Pankkiyhteyden saa pois päältä klikkaamalla Maksutapahtumat > Pankit > Klikkaa pankin tiedot auki > Klikkaa Poista pankkiyhteys käytöstä > Tallenna.            

1. Maksullisen lisäkäyttäjän voi tilata suoraan ohjelman sisältä klikkaamalla Tilaa lisäksi -painiketta. Huom! Pääkäyttäjällä tulee olla ostettuna Passeli Meritin Pro- tai Premium-versio, jotta maksullisten lisäkäyttäjien ostaminen on mahdollista. Lisenssitason voi tarvittaessa päivittää lisäkäyttäjien oston yhteydessä.     2. Lisää Käyttäjiä-kohtaan tarvitsemasi määrä uusia käyttäjiä.    3. Valitse maksu.   Pääset hallinnoimaan käyttöoikeuksia, kun lisäkäyttäjiin liittyvän laskun maksu näkyy järjestelmässämme. Käyttöoikeuksien hallinnointi tapahtuu seuraavaa polkua pitkin: Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät. Klikkaa uuden käyttäjän tiedot auki ja paina Muuta. Vaihda valintaruudun ruksi ”Rajoitetusta käyttäjästä” > ”Lisäkäyttäjäksi”. Voit halutessasi rajata lisäkäyttäjän oikeuksia tässä samassa valikossa. Tallenna.   Käyttäjien lisäämisestä ohjeet täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Lisakayttajat-ja-paakayttajan-vaihtaminen/ta-p/620378

Jos haluat vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Merittiin, se tapahtuu automaattisesti kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa verkkolaskuja.   Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Passeli Merittiin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot - Vahvistamattomat ostolaskut.     Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin.   Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi myös Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi - Kirjaudu sisään - Laskumappi.   Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.

Passeli Meritissä Ostot-valikossa voidaan ohjelmaan lisätä kaikki yritykseen saapuneet ostolaskut ja seurata ostovelkojen tilannetta. Valikossa voi myös ylläpitää toimittajarekisteriä ja ostonimikkeiden (ostettavien tuotteiden) rekisteriä. Ostolaskut voidaan lisätä ohjelmaan manuaalisesti ja liittää laskun yhteyteen tosite alkuperäisestä laskusta tai kulusta. Ostolaskut voi myös digitoida automaattisesti ottamalla käyttöön Ostolaskujen Digitointi -palvelun. Lue lisää ohjeesta: Ostolaskujen digitointi. Ostolaskut voi myös vastaanottaa ohjelmaan sähköisinä verkkolaskuina (ks. ohje: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto).   Mikäli yritykseen halutaan ottaa käyttöön ostolaskujen kierrätys, tarvitaan laskujen hyväksyjälle maksullisen lisäkäyttäjän oikeudet.   Jotta ostolaskun voi lisätä ohjelmaan, täytyy sille syöttää toimittajatiedot ja ostonimikkeet.   Toimittajat Ostot - Toimittajat Toimittajaa käytetään ostolaskuja ja maksutapahtumia kirjattaessa. Uuden toimittajan lisäämiseksi klikkaa ikkunan yläosassa olevaa Lisää toimittaja -painiketta. Toimittajia voi lisätä myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan.   Nimi on kyseisen toimittajan täydellinen nimi. Lisää toimittajan tiedot. Ohjelma hakee Kaupparekisterin avoimen datan rajapinnasta tiedot seuraavista yrityksistä ja yhteisöistä: osakeyhtiö, julkinen osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, osuuskunta, vakuutusyhtiö ja julkinen vakuutusyhtiö. Kyseiseen palveluun eivät kuulu esim. toiminimet tai yhdistykset, joten niiden tiedot tulee syöttää käsin. Kentät Y-tunnus ja ALV-nro on myös hyvä täyttää. Maksun saaja – Mikäli maksun saa jokin toinen yritys kuin laskuttaja, valitse tähän maksun saaja. Osoitetiedot – Oikean maan valitseminen toimittajan tiedoissa on tärkeää. Ohjelmiston oletusasetuksena on Suomi. Mikäli toimittaja on toisesta EU-maasta tai EU:n ulkopuolisesta valtiosta eikä oikeaa maata ole määritelty, ohjelmisto ei osaa esittää toimittajan toimituksia arvonlisäveroilmoituksen riveillä Tavaraostot/Palveluostot muista EU-maista eikä käänteisen arvonlisäveron riveillä Vero tavaraostoista/palveluostoista muista EU-maista. Uusia maita voi lisätä valikosta: Asetukset - Yleiset asetukset - Maat.  Maita voit lisätä ohjelmaan myös ostolaskua syöttäessäsi Maa-kentän “Näytä ei-aktiiviset“-painikkeella. Valuutta – valitse toimittajan oletusvaluutta. Mikäli valuuttaa ei määritellä, ohjelmisto käyttää oletusvaluuttana euroa (EUR).   Kenttään Maksuaika päivinä lisätään niiden päivien lukumäärä, jota ohjelmisto käyttää maksuajan laskentaan ostolaskua lisättäessä.   Viivästyskorko-% – kenttään voi syöttää toimittajan kanssa sovitun viivästyskorkoprosentin.   Kenttään Pankkitili lisätään toimittajan tilinumero. Ohjelmisto käyttää tätä oletusasetuksena ostolaskua lisättäessä. Tilinumero on tärkeää lisätä, jos laadit ohjelmasta maksumääräyksiä pankkiin. Kenttään Viitenumero lisätään toimittajan mahdollinen vakioviitenumero. Mikäli toimittajalla ei ole omaa vakioviitenumeroa ja viitenumero muuttuu jokaisessa laskussa, viitenumeroa ei lisätä toimittajan tietoihin. Tallenna. Toimittajan haku toimittajaluettelosta Toimittajaluettelossa (Ostot - Toimittajat) voidaan muuttaa tietojen järjestystä klikkaamalla sarakeotsikkokenttiä. Esim. Nimi-sarakkeen otsikkoa napsautettaessa toimittajien tiedot järjestetään nimen mukaan. Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikean puoleisessa reunassa olevan suurennuslasi kuvakkeen avulla (toimittajia voidaan selata esim. maittain tai kaupungeittain). Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Toimittajaluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo ensin PDF-muotoon tai Exceliin ja tulostamalla se sen jälkeen. Tämä tehdään napsauttamalla näkymän yläreunassa olevaa PDF- tai Excel-painiketta (Myynnit - Asiakkaat). Nimikkeet Ostot - Nimikkeet - Lisää uusi nimeke Ostonimikkeet ovat yrityksesi ostamia tavaroita ja palveluja. Ohjelma kirjaa kulut nimikkeiden määritysten mukaisesti kirjanpidon tileille. Nimikkeitä tarvitaan myynti- ja ostolaskujen sekä varastotapahtumien kirjaamiseen. Myynti- tai ostolaskuja ei siis voi laatia ilman nimikkeitä. Nimike valitaan laskuun tunnuksen perusteella. Tästä syystä nimikkeiden tunnusjärjestelmään kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti ennen ohjelmiston käytön aloittamista. Hyvin laadittu nimikeluettelo helpottaa merkittävästi myynti- ja ostolaskujen lisäämistä. Nimikkeitä tarvitaan myös ostojen analysointiin. Ostetuista määristä ja summista voidaan laatia raportti Ostot - Ostoraportti. Raportin tyyppi: Nimikkeittäin. Samaa nimikeluetteloa käytetään sekä myyntilaskujen, ostolaskujen että varastotapahtumien laadintaan. Toiminnan mukaan ohjelmisto avaa sopivan suodatuksen mukaisesti laaditun luettelon. Myyntilaskuja laadittaessa nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Myyntilaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Ostolaskuja lisättäessä nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Ostolaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Varastomoduulissa kuvataan nimikkeet, joiden tyyppi on moduulissa Varastotavara. Nimikkeiden tyyppejä on kolme: Palvelu, Tavara, Varastotavara. Nimikkeitä Palvelu ja Tavara käytetään silloin kun nimikkeistä ei tarvitse pitää määrällistä varastolaskentaa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Nimikkeiden avulla voidaan laatia erilaisia raportteja. Esimerkiksi raporttiin Ostot - Ostoraportti, Raportin tyyppi = Nimikkeittäin sisällytetään ostettujen nimikkeiden määrät, hinnat ja summat. Tästä syystä kannattaa luoda niin monta erilaista nimikettä kuin yrityksen nimikkeisiin perustuvaan analysointiraportointiin tarvitaan. Ostonimikkeiden laatiminen Ohjelmiston oletusasetuksiin sisältyy joitakin ostonimikkeitä, mutta joskus niitä on luotava lisää ostolaskujen laatimisen helpottamiseksi. Jos kirjanpitoon tarvitaan useita kulutilejä ostojen seurantaa varten, on tilit lisättävä tilikarttaan ennen nimikkeiden lisäämistä (Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikartta - Lisää tili). Uusia tilejä voi lisätä tilikarttaan myös samalla, kun lisää uusia nimikkeitä painamalla Lisää uusi kohdassa: Ostotili. Jokaiselle lisätylle tilille laaditaan oma nimike (mikäli tätä tiliä käytetään ostolaskuissa). Nimikkeitä voi lisätä ohjelmaan myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan. Nimikeluetteloon voidaan lisätä ostettavien palvelujen tai tavaroiden koko hinnasto. Samaa kulujen kirjanpitotiliä voidaan käyttää erilaisille nimikkeille. Myös eri arvonlisäverokantojen alaisille ostoille kannattaa lisätä omat nimikkeensä (ei koske varastonimikkeitä). Ostonimike lisätään valikossa Ostot - Nimikkeet - Lisää ostonimike. Näytölle avautuu Nimikkeen tiedot -ikkuna.   Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen ostolaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero. Nimi on ostonimikkeen täydellinen nimi. Palvelun tai tavaran kuvaus. Tarvittaessa nimikkeen nimeä voidaan muuttaa tai täydentää myynti- tai ostolaskua laadittaessa. Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara). Nimikkeitä, joiden laji on Tavara, käytetään silloin, kun tavara ei sisälly määrälliseen varastolaskentaan. Nimikkeitä, joiden laji on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. Kyseiset nimikkeet kannattaa lisätä ohjelmistoon käsin valikosta Varasto - Nimikkeet tai tuoda ne ohjelmaan Excel-taulukosta (mallitiedosto varastonimikkeiden tuontiin löytyy verkkosivuiltamme Asiakastuki-osiosta). Tällöin ohjelmisto tarjoaa välittömästi oikeat oletusasetukset. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy ohjeesta: Varastolaskenta. Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä myyntilaskuissa, ostolaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena Ostolaskuissa. Mikäli lisätyn nimikkeen tyyppi on Varastotavara, valitaan aktiivisuus-kohtaan Myynti- ja ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi, jolloin sitä ei voi käyttää laskuissa. Yksikkö – lisää nimikkeen yksikkö. Yksikön määrittely on pakollista (esim. kpl, kk, h). Mikäli yksikkö ei ole tiedossa, lisätään ” – ”. Voit lisätä ja poistaa yksiköitä valikossa: Asetukset - Yleiset asetukset - Yksiköt. Lisäksi voidaan määritellä myyntihinta ja viimeinen ostohinta. Ostotili (oletusarvona on 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat) – valitse tähän oikea kirjanpidon kulutili. Ostotili on ehdottomasti tarkistettava aina uutta nimikettä laadittaessa, koska ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan tämän määritelmän perusteella. Tarvittaessa ostoon liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti ostolaskulla. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Palvelu tai Tavara, nimikkeen sisällön mukaan ostotiliksi on valittava joko kulutili tai tasetili. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Varastotavara, on valittava kolme tiliä: Myyntitili, Varastotili (tili 15…) ja Ostotili (myytyjen tavaroiden kustannusten tili 4…). Ohjelmisto käyttää nimikkeen tiedoissa määriteltyjä tietoja automaattisesti kirjausten tekemiseen. Tarvittaessa myyntiin liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti. Varastotavaroiden tilejä ei voi muuttaa myyntilaskussa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, lisätään ohjelmistoon valikosta Varasto - Nimikkeet. Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy kohdasta Varasto - Nimikkeet. Arvonlisävero – valitse arvonlisäverokanta, jonka perusteella laskujen arvonlisävero lasketaan. Arvonlisäveroksi valitaan Suomen arvonlisäverokanta (%). Mikäli tavaraa tai palveluja ostetaan toisen EU-maan tai EU:n ulkopuoliselta toimittajalta, joka on arvonlisäverovelvollinen, ostolaskussa käytetään arvonlisäveroprosenttia käänteisen arvonlisäveron määrän laskentaan. Arvonlisäverokanta merkitään myös tällöin Suomen arvonlisäverokannaksi (%). Tallenna Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Roskakori-painiketta. Huom.! Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi. Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen. Nimikkeen haku luettelosta Sopiva nimike löytyy luettelosta nopeasti käyttämällä taulukossa erilaisia selaustapoja ja suodattimia. Klikkaamalla sarakeotsikoita, järjestää ohjelma nimikkeet nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Myynti- ja ostotilien tarkastamista varten luettelo kannattaa järjestää osto- ja myyntitilien mukaiseen järjestykseen. Näin tilivalinnat voidaan tarkistaa nopeasti ja helposti.   Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikeanpuoleisessa reunassa olevan suurennus-lasikuvakkeen avulla. Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Nimikeluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo (Ostot - Nimikkeet) ensin PDF- tai Excel-tiedostona napsauttamalla ikkunan yläreunasta löytyvää PDF- tai Excel-painiketta. Ostolaskun laadinta Ostolaskut laaditaan valikossa: Ostot - Ostolaskut ja niiden laadinnassa noudatetaan samoja periaatteita kuin myyntilaskuja laadittaessa. Kun ostolasku on lisätty ja tallennettu, laatii ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Ostotili tai valittu muu kulutili (ja D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV), K Ostovelat.   Ostolaskut-valikossa lisätään ohjelmaan kaikki ostot, joista halutaan laatia toimittaja- tai nimikekohtaisia raportteja ja laskelmia. Ostolaskujen valikossa lisätään myös EU:n sisäiset ja ulkopuolisten tavaroiden ja palvelujen hankinnat, joihin sovelletaan käänteistä arvonlisäverotusta. Ohjelma ei sisällytä käänteisiä alv-kirjauksia arvonlisäverolaskelmalle, ellei näitä syötetä ohjelmaan ostolaskuina. Ks. ohje: Ostot muista EU-maista ja Ostot EU:n ulkopuolelta. Ostolaskuina lisätään myös varastotavaroiden sekä käyttöomaisuuden ostotositteet. Ostotositteet, joita ole tarpeen sisällyttää toimittajaperusteiseen laskentaan, voidaan lisätä suoraan kassa- tai pankkitapahtumissa (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. Kassan tai Pankin kohdalla). Kulut voidaan kirjata myös pääkirjatositteella. Vaihda pääkirjatositteella Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV) tai Summat nettohintaisina (ilman arvonlisäveroa) riippuen siitä syötätkö summat arvonlisäverollisina vai ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverot eivät muuten kirjaudu ALV-ilmoitukselle. Mikäli käteisellä maksetut ostotositteet halutaan kuitenkin lisätä ostolaskuina, toimittajien luetteloon voi lisätä uuden toimittajan esimeriksi nimellä Käteislaskut ja ostolaskussa voidaan käyttää maksutapaa: Kassa. Ostolaskut-valikossa on helppo lisätä myös kuluennakoiden saajien ostojen/maksujen tositteet ja korttimaksutositteet. Tällöin ostolaskun maksutavaksi on valittava jokaista kuluennakon saajaa varten tallennettu maksutapa ja korttimaksun ollessa kyseessä Luottokorttimaksuvelat. Kuluennakon saajille voi myös laatia omat raporttinsa, jotka käyttäytyvät ostolaskun tavoin (Ostot > Kuluennakon saajien kuluraportit). Ks. ohje Kuluraportit. Ostolaskujen lisääminen   Lisää ostolasku painamalla Lisää ostolasku. 1. Valitse Toimittaja tai lisää toimittaja luetteloon uusi toimittaja painamalla Lisää uusi (ks. tämän ohjeen kohta: Toimittajat). Huom.! Mikäli lisätään ulkomaan ostolaskuja, on toimittajan tiedoissa oltava oikea maa ja laskuriveillä alv-kantana Suomen alv-kanta, jotta ohjelma tekisi tarvittavat käänteiset alv-kirjaukset arvonlisäverolaskelmalle. 2. Lisää laskun Päivämäärä ja Eräpäivä Ostolaskussa on myös kenttä Kirjauspäivä, johon voi lisätä alkuperäisestä laskun päivämäärästä poikkeavan päiväyksen. Pääkirjaan tehdään kirjauspäivämäärän mukainen kirjaus. Myös alv-kirjautuu kirjauspäivän mukaiselle kaudelle, mikäli yritys ei tee maksuperusteista kirjanpitoa (Asetukset - Yrityksen tiedot). 3. Lisää Laskun numero, Viitenumero ja Pankkitili Syötä alkuperäisestä laskusta laskun numero, viitenumero ja pankkitili. Viitenumero-kenttään syötetään ostolaskun viitenumero, ellei kyseessä ole pysyvä viitenumero tai viitenumero, joka on jo tallennettu oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti viitenumeron oikeellisuuden. Pankkitilin kenttään syötetään toimittajan pankkitilin numero, ellei sitä ole jo lisätty oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti tilinumeron muodollisen oikeellisuuden. 4. Osastot, Projektit ja Kustannuspaikat Mikäli yrityksen tulojen ja menojen laskenta perustuu osastoihin ja/tai projekteihin, ostolaskun ylätunnisteeseen voidaan valita myös osasto ja/tai projekti. Nämä ovat kuitenkin lisättävä ensin valikosta Asetukset - Dimensiot - Osastot ja/tai Asetukset - Dimensiot - Dimensiot. Laskun ylätunnisteessa olevan osaston perusteella voidaan laatia osastokohtainen ostoraportti ja ostovelkojen raportit. Laskun ylätunnisteessa valittu osasto ja/tai projekti siirtyy automaattisesti kaikille laskun riveille. Osastoa voidaan muuttaa tarvittaessa laskun riveillä. Projektia ei voi kuitenkaan muuttaa laskun riveillä. Mikäli laskun riveille on lisättävä useita eri projekteja, projektivalinta poistetaan laskun ylätunnisteesta ja projektit lisätään laskun riveille (sarake P). Projektia ei voi valita samanaikaisesti ostolaskun ylätunnisteeseen ja laskuriveille. Vain toinen näistä vaihtoehdoista on mahdollinen. Osasto ja/tai projekti lisätään pääkirjan kirjauksessa kulutilin riville. Laskuriville voi valita myös kustannuspaikan. 5. Valuutta Lisättäessä ostolaskua jossakin muussa valuutassa kuin euroissa, valitaan tarvittava valuutta kentässä: Valuutta. Ohjelma valitsee laskun päivämääränä voimassa olevan Euroopan keskuspankin julkaiseman valuuttakurssin. 6. Käyttöomaisuuden osto Mikäli kyseessä on käyttöomaisuuden osto myynti ja yrityksellä on käytössä ohjelman Käyttöomaisuuslaskenta, ruksaa laskurivien yläpuolella oleva valintaruutu ja paina: Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke (mikäli lisäät kirjanpitoon kokonaan uuden käyttöomaisuushyödykkeen) tai Näytä nimikkeitä (mikäli lisäät arvoa jollekin olemassa olevalle käyttöomaisuushyödykkeelle). Kun lasku tallennetaan, ohjelma lisää kyseisen hyödykkeen käyttöomaisuustilille.   7. Laskurivit Ostolaskun rivien laadinnassa käytetään nimikkeitä. Laskua ei voi laatia nimikettä valitsematta. Napsauta laskun ensimmäisellä rivillä sarakkeessa kohtaa Nimike ja valitse luettelosta ostettavan nimikkeen tunnus. Mikäli sopivaa nimikettä ei ole, samassa valinnassa voidaan lisätä uusi nimike napsauttamalla viimeistä riviä Lisää uusi. Mikäli ostolaskua lisättäessä lisätään juoksevasti uusia nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara, nimikkeen tiedoista on valittava käsin Aktiivisuus = Myynti- ja ostolaskuissa. Katso myös tämän ohjeen kohta: Nimikkeet. Nimikkeen valintaan liittyy nimikkeen tunnuksen, nimen, tyypin, aktiivisuuden, yksikön, ostohinnan, kulutilin ja alv-kannan määrittely. Näitä oletusasetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa manuaalisesti laskun riveillä (muutokset eivät vaikuta nimikkeen tietoihin). Varastotavaraa ostettaessa (nimike, jonka tyyppi on Varastotavara) laskun rivillä ei voi muuttaa tiliä. Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa kulua kuvaavan selitteen. Tämän jälkeen sarakkeeseen Määrä lisätään ostettavan nimikkeen määrä ja sarakkeeseen A-hinta yhden nimikekappaleen hinta. Nimikkeen määrään voidaan lisätä 3 desimaalia ja hintaan voidaan 7 desimaalilukua. Huom.! Jos laskurivien yläpuolella on ruksattuna kohta: Summat sis. alv:n, tulee hinnat syöttää laskuriveille bruttohintaisina. Jos ruksia ei ole ko. kohdassa, syötetään hinnat nettohintaisina.   Laskurivillä olevaa Tili-kohdan kirjanpitotiliä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tili-kohta määrittelee, mille kirjanpidon tilille osto kirjautuu. Laskuriville voidaan myös valita Osasto. Osastot on määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Osastot. Mikäli ostolasku halutaan sitoa kustannuspaikkaan ja/tai projektiin, napsautetaan nimikerivin sarakkeessa K tai P olevaa painiketta sekä jaetaan ostosumma sopivien kustannuspaikkojen ja/tai projektien kesken. Mikäli ostosumma kohdistuu kokonaan yhteen kustannuspaikkaan/projektiin, avautuvassa ikkunassa ruksataan vastaavan kustannuspaikan/projektin rivin lopussa oleva kenttä (Täydellinen kohdistus). Mikäli ostosumma jakautuu useamman kustannuspaikan/projektin kesken, summa voidaan jakaa joko prosenttiosuuksina, määrällisesti tai summana. Jakamisperustetta voidaan muuttaa napsauttamalla vastaavan sarakkeen ylätunnistetta. Kustannuspaikat ja projektit on ensin määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Kustannuspaikat / Projektit. Ostolaskun summan kohdistaminen kustannuspaikalle tai projektille merkitsee sitä, että kirjanpidossa ko. kustannuspaikalle tai projektille syntyy kulu, eli kustannuspaikan/projektin tulos pienenee. Virheellinen nimikerivi voidaan poistaa painamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-painiketta. Nimikerivien järjestystä voidaan vaihtaa sekä ylös että alaspäin vetämällä hiirellä rivin alussa olevaa vaihtopainiketta. Sarakkeiden järjestystä voidaan muuttaa laskun riveillä hiirellä vetämällä. 8. Tarkasta laskun tiedot Kun olet syöttänyt laskulle kaikki tarvittavat tiedot, tarkista aina ALV-kanta, ALV:n määrä ja laskun loppusumma ennen laskun tallentamista.   Ostolaskun kentässä Pyöristys voidaan pyöristää laskun loppusummaa tasalukuun.   9. Laskun tallennus   Lasku tallennetaan alareunassa olevaa Tallenna tai Tallenna ja lisää -painiketta painamalla. Mikäli seuraavan laskun lisääminen halutaan aloittaa heti edellisen laskun tallentamisen jälkeen eikä laskuun haluta lisätä esim. Alkuperäistä laskua liitteeksi, lasku tallennetaan ja uusi lasku lisätään napsauttamalla painiketta Tallenna ja lisää. Kun ostolasku tallennetaan, ohjelma tekee automaattisesti kirjauksen pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat   Ohjelman tekemän kirjauksen pääkirjaan voi tarkistaa painamalla laskun oikeassa yläreunassa olevaa Tosite OS-painiketta. Ohjelman automaattisesti luoma OS-tunnus on yksilöllinen ja viittaa tositelajiin (OS) sekä tositteen järjestysnumeroon. Tunnus voidaan merkitä paperilaskuun, mikäli laaditaan perinteistä ns. mappikirjanpitoa. Huomaa, että mikäli poistat laskuja, yksilöllistä OS-tunnusta ei voi enää käyttää uudelleen vaan juoksevaan tositenumerointisarjaan tulee aukko. On suositeltavampaa aina luoda hyvityslasku ja kohdistaa tuo hyvityslasku alkuperäiseen laskuun, jolloin molemmat poistuvat reskontrasta. Ks. kohta: hyvityslaskun kohdistus ostolaskuun. Kaikkia ostolaskuja koskevia kirjauksia voi katsella raportista: Kirjanpito > Päiväkirja käyttämällä suodatinta: Tositelaji = OS. 10. Liitteet Ostolaskuun voi lisätä liitteeksi tiedostoja, esim. alkuperäisen laskun. Liitteet lisätään ostolaskun tallentamisen jälkeen raahaamalla tiedostot hiirellä ostolaskun päälle tai painamalla laskun oikeassa yläkulmassa näkyvää paperiliittimen kuvaketta. Liitteet voi lisätä vasta, kun ostolasku on tallennettu. Laskulle voi tallentaa yhden tai useamman tiedoston liitteeksi. Mikäli tallennat useamman liitteen, pidä SHIFT tai CNTRL-näppäin pohjassa valitessasi liitettäviä tiedostoja. Ostolaskujen tarkastelu Voit katsella ohjelmaan syöttämiäsi ostolaskuja valikossa: Ostot - Ostolaskut.   Voit valita joko kaikki laskut, maksamattomat laskut tai maksetut laskut.   Luettelo laadituista laskuista listataan näytölle. Oikea lasku löytyy nopeasti luettelosta käyttämällä apuna erilaisia laskujärjestyksiä ja suodattimia. Klikatessa sarakkeiden otsikkoja (Päivämäärä, Laskun nro, Toimittaja, Yhteensä) laskut listataan nousevassa järjestyksessä ja otsikkoa uudelleen napsautettaessa laskevassa järjestyksessä.   Laskuja voidaan myös suodattaa klikkaamalla sarakkeiden yläosassa olevia suurennuslasikuvakkeita ja syöttämällä siihen sopiva arvo. Sarake muuttuu siniseksi, kun suodatin on päällä. Suodatin poistetaan napsauttamalla suurennuslasia ja poistamalla kyseinen arvo suodattimesta tai painamalla: Näytä kaikki.   Sopivan laskun löytymisen jälkeen laskun saa avattua klikkaamalla ko. laskun riviä kerran. Laskua voidaan muokata painamalla Muuta-painiketta. Muutetut tiedot muutetaan automaattisesti myös laskuun liittyvään pääkirjan kirjaukseen. Passiiviseen tilikauteen sisältyvää laskua ei voi korjata ennen kuin tilikausi muutetaan aktiiviseksi. Ostolaskun korjaus Kaikki laskun tiedot voidaan korjata: toimittaja, nimike, määrä, a-hinta, tili. Toimittaja voidaan muuttaa niin kauan, kunnes lasku on kirjattu maksetuksi. Laskun maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja toimittaja voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen.   Tarvittaessa lasku voidaan myös poistaa, mutta jälleen, lasku ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan lasku poistaa.   Lasku poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista Poista-painiketta. Huomaa, että jos poistat laskun, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan OS-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia laskulle hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Ostolaskujen kopiointi Ostolaskut voidaan kopioida avaamalla kopioitava lasku ja painamalla laskun vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot - Ostolaskut, Avaa kopioitava ostolasku) Kopioinnin yhteydessä toimittajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään laskuun yhdessä hintojen kanssa.   Voit vaihtaa laskuun laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot. Ostolaskujen digitointi   Ostolaskut ja kuitit voidaan digitoida automaattisesti suoraan ohjelmassa. Alkuperäiset laskut voidaan raahata hiirellä ostolaskujen tai vahvistamattomien ostolaskujen syöttöikkunaan ja ohjelma lisää laskun tiedot automaattisesti laskulle muutamassa sekunnissa.   Digitointi on maksullinen palvelu ohjelman kokeiluversiota lukuun ottamatta. Jokaisen laskun digitointi maksaa 0,15 €/kpl+alv ja palvelun välittäjänä toimii CostPocket OÜ. Veloitus digitoinnista tehdään kuukausiveloituksen yhteydessä.   Ostolaskujen automaattisen digitoinnin käyttöönotto Pääkäyttäjä voi aktivoida automaattisen digitoinnin valikossa: Asetukset -> Yrityksen tiedot -> Verkkolaskujen ym. integrointien asetukset -> Ostolaskujen automaattinen digitointi > Aktivoi.   Digitoinnin voi aktivoida myös suoraan laskulla laskutiedoston lisäämisen jälkeen. Lisää uusi ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Raahaa ohjelmaan lisättävän laskun tai kuitin tiedosto ostolaskujen syöttöikkunaan ja paina Tositteen digitointi. Seuraavaksi paina avautuvasta ikkunasta Aktivoi.     Ostolaskujen automaattinen digitointi Lisää uusi ostolasku tai vahvistamaton ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Hae lasku/kuittitiedosto tietokoneeltasi tai sähköpostista paperiliittimen kuvakkeen avulla tai raahaa laskutiedosto hiirellä suoraan laskulomakkeen päälle. Laskun yläosaan ilmestyy ”Tositteen digitointi” -painike, jota painamalla tosite digitoidaan. Näet avautuvasta ikkunasta tunnistetut kentät, jotka siirtyvät ostolaskulle. Paina Kyllä, mikäli haluat tuoda ko. tiedot laskulle. Paina Ei, mikäli et halua tuoda näitä tietoja automaattisesti laskulle. Digitointi tapahtuu automatiikan avulla muutamassa sekunnissa ja sen keskimääräinen tarkkuus on tällä hetkellä 76 %. Tarkkuus tulee paranemaan aikaa myöten, kun digitointirobotin tunnistamistoiminto kehittyy. Lisää toimittajan tiedot, mikäli ne eivät ole jo ohjelmassa valmiina ja tarkista ja täydennä tarvittaessa ostolaskun tietoja manuaalisesti. Valitse laskuriveille sopivat ostonimikkeet ja tallenna lasku. Laskun tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee tarvittavat kirjanpidon kirjaukset pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat Alkuperäinen tosite tallentuu laskulle, joten niitä ei tarvitse arkistoida enää muualla.              

Vain yrityksen pääkäyttäjä voi poistaa yrityksen ohjelmasta. Tieto yrityksen poistamisesta päivittyy seuraavaan mahdolliseen kuukausilaskuun.   Poistaaksesi yrityksen, klikkaa ohjelman vasemmasta yläkulmasta kolmea pistettä, josta avautuu listaus ohjelmaan lisätyistä yrityksistä. Klikkaa poistettavan yrityksen nimen perässä olevaa roskakorin kuvaketta. Ohjelma vahvistaa poiston pyytämällä vielä salasanaa. Salasana on sama kuin sisäänkirjautumisen yhteydessä käytettävä.      Suosittelemme arkistoimaan yrityksen tiedot ennen poistamista. Ohjeet arkistointiin löydät täältä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Kirjanpidon-aineistojen-arkistointi/ta-p/628574    Huomioithan, että jos poistat yrityksen, sen tiedot poistuvat kokonaan ohjelmasta.   Mikäli tulee tarve yrityksen tietojen palauttamiselle, pääkäyttäjän tulee olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen support@passelimerit.com. Yrityksen tiedot on mahdollista palauttaa, mikäli poistosta on alle puoli vuotta aikaa.

Laskun tallentaminen ja lähettäminen on mahdollista, kun asiakas on tallennettu ohjelmaan. Pääset lisäämään asiakkaita klikkaamalla Myynnit - Asiakkaat - +Lisää asiakas.       Asiakkaan nimi - Kirjoita henkilöasiakkaan koko nimi tai yrityksen nimi. Järjestelmä käyttää Kaupparekisterin yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) yrityshakua Asiakkaan nimi -kentässä, jolloin se saattaa löytää yrityksen tiedot myös automaattisesti nimeä kirjoittaessa.   Y-tunnus - Yrityksen Y-tunnus.   ALV - tunnus - Yrityksen ALV-tunnus.   Yhteyshenkilö - Asiakkaan tai yrityksen yhteyshenkilön nimi, joka toimii ensisijaisena kontaktina.   Maksaja - Määritä tähän kenttään, kuka asiakkaan puolesta maksaa laskut, jos se eroaa asiakkaasta. Huomioithan, että tieto maksajasta siirtyy vain laskutulosteelle, mutta lähetyksessä käytetään asiakkaan tietoja.   Lisätietoja - Mahdollisia lisätietoja asiakkaasta.   Osoite - Asiakkaan ensisijainen katuosoite.   Osoite jatkuu - Mahdolliset lisätiedot osoitteesta.   Postinumero - Asiakkaan tarkka postinumero.   Postitoimipaikka - Postitoimipaikka (kaupunki tai kunta).   Maa - Asiakkaan maa.   Puhelin - Asiakkaan ensisijainen puhelinnumero.   Puhelin 2 - Lisää toinen puhelinnumero, jos saatavilla.   Sähköposti - Asiakkaan sähköpostiosoite, johon sähköpostitse lähetettävät laskut lähetetään.   Kotisivu - Asiakkaan verkkosivujen URL-osoite.   Valuutta - Valitse tai kirjoita laskutuksessa käytettävä valuutta. Lisää valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat ohjelmaan tarvittavat valuutat valuuttamääräisten kirjausten syöttämistä varten. Ohjelmassa käytössä olevat valuutat näkyvät vasemmanpuoleisessa luettelossa (Valitut valuutat) ja kaikki maailman valuutat vasemmanpuoleisessa valikossa. Voit lisätä ohjelman valuuttaluetteloon tarvittavia valuuttoja oikeanpuoleisesta valikosta klikkaamalla valuutan edessä olevaa plus-painiketta.   Maksuaika päivinä - Maksuaika päivinä, mikäli haluat soveltaa asiakkaan kohdalla eri maksuehtoa, kuin myyntilaskun asetuksissa määriteltyä.   Viivästyskorko - viivästyskorkoprosentti, mikäli haluat soveltaa asiakkaan kohdalla eri viivästyskorkoa, kuin myyntilaskun asetuksissa määriteltyä. Ohjelman Standard- ja Pro-versiossa ei ole mahdollista laskea viivästyskorkoa. Viivästyskorkoprosentti näkyy vain myyntilaskussa.   Viitenumeron perusosa - Asiakaskohtaista viitenumeron perusosa (ilman tarkistenumeroa).   Myyntilaskun kieli - Asiakkaan myyntilaskun kieli.   Pankkitiedot laskulle - Valitse laskulla käytettävä pankkitili, mikäli sinulla on useampi pankkitili ja haluat käyttää kyseisen asiakkaan kohdalla jotain tiettyä pankkitiliä.   Massalähetyksen tuloste - Ohjelman Pro- ja Premium-versioilla voit lähettää myyntilaskuja massana. Voit määritellä tähän reitin, jota pitkin kyseisen asiakkaan lasku lähetetään käytettäessä joukkolähetystä.   Verkkolaskuosoite - Ohjelma hakee Y-tunnuksen perusteella Verkkolaskuosoitteistosta yrityksen verkkolaskuosoitteen asiakaskortin taustatietoihin. Mikäli yrityksellä on vain yksi verkkolaskuosoite, ei verkkolaskuosoitetta tarvitse välttämättä syöttää asiakastietoihin. Jos asiakkaalla on useampi verkkolasku reititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Syötä siinä tapauksessa asiakastietoihin Y-tunnuksen lisäksi verkkolaskuosoite, jotta lasku menisi perille oikeaan osoitteeseen.    Mikäli vastaanottaja ottaa vastaan vain paperilaskuja, mutta et halua itse postittaa niitä, voit käyttää Apixin tulostuspalvelua. Tällöin lasku lähetetään ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta Apix hoitaalaskut kuoreen ja postittaa ne asiakkaille. Tällöin asiakkaan tiedoissa tulee syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUS.   Mikäli laskun vastaanottaja on kuluttaja-asiakas, joka haluaa saada laskun omaan verkkopankkiinsa e-laskuna, tulee laskujen lähettäjän solmia Apixin kanssa e-laskusopimus ja palauttaa se täytettynä Apixille. Kun Apix on käsitellyt sopimuksen, laskuttajalle avataan e-laskutusprofiili ja kaikkiin suomalaisiin pankkeihin lähetetään laskuttajailmoitukset. E-laskupalvelu on käytettävissä 4-5 pankkipäivän jälkeen.    Kuluttaja-asiakkaan tietoihin tulee tällöin syöttää ohjelmassa Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU isoin kirjaimin. Ensimmäinen lasku lähtee ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta se ohjautuu vastaanottajalle kirjeenä. Laskun mukana on asiakaskohtainen Apix-tunniste (esim. EEXNWS) ja tämän jälkeen asiakas voi käydä verkkopankissaan tilaamassa e-laskun ko. toimittajalta (eli teiltä) käyttämällä omaa Apix-tunnistettaan. Jatkossa laskut ohjautuvat e-laskuina asiakkaan omaan verkkopankkiin. E-laskusopimuksesta lisätietoja: www.apix.fi.   Vain yksityishenkilöille lähetetyille laskuille muodostuu asiakaskohtainen Apix-tunniste. Eli jos laskun saajalla on Y-tunnus, Apix-tunnistetta ei muodostu vaan Apix välittää yritysten väliset laskut verkkolaskuina. Toisin sanoen y-tunnuksella varustettu yritys ei voi vastaanottaa laskuja kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin.   EU-standardin mukainen verkkolasku - Laita valinta, jos asiakkaasi vaatii EU-standardin mukaista verkkolaskua. https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/EU-standardin-mukainen-verkkolasku/ta-p/690866   Operaattori - Verkkolaskuoperaattori.   OVT tunnus - OVT-tunnus koostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 + yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa (8 merkkiä), sekä mahdollisesta tarkenteesta (enintään 5 merkkiä). Kyseinen kenttä ei ole pakollinen tieto verkkolaskujen lähetyksessä.   Laskun muotoilu - Ohjelman pro- ja premium-versiolla voit luoda useampia asiakaskohtaisia laskulomakkeita. Valitse tähän kenttään haluamasi laskulomake, jos haluat käyttää jotain muuta, kuin oletukseksi valittua.   Lähetemyynti on sallittu - Salli lähetemyynti vain sellaisten asiakkaiden asiakastiedoissa, jotka saavat ostaa tavaraa luotolla. Lähetteitä ja koontilaskuja voidaan laatia vain näille asiakkaille. Huom! Tämä toiminto käytössä ohjelma Pro- ja Premium-versioissa.   Teksti myyntilaskuun ennen laskurivejä - Lisää tähän teksti, jonka haluat näkyvän kaikissa kyseiselle asiakkaalle tehtävissä laskuissa tai lisää pysyviin kommentteihin tallennettu valmis teksti.   Myyntilaskuun laskurivien jälkeen tulostuva teksti - Lisää tähän teksti, jonka haluat näkyvän kaikissa kyseiselle asiakkaalle tehtävissä laskuissa tai lisää pysyviin kommentteihin tallennettu valmis teksti.  

1.4.2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä Suomen Valtiokonttori on linjannut, että se ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jotka ovat EU-standardin mukaisia. Mikäli asiakas ei ole erikseen vaatinut EU-standardin mukaista verkkolaskua, ei tätä tarvitse asiakaskortilta valita.   Lähettääksesi EU-standardin mukaisia verkkolaskuja, tulee sinun ensin lisätä yrityksesi asetuksiin ALV-tunnus. Tämä koskee kaikkia nimikkeellä olevia verokoodeja, paitsi silloin, kun ALV-koodina on "Ei veronalainen", jolloin ALV-tunnusta ei saa olla. Samoin, jos ALV-verovelvollisuusasetuksissa on valittuna "Ei", ALV-tunnusta ei saa olla.   1. Asetukset - Yrityksen tiedot - Syötä ALV-tunnus -kenttään ALV-tunnuksesi ja Tallenna.     2. Klikkaa EU-standardin mukainen verkkolasku valinta asiakkaan tiedoissa ja Tallenna.     Huomioitavaa! Koontilaskuja ja korkolaskuja ei ole mahdollista lähettää EU-standardin mukaisina laskuina.  EU-standardin mukaisiin verkkolaskuihin ei lisätä tuotekohtaisia rivejä, joissa on vain selite tai kuvaus (eli ns. tyhjät rivit). Nämä tiedot sisällytetään kuitenkin tulosteeseen.  

StatBun-raportointipalvelu on mahdollista integroida Passeli Meritiin. Kirjanpitodata siirtyy Passeli Meritistä StatBuniin automaattisesti, kun integraatio on aktivoitu. Huomioithan, että integraatio vaatii toimiakseen joko Passeli Merit Pro tai Premium -lisenssin.   Lisää tietoa StatBunista löydät täältä: https://statbun.com/  Mikäli tarvitset apua StatBunin käytön kanssa tai sinulla herää kysymyksiä palvelusta, olethan yhteydessä raportointityökalun, eli StatBunin omaan asiakaspalveluun.    Statbunin saat integroitua ohjelmaan näin: 1.Kirjaudu Passeli Meritiin Klikkaa ohjelman oikeasta yläkulmasta Asetukset ja sen jälkeen vasemmasta alareunasta kohtaa API:n asetukset.     2. Anna Uuden avaimen kommentti mahdollisimman kuvaavalla nimellä. Klikkaa Luo.     Luotu avain näyttää tältä:     3. Rekisteröidy Statbunin käyttäjäksi. https://statbun.com/aloita/  Seuraa Statbunin ohjeita ja täytä tarvittavat kentät.    4. Valitse datan lähteeksi Passeli Merit     5. Syötä Passeli Meritissä luomasi API Id sekä API avain KIikkaa Tallenna.       Nyt integraatio on valmis!            

Passeli Merit -ohjelmassa on nyt mahdollista lähettää verkkolaskuja myös OWS:n kautta. OWS on verkkolaskujen välityspalvelu. Tämä ominaisuus on tällä hetkellä pilottivaiheessa ja ilmoitamme erikseen, kun se on kaikkien asiakkaidemme saatavilla.    1. Aloita käyttöönotto siirtymällä kohtaan Asetukset – OWS verkkolaskutus.   2. Seuraavassa vaiheessa syötetään kuvassa näkyvät tiedot. Käyttöönoton aloittaminen tapahtuu valitsemalla Ota käyttöön -painike.     3. Klikattuasi Ota käyttöön -painiketta, saat ilmoituksen, joka kertoo, että käyttöönotto valmistuu 1-2 päivän kuluessa.     4. OWS-verkkolaskutus-toiminnossa näkyy alla oleva ilmoitus, kun käyttöönotto on vielä kesken.   5. Valmis käyttöönotto näyttää tältä:      6. Laskun voi lähettää E-lasku-painikkeella, joka ilmestyy näkyviin laskun tallentamisen jälkeen.   7. Tiedot laskulistauksessa Laskulistauksessa näkyy sekä tieto siitä, että lasku on lähetetty OWS:n kautta, että lähetyksen ajankohta. Mikäli lasku jää jostain syystä virheeseen, näkyviin ilmestyy kolmio. Klikkaamalla kolmiota saat tarkemmat tiedot virheestä.   Huom!  OWS tukee tällä hetkellä ainoastaan PDF-muotoisia liitteitä verkkolaskuissa.  

Fikuro on varastonhallintajärjestelmä, joka on mahdollista integroida Passeli Meritiin.    Huomioithan, että integraatio vaatii toimiakseen joko Passeli Merit Pro tai Premium -lisenssin. Lisää tietoa Fikuron ja Passeli Meritin välisestä integraatiosta löydät täältä: https://www.passeli.fi/passelimerit/varastokirjanpito   1. Klikkaa Passeli Meritissä rattaan kuvaa oikeassa yläkulmassa ja tämän jälkeen Yrityksen tiedot -otsikon alta kohtaa API:n asetukset.   2.  Lisää kenttään Uuden avaimen kommentti integraatiota kuvaava nimi, esimerkiksi Fikuro ja klikkaa Luo.     3. Ohjelma luo API ID:n sekä API avaimen, joilla saat integraation luotua Fikuron ja Passeli Meritin välille.     4. Siirry Fikurossa kohtaan Hallinta -> Kirjanpidon asetukset     5. Valitse taloushallinnon järjestelmäksi alasvetovalikosta Passeli Merit.     6. Klikkaa Lisää Passeli-Merit asetukset     7. Lisää ensin Passeli Meritissä luomasi API ID. Klikkaa sen jälkeen Api key -rivin päästä silmän kuvaketta, jotta pääset lisäämään riville API avaimen. Lisää API avain ja Klikkaa Testaa yhteys, jonka jälkeen ikkuna ilmoittaa yhteyden toimivan. Tallenna.       Nyt integraatio on valmis ohjelmien välillä!

Osoitteessa https://aktiva.meritaktiva.fi/Authent/Login pääset kirjautumaan Passeli Meritiin sisään. Mikäli sinulla ei ole vielä käyttäjätiliä luotuna, pääset sen luomaan samasta osoitteesta.   1. Klikkaa linkkiä Perusta Passeli Meritin käyttäjä.     2. Avautuvasta ikkunasta pääset luomaan käyttäjätilin.   Täytä oma nimesi sekä sähköpostiosoitteesi, tutustu käyttöehtoihin, jonka jälkeen voit klikata Aloita.   3. Ohjelma ilmoittaa seuraavasti:   4. Saat sähköpostiisi seuraavan viestin:   Toimi ohjeiden mukaan ja klikkaa linkkiä sähköpostissa.   5. Linkistä pääset muodostamaan salasanan käyttäjätilillesi.        Klikkaa aktivoi ja pääset luomaan yritystä ohjelmaan. Mikäli sinut on lisätty jo ohjelmassa olevaan yritykseen, pääset suoraan kyseisen yrityksen työpöytä-näkymään ohjelmassa.  

Asetukset-valikossa voit muuttaa yrityksesi tietoja, yleisiä asetuksia, kirjanpidon asetuksia sekä lisätä osastoja, projekteja ja esimerkiksi kustannuspaikkoja.       Yrityksen tiedot Yrityksen tiedot Yrityksen tiedoissa esitetään yrityksesi yleiset tiedot. Nämä tiedot näkyvät myös myyntilaskulla. Voit tarvittaessa muuttaa ja täydentää niitä.   Järjestelmä käyttää Kaupparekisterin yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) yrityshakua Yrityksen nimi -kentässä, jolloin se saattaa löytää tiedot myös automaattisesti. Palvelu esittää perustiedot osakeyhtiöistä, asunto-osakeyhtiöistä, osuuskunnista, vakuutusosakeyhtiöistä sekä julkisista osakeyhtiöistä, mutta ei esimerkiksi toiminimistä tai yhdistyksistä. Täydennä tarvittaessa yrityksen tietoja. Osoite- ja yhteystiedot näkyvät sen jälkeen myös myyntilaskulla.  Ohjelman Pro ja Premium -versiossa on mahdollista käyttää laskujen kierrätystä.  Ota kierrätys käyttöön rastittamalla kohta ”Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys”.    Laskujen kierrätyksellä tarkoitetaan sitä, että ohjelmaan tulleet verkkolaskut  voidaan tallentaa ostolaskuiksi vasta sen jälkeen, kun laskujen vahvistajiksi määritelty henkilö tai henkilöt ovat vahvistaneet kyseiset laskut. Laskut voivat olla joko sovelluksen (esim. eTasku) kautta tulleita kuitteja/laskuja, tai käsin Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon syötettyjä ostolaskuja. Maksuperusteista alv-laskelmaa käytettäessä ohjelma sisällyttää valinnan käyttöönottohetkestä lähtien kaikista laskuista arvonlisäveron sen kuukauden laskelmaan, jolloin laskut on kirjattu maksetuksi eli laskun maksupäivää vastaavalle kaudelle. Jos ohjelmassa on aikaisemmin käytetty suoriteperusteista laskentaa, kannattaa siirtymävaiheessa olla tarkkana, jotta kaikki laskut tulevat ensimmäiseen maksuperusteiseen laskelmaan oikein eikä minkään laskun arvonlisävero tule toistamiseen laskelmaan. Mikäli siirrytään kesken kaiken maksuperusteisesta laskentatavasta suoriteperusteiseen, niin on tarkistettava, ettei siirtymähetkellä ole yhtään laskua kirjaamatta maksetuksi (ei myynti- eikä ostolaskua). Ohjelma alkaa käsitellä laskuja siitä hetkestä lähtien suoriteperusteisesti eli ottaa arvonlisäveron huomioon vain uusista laskuista laskun päivämäärän/kirjauspäivän mukaiseen alv-laskelmaan. Niistä laskuista, jotka on kirjattu aikaisemmin (maksuperusteisen arvonlisäveron laskentatavan aikana), ei arvonlisäveroa oteta laskelmaan mukaan. Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset Ostolaskujen automaattinen digitointi Ostolaskut ja kuitit voidaan digitoida automaattisesti suoraan Passeli Meritissä. Alkuperäiset laskut voidaan siirtää hiirellä ostolaskujen tai vahvistamattomien ostolaskujen syöttöikkunaan ja ohjelma lisää laskun tiedot automaattisesti laskulle muutamassa sekunnissa. Ostolaskujen ja vahvistamattomien ostolaskujen automaattisen digitoinnin voi aktivoida ohjelman pääkäyttäjä. Tunnistautumista ei vaadita.  Katso tarkemmat ohjeet täältä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Ostolaskun-luominen/ta-p/607752  Verkkolaskuoperaattori Apix Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Meritillä, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin verkkosivuilla.  Huomaa, että jokainen yritys on rekisteröitävä Apixin käyttäjäksi erikseen. Tarkistathan, että ilmoitat Apixille saman y-tunnuksen, kuin minkä olet syöttänyt Passeli Meritissä yrityksen tietoihin. Rekisteröitymisen jälkeen pääset valitsemaan laskutuksen palveluita. Palvelut valitaan Apixin Laskumapin valikosta Työkalut.  Tämän jälkeen sinut ohjataan kirjautumissivulle ja verkkokauppaan. Mikäli sivusto ei automaattisesti ohjaa verkkokauppaan, valitse ylävalikosta Kauppa, josta pääset ostamaan verkkopostimerkkejä. Verkkopostimerkkejä tarvitset lähettääksesi ja vastaanottaaksesi verkkolaskuja. Mikäli valitsit rekisteröinnin yhteydessä Laskun maksutavaksi, ei verkkopostimerkkejä tarvita. Siirry tämän jälkeen Passeli Meritin valikossa Asetukset - Yrityksen tiedot - Verkkolaskujen ym. Integraatioiden asetukset. ValitseVerkkolaskuoperaattori Apix. Syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana. Kun tiedot on asetettu, paina Tallenna. Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, otsikon Verkkolaskuoperaattori Apix viereen ilmestyy teksti Aktivoitu. Costpocket Costpocket on ohjelman kanssa yhteensopiva kuittisovellus. Costpocketin kautta saa tuotua ostokuitit digitoituina ohjelman Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon. Lisätietoja ja hinnat löytyvät heidän verkkosivultaan https://www.costpocket.com/fi/ Ohje Costpocketin käyttöönottoa varten: https://costpocket.com/fi/learn/meritaktiva Toinen ohjelman kanssa yhteensopiva kuittisovellus on eTasku. eTaskun kautta saa tuotua ostokuitit digitoituina suoraan ohjelman Ostolaskut-valikkoon. Lisätietoja, hinnat ja ohje eTaskun käyttöönottoon löytyy heidän verkkosivultaan: https://etasku.zendesk.com/hc/fi/articles/115004351733-eTasku-MeritAktiva Myyntisaatavien rahoitus Ohjelmaan on integroitu Uuva Rahoituksen laskurahoituspalvelu. Uuvan hinnasto löytyy linkistä: https://anitta.uuva.fi/static/pdfs/Uuva_Rahoitushinnasto.pdf Tulorekisterin varmenne Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Passeli Meritistä. Lokakuusta 2024 alkaen varmenne haetaan Verohallinnon asiointipalvelussa. https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/uutishuone/uutiset/uutiset/2024/verohallinnon-varmennepal... Tarkemmat ohjeet tulossa myöhemmin.  Ohjelmassa digitoidut laskut Ohjelmassa digitoidut laskut -raportista voidaan tarkistaa mitä ostolaskuja tai -kuitteja on digitoitu jossain tietyssä yrityksessä valitulla kaudella. Ajanjakso-kenttään valitaan haluttu kausi ja Valitse yritys-kentään voidaan valita avautuvasta valikosta joko Kaikki yritykset tai joku tietty yritys. Jos valitaan Kaikki yritykset ja painetaan ”Laadi raportti”, näytölle tulostuu luettelo yrityksistä, joissa digitointia on käytetty sekä kappalemäärä montako kuittia on kyseisellä kaudella digitoitu. Yrityksen nimeä klikkaamalla saadaan auki tarkempi erittely digitoiduista kuiteista. Kyseinen luettelo voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon vastaavaa painiketta klikkaamalla. Pankkitapahtumat-raportti Pankkitapahtumat-raportilta voit tarkastella pankkiyhteystapahtumien määrää, joita kullakin ohjelmaan lisätyllä yrityksellä on valitulla ajanjaksolla. Yritysten lukumäärä-raportti Raportissa näkyvät sisäänkirjautuneen käyttäjän luomat yritykset, joissa käyttäjä on pääkäyttäjänä. Ohjelma hakee yrityksen tiedoissa olevan Y-tunnuksen perusteella tiedot kaupparekisteristä. Mikäli kyseisellä Y-tunnuksella löytyy yritys, näytämme raportissa myös kaupparekisterissä rekisteröidyn yrityksen nimen. Minun tilini Valikossa Yrityksen tiedot > Minun tilini voidaan kytkeä käyttäjä tiettyyn osastoon ja varastoon (Oletusasetuksena tarjottava osasto, Oletusasetuksena tarjottava varasto). Tätä toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi silloin, jos myyntilaskujen laatija laatii laskuja aina vain tietyllä osastolla tai tietyssä varastossa. Silloin ohjelma tarjoaa myyntilaskulle automaattisesti oikeaa osastoa tai varastoa. Käyttäjään kytketty osasto tai varasto ei tarkoita sitä, etteikö käyttäjä voisi syöttää tietoja muihin varastoihin ja osastoihin. Toiminto on tarkoitettu vain helpottamaan laskuttajan työtä.   Salasanan vaihto - Minun tilini -valikossa voidaan tarvittaessa myös muuttaa salasana, jota käytetään ohjelmaan kirjauduttaessa. Muuta salasana kirjoittamalla voimassa oleva salasana ja sen jälkeen uusi salasana kahteen kertaan. Tämän jälkeen voit kirjautua ohjelmaan uudella salasanalla. Tässä näkymässä pääset myös tyhjentämään välimuistin klikkaamalla Välimuistin (evästeiden) poistaminen. Osa asetuksista ja oletuksista säilytetään selaimen paikallisessa muistissa (LocalStorage), jonka voit tyhjentää klikkaamalla Poista LocalStorage. Minun tilini -valikossa voidaan poistaa myös käyttäjätili, mikäli ensin on poistettu kaikki ko. käyttäjän lisäämät yritykset ohjelmasta. Käyttäjät Valikossa Yrityksen tiedot > Käyttäjät voi pääkäyttäjä lisätä, poistaa ja hallinnoida eri yritysten käyttäjiä ja heidän käyttöoikeuksiaan. Ohjelmassa on kolmentyyppisiä käyttäjiä:     1) Pääkäyttäjä   Ohjelman lisenssi on kytketty pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Pääkäyttäjä voi lisätä ohjelmaan uusia yrityksiä, muita käyttäjiä ja määritellä käyttäjien käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjällä on ohjelmaan täydet käyttöoikeudet.     2) Lisäkäyttäjä   Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa pääkäyttäjä voi lisätä ohjelmaan samanaikaisia lisäkäyttäjiä, jotka pääsevät ohjelmassa kaikkiin valikoihin. Lisäkäyttäjälle tulee ostaa oma lisäkäyttäjän lisenssi. Lisäkäyttäjällä on oletuksena pääsy ohjelman kaikkiin valikoihin, mutta pääkäyttäjä voi tarvittaessa rajoittaa oikeuksia ohjelman eri valikoissa.     3) Rajoitettu käyttäjä Rajoitetulla käyttäjällä on rajoitetut oikeudet. Hänellä on katseluoikeus ohjelman Myynnit-valikkoon. Lisää uusi käyttäjä klikkaamalla Lisää käyttäjä. Lisäkäyttäjän käyttöoikeuksia voidaan määritellä klikkaamalla Käyttöoikeudet-sarakkeessa Muuta-painiketta. Lue lisää käyttäjien lisäämisestä ja muokkaamisesta ohjeesta: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Lisakayttajat-ja-paakayttajan-vaihtaminen/ta-p/620378  Laskujen kierrätys Laskujen kierrätystä käytettäessä laskuja voivat vahvistaa maksulliset lisäkäyttäjät. Mikäli lisäkäyttäjän tulee vahvistaa kaikki ohjelmaan tulevat verkkolaskut (valikossa Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut), laita valinta käyttöoikeuksissa seuraaviin kohtiin:   Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten - vahvistajalle lähetetään automaattisesti ilmoitus, kun ohjelmaan on tullut verkkolasku. Kirjanpitäjän ei tarvitse siinä tapauksessa lisätä laskuun vahvistajia erikseen. Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi:   Jos käyttäjän tiedoissa on valittu, että käyttäjä näkee vain hänen vahvistamansa ostolaskut, niin käyttäjä näkee vain hänelle vahvistettavaksi ohjatut laskut tai hänen vahvistamansa ostolaskut Vahvistamattomat ostolaskut- taiOstolaskut -valikoissa.   Jos laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksissa ei tarvitse määritellä laskujen vahvistajia, vaan kirjanpitäjä valitsee jokaiseen käsittelemäänsä laskuun vahvistajat itse.   Laita valinta käyttöoikeuksissa ruutu ”Älä näytä mainosviestejä”, jos haluat, että yritykseen lisätylle käyttäjälle ei näytetä ohjelman viesteissä Visma Amplio Oy:n lähettämiä mainosviestejä.   Käyttäjälle näytetään siinä tapauksessa vain ohjelmapäivityksiin liittyviä ilmoituksia ja muita tietoja. Käyttäjien hallinnointi työpöydällä Käyttäjien hallinnointi -valikossa ohjelman työpöydällä näkyvät vain ne yritykset, joissa käyttäjä on itse pääkäyttäjänä sekä käyttäjät, jotka kyseinen pääkäyttäjä on kutsunut kyseisiin yrityksiin lisäkäyttäjiksi. Klikkaamalla yrityksen nimeä näytetään kyseisen yrityksen käyttäjät. Kun klikataan käyttäjän nimeä, näkyvät kyseiseen käyttäjään liittyvät yritykset. Samalla on mahdollista muuttaa myös käyttäjien oikeuksia. Käyttäjän voi lisätä yritykseen klikkaamalla plus-painiketta ja käyttäjän voi poistaa klikkaamalla roskakorin kuvaketta. Uusi käyttäjä voidaan lisätä myös vetämällä hiirellä käyttäjän nimi kyseisen yrityksen nimen päälle. Käyttöoikeuksia voi määritellä ja muuttaa klikkaamalla kynän kuvaketta.  Pääkäyttäjä voi katsoa mihin yrityksiin hän on lisännyt maksullisia lisäkäyttäjiä klikkaamalla Käyttäjien hallinnointi -sivulla Näytä maksulliset lisäkäyttäjät. Lisenssiavaimen tiedot Lisenssiavaimen tiedoissa näkyy pääkäyttäjän sähköpostiosoite, pääkäyttäjän luontipäivä, ohjelmaversio, käyttäjien lukumäärä sekä lisenssin voimassaoloaika ja laskutuskausi. API:n asetukset Pro- ja Premium-versiossa voidaan vaihtaa tietoja muiden ohjelmistojen kanssa ohjelman rajapinnan välityksellä.  Pääkäyttäjä luo API-avaimen ja API ID:n jokaiseen integroitavaan ohjelmistoon erikseen. Rajapinnan tekninen kuvaus löytyy verkkosivultamme https://api.passelimerit.fi/  Poikkeuksena ovat kuittien digitointipalvelua tarjoava eTasku sekä Costpocket, jotka on integroitu valmiiksi ohjelmaan. Yleiset asetukset Myyntilaskun asetukset Myyntilaskun asetukset Tässä valikossa voidaan muuttaa myyntilaskujen sekä Premium-versiossa tarjousten ja lähetemyynnin oletusasetuksia yrityksellenne sopivaksi. Seuraava nro – määrittele seuraavan myyntilaskun nro, joka perusteella ohjelma alkaa numeroimaan myyntilaskuja. Oletuksena numerointi alkaa numerosta 1000. Suosittelemme käyttämään vähintään kolmenumeroista numerosarjaa, jotta ohjelma pystyy muodostamaan myyntilaskuille viitenumerot. Viitenumero muodostetaan automaattisesti laskunnumerosta lisättynä tarkistenumerolla. Etuliite – määrittele halutessasi etuliite, joka lisätään myyntilaskun numeron eteen. Myyntilaskun oletuspäivämäärä – uusia myyntilaskuja syöttäessäsi voit valita, tarjoaako ohjelma myyntilaskuun oletusarvoisesti edellisen myyntilaskun päivämäärän vai kuluvan päivän.  Maksuehto päivinä – myyntilaskuissa käytettävä maksuaika laskettuna päivinä laskun päivämäärästä. Jos joillekin asiakkaille sovelletaan muuta maksuehtoa kuin tässä olevaa maksuehtoa, se voidaan muuttaa asiakkaan tiedoissa tai myyntilaskulla. Viivästyskorko – viivästyskorkoprosentti, joka näkyy myyntilaskulla ja joka lisätään asiakkaiden tietoihin. Oletusarvoista viivästyskorkoa voidaan muokata asiakas tai laskukohtaisesti joko asiakkaan tiedoissa tai myyntilaskulla. Voit muuttaa viivästyskorkoprosentin tarvittaessa kaikkien asiakkaiden tiedoissa samalla kertaa. Lisää tällöin myyntilaskun asetuksissa Viivästyskorko-kenttään uusi viivästyskorko ja klikkaa Tallenna kaikille. Ohjelman Standard- ja Pro-versiossa ei ole mahdollista laskea viivästyskorkoa. Viivästyskorkoprosentti näkyy vain myyntilaskussa.   Premium-versiossa on mahdollista laskea viivästyskorko ja laatia viivästyskorkolaskuja.   Laskun pyöristys – valitse haluamasi pyöristystapa laskun loppusummalle. Laskuttajan yhteyshenkilö – jos tähän kenttään syötetään laskuttajan yhteyshenkilön nimi, se tulostuu myös myyntilaskuun. Nimikkeiden järjestys laskussa – on mahdollista valita, näkyvätkö nimikkeet laskulla nimikkeen tunnuksen vai nimen mukaisessa järjestyksessä. Syötä riveille nimikkeen tunnus – laita valinta tähän kohtaan, jos haluat, että esim. varastonimikkeiden tunnus näkyy myyntilaskulla. Tulosta ”Vastaanottajan kuittaus” – ruksaa tämä kohta, jos haluat, että myyntilaskun alaosassa näkyy rivi ”Vastaanottaja:”, johon vastaanottaja voi lisätä allekirjoituksensa, kun lasku tulostetaan paperisena. Tulostetaan viitenumero – laita valinta tähän, jos haluat käyttää myyntilaskuissa viitenumeroita. Kun ohjelmaan luetaan pankin tiliote, viitenumerot auttavat kohdistamaan maksusuoritukset laskuihin. Viitenumero voidaan muodostaa kahdella eri tavalla:   Viitenumero muodostetaan myyntilaskun numeron perusteella. Käytetään asiakaskohtaista viitenumeroa, jolloin asiakkaan tietoihin lisätään viitenumeron perusosa (ilman tarkistenumeroa).   Tulosta lähetelomake – ruksaa tämä kohta, jos tarvitset myyntilaskun lisäksi lähetelomaketta. Silloin myyntilaskulle muodostuu PDF-painikkeen alle kaksi tulostetta: Hinnat sisältävä PDF ja Lähetelomake ilman hintoja. Lähetelomake voidaan tulostaa asiakkaalle tavaralähetyksen mukaan. Tulosta laskuun yhteyshenkilö – ruksaa tämä kohta, jos haluat, että PDF-laskuun tulostuu yhteyshenkilön tiedot (tieto otetaan asiakkaan tiedoista Yhteyshenkilö-kentästä). Lähetemyynti on sallittu – Premium-versiossa voidaan ottaa koontilaskujen laadinta käyttöön ruksaamalla tämä kohta. Suosittelemme lisäämään lähetteiden numerointia varten etuliitteen, esim. LÄH-. Jos haluat numeroida koontilaskut myyntilaskujen yleisen numeroinnin mukaisesti, syötä seuraavaksi koontilaskun numeroksi 0. Valikossa Myynnit > Asiakkaat: rastita ruutu “Myynti lähetteestä koontilaskulle on sallittu“ niiden asiakkaiden kohdalla, joiden kanssa on sovittu luotollisesta myynnistä. Vain kyseisille asiakkaille voidaan laatia lähetteitä ja koontilaskuja. Myyntilaskun muotoilu Myyntilaskupohjan ulkoasua voidaan muokata lisenssitasosta riippuen eri tavoin: Standard-versiossa voidaan lisätä laskulomakkeeseen kaksi logoa, muuttaa logojen kokoa, muuttaa laskussa käytettyä väriä ja mm. käyttää värin määrittelyyn värikoodia. Pro-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joihin voidaan lisätä kaksi logoa ja muuttaa laskun väriä. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joilla voidaan mm.: muuttaa tietojen sijaintia, muuttaa fontin kokoja ja värejä, poistaa kehys ja väri laskun numeron ympäriltä, lisätä vaakaviivoja, vapaata tekstiä ja useita eri logoja. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiolla voidaan laatia oma laskupohjansa aputoiminimelle. Numerosarjat Myyntihinnat ja alennukset Pro- ja Premium -versioissa voi ohjelmaan syöttää myyntihintoja ja alennuksia. Tarkemmat ohjeet: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Myyntihinnat-ja-alennukset-Pro-ja-Premium-versio/ta-p/633895 Viivästyskoron laskennan asetukset Viivästyskorkolaskuja voidaan laatia ohjelman Premium-versiossa. Viivästyskorko lasketaan niistä laskuista, joiden viivästyskorko on suurempi kuin 0 %. Lisää viivästyskoron asetukset valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Viivästyskoron laskennan asetukset. Viivästyskorkolaskun etuliite lisätään viivästyskorolaskun numeron eteen. Viivästyskorkolaskun numerointi alkaa oletusarvoisesti numerosta 1000. Viivästyskorko voidaan laskea päiväkorkona tai vuosikorkona.   Valitse Nimike-riville viivästyskoron laskennan nimike tai lisää uusi nimike, jonka alv-kantana on ”Ei veronalainen”.   Viivästyskorkolaskun vähimmäissumma -kenttään syötetään summa, josta pienempiä viivästyskorkolaskuja ohjelma ei laadi.   Mikäli ohjelmalla on tehty aikaisemmin viivästyskorkolaskuja, syötä päivämäärä, josta lähtien viivästyskoron laskentaa jatketaan.   Jos esimerkiksi viivästyskorkolaskut on laadittu edellisen kerran 31.12.2019, syötä viivästyskoron laskennan aloituspäiväksi 01.01.2020. Silloin viivästyskoron laskentaa jatketaan kyseisestä päivästä.   Valitse, lasketaanko viivästyskorkoa eräpäivästä lähtien vai eräpäivää seuraavan kuukauden alusta lähtien.   Voit lisätä viivästyskorkolaskuun huomautusmaksun, joka merkitään jokaiseen viivästyskorkolaskuun omana nimikerivinään viivästyskoron lisäksi. Lisää huomautusmaksu viivästyskorkolaskuihin laittamalla valinta kohtaan ”Lisää viivästyskorkolaskuun huomautusmaksu”. Lisää huomautusmaksu laskuun valitsemalla Huomautusmaksun nimike ja syöttämällä viivästyskorkolaskulla näkyvä huomautusmaksun määrä. Maksumuistutusten tekstit ja muut tekstit Ohjelmassa on oletusarvoiset maksukehotuksen tekstit suomeksi, englanniksi, viroksi ja ruotsiksi. Kielivalinta riippuu siitä missä kielessä asiakkaalle laaditaan myyntilaskut.  Myyntilaskujen kieli valitaan asiakkaan tiedoissa valikossa Myynti > Asiakkaat > Myyntilaskun kieli.  Voit lisätä ohjelmaan uusia maksumuistutustekstejä klikkaamalla Lisää uusi maksumuistutus. Olemassa oleva maksumuistutuksen tekstejä voidaan muuttaa tai poistaa valitsemalla kyseinen rivi ja klikkaamalla sen jälkeen joko kynän tai roskakorin kuvaketta. Pysyvä kommentti Uuden pysyvän kommentin voi lisätä joko valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti, asiakkaan tiedoissa olevissa kommenttikentissä tai suoraan myyntilaskulla kommenttien lisäämiskentissä. Valmiiksi lisättyjä kommentteja voidaan jatkossa käyttää myyntilaskuja laadittaessa. Pysyviä kommentteja voidaan valita: 1. suoraan myyntilaskulla 2. asiakkaan tiedoissa 3. asiakasryhmässä.   Myyntilaskuun, asiakkaan tietoihin tai asiakasryhmälle valitut pysyvät kommentit näkyvät myyntilaskulla lisätietona. Valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti voidaan pysyviä kommentteja tarvittaessa muuttaa klikkaamalla kynän kuvaketta tai poistaa klikkaamalla roskakorin kuvaketta. Mittayksiköt Mittayksiköitä käytetään osto- ja myyntinimikkeissä eli tuotteissa ja palveluissa, joita ostetaan ja myydään. Mittayksiköitä voidaan lisätä ohjelmaan nimikkeen tiedoissa klikkaamalla mittayksikköluettelon lopussa olevaa Lisää uusi -painiketta klikkaamalla tai valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköt. Mittayksikön tietoihin voidaan syöttää myös muunkielinen nimi. Jos esimerkiksi tehdään lasku ruotsinkieliselle asiakkaalle, laskulla käytetään automaattisesti ruotsinkielisiä mittayksiköitä, kun asiakkaan tiedoissa on valittuna myyntilaskun kieleksi ruotsi. Mittayksiköiden muutokset Mittayksiköiden muunnoksia voidaan käyttää ohjelman Premium -versiossa. Muunnokset voidaan lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköiden muunnokset. Lisää muunnosten taulukkoon mittayksiköiden väliset suhteet: Vaihtoehtoinen mittayksikkö = suhdeluku * perusmittayksikkö. Perusmittayksiköksi otetaan nimikkeen tietoihin valittu mittayksikkö. Esimerkki. Jos ohjelmassa on perusmittayksikkönä kg, mutta halutaan lisätä muunnos grammoina, muunnos lisätään ohjelman valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköiden muunnokset Lisää uusi -painikkeella. Syötä uusi mittayksikkö g (vaihtoehtoinen mittayksikkö -kenttään) ja paina Lisää uusi.  Syötä yksikön nimi myös monikossa sekä halutessasi myös muilla kielillä.  Paina: Lisää uusi. Valitse vaihtoehtoiseksi mittayksiköksi g ja perusmittayksiköksi kg. Syötä suhdeluvuksi 0,001 (eli g = 0,001 kg). Paina: Lisää uusi. Samalla periaatteella voidaan muuntaa esim. metri senttimetreiksi, tonni 1000 kg:ksi, kori 24 pulloksi jne. Kun ohjelmaan syötetään ostolasku käyttämällä vaihtoehtoista mittayksikköä, nimikkeelle lasketaan automaattisesti varastohinta perusmittayksikössä. Jotta voidaan tehdä myyntilaskuja molemmilla mittayksiköillä (vaihtoehtoisilla ja perusmittayksiköillä), suosittelemme syöttämään myyntihintojen taulukkoon myyntihinnat molemmilla mittayksiköillä (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Silloin ohjelma osaa tarjota myyntilaskuun automaattisesti oikean hinnan. Lisää tietoa mittayksiköiden muunnoksista täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Mittayksikoiden-muunnokset-ja-kokoonpanot-Premium-versiossa/ta-p/659690  Maat Valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Maat esitetään vasemmanpuoleisessa valikossa (Valitut maat) ne maat, jotka ovat valittavissa asiakkaan tai toimittajan tietoihin laskuilla. Oikeanpuoleisessa valikosta (Maat) löytyvät kaikki maailman maat. Maat-valikosta voidaan siirtää puuttuvat maat omaan maaluetteloon klikkaamalla maan edessä olevaa plus-painiketta. Valuutat Lisää valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat ohjelmaan tarvittavat valuutat valuuttamääräisten kirjausten syöttämistä varten. Ohjelmassa käytössä olevat valuutat näkyvät vasemmanpuoleisessa luettelossa (Valitut valuutat) ja kaikki maailman valuutat vasemmanpuoleisessa valikossa. Voit lisätä ohjelman valuuttaluetteloon tarvittavia valuuttoja oikeanpuoleisesta valikosta klikkaamalla valuutan edessä olevaa plus-painiketta. Sähköpostiasetukset Ohjelmassa on mahdollista valita laskujen lähetykseen neljä erilaista tapaa: Käytä lasku@passelimerit.fi verkkotunnusta Käytä omaa SMTP-palvelinta Käytä Exhange-palvelinta Exchange Modern Auth  Uutta yritystä ohjelmaan lisättäessä on oletusasetuksena: Käytä lasku@passelimerit.fi  verkkotunnusta. Lähettäjän s-postiosoite – syötä laskun lähettäjän sähköpostiosoite. Käyttäessäsi lasku@passelimerit.fi  -tunnusta, laskun lähettäjänä näkyy kyseinen tunnus, mutta lähettäjän s-postiosoite-kenttään voit määritellä sähköpostin, johon asiakkaan viesti laskuun liittyen palautuu. Käyttäjään kytketty lähettäjän s-posti – syötä tähän sähköpostiosoite, jota haluat käyttää omissa ohjelmasta lähettämissäsi sähköpostiviesteissä (esim. myyntilaskut, maksumuistutukset yms.). Käyttäjään kytketty lähettäjän sähköpostiosoite on käyttäjäkohtainen ja jokainen käyttäjä voi syöttää tähän kenttään oman sähköpostiosoitteensa. Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, asiakkaille lähtevissä sähköpostiviesteissä näkyy lähettäjän sähköpostiosoitteena ”Lähettäjän s-postiosoite”-kentässä näkyvä osoite. Kopion vastaanottaja / Piilokopio (bcc) – lisää sähköpostiosoite, jonne lähetetään kopio/piilokopio asiakkaalle lähetetystä viestistä ja myyntilaskusta. Suosittelemme lisäämään tähän kohtaan oman sähköpostiosoitteenne, jotta saatte Merit Aktivasta lähetetyt sähköpostit ja myyntilaskut arkistoonne. Merit Aktivassa näkyy lähetetyistä sähköposteista ainoastaan lähetyspäivä, ei muita lokitietoja. Oletusviestit - Sähköpostiasetuksiin lisätty sähköpostiosoite ja oletusviestiksi merkitty viesti tarjotaan oletuksena myyntilaskua, tarjousta, tilauta, ennakkolaskua ja lähetettä lähetettäessä. Ennen asiakkaalle lähettämistä voit tarvittaessa täydentää tai muuttaa niitä tai valita viestiksi jokin muun oletusviestin. Ohjelmaan on lisätty erilaisia oletusviestejä eri asiakirjojen lähettämistä varten. Asiakirjatyyppi näyttää minkälaisessa tositteessa oletustekstiä käytetään, asiakirjan nimi määrittelee viestin tyypin, jotta erotat eri tekstit toisistaan. Lisää uusi teksti klikkaamalla Uusi oletusviesti. Oletustekstiin voidaan lisätä muuttujia. Muuttujiksi voit valita yrityksen nimen, asiakirjan numeron ja tarjouksissa (Premium-versio) myös online-linkin asiakirjaan.   Sähköpostiasetusten oletusteksteihin merkityt muuttujat korvataan muuttujan mukaan joko asiakirjan numerolla tai yrityksen nimellä.   Asiakirjaan ohjaavan online-linkin kautta asiakas pystyy avaamaan ohjelmasta lähetetyn tarjouksen (Premium-versio) ja antamaan palautetta tarjoukseen suoraan asiakirjassa (vahvistaa tai hylätä sen ja lisätä kommentteja). Oletusviesteihin voidaan lisätä myös viron-, englannin- ja ruotsinkieliset tekstit sellaisia asiakkaita varten, joille lähetetään viron-, englannin- ja ruotsinkielisiä myyntilaskuja. Jos laskut luodaan massalaskutuksena, laskuihin lisätään teksti, joka on valittu Oletuksena käytettävänä tekstinä. Ohjelman kielen valinta Kielivalikossa voit valita ohjelman käyttöliittymän kielen. Jos haluat muuttaa käyttöliittymän kieltä, klikkaa vastaavaa kieltä. Ohjelman kielivalinta on käyttäjäpohjainen eli jos muutat kieltä yhdessä yrityksessä, työkieli muuttuu myös muissa yrityksissä, joissa olet käyttäjänä. Jos yrityksellä on useampia käyttäjiä, ohjelman kielivalinta ei koske muita käyttäjiä.   Kun valitset ohjelman käyttökieleksi ruotsin, englannin, viron tai venäjän, muuttuu ohjelman käyttökieli vastaavasti. Jo lisäät tilikarttaan tai nimikeluetteloon uusia tilejä/nimikkeitä tai muutat olemassa olevia, sinun tulee kääntää ne itse. Käännökset voit lisätä itse tilikartassa tilien tietoihin.   Ohjelman toimintakielen voi muuttaa kirjautumisikkunassa tai ohjelman sisällä klikkaamalla yläkulmassa oikealla olevaa profiilikuvaketta, jonka jälkeen alasvetovalikkoon avautuu vaihtoehdot ohjelmassa käytettävistä kielistä. Kirjanpidon asetukset Tilikartta Tilikartan rakenne riippuu uutta yritystä ohjelmaan lisättäessä valitusta yritysmuodosta. Huomaa, että tilikarttapohjaa ei voi vaihtaa enää sen jälkeen, kun yritys on perustettu. Ohjelmassa valittavissa olevat yritysmuodot ja niitä vastaavat tilikartat: Yhtiö (osakeyhtiöille, osuuskunnille): ohjelman oma suppeampi tilikartta Toiminimi (toiminimille, kommandiittiyhtiöille): ohjelman oma suppeampi tilikartta Asunto-osakeyhtiö ja kiinteistöosakeyhtiö Yhdistyskirjuri Liikekirjuri (monipuolisin ja laajin, sopii liikeyritysten kirjanpitoon, esim. osakeyhtiöille, osuuskunnille, toiminimille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille) Tilikartta on ryhmitelty taseen ja tuloslaskelman erien mukaan, jolloin tililuettelossa näytetään tilit ryhmiteltynä. Voit ottaa ryhmittelyn pois ottamalla rastin pois ruudusta: Ryhmittele taseen ja tuloslaskelman rivien mukaan. Tilikartta on esitetty taulukkona, jonka jokaisen sarakkeen ylävalikossa on suodatin. Suodattimen avulla voit hakea tiettyä tiliä esim. tilin numeron, nimen, taseen/tuloslaskelman erän jne. mukaan. Kun klikkaat suurennuslasi-merkkiä, valitun sarakkeen ylävalikkoon ilmestyy suodatin, jossa voit suodattaa tietoja sopivien hakuehtojen mukaan. Suodattimen saa otettua pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki. Tilikartassa on mahdollista muuttaa tilejä kynän kuvakkeesta klikkaamalla tai poistaa ne roskakorin kuvakkeesta. Jos tiliin on kytketty osto- tai myyntinimike, tulee ensin poistaa vastaava nimike valikosta Ostot > Nimikkeet tai Myynnit > Nimikkeet. Rahatilit (pankkitilit, kassat) lisätään tilikarttaan Lisää pankkitili ja Lisää kassa -painikkeilla. Toinen mahdollisuus on lisätä pankkitilit ja kassat valikossa: Maksutapahtumat > Pankit/Kassat. Tilikartta voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon klikkaamalla vastaavasti joko PDF tai XLS. Olemassa olevaa tilikarttaa on mahdollista muokata ja täydentää. Lisää uusi tili klikkaamalla Lisää tili ja täytä tilin tiedot. Voit myös kopioida tilin tiedot olemassa olevasta tilistä. Avaa kopioitavan tilin tiedot ja paina Kopioi-painiketta. Lisää uudelle tilille numero ja nimi. Tunnus – taseen Vastaavaa-puolen tilit alkavat numerolla 1 ja Vastattavaa-puolen tilit numerolla 2. Tulotilit alkavat numerolla 3 ja kulutilit numeroilla 4 - 9.   Nimi – kirjoita tilin nimi.   Tyyppi – valitse tilityyppi. Oletustyyppinä on ”yksityiskohtainen”.   Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista lisätä tilikarttaan yhteenvetotilejä. Yhteenvetotilin numeron tulee olla lyhyempi kuin niiden tilien numerot, joiden summat lasketaan yhteen yhteenvetotilille.   Tilikarttaan yhteenvetotiliä lisättäessä kyseisen "otsikkotilin" tyypiksi tulee valita: Yleinen. Esim. jos yhteenvetotilin tilinumero on tilikartassa numero 30, lasketaan kyseisen tilin saldoon yhteenlaskettu summa kaikista alatileistä, joiden tilinumero alkaa numerolla 30.... Eli yhteenvetotileillä esitetään alatilien yhteissumma. Itse yhteenvetotilille ei voi tehdä kirjauksia, koska ne ovat vain otsikkorivejä. Yhteenvetotilien numero voi olla myös yksinumeroinen.  Eli esim. 30 Tuotantotulot (Yhteenvetotili) ja sen alla tulotilit 3001, 3010, 3077.  Yhteenvetotilit näkyvät pääkirjassa ja ohjelman tiliotteessa, mutta ei tuloslaskelmassa.   Taseen/tuloslaskelman erä – valitse tilille oikea taseen tai tuloslaskelman erä.   ALV – valitse arvonlisäverokanta.   ALV:n ilmoittaminen – määritellään, ilmoitetaanko tiliin liittyvät kirjaukset myynti- vai ostojen arvonlisäverona vai onko kyseessä veroton kirjaus.   Käytetään maksutapana – tili voidaan tarvittaessa määritellä maksutavaksi ostolaskuihin, myyntilaskuihin tai ostolaskuihin ja kuluraportteihin.   Osasto/Dimensio pakollinen – mikäli tilin tiedoissa määritellään, että osasto/kustannuspaikka/projekti tai muu dimensio on pakollinen, niin kirjauksia kyseiselle tilille tehtäessä ohjelma ei anna tallentaa kirjausta ennen kuin osasto/kustannuspaikka/projekti on valittu.   Näytä työpöydällä – valittaessa tilin tietoihin ”Näytä työpöydällä”, valikossa Työpöytä > Yrityksen työpöytä näkyy kyseisen tilin kuluvan kuukauden saldo, saldo tilikauden alusta sekä edellisen kuukauden saldo. ALV-määritykset Valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset näkyvät kaikki alv-kannat, joita voidaan käyttää kirjauksissa. Tarvittaessa alv-kantoja voidaan lisätä klikkaamalla Lisää ALV-kanta. Alv-määrityksiä voidaan muuttaa klikkaamalla kynän kuvaketta ja poistaa klikkaamalla roskakorin kuvaa. Mikäli myyntilaskuihin tarvitaan erilaisia viittauksia arvonlisäverolakiin tai -asetukseen, lisää ohjelmaan jokaista viitettä varten oma alv-kanta. Laskulle voidaan sen jälkeen valita vastaava viite.   Arvonlisäverokannat on kytketty ohjelmassa konkreettisiin kirjanpitotileihin, jotka ovat valmiina tilikartassa. Älä lisää alv-kantoja varten uusia arvonlisäverotilejä tilikarttaan. Uutta alv-kantaa lisättäessä ohjelma määrittelee automaattisesti sopivat arvonlisäverotilit.   Oletustilit Oletustilit on määritelty ohjelman alkuasetuksissa. Kyseisiä tilejä käytetään ohjelmassa oletustileinä kirjauksissa. Valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Oletustilit. Edellisten tilikausien voittovaratili ja Tilikauden voitto(tappio) -tilejä ei saa muuttaa, sillä ohjelma päättää tilikauden päättyessä automaattisesti tulo- ja kulutilit. Edellisten tilikausien voitto (tappio)-tilille on mahdollista tehdä pääkirjakirjauksia (esim. syöttää alkusaldo, tehdä voitonjakokirjaus), mutta Tilikauden voitto (tappio) -tilille kirjauksia ei voi tehdä. Myyntitiliä ohjelma tarjoaa automaattisesti uusia nimikkeitä lisättäessä Myyntitili-kenttään. Voit tarvittaessa muuttaa oletustilin tässä valikossa tai nimikkeen tiedoissa. Ostotiliä ohjelma tarjoaa uusia nimikkeitä lisättäessä Ostotili-kenttään. Ostotiliksi voit valita eniten käytettävän tuotteiden/palvelujen kulutilin. Varastotiliä ohjelma tarjoaa uusia varastonimikkeitä (nimike, jonka tyyppinä on Varastonimike) lisättäessä (Varastotili-kenttään). Myyntikustannustili on automaattisesti uusia varastonimikkeitä lisättäessä kulutilikentässä (Myyntikustannustili). Myyntisaamiset ja Asiakkaan ennakkomaksutili esitetään tileillä 1701 Myyntisaamiset ja 2750 Saadut ennakot. Ostovelkatili on 2760 Ostovelat ja toimittajille maksetut ennakkomaksut esitetään tilillä 1551 Ennakkomaksut, vaihto-omaisuus. Kaikki kuluennakonsaajiin liittyvät kirjaukset esitetään tileillä 2942 Velat työntekijöille ja 1782 Kuluennakot työntekijöille. Pyöristyksen tulo- ja pyöristyksen kulutileille kirjataan myynti- ja ostolaskujen pyöristykset. Kurssivoittotilille ja kurssitappiotilille kirjataan myyntilaskujen ja ostolaskujen maksukirjauksissa muodostuneet kurssierot. Pankin tiliotetta sisään luettaessa esitetään pankin palvelumaksut ja korot automaattisesti Pankkikulujen kirjanpitotilillä ja Korkotuottojen kirjanpitotilillä. Oletustilivalikossa voit muuttaa niitä tilejä, joiden kohdalla avautuu tilikartta. Tilikaudet Valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet. Määrittele kentässä Tallennus sallittu kaudella, että mille kaudelle tositteita voidaan tallentaa. Jos esimerkiksi määrittelet kauden alkupäiväksi kuluvan kuukauden ensimmäisen päivän, aikaisemmille kausille ei pysty tallentamaan tositteita. Tämä vähentää virheitä tositteiden päivämääriä syötettäessä. Lisää uusi tilikausi klikkaamalla + Lisää tilikausi. Mikäli yrityksenne tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta, muuta tilikauden tiedoissa yrityksen tilikauden alku- ja päättymispäivä.   Voit muuttaa olemassa olevia tilikausia ei-aktiivisiksi ottamalla tilikauden tiedoissa pois rastin Aktiivinen-ruudusta. Klikkaa tilikauden rivi aktiiviseksi ja paina sen jälkeen kynän kuvaketta. Tee muutokset ja tallenna tilikauden tiedot. Ei-aktiiviselle tilikaudelle ei ole mahdollista tehdä kirjauksia.   Voit poistaa vain sellaisia tilikausia, joille ei ole tehty kirjauksia. Tietojen tuonti Ohjelmaan voidaan tuoda Excel-taulukosta nimikkeet, joiden tyyppinä on varastotavara eli nimikkeet, joista pidetään varastolaskentaa ohjelman varasto-osakirjanpidossa. Nimikkeiden tiedot tuodaan valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tietojen tuonti > Nimikkeiden tuonti. Muuta tiedostoon ohjelman tilikartan mukaiset tilit ja lisää tarvittaessa uusia tilejä tilikarttaan. Poista tiedostosta ennen tietojen tuontia nimikkeet, joita ei käytetä enää. Nimikkeiden tiedot siirretään ilman määriä. Alkusaldot Alkusaldot voidaan syöttää ohjelmaan joko manuaalisesti tai tuomalla ne Excel-taulukosta. Jos aloitat käyttämään ohjelmaa kesken tilikauden, tulee ohjelmaan syöttää kahdet alkusaldot, jotta raportteihin saadaan edellisen tilikauden tiedot vertailutiedoiksi. Tämä on tärkeää erityisesti osakeyhtiöiden ja yhdistysten kohdalla. Edellisen tilinpäätöksen loppusaldot syötetään ohjelmaan valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot. Toiset alkusaldot tulee syöttää käsin pääkirjatositteena valikossa Kirjanpito > Pääkirjatosite. Saldoja käsin syötettäessä kannattaa alkusaldo tallentaa silloin tällöin, jotta tiedot eivät häviä, jos teet välillä jotain muuta. Syötä silloin alhaalla erotuksena näkyvä summa esim. tilikartan viimeiselle tilille, jotta saat tallennettua saldot. Ohjelma nimittäin vaatii, että alkusaldojen Debet- ja Kredit-puolen tulee mennä tasan, ennen kuin tallennus onnistuu. Voit sitten myöhemmin jatkaa alkusaldojen syöttöä poistamalla tuon em. summan kyseiseltä tililtä. Jos aloitat uuden yrityksen kirjanpidon laatimisen, ei alkusaldojen syöttäminen ole tarpeen, vaan voit aloittaa suoraan liiketapahtumien kirjaamisen. Alkusaldojen syöttäminen Jos yritykselläsi on ollut jo toimintaa ja käytössäsi on edellisen tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase, syötä niistä tilien saldot alkusaldoiksi valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot. Voit myös ryhtyä heti tallentamaan myyntilaskuja ja ostolaskuja, ja lisätä alkusaldot myöhemmin. Tilien alkusaldojen päivämääräksi lisätään edellisen tilikauden viimeinen päivä. Esimerkiksi jos aloitat yrityksesi kirjanpidon tammikuun 1. päivästä 2021, syötä alkusaldon päivämääräksi 31.12.2020. Syötä taseen ja tuloslaskelman tilien saldot alkusaldoiksi oikeille tileille ja oikealle puolelle ko. tiliä. Taseen vastaavaa puolen saldot tulee syöttää tilien debet-puolelle ja vastattavaa puolen saldot ko. tilien kredit-puolelle. Tuloslaskelmasta syötetään tulot tilien kredit-puolelle ja menot tilien debet-puolelle.   Arvonlisäverovelka lisätään alkusaldoissa tilille 2939 Verohallinnolle maksettava ALV, arvonlisäveron ennakot tilille 1763 Arvonlisäverosaamiset. Päättyneen tilikauden voittoa ei syötetä alkusaldoihin vaan ohjelma laskee sen automaattisesti.   Alkusaldotaulukon alaosassa lasketaan sekä debet- että kreditpuolen tilien summat yhteen. Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka ilmoittaa, jos summat eivät ole samat debet- ja kredit-puolella. Ohjelma antaa tallentaa alkusaldot vasta sen jälkeen, kun kirjaus on tasapainossa.  Alkusaldojen tuonti Excel-tiedostona Pääkirjan tilien alkusaldot voidaan tuoda ohjelmaan Excel-tiedostosta valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot > Tilien alkusaldojen tuonti. Tiedoston sarakkeiden otsikot ovat: Tili, Debet, Kredit. Jos on tarve tuoda summat dimensioarvoineen, tulee jokaista arvoa varten lisätä oma erillinen rivinsä. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla samat kuin dimensioiden nimet ja rivillä tulee olla dimension arvon tunnus. Toiset saldot Jos ohjelma otetaan kesken tilikauden käyttöön, voidaan toiset alkusaldot syöttää valikkoon: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. Taseesta syötetään tilinpäätöksen taseen ja kuluvan tilikauden taseen välinen saldojen muutos. Ko. muutokset  sekä tuloslaskelman saldot syötetään omille riveilleen sellaisena kuin ne ovat edellisestä ohjelmasta saadulla tuloslaskelmallakin Huomaa, että kuluvan tilikauden taseesta ei tule syöttää Edellisten tilikausien voittoa/tappiota eikä Tilikauden tulosta, sillä ohjelma laskee nämä automaattisesti, kun myös tuloslaskelman tiedot syötetään pääkirjatositteelle. Ohjeet alkusaldoihin täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Alkusaldot/ta-p/617268      Sähköisesti lähetettyjen raporttien historia Valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Sähköisesti lähetettyjen raporttien historia voidaan tarkistaa ohjelmasta Verohallintoon lähetettyjen ilmoitusten, kuten arvonlisäveroilmoitusten lähetyspäivä ja tila. Tositteiden järjestäminen Valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tositteiden järjestäminen voit määritellä ohjelmaan syötetyille tositteille uuden numerojärjestyksen. Valitse ensin tositelaji ja kausi, jonka numeroinnin haluat järjestää uudelleen. Määrittele Järjestys-valikossa, onko uuden numeroinnin perustana tositteen päivämäärä, tositelaji ja tositteen numero vai tositelaji ja tositteen numero. Kun klikkaat Näytä tositteita, esitetään valitun tositelajin kirjausten tämänhetkiset sekä ohjelman tarjoamat uudet tositenumerot. Tallenna itsellesi arkistoon PDF-tiedosto tästä näkymästä, sillä tätä toimintoa ei voi perua, kun se on tehty.  Uudet tositenumerot tallennetaan, kun klikkaat Tallenna uudet tositenumerot. Dimensiot Osastot Osastot mahdollistavat tuottojen ja kulujen seuraamisen esimerkiksi toimipaikoittain. Osasto voidaan lisätä myyntilaskuun, ostolaskuun, maksutapahtumaan, pääkirjatositteeseen ja käyttöomaisuushyödykkeen tietoihin (poistojen laskentaa varten).    Osastot lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Osastot > Lisää osasto. Eri osastoille voidaan määritellä oma myyntilaskujen numerointi, laskuun tuleva osastokohtainen pankkitili sekä oma laskupohja. Tunnus – osaston tunnus, joka voi olla esim. lyhenne osaston nimestä. Tämä helpottaa osaston hakua, mikäli niitä on paljon. Nimitys – osaston täydellinen nimi. Osastokohtainen pankkitili myyntilaskussa – Mikäli eri osastoilla halutaan käyttää myyntilaskuissa osastokohtaisia pankkitilejä, voidaan se valita tässä. Seuraavan myyntilaskun numero – tässä voidaan määritellä osaston seuraavan myyntilaskun numero, josta lähtien numeroidaan kyseisellä osastolla laaditut myyntilaskut. Jos tämä kenttä on osaston tiedoissa tyhjä, käytetään myyntilaskun yleisissä asetuksissa olevaa tositenumerointia. Eri osastoilla voi olla erilainen numerointi. Etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron eteen. Takaliite –  takaliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron perään. Laskun muotoilu – kyseiseltä osastolta lähetettävien laskujen laskupohja. Tarkemmat ohjeet: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Dimensiot-projektit-kustannuspaikat-ja-osastot/ta-p/632034 Kuluennakoiden saajat Kuluennakon saajia voidaan lisätä valikoissa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat > Lisää kuluennakon saaja Ostot > Kuluennakon saajat > Lisää kuluennakon saaja Suoraan kuluennakon saajan kuluraportissa, klikkaamalla kuluennakon saajien valintaikkunassa Lisää uusi.   Täytä uuden kuluennakon saajan tiedot:   Nimi – syötä kuluennakon saajan nimi. Kun kuluennakon saajan nimi on tallennettu, kyseisen kuluennakon saajan nimi näkyy laskujen ja kuluraporttien maksutapojen luettelossa. Osoite, osoite jatkuu, postinumero, postitoimipaikka – lisää kuluennakon saajan osoite. Puhelin, sähköposti – syötä kuluennakon saajan yhteystiedot. Maa – ohjelma tarjoaa oletuksena maaksi Suomea, mutta voit muuttaa sen tarvittaessa. Valikosta puuttuvan maan voi lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Maat. Valuutta – oletuksena on EUR. Jos kuluennakon saajalle maksetaan aina jossain muussa valuutassa, voi valuutan muuttaa. Puuttuvan valuuttatunnuksen voi lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat. Pankkitili – syötä kuluennakon saajan pankkitili, jotta voitte kirjata kuluennakon saajalle ennakkomaksuja tai maksaa hänen maksamansa kulut kuluraporttien perusteella.   Kaikki kuluennakon saajien saamiset ja velat näkyvät ohjelmassa määritetyillä oletustileillä: 1782 Kuluennakot työntekijöille 2942 Velat työntekijöille. Älä lisää tilikarttaan uusia tilejä kuluennakoiden saajille. Eri työntekijöiden velkoja voidaan seurata osto- ja verovelkojen yhteenvetoraportista valitsemalla Velkatyypiksi: Velat kuluennakoiden saajille ja Toimittaja-kenttään kyseinen kuluennakon saaja. Dimensiot Projektit Eriteltyä tulojen ja menojen laskentaa varten voidaan käyttää projekteja. Projektien avulla voidaan seurata tietyn projektin tai toimeksiannon tuloja ja menoja ja saada siten tarvittavaa tietoa projektin tuottavuudesta. Ohjelman Standard ja Pro-versioissa voidaan käyttää kahta dimensiota – projekteja ja kustannuspaikkoja. Premium-versiossa on projektien ja kustannuspaikkojen lisäksi mahdollista lisätä  erilaisia dimensioita rajoituksetta. Projekti voidaan kirjata myyntilaskulle, maksutapahtuman riville, ostolaskun riville, pääkirjan kirjauksen riville, varastotapahtumalle ja poistojen laskennan riville. Projekteja voidaan määritellä tositteen riveillä sarakkeessa Projekti. Mikäli laskun riveillä halutaan käyttää useita eri projekteja, laskun ylätunnisteeseen ei valita projektia vaan projektit lisätään laskun riveille sarakkeeseen Projekti. Projektin tulos lasketaan tuloperusteisesti. Projektin tulos saadaan vähentämällä menot tuloista. Projektiraporteissa kuvataan ostolaskujen summat (menot) miinusmerkkisinä ja myyntilaskujen summat (tulot) plusmerkkisinä. Projektin positiivinen saldo kertoo projektin olevan voitolla. Negatiivinen saldo kertoo projektin olevan tappiollinen.   Lisää uusi projekti klikkaamalla Lisää arvo -painiketta. Dimension tunnus – anna projektille jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita projekteja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä projektin nimi. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä projektin päättymispäivä vasta silloin, kun projekti on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä on tiedossa jo etukäteen. Jos ohjelmaan lisätään määräaikainen projekti, jonka päättymispäivä on tiedossa, voidaan päättymispäivä lisätä projektin tietoihin. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia projekteja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai jonka päättymispäivä on myöhempi kuin kirjauspäivä. Kaikki ohjelmaan lisätyt projektit saadaan näkymään klikkaamalla Luettelo-painiketta.  Dimensioluettelossa esitetään oletusarvoisesti luettelo voimassa olevista projekteista, mutta tarvittaessa voidaan tulostaa myös kaikkien dimensioiden arvot tai vain päättyneiden dimensioiden arvot. Mikäli ohjelmaan on lisätty useita projekteja, tietyn projektin hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat projektiluettelon sarakkeiden ylävalikossa olevien suurennuslasikuvakkeiden alla. Yhtä aikaa voidaan käyttää useita suodattimia. Suurennuslasi-kuvaketta klikkaamalla voidaan käyttää tietojen suodattamiseen sanaa tai päivämäärää. Suodattimen saa pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki -painiketta. Olemassa olevaa projektia voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta-painiketta ja ylimääräiset projektit, joita ei ole käytetty kirjauksissa, voidaan poistaa Poista-painikkeella (roskakorin kuva). Projektiluettelo voidaan tallentaa PDF-tiedostoksi klikkaamalla Dimensioiden arvo -sivulla klikkaamalla PDF-painiketta.  Dimensioluettelo voidaan tallentaa Excel-taulukkoon klikkaamalla dimensioiden luettelossa XLS-painiketta. Excel-taulukossa esitetään kaikkien dimensioiden arvot. Kustannuspaikat Kustannuspaikka on yrityksen sisäinen yksikkö, jonka tehtävä on muiden yksiköiden palvelu. Perusteellisempaa kulujen laskentaa varten voidaan käyttää kustannuspaikkoja. Kustannuspaikkaraporteissa esitetään valittujen kustannuspaikkojen tuotot/kulut.  Kustannuspaikat lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Dimensiot. Uusi kustannuspaikka lisätään klikkaamalla Lisää arvo -painiketta ja syöttämällä kustannuspaikan tiedot.   Dimension tunnus - anna kustannuspaikalle jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita kustannuspaikkoja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä kustannuspaikan nimi. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia kustannuspaikkoja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai joiden päättymispäivä on myöhempi kuin tositteen päivämäärä. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä kustannuspaikan päättymispäivä vasta silloin, kun kustannuspaikan käyttäminen on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä tiedetään etukäteen. Kustannuspaikka voidaan määrätä ostolaskun riville, maksutapahtumissa muun tulon ja muun menon riville, pääkirjan kirjauksen riville, varastotapahtumalle ja poistojen laskennan riville. Kustannuspaikkoja voidaan määritellä tositteen riveillä sarakkeessa Kustannuspaikka. Mikäli laskun riveillä halutaan käyttää useita eri kustannuspaikkoja, laskun ylätunnisteeseen ei valita kustannuspaikkaa vaan kustannuspaikat lisätään laskun riveille sarakkeeseen Kustannuspaikka. Muut dimensiot (Premium-versio) Premium-versiossa voidaan lisätä ohjelmaan rajoittamaton määrä dimensioita valikossa Asetukset > Dimensiot >Dimensiot klikkaamalla Uusi dimensio. Lisättävän dimension osalta voidaan määritellä, onko se yksityiskohtainen vai yleinen. Yksityiskohtaiseen dimensioon voidaan lisätä arvoja ja määritellä mikä on kyseistä yksityiskohtaista dimensiota vastaava yleinen dimensio. Dimension tiedoissa voidaan myös määritellä, minkä merkkisenä dimensio näkyy pääkirjan kirjauksessa. Jos dimensio on tarkoitettu kulujen seurantaan (esim. kustannuspaikka), tulisi valita ”Summa debet-puolella positiivinen”. Jos dimensiota käytetään tulojen seurantaan (esim. projekti), ei kyseistä kohtaa tarvitse valita. Jos esimerkiksi projektissa halutaan käyttää myyjäperusteista laskentaa, lisää ohjelmaan uusi dimensio, jonka nimi on ”Myyjä” ja määrittele sen arvoksi kaikki myyjät klikkaamalla dimensiorivillä Lisää arvo. Lisätyn dimension valintaruutu tulee näkyviin kaikkiin sellaisiin tositteisiin, joissa dimension arvon valinta on mahdollista. Mikäli on tiedossa, että kyseinen myyjä asioi tietyn asiakkaan kanssa, voidaan kyseisen asiakkaan tietoihin määritellä vastaava myyjä.   Dimension oletusarvoja voidaan määritellä tilikartassa tilin tiedoissa, toimittajan tiedoissa sekä asiakkaan tiedoissa. Ohjelmaan voidaan lisätä myös yleisiä dimensioita, joiden alatasoksi voidaan määritellä yksityiskohtaisia dimensioita.   Yksityiskohtaisen dimension voi määrittää yleisen dimension alatasoksi dimension tiedoissa kentässä ”Yleinen dimensio”. Kun raportteja laaditaan yleisestä dimensiosta, raporttiin tuodaan kaikki kyseiseen yleiseen dimensioon liittyvät yksityiskohtaiset dimensiot. Käyttöomaisuusryhmät Ohjelman alkuasetuksiin sisältyvät käyttöomaisuusryhmät (Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuusryhmät). Jokaiselle käyttöomaisuusryhmälle on määritelty poistotapa ja -prosentti sekä käyttöomaisuusryhmään liittyvät pääkirjan tilit. Voit tarvittaessa lisätä käyttöomaisuusryhmiä klikkaamalla Lisää käyttöomaisuusryhmä, tehdä muutoksia olemassa oleviin ryhmiin klikkaamalla kynän kuvaa tai poistaa ryhmiä klikkaamalla Roskakori-kuvaketta. Käyttöomaisuusryhmä valitaan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Ohjelman alkuasetuksissa on valittu käyttöomaisuusryhmien kirjanpitotilit siten, että kirjauksissa, joissa on käytetty käyttöomaisuushyödykkeitä, käytetään käyttöomaisuusryhmässä määriteltyjä tilejä oikein. Käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat Lisää ohjelmaan käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat, joita voit käyttää käyttöomaisuushyödykkeiden tiedoissa. Lisää uusi sijaintipaikka klikkaamalla Uusi sijaintipaikka. Uuden hyödykkeen sijaintipaikan voi lisätä myös suoraan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Kaikki hyödykkeiden sijaintipaikat näet valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat. Käyttöomaisuushyödykkeiden vastuuhenkilöt Käyttöomaisuushyödykkeille voidaan lisätä omat vastuuhenkilönsä klikkaamalla Lisää vastuuhenkilö ja täyttämällä vastuuhenkilön tiedot. Uusia vastuuhenkilöitä voidaan lisätä myös suoraan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Kaikki vastuuhenkilöt näkyvät valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuushyödykkeiden vastuuhenkilöt. Nimikeryhmät Pro- ja Premium-versioissa voidaan nimikeryhmien avulla jakaa nimikkeet suurempiin yksiköihin. Lisää uusi nimikeryhmä klikkaamalla Lisää nimikeryhmä ja täytä nimikeryhmän tiedot. Kaikki lisätyt nimikeryhmät näkyvät nimikeryhmien luettelossa. Nimikeryhmiä voidaan muuttaa tai poistaa klikkaamalla vastaavasti joko kynän tai roskakorin kuvaketta. Jaa nimikkeet ryhmiin nimikkeen tiedoissa. Nimikeryhmiä käyttämällä voit määritellä nimikeryhmittäin myyntihintoja sekä alennuksia (valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Asiakasryhmät (Pro- ja Premium-versio) Pro- ja Premium-versioissa voidaan jakaa asiakkaat erilaisiin ryhmiin. Lisää uusi asiakasryhmä klikkaamalla Lisää asiakasryhmä ja täytä asiakasryhmän tiedot. Mikäli lisäät vakiokommentteja (myyntilaskulle ennen laskurivejä tai niiden jälkeen tulostuva teksti) asiakasryhmän tietoihin, kyseiset tekstit lisätään kaikkiin kyseiseen asiakasryhmään kuuluvien asiakkaiden myyntilaskuihin. Asiakkaat voidaan jakaa asiakasryhmiin asiakkaan tiedoissa. Olemassa olevat asiakasryhmät näkyvät asiakasryhmien luettelossa. Asiakasryhmiä voidaan muuttaa tai poistaa klikkaamalla vastaavasti joko klikkaamalla kynän tai roskakorin kuvaketta. Ottamalla asiakasryhmät käyttöön voidaan laatia Myynti-valikossa myyntiin liittyviä raportteja sekä syöttää myyntihintoja ja alennuksia asiakasryhmittäin (valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Pro- ja Premium-versioissa voidaan kytkeä erilaiset laskupohjat eri asiakasryhmiin, jolloin eri asiakasryhmien myyntilaskuissa on erilainen ulkoasu. Toimittajaryhmät (Pro- ja Premium-versio) Kaikki toimittajiin liittyvät kirjaukset kuvataan oletusarvoisesti tileillä 2760 Ostovelat ja 1551 Ennakkomaksut, vaihto-omaisuus. Älä lisää tilikarttaan uusia tilejä ostoveloille tai ennakkomaksuille, vaan käytä toimittajaryhmiä. Lisää toimittajaryhmä klikkaamalla Lisää toimittajaryhmä ja täytä toimittajaryhmän tiedot. Olemassa olevat toimittajaryhmät näkyvät toimittajaryhmien luettelossa. Toimittajat voidaan jakaa ryhmiin toimittajan tiedoissa. Ostot-valikossa voidaan laatia erilaisia ostoraportteja toimittajaryhmittäin. Varastot Pro- ja Premium-versioissa voidaan pitää varastolaskentaa useammassa varastossa. Kirjauksia syötettäessä käytettävät varastot näkyvät valikossa Asetukset > Dimensiot > Varastot. Lisää uusi varasto klikkaamalla Lisää varasto ja täytä varastoa koskevat tiedot. Tunnus – syötä varaston tunnus. Nimi – lisää varaston nimi. Sisääntulon, Varastosta oton ja Varastojen välisen tapahtuman etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen varastotapahtuman numeron eteen. Seuraavan varastoon tulon, seuraavan oton, seuraavan varastojen välisen tapahtuman nro – määrittele seuraavan varastotapahtuman numero. Kokoonpanon etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen kokoonpanon eteen. Seuraavan kokoonpanon nro - määrittele seuraavan kokoonpanon numero.    

Ohjelmalla voidaan laatia lähetteitä luovutetuista tuotteita ja palveluista sekä laatia niistä kuukauden lopussa koontilasku. Koontilaskussa näkyvät kaikki tietylle asiakkaalle kuukauden aikana myydyt tuotteet ja palvelut.   Koontilaskujen käyttöönotto   Lisää ensin tilikarttaan oma tilinsä lähetemyyntisaamisille. Se ei saa olla Myyntisaamiset-tili, sillä asiakkaalle ei muodostu vielä velkaa lähetteen perusteella. Lisää tilikarttaan esim. tili “1720 Lähetemyynti“ ja valitse taseen eräksi sama lyhytaikaisten saamisten erä kuin Myyntisaamiset-tilillä). Tallenna asetukset. (Voit tarvittaessa muuttaa tiliä Oletustilit-valikossa Kirjanpidon asetuksissa.)     Koontilaskut voidaan ottaa käyttöön ohjelmassa valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Laita valinta ruutuihin "Tulosta lähetelomake" ja "Lähetemyynti on sallittu".     Ohjelma kysyy sen jälkeen tiliä, jota käytetään saamistilinä lähetemyynnissä. Syötä lisäämäsi tili avautuvaan ikkunaan. Tallenna. Lähetteiden numerointia varten kannattaa syöttää etuliite, esim. LÄH-. Jos haluat, että koontilaskujen numerointi menee samassa sarjassa kuin muutkin myyntilaskut, syötä seuraavaksi koontilaskun numeroksi 0. Tallenna.   Salli seuraavaksi laskutettavan asiakkaan tiedoissa (Myynnit > Asiakkaat) koontilaskut. Laita valinta kohtaan "Lähetemyynti on sallittu". Salli lähetemyynti vain sellaisten asiakkaiden asiakastiedoissa, jotka saavat ostaa tavaraa luotolla. Lähetteitä ja koontilaskuja voidaan laatia vain näille asiakkaille.       Lähetteet   Syötä lähetteet samasta valikosta kuin myyntilaskut (Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku). Kun olet valinnut myyntilaskuun asiakkaan, jolle lähetemyynti on sallittu, tarjotaan asiakirjatyypiksi automaattisesti “Lähetemyynti“. Tämän voi vaihtaa, jos halutaan laatia tavallinen myyntilasku. Tosite-kentästä tulee silloin ottaa pois tuo Lähetemyynti.     Voit syöttää Yhteyshenkilö-kenttään henkilön, jolle tavara/palvelu luovutettiin. Yhteyshenkilön nimi näkyy myös koontilaskulla. Myyntitulo ja arvonlisävero lasketaan heti lähetettä laadittaessa. Huomaa, että tässä vaiheessa ei vielä muodostu myyntisaatavaa. Lähetettä voi lähettää asiakkaalle verkkolaskuna, mutta sen voi lähettää asiakkaalle sähköpostitse tai se voidaan tulostaa paperille PDF-tiedostosta.   Koontilaskut   Laadi kaikista lähetteistä kuukauden lopussa koontilaskut. Laadi koontilaskut valikossa: Myynnit > Koontilaskujen laadinta. Syötä Ajanjaksoksi kuukauden alku- ja loppupäivä ja valitse Asiakas-kenttään asiakas, jolle laadit koontilaskun. Jos jätät Asiakas-kentän tyhjäksi, ohjelma laatii kaikille asiakkaille koontilaskun, joilla lähete on käytössä.     Koontilaskua laadittaessa voidaan tarvittaessa valita manuaalisesti lähetteet, joiden perusteella koontilasku laaditaan. Tätä valintaa käytetään silloin, kun yhdelle asiakkaalle tulee laatia useita erilaisia koontilaskuja esim. rakennusprojektin, osaston tms. mukaan. Paina ”Laadi raportti” ja sen jälkeen ”Koontilaskujen esikatselu” -> ”Laadi koontilaskut”. Koontilaskun päivämääräksi tulee kyseisen kauden viimeinen päivä ja koontilaskut lisätään myyntilaskujen kanssa samaan luetteloon. Voit lähettää laskut asiakkaille joko sähköpostitse tai verkkolaskuina. (Myyntilaskujen joukkolähetystä käytettäessä lähetetään vain koontilaskuja. Lähetteitä ei voi lähettää joukkolähetyksenä.) Koontilaskussa esitetään lähetteiden numerot ja päivämäärät sekä asiakkaalle myytyjen tuotteiden/palvelujen summat ja arvonlisävero. Laskun lähettäjäyritykselle ei lasketa myyntilaskun kirjausvaiheessa arvonlisäveroa koontilaskun perusteella, koska arvonlisävero kirjattiin pääkirjaan jo lähetettä laatiessa.     Tallennetun koontilaskun voit lähettää asiakkaalle suoraan ohjelmasta tavalliseen tapaan joko sähköpostitse , verkkolaskuna tai tulostamalla sen paperille ja postittamalla.

Passeli Meritin Premium-versiossa voi laatia ja lähettää ostotilauksia toimittajille valikossa: Ostot > Ostotilaukset. Ostotilauksesta voi laatia ostolaskun, kun sen tilaksi on määritelty ”Vahvistettu”.   Asetukset Ostotilausten numerointi Ostotilausten numerosarjan ja etuliitteen voi halutessaan määritellä valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Numerosarjat.   Seuraava ostotilauksen nro – ostotilauksissa tehtyjen tositteiden numerointi eroaa oletusarvoisesti myyntilaskujen numeroinnista. Voit määritellä ostotilaukselle numerosarjan. Ostotilauksen etuliite – etuliite, joka lisätään ostotilauksen numeron eteen. Voit määritellä ostotilauksille etuliitteen, esim. OT-. Tallenna tekemäsi muutokset. Sähköpostiasetukset Valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset voit katsella, lisätä tai muuttaa olemassa olevia sähköpostiviestien tekstejä. Ohjelman alkuasetuksissa on valmiina oletusteksti ostotilauksen lähetystä varten. Voit halutessasi muokata tekstiä tai lisätä uusia.   Sähköpostiasetuksiin lisätty sähköpostiosoite ja “Oletuksena käytettävä teksti“ -sarakkeessa valittu viesti tulee ostotilausta lähetettäessä lähettävän viestin esinäkymään. Voit tarvittaessa muokata viestiä tai valita toisen oletusviestin ennen kuin lähetät asiakirjan asiakkaalle. Uusi oletusviesti ja viestien muokkaus Ohjelmaan on lisätty erilaisia oletusviestejä asiakirjojen sähköpostilla lähettämistä varten. Asiakirjan nimellä voi erottaa eri sähköpostiviestit toisistaan ja Asiakirjatyyppi määrää missä tositelajissa viestiä käytetään. Sähköpostiasetuksissa voidaan myös lisätä omia tekstejä klikkaamalla Uusi oletusviesti -painiketta.   Olemassa olevia tekstejä voidaan muuttaa klikkaamalla oletusviestiä.   Oletusviesteissä voidaan lisätä tekstin sisään muuttujia. Voit valita muuttujaksi yrityksen nimen, asiakirjan numeron tai tarjouksissa linkin asiakirjaan. Sähköpostiasetusten oletusviestiin merkityt muuttujat korvataan muuttujasta riippuen joko asiakirjan numerolla tai yrityksenne nimellä. Online-linkin avulla toimittaja voi avata ohjelmasta lähetetyn ostotilauksen linkin kautta ja antaa teille palautetta tilauksesta suoraan asiakirjassa (vahvistaa tai hylätä ostotilauksen ja lisätä kommentteja). Sen tuloksena ostotilauksen tila muuttuu ohjelmassa automaattisesti (Vahvistettu, Hylätty tai Saapunut kommentti) ja ostotilauksen vastaanottaja näkee tilan ohjelman Ostotilusten-luettelossa (Ostot > Ostotilaukset). Käytä Online-linkkiä vain tarjouksissa käytettävissä oletusviesteissä. Online-linkki ei avaudu muiden tositetyyppien oletusviesteissä. Oletusviestin voi lisätä myös englannin-, ruotsin- tai vironkielisenä sellaisille asiakkaille, joiden myyntilaskun kieli on englanti, ruotsi tai viro. Ostotilauksen laatiminen Ostotilauksia voi laatia ja lähettää toimittajille valikossa: Ostot > Ostotilaukset.   Lisää uusi ostotilaus klikkaamalla Lisää ostotilaus -painiketta.   Täytä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot.   Toimittaja – valitse ensin toimittaja, jolle haluat lähettää ostotilauksen. Voit myös lisätä uuden toimittajan tätä kautta. Päivämäärä – ostotilausta laadittaessa ohjelma antaa automaattisesti asiakirjan päivämääräksi kuluvan päivän. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Viimeinen voimassaolopäivä – päivämäärä muodostuu automaattisesti 14 päivää ostotilauksen päivämäärästä. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Toimituspäivä – syötä halutessasi tavaran tai palvelun toimituspäivä. Ostotilausnumero – muodostuu automaattisesti asetuksiin määritellystä seuraavasta vapaasta numerosta ja etuliitteestä. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Dimensiot – ostotilaukselle voidaan määritellä osasto, projekti tai kustannuspaikka, mikäli nämä on määritelty asetuksissa (Asetukset > Dimensiot). Liitteet – voit lisätä ostotilaukseen liitteitä. Kaikki tiedostomuodot sopivat (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS ym.). Lisää liitteet klikkaamalla paperiliittimen kuvaketta tai raahaamalla liite hiirellä ostotilauksen päälle. Liite näytetään esikatselukuvassa. Liitteen voi ladata koneelle painamalla paperiliittimen kuvaketta. Jos asiakirjaan on lisätty liitetiedosto, asiakirjaa sähköpostitse lähetettäessä otetaan mukaan myös liite. Jos liitettä ei haluta lähettää asiakirjan mukana sähköpostitse, tulee tarjous lähettää ensin ja lisätä vasta sen jälkeen tarjoukseen liitetiedostot. Ostotilauksen rivit – Valitse ostotilaukseen tilattavat tuotteet tai palvelut, tarkista summat ja alv. Uusi kommentti – Toimittajalle voidaan lähettää ostotilauksen mukana kommentti painamalla Uusi kommentti -painiketta. Historia -linkkiä klikkaamalla avautuu kyseistä asiakirjaa koskevien toimien ja kommenttien historia.   Tallenna ostotilaus. Ostotilauksen laatiminen tarjouksista ja tilauksista Ostotilauksen voi laatia myös Tarjousten ja Tilausten kautta valikossa Myynnit > Tarjoukset, jos esimerkiksi asiakas tekee tilauksen ja yrityksen tulee ostaa ko. tilaukseen liittyviä tuotteita toimittajaltaan. Katso tarkemmat ohjeet tarjouksen ja tilauksen laatimiseen ohjeesta: Tarjoukset, Tilaukset ja Ennakkolaskut Premium-versiossa. Nimikkeet Jos laadit ostotilauksia tarjousten tai myyntitilausten perusteella, kannattaa myyntinimikkeiden asetuksiin valita Aktiivisuus-kohtaan:Myynti- ja ostolaskuissa. Näin sinun ei tarvitse enää ostotilauksessa valita riveille nimikettä uudelleen. Avaa myyntinimikkeet valikossa: Myynnit > Nimikkeet. Tarkista myyntitili ja ostotili. Ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan nimikkeen määritysten perusteella.   Ostotilauksen laatiminen tarjouksen tai myyntitilauksen perusteella Avaa tarjous tai myyntitilaus valikossa: Myynnit > Tarjoukset. Tarjouksen tai tilauksen tilaksi tulee olla määritelty ”Vahvistettu”, jotta rivit voidaan kopioida ostotilaukselle.    Paina: Kopio rivit ostotilaukseen.   Ohjelma laatii uuden ostotilauksen, jossa käytetään samoja rivejä kuin tarjouksessa tai tilauksessa. Valitse ostotilaukseen toimittaja ja tarkista tilauksen päivämäärät ja numerot. Valitse mahdollisesti tarvittavat dimensiot. Huomaa, että dimensiot tulee ensin määritellä asetuksissa (Asetukset > Dimensiot). Mikäli tarjouksessa tai tilauksessa käytettiin nimikkeitä, jotka ovat aktiivisia sekä myyntilaskuissa että ostolaskuissa, ei nimikettä tarvitse valita uudelleen.   Jos myyntitarjouksessa tai -tilauksessa on käytetty nimikettä, joka on aktiivinen vain myyntilaskuissa, valitse ostotilauksen riveille ostonimikkeet ja tarkista ostotili. Huomaa, että Selitekentän teksti muuttuu tällöin valitun ostonimikkeen mukaiseksi selitteeksi ja se tulee ehkä muokata.    Tarkista ostotilaus hintoineen ja alveineen. Tallenna ostotilaus. Ostotilausten katselu Ostotilausten luettelossa näkyvät kaikki ostotilaukset lukuun ottamatta niitä, jotka on poistettu tai joiden pohjalta on laadittu ostolaskut. Tila-kentän suodatin näyttää oletusasetuksena ostotilausten luettelossa vain ne asiakirjat, joiden käsittely on vielä kesken.   Jos haluat katsella kaikkia laadittuja ostotilauksia, klikkaa otsikkorivillä Tila-kentässä olevaa suurennuslasin kuvaketta ja valitse sen jälkeen: Näytä kaikki. Näet tämän jälkeen listassa myös ne ostotilaukset, joista on laadittu laskut. Voit tulostaa ostotilauksesta PDF-tiedoston painamalla PDF ostotilauksen oikeassa yläkulmassa. Ostotilauksen muokkaaminen Mikäli haluat muokata ostotilausta, avaa tilaus klikkaamalla sen riviä ja paina kynän kuvaa tilauksen vasemmassa yläkulmassa. Tee tarvittavat muutokset ja tallenna. Ostotilauksen lähettäminen Lähetä ostotilaus klikkaamalla kirjekuoren kuvaa tilauksen oikeassa yläkulmassa. Ostotilaus lähetetään toimittajan tiedoissa määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen.  Suosittelemme lisäämään sähköpostiasetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset) piilokopiokenttään oman sähköpostiosoitteesi, jotta saat viestin liitteineen itsellesi arkistoon. Passeli Merittiin ei jää sähköpostiviesteistä muita lokitietoja kuin viestin lähetyspäivämäärä.   Ostotilan tila muuttuu automaattisesti tilasta: ”Lähettämättä” tilaan: ”Lähetetty”.   Toimittaja saa ostotilauksen sähköpostiinsa. Sähköpostiviestissä on linkki, jota klikkaamalla hän voi katsella, kommentoida ja vahvistaa tai hylätä ostotilauksen. Näet toimittajan hyväksynnän, hylkäämisen tai kommentoinnin ostotilausten listalta kohdasta: Tila.   Näet ostotilauksen kommentit ja toimintojen historian avaamalla tilauksen ja painamalla Historia-linkkiä.   Ostotilauksen status Ostotilauksella oleva kohta: Tila näyttää laadittavan asiakirjan tilan: Lähettämättä, Lähetetty, vahvistettu, Hylätty, Saapunut kommentti, Lasku on laadittu osittain, Lasku laadittu tai Mitätöity. Ostotilauksen tila muuttuu automaattisesti sen mukaan, mitä tilaukselle on tehty, mutta tilan voi muuttaa myös manuaalisesti suoraan asiakirjassa klikkaamalla tilan nimitystä. Ostotilauksen status näkyy sekä ostotilausten listalla, että avaamalla tietyn ostotilauksen: Ostotilauksen tila asiakirjalla: Huomaa, että tilan on oltava ”Vahvistettu” ennen kuin voit laatia ostolaskun ostotilauksen perusteella. Seuraava toiminto -kohtaan voit tehdä itsellesi muistiinpanoja ostotilaukseen liittyen (esim. odottaa toimitusta tms.). Seuraava toiminto näkyy tarjousten luettelossa ”Seuraava toiminto”-sarakkeessa. Uusi kommentti-painikkeella voidaan ostotilaukselle lisätä kommentteja itselle muistiinpanoiksi. Näitä kommentteja ei lähetetä toimittajalle. Ostolaskun laatiminen ostotilauksen perusteella Ostotilauksesta voidaan laatia ostolasku, jolloin sen tietoja ei tarvitse syöttää enää uudelleen manuaalisesti. Ohjelma laatii kulukirjauksen pääkirjaan vasta, kun ostolasku on tallennettu. Ostolasku voidaan laatia Ostotilauksesta vasta, kun asiakirjan Tila-kenttään on määritelty: ”Vahvistettu”. Laadi ostolasku avaamalla vahvistettu ostotilaus ja klikkaamalla asiakirjan alaosassa olevaa ”Tallenna ostolaskuna” -painiketta.  Avautuvasta ikkunasta valitaan ne rivit, joista halutaan laatia ostolasku. Ostolasku voidaan siis laatia myös vain osasta tilausta, kuitenkin koko rivin määrä kerrallaan. Syötä toimittajalta saamasi ostolaskun numero ja muut tiedot.   Tallenna. Ohjelma laatii ostolaskun, jonka numero näytetään ostotilauksen riveillä kohdassa laskun nro. Ostolaskua voi katsella klikkaamalla laskun numeroa.   Ostotilausta ei voi enää muokata sen jälkeen, kun siitä on laadittu ostolasku. Ostolaskun tallentamisen yhteydessä ohjelma tekee pääkirjaan tarvittavat kirjaukset (D Kulutili, D Alv ja K Ostovelat. Pääkirjan kirjauksia ei siis tehdä vielä ostotilauksesta. Ostolaskuja voi tarkastella, muokata ja tulostaa valikossa: Ostot > Ostolaskut. Ostotilauksesta laaditussa ostolaskussa näkyy sen ostotilauksen numero, jonka perusteella ostolasku on laadittu. Ostotilausta voi katsella klikkaamalla ostotilauksen numeroa.      

Ohjelmaan voi luoda kuluraportteja, joihin kirjataan yksityisistä varoista maksetut yritykselle kuuluvat kulut tai matkalaskut. Kuluraportit käyttäytyvät ohjelmassa samoin kuin ostolaskut, ja kun kuluennakot maksetaan saajilleen, tulee maksu kohdistaa oikeaan kuluraporttiin, jotta velka poistuisi reskontrasta. Voit lukea lisäohjeita ostolaskuista ja ostonimikkeistä, joita käytetään myös kuluraporteilla ohjeesta: Ostolaskun luominen    Kuluennakoiden saajat Kuluennakon saajia ovat esim. yrityksen työntekijät tai omistajat. Jos yrityksellä on useita kuluennakoiden saajia, kukin henkilö tulee lisätä ohjelmaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajat > Lisää kuluennakon saaja. Kuluennakoiden saajat voi lisätä myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat.   Lisää avautuvaan ikkunaan kuluennakon saajan tiedot.   Tallenna Voit katsella, muokata ja lisätä kuluennakon saajia myös valikossa: Ostot > Kuluennakon saajat valitsemalla kuluennakon saajan rivin ja painamalla avautuvasta ikkunasta Muuta tai Poista. Samat tiedot nähdään myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat. Kaikkien kuluennakoiden saajien maksamattomat velat kirjataan tilille 2942 Velat työntekijöille. Eri kuluennakoiden saajia varten ei kannata lisätä tilikarttaan uusi tilejä. Kuluennakon saajan tiedoissa ei ole mahdollista määritellä velkatiliä.  Kuluennakoiden saajien kuluraportit Kuluennakon saajien kuluraportit luodaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Uusi kuluraportti.   Syötä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot: valitse oikea kuluennakon saaja, syötä päivämäärä ja kuluraportin numero. Valitse raportin riveille oikeat nimikkeet ja syötä määrät sekä summat.   Voit syöttää yhteen raporttiin useita kuitteja omille riveilleen, kunhan ko. kuitilla olevat kulut kirjataan samalle kirjanpidon tilille ja samalla alv-kannalla. Mikäli kuitissa on eri kirjanpidon kulutileille kuuluvia kuluja ja eri alv-kantoja, tulee jokaiselle lisätä oma rivinsä. Kuluraportin riveille valittavat nimikkeet käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostonimikkeet ostolaskuilla. Nimikkeet ohjaavat, mille kirjanpidon tilille kulut kirjautuvat ja millä alv-kannalla. Mikäli tarvittavaa nimikettä ei löydy valmiina, voit luoda sen painamalla Nimike-kenttää ja Lisää uusi.   Ks. tarkemmat ohjeet ostonimikkeiden luomisesta ohjeesta: Ostolaskun luominen. Tarkista kuluraportin riveille syöttämäsi summat, alv-kannat sekä tilit, joille kulut kirjataan. Tarkista myös kuluraportin loppusumman oikeellisuus. Tallenna. Kun kuluraportti tallennetaan, tekee ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Valitut kulutilit, D ALV, K Velat työntekijöille. Voit tarkistaa kirjauksen painamalla oikealta yläkulmasta painiketta Tosite KE-.   Kuluennakon saajan tuomat kuitit Jos kuluennakon saaja tuo kuitit ja tiedetään, että niitä ei ole maksettu yrityksen pankkikortilla (on siis maksettu henkilökohtaisista varoista), toimi seuraavasti:  - Syötä kuitit valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit. Jos kuluennakon saaja tuo kuitit lajittelematta (eli ei ole tiedossa, mitkä kuitit on maksettu yrityksen pankkikortilla, mitkä on maksettu henkilökohtaisella kortilla tai käteisellä), toimi seuraavasti: - Syötä kaikki kuitit omina ostolaskuinaan (Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku), kirjaa lasku maksetuksi painamalla laskulla olevaa Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi "Kuluennakon saaja". Tallenna.  Tällöin summa kirjataan velaksi kuluennakon saajalle ja laskuun sisältyvät tavarat/palvelut kirjataan yrityksen kuluihin. - Kun pankkitapahtumia syötettäessä ilmenee, että kuitti on maksettu yrityksen pankkikortilla, valitse Maksutapahtuman tyypiksi "Toimittaja" ja merkitse velka maksetuksi kuluennakon saajalle valitsemalla kyseinen velka (kuvauksessa näkyy myös toimittajan nimi). - Maksaessanne kuluennakon saajan esittämiä laskuja vastaavan velan, valitse pankissa tai kassassa samalla tavalla maksetuksi kuluennakon saajalle velkaa olevat laskut. Liitteet Kun kuluraportti on tallennettu, voi siihen liittää tiedostona tositteet kuluista, joko raahaamalla tiedostot suoraan kuluraportille tai painamalla paperiliittimen kuvaketta kuluraportin oikeasta yläkulmasta. Voit valita useamman tiedoston pitämällä SHIFT- tai CTRL-näppäintä pohjassa. Alkuperäisiä paperisia tositteita ei tällöin tarvitse enää arkistoida erikseen. Kuluraporttien katselu Painamalla Kuluennakoiden saajien kuluraportit näet listattuna kaikki laatimasi kuluraportit. Voit suodattaa näkymään vain tietyt raportit valitsemalla alasvetovalikosta: Kaikki, Maksamattomat tai Maksetut raportit.    Voit katsella ja muokata kuluennakon saajien raportteja valitsemalla haluamasi kuluraportin rivin ja painamalla avautuvasta raportista Muuta tai Poista. Velat kuluennakoiden saajille näet raportista Ostot > Osto- ja verovelkojen yhteenveto valitsemalla velkatyypiksi "Velat kuluennakoiden saajille". Raportista näet, mitkä kuluraportit ovat vielä maksamatta. Hyvän kuvan antaa myös raportti "Osto- ja verovelkojen maksuerittely”. Kuluennakoiden saajien kuluraporttien maksaminen Kuluraportit tulee kirjata maksetuiksi kuten ostolaskut, jotta ne eivät näkyisi reskontrassa maksamattomina. Maksutapahtumana   Tee maksukirjaus maksutapahtumana valikossa, kun tiliotteella näkyy ko. maksu: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. pankin kohdalla, josta kulut on maksettu saajalleen. Valitse maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi Kuluennakon saajan nimi. Tee valinta oikean kuluraportin kohdalla ja tallenna. Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankkitili.     Mikäli luet ohjelmaan sisään pankin tiliotetiedostoja, tiliöi maksu painamalla vasemmanpuoleista Laskut-painiketta. Valitse toimittajaksi kuluennakon saajan nimi ja tee valinta kyseisen raportin kohdalla. Tallenna ja vahvista kirjaus.   Maksun kirjaus suoraan kuluraportille   Voit myös kirjata kuluraportin maksetuksi suoraan kuluraportilla. Avaa tällöin ko. kuluraportti valikosta: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit ja paina Kirjaa maksu. Valitse maksutapa esim. Kassa ja syötä maksettu summa sekä maksupäivämäärä.   Tallenna Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankki. Huomaa, että mikäli kirjaat kuluraportit maksetuiksi pankista suoraan raporteilla, ei niitä tule enää kirjata uudelleen maksetuksi pankin maksutapahtumissa. Tiliotteen sisäänluvussa ko. rivi tulee tällöin poistaa, ettei pääkirjaan tule tuplakirjausta ja että pankin saldo täsmäisi. Kuluraportin korjaus Kaikki kuluraportin tiedot voidaan korjata: saaja, nimike, määrä, a-hinta, tili. Kuluennakon saajaa voidaan muuttaa niin kauan, kunnes kuluraportti on kirjattu maksetuksi. Kuluraportin maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja maksun saajaa voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen. Tarvittaessa kuluraportti voidaan myös poistaa, mutta jälleen, raportti ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan kuluraportti poistaa.  Kuluraportti poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista roskakorin kuvaketta. Huomaa, että jos poistat raportin, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan KE-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia kuluraportille hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Kuluraportin kopiointi Kuluraportit voidaan kopioida avaamalla kopioitava raportti ja painamalla vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Avaa kopioitava raportti)   Kopioinnin yhteydessä kuluennakon saajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään uuteen kuluraporttiin yhdessä hintojen kanssa. Voit vaihtaa raporttiin numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot. Kuluraportin hyvityslasku Jotta juoksevaan tositenumerointiin (KE-) ei tulisi aukkoja, ei kuluraportteja suositella poistettavan ohjelmasta. Poistamisen sijaan raportille kannattaa tehdä hyvityslasku. Hyvityslaskun laatimisen jälkeen, tulee ko. hyvityslasku ja alkuperäinen kuluraportti vielä kuitata eli kohdistaa toisiinsa, jotta ne poistuvat reskontrasta. Avaa alkuperäinen kuluraportti näytölle (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit) ja laadi siitä hyvityslasku klikkaamalla alavasemmalla olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta. Ohjelma laatii tällöin uuden kuluraportin, jossa on päinvastaisen kirjaus alkuperäisestä raportista (määrä ja summa miinusmerkkisenä). Syötä "hyvityslaskuun" se päivämäärä, mille kuukaudelle haluat ostojen arvonlisäveroon korjauksen. Tallenna lasku, jolloin ohjelma muodostaa kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille K Kulutili K Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV Hyvityslaskun kohdistaminen alkuperäiseen kuluraporttiin Hyvityslasku on vielä kohdistettava alkuperäiseen kuluraporttiin, jotta molemmat poistuvat reskontrasta.  Avaa valikko Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus.   Syötä päivämääräksi hyvityslaskun päivämäärä, valitse kyseinen kuluennakon saaja Toimittaja-kenttään ja ruksaa avautuvasta valikosta lasku ja miinusmerkkisenä näkyvä hyvityslasku. Tallenna.     Ohjelma on näin kohdistanut hyvityslaskun alkuperäiseen kuluraporttiin, vähentänyt Velat työntekijöille tiliä ko. summalla ja sekä alkuperäinen kuluraportti, että hyvityslasku näkyvät nyt reskontrassa maksettuina. Huomaa, että hyvityslaskun ja kuluraportin summan tulee olla nolla, jotta kuittaus onnistuisi. Mikäli hyvityslaskulla kuitataan vain osa summasta, klikkaa ensin hyvityslaskun valintaruutu ja kirjoita sen jälkeen kuluraportin Summa-kenttään hyvitettävä määrä. Paina Enter ja Tallenna.