Käyttövinkit

Laskun tallentaminen ja lähettäminen on mahdollista, kun asiakas on tallennettu ohjelmaan. Pääset lisäämään asiakkaita klikkaamalla Myynnit - Asiakkaat - +Lisää asiakas.       Asiakkaan nimi - Kirjoita henkilöasiakkaan koko nimi tai yrityksen nimi. Järjestelmä käyttää Kaupparekisterin yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) yrityshakua Asiakkaan nimi -kentässä, jolloin se saattaa löytää yrityksen tiedot myös automaattisesti nimeä kirjoittaessa.   Y-tunnus - Yrityksen Y-tunnus.   ALV - tunnus - Yrityksen ALV-tunnus.   Yhteyshenkilö - Asiakkaan tai yrityksen yhteyshenkilön nimi, joka toimii ensisijaisena kontaktina.   Maksaja - Määritä tähän kenttään, kuka asiakkaan puolesta maksaa laskut, jos se eroaa asiakkaasta. Huomioithan, että tieto maksajasta siirtyy vain laskutulosteelle, mutta lähetyksessä käytetään asiakkaan tietoja.   Lisätietoja - Mahdollisia lisätietoja asiakkaasta.   Osoite - Asiakkaan ensisijainen katuosoite.   Osoite jatkuu - Mahdolliset lisätiedot osoitteesta.   Postinumero - Asiakkaan tarkka postinumero.   Postitoimipaikka - Postitoimipaikka (kaupunki tai kunta).   Maa - Asiakkaan maa.   Puhelin - Asiakkaan ensisijainen puhelinnumero.   Puhelin 2 - Lisää toinen puhelinnumero, jos saatavilla.   Sähköposti - Asiakkaan sähköpostiosoite, johon sähköpostitse lähetettävät laskut lähetetään.   Kotisivu - Asiakkaan verkkosivujen URL-osoite.   Valuutta - Valitse tai kirjoita laskutuksessa käytettävä valuutta. Lisää valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat ohjelmaan tarvittavat valuutat valuuttamääräisten kirjausten syöttämistä varten. Ohjelmassa käytössä olevat valuutat näkyvät vasemmanpuoleisessa luettelossa (Valitut valuutat) ja kaikki maailman valuutat vasemmanpuoleisessa valikossa. Voit lisätä ohjelman valuuttaluetteloon tarvittavia valuuttoja oikeanpuoleisesta valikosta klikkaamalla valuutan edessä olevaa plus-painiketta.   Maksuaika päivinä - Maksuaika päivinä, mikäli haluat soveltaa asiakkaan kohdalla eri maksuehtoa, kuin myyntilaskun asetuksissa määriteltyä.   Viivästyskorko - viivästyskorkoprosentti, mikäli haluat soveltaa asiakkaan kohdalla eri viivästyskorkoa, kuin myyntilaskun asetuksissa määriteltyä. Ohjelman Standard- ja Pro-versiossa ei ole mahdollista laskea viivästyskorkoa. Viivästyskorkoprosentti näkyy vain myyntilaskussa.   Viitenumeron perusosa - Asiakaskohtaista viitenumeron perusosa (ilman tarkistenumeroa).   Myyntilaskun kieli - Asiakkaan myyntilaskun kieli.   Pankkitiedot laskulle - Valitse laskulla käytettävä pankkitili, mikäli sinulla on useampi pankkitili ja haluat käyttää kyseisen asiakkaan kohdalla jotain tiettyä pankkitiliä.   Massalähetyksen tuloste - Ohjelman Pro- ja Premium-versioilla voit lähettää myyntilaskuja massana. Voit määritellä tähän reitin, jota pitkin kyseisen asiakkaan lasku lähetetään käytettäessä joukkolähetystä.   Verkkolaskuosoite - Ohjelma hakee Y-tunnuksen perusteella Verkkolaskuosoitteistosta yrityksen verkkolaskuosoitteen asiakaskortin taustatietoihin. Mikäli yrityksellä on vain yksi verkkolaskuosoite, ei verkkolaskuosoitetta tarvitse välttämättä syöttää asiakastietoihin. Jos asiakkaalla on useampi verkkolasku reititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Syötä siinä tapauksessa asiakastietoihin Y-tunnuksen lisäksi verkkolaskuosoite, jotta lasku menisi perille oikeaan osoitteeseen.    Mikäli vastaanottaja ottaa vastaan vain paperilaskuja, mutta et halua itse postittaa niitä, voit käyttää Apixin tulostuspalvelua. Tällöin lasku lähetetään ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta Apix hoitaalaskut kuoreen ja postittaa ne asiakkaille. Tällöin asiakkaan tiedoissa tulee syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUS.   Mikäli laskun vastaanottaja on kuluttaja-asiakas, joka haluaa saada laskun omaan verkkopankkiinsa e-laskuna, tulee laskujen lähettäjän solmia Apixin kanssa e-laskusopimus ja palauttaa se täytettynä Apixille. Kun Apix on käsitellyt sopimuksen, laskuttajalle avataan e-laskutusprofiili ja kaikkiin suomalaisiin pankkeihin lähetetään laskuttajailmoitukset. E-laskupalvelu on käytettävissä 4-5 pankkipäivän jälkeen.    Kuluttaja-asiakkaan tietoihin tulee tällöin syöttää ohjelmassa Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU isoin kirjaimin. Ensimmäinen lasku lähtee ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta se ohjautuu vastaanottajalle kirjeenä. Laskun mukana on asiakaskohtainen Apix-tunniste (esim. EEXNWS) ja tämän jälkeen asiakas voi käydä verkkopankissaan tilaamassa e-laskun ko. toimittajalta (eli teiltä) käyttämällä omaa Apix-tunnistettaan. Jatkossa laskut ohjautuvat e-laskuina asiakkaan omaan verkkopankkiin. E-laskusopimuksesta lisätietoja: www.apix.fi.   Vain yksityishenkilöille lähetetyille laskuille muodostuu asiakaskohtainen Apix-tunniste. Eli jos laskun saajalla on Y-tunnus, Apix-tunnistetta ei muodostu vaan Apix välittää yritysten väliset laskut verkkolaskuina. Toisin sanoen y-tunnuksella varustettu yritys ei voi vastaanottaa laskuja kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin.   EU-standardin mukainen verkkolasku - Laita valinta, jos asiakkaasi vaatii EU-standardin mukaista verkkolaskua. https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/EU-standardin-mukainen-verkkolasku/ta-p/690866   Operaattori - Verkkolaskuoperaattori.   OVT tunnus - OVT-tunnus koostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 + yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa (8 merkkiä), sekä mahdollisesta tarkenteesta (enintään 5 merkkiä). Kyseinen kenttä ei ole pakollinen tieto verkkolaskujen lähetyksessä.   Laskun muotoilu - Ohjelman pro- ja premium-versiolla voit luoda useampia asiakaskohtaisia laskulomakkeita. Valitse tähän kenttään haluamasi laskulomake, jos haluat käyttää jotain muuta, kuin oletukseksi valittua.   Lähetemyynti on sallittu - Salli lähetemyynti vain sellaisten asiakkaiden asiakastiedoissa, jotka saavat ostaa tavaraa luotolla. Lähetteitä ja koontilaskuja voidaan laatia vain näille asiakkaille. Huom! Tämä toiminto käytössä ohjelma Pro- ja Premium-versioissa.   Teksti myyntilaskuun ennen laskurivejä - Lisää tähän teksti, jonka haluat näkyvän kaikissa kyseiselle asiakkaalle tehtävissä laskuissa tai lisää pysyviin kommentteihin tallennettu valmis teksti.   Myyntilaskuun laskurivien jälkeen tulostuva teksti - Lisää tähän teksti, jonka haluat näkyvän kaikissa kyseiselle asiakkaalle tehtävissä laskuissa tai lisää pysyviin kommentteihin tallennettu valmis teksti.  

Fikuro on varastonhallintajärjestelmä, joka on mahdollista integroida Passeli Meritiin.    Huomioithan, että integraatio vaatii toimiakseen joko Passeli Merit Pro tai Premium -lisenssin. Lisää tietoa Fikuron ja Passeli Meritin välisestä integraatiosta löydät täältä: https://www.passeli.fi/passelimerit/varastokirjanpito   1. Klikkaa Passeli Meritissä rattaan kuvaa oikeassa yläkulmassa ja tämän jälkeen Yrityksen tiedot -otsikon alta kohtaa API:n asetukset.   2.  Lisää kenttään Uuden avaimen kommentti integraatiota kuvaava nimi, esimerkiksi Fikuro ja klikkaa Luo.     3. Ohjelma luo API ID:n sekä API avaimen, joilla saat integraation luotua Fikuron ja Passeli Meritin välille.     4. Siirry Fikurossa kohtaan Hallinta -> Kirjanpidon asetukset     5. Valitse taloushallinnon järjestelmäksi alasvetovalikosta Passeli Merit.     6. Klikkaa Lisää Passeli-Merit asetukset     7. Lisää ensin Passeli Meritissä luomasi API ID. Klikkaa sen jälkeen Api key -rivin päästä silmän kuvaketta, jotta pääset lisäämään riville API avaimen. Lisää API avain ja Klikkaa Testaa yhteys, jonka jälkeen ikkuna ilmoittaa yhteyden toimivan. Tallenna.       Nyt integraatio on valmis ohjelmien välillä!

(Tavarakohtainen menettely - AVL 79 a ja 79 j §) – varastoon sidottu   1. Nimike   Jokaiselle ostetulle varastoon lisättävälle tavaralle tulee perustaa ohjelmaan oma varastonimikkeensä (Varasto > Nimikkeet, Lisää varastonimike).   Tunnus - Lisää sopiva tunnus, jonka perusteella tunnistat kyseisen tavaran Laji -  Varastotavara Aktiivisuus - Myynti- ja ostolaskuissa Yksikkö -  kpl Myyntitili -  3301 Käytetyn tavaran voittomarginaali, ALV: 24 % marginaali   Esimerkkinä auto:     2. Ostolaskun tallentaminen Tee aina käytetyn tavaran ostosta ostolasku: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Täytä laskun tiedot ja valitse laskuriville Nimike-kohtaan aiemmin varastoon lisäämäsi tavaran nimike, lisää ostohinta ja Tallenna.   Ohjelma tekee pääkirjaan seuraavan kirjauksen:   D 1531 Varasto K 2760 Ostovelat   Jos maksat tavaran samana päivänä käteisellä, luottokortilla tai suoraan pankkiin, lisää laskulle Maksutapa (Kassa /Luottokorttimaksuvelat/Pankki). Tällöin ohjelma tekee lisäksi kirjauksen: D 2760 Ostovelat K Kassa / Luottokorttimaksuvelat / Pankkitili   Esimerkki: Ostettu käytetty auto 2000 eurolla. Ostolaskua tallennettaessa ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D 1531 Varasto 2000 eur K Pankki 2000 eur   3. Myyntilaskun tallentaminen   Kun sama tavara myydään, laadi uusi myyntilasku (Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku) valitse myyntilaskulle kyseistä tavaraa koskeva varastonimike ja myyntihinta ilman arvonlisäveroa. Ohjelma tekee kaikki tarvittavat kirjaukset ja laskee myyntimarginaalista myynnin arvonlisäveron. Älä rastita ruutua “Summat sis. ALV“.   Esimerkki: Myyty sama auto 3000 eurolla.   Myyntilaskua tallennettaessa ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen:   D Pankki 3000 eur K 3070 Käytetyn tavaran myyntihinta ilman marginaalia 2000 eur K 3075 Käytetyn tavaran marginaali 806,45 eur K 2931 ALV kotimaan myynnistä 193,55 eur D 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 2000 eur K 1531 Varasto 2000 eur   HUOM! Kun myyjä soveltaa myyntiin marginaaliverotusmenettelyä, myyntilaskulle ei saa merkitä veron määrää, ei edes voittomarginaalista laskettua veron määrää, koska ostajalla ei ole oikeutta vähentää myyjän voittomarginaalista suorittamaa veroa. Sen sijaan laskuun on tehtävä aina kyseessä olevan tapauksen mukaan viittaus marginaaliverotusmenettelyn soveltamiseen. Merkintä tehdään seuraavasti (riippuen myytävästä tuotteesta):   ”voittomarginaalijärjestelmä – käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä – taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä – keräily- ja antiikkiesineet”.   Tee merkintä myyntilaskulle painamalla Lisätiedot-painiketta ja kirjoittamalla teksti kenttään: Kommentti laskurivien jälkeen.   Marginaalin kirjaus ilman ohjelman varastokirjanpitoa   Pidä oman Excel-taulukon avulla kirjaa käytettyjen tavaroiden ostoista ja myynneistä. Pääkirjaukset tehdään kauden lopussa ohjelmaan. Mikäli kauden aikana on tapahtunut enemmän käytettyjen tavaroiden ostoja kuin myyntejä, tee kirjaukset vasta sitten, kun kumulatiivinen myynti ylittää ostot. Käytettyjen tavaroiden ostot Esimerkki: kuukauden aikana on ostettu käytettyä tavaraa yhteensä 1000 eurolla. Tee kirjaus pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite) ja kirjaa ostettu tavara ostotilille. Valitse summat-kenttään: Ei lasketa ALVia.   D 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat K 1900 Kassa (tai pankkitili)     Käytettyjen tavaroiden myynnit    Esimerkki: kuukauden aikana on myyty tavaraa 1248 eurolla (+alv marginaalista eli 48 eur). Tee kirjaus myynnistä kuukauden lopussa pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite). Valitse Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV). Muuta tilien ALV-kannat siten, että vain tilin 3301 ALV-kantana on 24%, ja muissa on valittuna: Ei veronalainen.   K 3301 Käytetyn tavaran voittomarginaali 24% 248€ K 3300 Käytetyn tavaran myyntihinta ilman marginaalia 1000€ D 1900 Kassa 1248€     Kun tallennat pääkirjatositteen, muodostuu pääkirjaan seuraavanlainen kirjaus:     Myynnin alv tulostuu Alv-ilmoituksen riville 301 Vero kotimaan myynnistä alv 24%.   HUOM! Kun myyjä soveltaa myyntiin marginaaliverotusmenettelyä, myyntilaskulle ei saa merkitä veron määrää, ei edes voittomarginaalista laskettua veron määrää, koska ostajalla ei ole oikeutta vähentää myyjän voittomarginaalista suorittamaa veroa. Sen sijaan laskuun on tehtävä aina kyseessä olevan tapauksen mukaan viittaus marginaaliverotusmenettelyn soveltamiseen. Merkintä tehdään seuraavasti (riippuen myytävästä tuotteesta): ”voittomarginaalijärjestelmä – käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä – taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä – keräily- ja antiikkiesineet”.   Tee merkintä myyntilaskulle painamalla Lisätiedot-painiketta ja kirjoittamalla teksti kenttään: Kommentti laskurivien jälkeen.        

Myyntilaskun ulkoasun muokkaaminen   Myyntilaskupohjan ulkoasua voidaan muokata ohjelman lisenssitasosta riippuen eri tavoin:   Standard-versiossa voidaan lisätä laskulomakkeeseen kaksi logoa, muuttaa logojen kokoa, muuttaa laskussa käytettyä väriä ja mm. käyttää värin määrittelyyn värikoodia. Pro-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joihin voidaan lisätä kaksi logoa ja muuttaa laskun väriä. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille.  Premium-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joilla voidaan mm.: muuttaa tietojen sijaintia, muuttaa fontin kokoja ja värejä, poistaa kehys ja väri laskun numeron ympäriltä, lisätä vaakaviivoja, vapaata tekstiä ja useita eri logoja. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiolla voidaan laatia oma laskupohjansa aputoiminimelle.   Myyntilaskun muotoilu Premium-versiossa, kun halutaan käyttää vakiolomakkeesta poikkeavaa laskulomaketta (vakiolomakkeeseen voidaan muuttaa vain väriä ja lisätä logoja):    Lisää uusi laskulomake (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset > Myyntilaskun muotoilu). Klikkaa vasemmalla uutta laskulomaketta, anna laskulomakkeelle nimi ja paina Lisää uusi. Tämän tuloksena kopioidaan oletuksena tarjottavan vakiolomakkeen ulkoasu uudelle lomakkeelle. Muutokset tulee tehdä uuteen lisättyyn lomakkeeseen. Klikkaa aktiiviseksi se lomake, johon haluat tehdä muutoksia.   Uudella laskulomakkeella voidaan muuttaa tietokenttien sijaintia, muuttaa fonttien kokoja ja värejä, poistaa laskun numeron kehykset ja väri, lisätä vaakaviivoja (vaakaviivat voidaan lisätä myös kuvana) ja vapaata tekstiä; muokata laskun ulkonäköä lisäämällä useita logoja. Laskun rivien sisältöä ja sarakkeiden sijaintia ei voida muuttaa. Voit lisätä ja poistaa kenttiä raahaamalla ne hiirellä pois laskulta tai laskun päälle. (Huom! Premium-versiossa) Laskulomakkeella näytetään oman yrityksenne tiedot. Jos olette aloittava yritys, suosittelemme täyttämään yrityksen tietoihin (Asetukset > Yrityksen tiedot) kaikki tiedot, jotta näette miten ne sijoittuvat laskulomakkeelle. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen). Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta. Laskulomakkeen oikealla puolella on erilaisia tietokenttiä, joita voidaan käyttää laskulomakkeella. Vedä hiiren avulla haluamasi kenttä laskulle ja muuta tarvittaessa kentän asetuksia. Yhtä ja samaa kenttää voi käyttää laskussa useammassa paikassa. Jos esim. haluat lisätä laskuun useita logoja, vedä logokenttä haluamaasi kohtaan ja valitse logo. Tai jos haluat näyttää yhden tietokentän sisältämiä tietoja (esim. Yhteystiedoissa puhelin, s-posti, verkkosivu) laskun eri kohdissa, ota tietokentän asetuksissa vastaavat tiedot käyttöön tai pois käytöstä. Muuta tietokenttää klikkaamalla hammaspyöräpainiketta. Tehtyäsi tarvittavat muutokset sulje ikkuna rastista ja klikkaa ruudun alaosan Tallenna-painiketta. Voit lisätä laskuun vapaata tekstiä raahaamalla Vapaa teksti -kentän laskulomakkeella, jos tietokenttiin sisältyvät tiedot eivät riitä. Vapaa teksti voi olla mitä tahansa laskulla esitettävää tekstiä. Vapaana tekstinä voit syöttää myös yrityksen tietoja. Vapaana tekstinä ei voida syöttää yrityksen pankkitilin tietoja, sillä pankkitilin tiedot tulevat laskuun aina kyseisen pankkitilin asetuksista: joko pankkiluettelosta laskuun tulostettava pankki, osaston tiedoissa esitetty pankki tai asiakkaan tietoihin lisätty pankki. Suosittelemme tallentamaan tiedot jokaisen tehdyn muutoksen jälkeen. Mikäli haluat käyttää muutettua laskulomaketta oletuslaskulomakkeena, ruksi kyseisen laskulomakkeen valintaruutu:   Aputoiminimen laskupohja    Aputoiminimet laskuttavat omalla nimellään, mutta myynnit tulee kirjata pääyrityksen kirjanpitoon. Ohjelman Premium-versiolla voit luoda aputoiminimelle oman laskulomakkeen. Laadi ensin uusi laskulomakepohja painamalla Plus-merkkiä vakiolomakepohjan alla. Anna lomakkeelle nimi, esim. Aputoiminimi. Muokkaa laskun ulkoasu tarpeesi mukaiseksi. Valitse laskulomakkeella Yrityksen nimi -kenttä ja napsauta hiirellä hammaspyörän kuvaketta. Ota pois ruksit kaikista kohdista, jolloin pääyrityksen nimi jää piiloon.   Poista ensin yrityksen nimi -kenttä laskulomakkeelta vetämällä se lomakkeen ulkopuolelle. Vedä sitten hiirellä oikealta Vapaa teksti -kenttä pääyrityksen piilossa olevan nimen päälle. Klikkaa Vapaa teksti -kentän hammaspyörän kuvaketta ja kirjoita aputoiminimen nimi avautuvaa ikkunaan.   Tee samoin laskulomakkeen alaosaan.   Tallenna laskulomake ja ota se käyttöön aputoiminimen laskuilla. Suosittelemme laatimaan aputoiminimelle osaston valikossa: Asetukset > Dimensiot > Osastot ja määrittelemään ko. osastolla käytettäväksi laskupohjaksi luomasi aputoiminimen laskupohjan. Kun sitten laadit myyntilaskun, voit valita laskulle osastoksi Aputoiminimen ja ohjelma luo laskut ko. pohjaa käyttäen. Kun määrittelet aputoiminimen osastoksi, saat otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen) Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta. 

1.4.2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä Suomen Valtiokonttori on linjannut, että se ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jotka ovat EU-standardin mukaisia. Mikäli asiakas ei ole erikseen vaatinut EU-standardin mukaista verkkolaskua, ei tätä tarvitse asiakaskortilta valita.   Lähettääksesi EU-standardin mukaisia verkkolaskuja, tulee sinun ensin lisätä yrityksesi asetuksiin ALV-tunnus. Tämä koskee kaikkia nimikkeellä olevia verokoodeja, paitsi silloin, kun ALV-koodina on "Ei veronalainen", jolloin ALV-tunnusta ei saa olla. Samoin, jos ALV-verovelvollisuusasetuksissa on valittuna "Ei", ALV-tunnusta ei saa olla.   1. Asetukset - Yrityksen tiedot - Syötä ALV-tunnus -kenttään ALV-tunnuksesi ja Tallenna.     2. Klikkaa EU-standardin mukainen verkkolasku valinta asiakkaan tiedoissa ja Tallenna.     Huomioitavaa! Koontilaskuja ja korkolaskuja ei ole mahdollista lähettää EU-standardin mukaisina laskuina.  EU-standardin mukaisiin verkkolaskuihin ei lisätä tuotekohtaisia rivejä, joissa on vain selite tai kuvaus (eli ns. tyhjät rivit). Nämä tiedot sisällytetään kuitenkin tulosteeseen.  

StatBun-raportointipalvelu on mahdollista integroida Passeli Meritiin. Kirjanpitodata siirtyy Passeli Meritistä StatBuniin automaattisesti, kun integraatio on aktivoitu. Huomioithan, että integraatio vaatii toimiakseen joko Passeli Merit Pro tai Premium -lisenssin.   Lisää tietoa StatBunista löydät täältä: https://statbun.com/  Mikäli tarvitset apua StatBunin käytön kanssa tai sinulla herää kysymyksiä palvelusta, olethan yhteydessä raportointityökalun, eli StatBunin omaan asiakaspalveluun.    Statbunin saat integroitua ohjelmaan näin: 1.Kirjaudu Passeli Meritiin Klikkaa ohjelman oikeasta yläkulmasta Asetukset ja sen jälkeen vasemmasta alareunasta kohtaa API:n asetukset.     2. Anna Uuden avaimen kommentti mahdollisimman kuvaavalla nimellä. Klikkaa Luo.     Luotu avain näyttää tältä:     3. Rekisteröidy Statbunin käyttäjäksi. https://statbun.com/aloita/  Seuraa Statbunin ohjeita ja täytä tarvittavat kentät.    4. Valitse datan lähteeksi Passeli Merit     5. Syötä Passeli Meritissä luomasi API Id sekä API avain KIikkaa Tallenna.       Nyt integraatio on valmis!            

Passeli Merit -ohjelmassa on nyt mahdollista lähettää verkkolaskuja myös OWS:n kautta. OWS on verkkolaskujen välityspalvelu. Tämä ominaisuus on tällä hetkellä pilottivaiheessa ja ilmoitamme erikseen, kun se on kaikkien asiakkaidemme saatavilla.    1. Aloita käyttöönotto siirtymällä kohtaan Asetukset – OWS verkkolaskutus.   2. Seuraavassa vaiheessa syötetään kuvassa näkyvät tiedot. Käyttöönoton aloittaminen tapahtuu valitsemalla Ota käyttöön -painike.     3. Klikattuasi Ota käyttöön -painiketta, saat ilmoituksen, joka kertoo, että käyttöönotto valmistuu 1-2 päivän kuluessa.     4. OWS-verkkolaskutus-toiminnossa näkyy alla oleva ilmoitus, kun käyttöönotto on vielä kesken.   5. Valmis käyttöönotto näyttää tältä:      6. Laskun voi lähettää E-lasku-painikkeella, joka ilmestyy näkyviin laskun tallentamisen jälkeen.   7. Tiedot laskulistauksessa Laskulistauksessa näkyy sekä tieto siitä, että lasku on lähetetty OWS:n kautta, että lähetyksen ajankohta. Mikäli lasku jää jostain syystä virheeseen, näkyviin ilmestyy kolmio. Klikkaamalla kolmiota saat tarkemmat tiedot virheestä.   Huom!  OWS tukee tällä hetkellä ainoastaan PDF-muotoisia liitteitä verkkolaskuissa.  

Asetukset-valikossa voit muuttaa yrityksesi tietoja, yleisiä asetuksia, kirjanpidon asetuksia sekä lisätä osastoja, projekteja ja esimerkiksi kustannuspaikkoja.       Yrityksen tiedot Yrityksen tiedot Yrityksen tiedoissa esitetään yrityksesi yleiset tiedot. Nämä tiedot näkyvät myös myyntilaskulla. Voit tarvittaessa muuttaa ja täydentää niitä.   Järjestelmä käyttää Kaupparekisterin yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) yrityshakua Yrityksen nimi -kentässä, jolloin se saattaa löytää tiedot myös automaattisesti. Palvelu esittää perustiedot osakeyhtiöistä, asunto-osakeyhtiöistä, osuuskunnista, vakuutusosakeyhtiöistä sekä julkisista osakeyhtiöistä, mutta ei esimerkiksi toiminimistä tai yhdistyksistä. Täydennä tarvittaessa yrityksen tietoja. Osoite- ja yhteystiedot näkyvät sen jälkeen myös myyntilaskulla.  Ohjelman Pro ja Premium -versiossa on mahdollista käyttää laskujen kierrätystä.  Ota kierrätys käyttöön rastittamalla kohta ”Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys”.    Laskujen kierrätyksellä tarkoitetaan sitä, että ohjelmaan tulleet verkkolaskut  voidaan tallentaa ostolaskuiksi vasta sen jälkeen, kun laskujen vahvistajiksi määritelty henkilö tai henkilöt ovat vahvistaneet kyseiset laskut. Laskut voivat olla joko sovelluksen (esim. eTasku) kautta tulleita kuitteja/laskuja, tai käsin Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon syötettyjä ostolaskuja. Maksuperusteista alv-laskelmaa käytettäessä ohjelma sisällyttää valinnan käyttöönottohetkestä lähtien kaikista laskuista arvonlisäveron sen kuukauden laskelmaan, jolloin laskut on kirjattu maksetuksi eli laskun maksupäivää vastaavalle kaudelle. Jos ohjelmassa on aikaisemmin käytetty suoriteperusteista laskentaa, kannattaa siirtymävaiheessa olla tarkkana, jotta kaikki laskut tulevat ensimmäiseen maksuperusteiseen laskelmaan oikein eikä minkään laskun arvonlisävero tule toistamiseen laskelmaan. Mikäli siirrytään kesken kaiken maksuperusteisesta laskentatavasta suoriteperusteiseen, niin on tarkistettava, ettei siirtymähetkellä ole yhtään laskua kirjaamatta maksetuksi (ei myynti- eikä ostolaskua). Ohjelma alkaa käsitellä laskuja siitä hetkestä lähtien suoriteperusteisesti eli ottaa arvonlisäveron huomioon vain uusista laskuista laskun päivämäärän/kirjauspäivän mukaiseen alv-laskelmaan. Niistä laskuista, jotka on kirjattu aikaisemmin (maksuperusteisen arvonlisäveron laskentatavan aikana), ei arvonlisäveroa oteta laskelmaan mukaan. Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset Ostolaskujen automaattinen digitointi Ostolaskut ja kuitit voidaan digitoida automaattisesti suoraan Passeli Meritissä. Alkuperäiset laskut voidaan siirtää hiirellä ostolaskujen tai vahvistamattomien ostolaskujen syöttöikkunaan ja ohjelma lisää laskun tiedot automaattisesti laskulle muutamassa sekunnissa. Ostolaskujen ja vahvistamattomien ostolaskujen automaattisen digitoinnin voi aktivoida ohjelman pääkäyttäjä. Tunnistautumista ei vaadita.  Katso tarkemmat ohjeet täältä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Ostolaskun-luominen/ta-p/607752  Verkkolaskuoperaattori Apix Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Meritillä, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin verkkosivuilla.  Huomaa, että jokainen yritys on rekisteröitävä Apixin käyttäjäksi erikseen. Tarkistathan, että ilmoitat Apixille saman y-tunnuksen, kuin minkä olet syöttänyt Passeli Meritissä yrityksen tietoihin. Rekisteröitymisen jälkeen pääset valitsemaan laskutuksen palveluita. Palvelut valitaan Apixin Laskumapin valikosta Työkalut.  Tämän jälkeen sinut ohjataan kirjautumissivulle ja verkkokauppaan. Mikäli sivusto ei automaattisesti ohjaa verkkokauppaan, valitse ylävalikosta Kauppa, josta pääset ostamaan verkkopostimerkkejä. Verkkopostimerkkejä tarvitset lähettääksesi ja vastaanottaaksesi verkkolaskuja. Mikäli valitsit rekisteröinnin yhteydessä Laskun maksutavaksi, ei verkkopostimerkkejä tarvita. Siirry tämän jälkeen Passeli Meritin valikossa Asetukset - Yrityksen tiedot - Verkkolaskujen ym. Integraatioiden asetukset. ValitseVerkkolaskuoperaattori Apix. Syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana. Kun tiedot on asetettu, paina Tallenna. Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, otsikon Verkkolaskuoperaattori Apix viereen ilmestyy teksti Aktivoitu. Costpocket Costpocket on ohjelman kanssa yhteensopiva kuittisovellus. Costpocketin kautta saa tuotua ostokuitit digitoituina ohjelman Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon. Lisätietoja ja hinnat löytyvät heidän verkkosivultaan https://www.costpocket.com/fi/ Ohje Costpocketin käyttöönottoa varten: https://costpocket.com/fi/learn/meritaktiva Toinen ohjelman kanssa yhteensopiva kuittisovellus on eTasku. eTaskun kautta saa tuotua ostokuitit digitoituina suoraan ohjelman Ostolaskut-valikkoon. Lisätietoja, hinnat ja ohje eTaskun käyttöönottoon löytyy heidän verkkosivultaan: https://etasku.zendesk.com/hc/fi/articles/115004351733-eTasku-MeritAktiva Myyntisaatavien rahoitus Ohjelmaan on integroitu Uuva Rahoituksen laskurahoituspalvelu. Uuvan hinnasto löytyy linkistä: https://anitta.uuva.fi/static/pdfs/Uuva_Rahoitushinnasto.pdf Tulorekisterin varmenne Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Passeli Meritistä. Lokakuusta 2024 alkaen varmenne haetaan Verohallinnon asiointipalvelussa. https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/uutishuone/uutiset/uutiset/2024/verohallinnon-varmennepal... Tarkemmat ohjeet tulossa myöhemmin.  Ohjelmassa digitoidut laskut Ohjelmassa digitoidut laskut -raportista voidaan tarkistaa mitä ostolaskuja tai -kuitteja on digitoitu jossain tietyssä yrityksessä valitulla kaudella. Ajanjakso-kenttään valitaan haluttu kausi ja Valitse yritys-kentään voidaan valita avautuvasta valikosta joko Kaikki yritykset tai joku tietty yritys. Jos valitaan Kaikki yritykset ja painetaan ”Laadi raportti”, näytölle tulostuu luettelo yrityksistä, joissa digitointia on käytetty sekä kappalemäärä montako kuittia on kyseisellä kaudella digitoitu. Yrityksen nimeä klikkaamalla saadaan auki tarkempi erittely digitoiduista kuiteista. Kyseinen luettelo voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon vastaavaa painiketta klikkaamalla. Pankkitapahtumat-raportti Pankkitapahtumat-raportilta voit tarkastella pankkiyhteystapahtumien määrää, joita kullakin ohjelmaan lisätyllä yrityksellä on valitulla ajanjaksolla. Yritysten lukumäärä-raportti Raportissa näkyvät sisäänkirjautuneen käyttäjän luomat yritykset, joissa käyttäjä on pääkäyttäjänä. Ohjelma hakee yrityksen tiedoissa olevan Y-tunnuksen perusteella tiedot kaupparekisteristä. Mikäli kyseisellä Y-tunnuksella löytyy yritys, näytämme raportissa myös kaupparekisterissä rekisteröidyn yrityksen nimen. Minun tilini Valikossa Yrityksen tiedot > Minun tilini voidaan kytkeä käyttäjä tiettyyn osastoon ja varastoon (Oletusasetuksena tarjottava osasto, Oletusasetuksena tarjottava varasto). Tätä toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi silloin, jos myyntilaskujen laatija laatii laskuja aina vain tietyllä osastolla tai tietyssä varastossa. Silloin ohjelma tarjoaa myyntilaskulle automaattisesti oikeaa osastoa tai varastoa. Käyttäjään kytketty osasto tai varasto ei tarkoita sitä, etteikö käyttäjä voisi syöttää tietoja muihin varastoihin ja osastoihin. Toiminto on tarkoitettu vain helpottamaan laskuttajan työtä.   Salasanan vaihto - Minun tilini -valikossa voidaan tarvittaessa myös muuttaa salasana, jota käytetään ohjelmaan kirjauduttaessa. Muuta salasana kirjoittamalla voimassa oleva salasana ja sen jälkeen uusi salasana kahteen kertaan. Tämän jälkeen voit kirjautua ohjelmaan uudella salasanalla. Tässä näkymässä pääset myös tyhjentämään välimuistin klikkaamalla Välimuistin (evästeiden) poistaminen. Osa asetuksista ja oletuksista säilytetään selaimen paikallisessa muistissa (LocalStorage), jonka voit tyhjentää klikkaamalla Poista LocalStorage. Minun tilini -valikossa voidaan poistaa myös käyttäjätili, mikäli ensin on poistettu kaikki ko. käyttäjän lisäämät yritykset ohjelmasta. Käyttäjät Valikossa Yrityksen tiedot > Käyttäjät voi pääkäyttäjä lisätä, poistaa ja hallinnoida eri yritysten käyttäjiä ja heidän käyttöoikeuksiaan. Ohjelmassa on kolmentyyppisiä käyttäjiä:     1) Pääkäyttäjä   Ohjelman lisenssi on kytketty pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Pääkäyttäjä voi lisätä ohjelmaan uusia yrityksiä, muita käyttäjiä ja määritellä käyttäjien käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjällä on ohjelmaan täydet käyttöoikeudet.     2) Lisäkäyttäjä   Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa pääkäyttäjä voi lisätä ohjelmaan samanaikaisia lisäkäyttäjiä, jotka pääsevät ohjelmassa kaikkiin valikoihin. Lisäkäyttäjälle tulee ostaa oma lisäkäyttäjän lisenssi. Lisäkäyttäjällä on oletuksena pääsy ohjelman kaikkiin valikoihin, mutta pääkäyttäjä voi tarvittaessa rajoittaa oikeuksia ohjelman eri valikoissa.     3) Rajoitettu käyttäjä Rajoitetulla käyttäjällä on rajoitetut oikeudet. Hänellä on katseluoikeus ohjelman Myynnit-valikkoon. Lisää uusi käyttäjä klikkaamalla Lisää käyttäjä. Lisäkäyttäjän käyttöoikeuksia voidaan määritellä klikkaamalla Käyttöoikeudet-sarakkeessa Muuta-painiketta. Lue lisää käyttäjien lisäämisestä ja muokkaamisesta ohjeesta: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Lisakayttajat-ja-paakayttajan-vaihtaminen/ta-p/620378  Laskujen kierrätys Laskujen kierrätystä käytettäessä laskuja voivat vahvistaa maksulliset lisäkäyttäjät. Mikäli lisäkäyttäjän tulee vahvistaa kaikki ohjelmaan tulevat verkkolaskut (valikossa Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut), laita valinta käyttöoikeuksissa seuraaviin kohtiin:   Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten - vahvistajalle lähetetään automaattisesti ilmoitus, kun ohjelmaan on tullut verkkolasku. Kirjanpitäjän ei tarvitse siinä tapauksessa lisätä laskuun vahvistajia erikseen. Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi:   Jos käyttäjän tiedoissa on valittu, että käyttäjä näkee vain hänen vahvistamansa ostolaskut, niin käyttäjä näkee vain hänelle vahvistettavaksi ohjatut laskut tai hänen vahvistamansa ostolaskut Vahvistamattomat ostolaskut- taiOstolaskut -valikoissa.   Jos laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksissa ei tarvitse määritellä laskujen vahvistajia, vaan kirjanpitäjä valitsee jokaiseen käsittelemäänsä laskuun vahvistajat itse.   Laita valinta käyttöoikeuksissa ruutu ”Älä näytä mainosviestejä”, jos haluat, että yritykseen lisätylle käyttäjälle ei näytetä ohjelman viesteissä Visma Amplio Oy:n lähettämiä mainosviestejä.   Käyttäjälle näytetään siinä tapauksessa vain ohjelmapäivityksiin liittyviä ilmoituksia ja muita tietoja. Käyttäjien hallinnointi työpöydällä Käyttäjien hallinnointi -valikossa ohjelman työpöydällä näkyvät vain ne yritykset, joissa käyttäjä on itse pääkäyttäjänä sekä käyttäjät, jotka kyseinen pääkäyttäjä on kutsunut kyseisiin yrityksiin lisäkäyttäjiksi. Klikkaamalla yrityksen nimeä näytetään kyseisen yrityksen käyttäjät. Kun klikataan käyttäjän nimeä, näkyvät kyseiseen käyttäjään liittyvät yritykset. Samalla on mahdollista muuttaa myös käyttäjien oikeuksia. Käyttäjän voi lisätä yritykseen klikkaamalla plus-painiketta ja käyttäjän voi poistaa klikkaamalla roskakorin kuvaketta. Uusi käyttäjä voidaan lisätä myös vetämällä hiirellä käyttäjän nimi kyseisen yrityksen nimen päälle. Käyttöoikeuksia voi määritellä ja muuttaa klikkaamalla kynän kuvaketta.  Pääkäyttäjä voi katsoa mihin yrityksiin hän on lisännyt maksullisia lisäkäyttäjiä klikkaamalla Käyttäjien hallinnointi -sivulla Näytä maksulliset lisäkäyttäjät. Lisenssiavaimen tiedot Lisenssiavaimen tiedoissa näkyy pääkäyttäjän sähköpostiosoite, pääkäyttäjän luontipäivä, ohjelmaversio, käyttäjien lukumäärä sekä lisenssin voimassaoloaika ja laskutuskausi. API:n asetukset Pro- ja Premium-versiossa voidaan vaihtaa tietoja muiden ohjelmistojen kanssa ohjelman rajapinnan välityksellä.  Pääkäyttäjä luo API-avaimen ja API ID:n jokaiseen integroitavaan ohjelmistoon erikseen. Rajapinnan tekninen kuvaus löytyy verkkosivultamme https://api.passelimerit.fi/  Poikkeuksena ovat kuittien digitointipalvelua tarjoava eTasku sekä Costpocket, jotka on integroitu valmiiksi ohjelmaan. Yleiset asetukset Myyntilaskun asetukset Myyntilaskun asetukset Tässä valikossa voidaan muuttaa myyntilaskujen sekä Premium-versiossa tarjousten ja lähetemyynnin oletusasetuksia yrityksellenne sopivaksi. Seuraava nro – määrittele seuraavan myyntilaskun nro, joka perusteella ohjelma alkaa numeroimaan myyntilaskuja. Oletuksena numerointi alkaa numerosta 1000. Suosittelemme käyttämään vähintään kolmenumeroista numerosarjaa, jotta ohjelma pystyy muodostamaan myyntilaskuille viitenumerot. Viitenumero muodostetaan automaattisesti laskunnumerosta lisättynä tarkistenumerolla. Etuliite – määrittele halutessasi etuliite, joka lisätään myyntilaskun numeron eteen. Myyntilaskun oletuspäivämäärä – uusia myyntilaskuja syöttäessäsi voit valita, tarjoaako ohjelma myyntilaskuun oletusarvoisesti edellisen myyntilaskun päivämäärän vai kuluvan päivän.  Maksuehto päivinä – myyntilaskuissa käytettävä maksuaika laskettuna päivinä laskun päivämäärästä. Jos joillekin asiakkaille sovelletaan muuta maksuehtoa kuin tässä olevaa maksuehtoa, se voidaan muuttaa asiakkaan tiedoissa tai myyntilaskulla. Viivästyskorko – viivästyskorkoprosentti, joka näkyy myyntilaskulla ja joka lisätään asiakkaiden tietoihin. Oletusarvoista viivästyskorkoa voidaan muokata asiakas tai laskukohtaisesti joko asiakkaan tiedoissa tai myyntilaskulla. Voit muuttaa viivästyskorkoprosentin tarvittaessa kaikkien asiakkaiden tiedoissa samalla kertaa. Lisää tällöin myyntilaskun asetuksissa Viivästyskorko-kenttään uusi viivästyskorko ja klikkaa Tallenna kaikille. Ohjelman Standard- ja Pro-versiossa ei ole mahdollista laskea viivästyskorkoa. Viivästyskorkoprosentti näkyy vain myyntilaskussa.   Premium-versiossa on mahdollista laskea viivästyskorko ja laatia viivästyskorkolaskuja.   Laskun pyöristys – valitse haluamasi pyöristystapa laskun loppusummalle. Laskuttajan yhteyshenkilö – jos tähän kenttään syötetään laskuttajan yhteyshenkilön nimi, se tulostuu myös myyntilaskuun. Nimikkeiden järjestys laskussa – on mahdollista valita, näkyvätkö nimikkeet laskulla nimikkeen tunnuksen vai nimen mukaisessa järjestyksessä. Syötä riveille nimikkeen tunnus – laita valinta tähän kohtaan, jos haluat, että esim. varastonimikkeiden tunnus näkyy myyntilaskulla. Tulosta ”Vastaanottajan kuittaus” – ruksaa tämä kohta, jos haluat, että myyntilaskun alaosassa näkyy rivi ”Vastaanottaja:”, johon vastaanottaja voi lisätä allekirjoituksensa, kun lasku tulostetaan paperisena. Tulostetaan viitenumero – laita valinta tähän, jos haluat käyttää myyntilaskuissa viitenumeroita. Kun ohjelmaan luetaan pankin tiliote, viitenumerot auttavat kohdistamaan maksusuoritukset laskuihin. Viitenumero voidaan muodostaa kahdella eri tavalla:   Viitenumero muodostetaan myyntilaskun numeron perusteella. Käytetään asiakaskohtaista viitenumeroa, jolloin asiakkaan tietoihin lisätään viitenumeron perusosa (ilman tarkistenumeroa).   Tulosta lähetelomake – ruksaa tämä kohta, jos tarvitset myyntilaskun lisäksi lähetelomaketta. Silloin myyntilaskulle muodostuu PDF-painikkeen alle kaksi tulostetta: Hinnat sisältävä PDF ja Lähetelomake ilman hintoja. Lähetelomake voidaan tulostaa asiakkaalle tavaralähetyksen mukaan. Tulosta laskuun yhteyshenkilö – ruksaa tämä kohta, jos haluat, että PDF-laskuun tulostuu yhteyshenkilön tiedot (tieto otetaan asiakkaan tiedoista Yhteyshenkilö-kentästä). Lähetemyynti on sallittu – Premium-versiossa voidaan ottaa koontilaskujen laadinta käyttöön ruksaamalla tämä kohta. Suosittelemme lisäämään lähetteiden numerointia varten etuliitteen, esim. LÄH-. Jos haluat numeroida koontilaskut myyntilaskujen yleisen numeroinnin mukaisesti, syötä seuraavaksi koontilaskun numeroksi 0. Valikossa Myynnit > Asiakkaat: rastita ruutu “Myynti lähetteestä koontilaskulle on sallittu“ niiden asiakkaiden kohdalla, joiden kanssa on sovittu luotollisesta myynnistä. Vain kyseisille asiakkaille voidaan laatia lähetteitä ja koontilaskuja. Myyntilaskun muotoilu Myyntilaskupohjan ulkoasua voidaan muokata lisenssitasosta riippuen eri tavoin: Standard-versiossa voidaan lisätä laskulomakkeeseen kaksi logoa, muuttaa logojen kokoa, muuttaa laskussa käytettyä väriä ja mm. käyttää värin määrittelyyn värikoodia. Pro-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joihin voidaan lisätä kaksi logoa ja muuttaa laskun väriä. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joilla voidaan mm.: muuttaa tietojen sijaintia, muuttaa fontin kokoja ja värejä, poistaa kehys ja väri laskun numeron ympäriltä, lisätä vaakaviivoja, vapaata tekstiä ja useita eri logoja. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiolla voidaan laatia oma laskupohjansa aputoiminimelle. Numerosarjat Myyntihinnat ja alennukset Pro- ja Premium -versioissa voi ohjelmaan syöttää myyntihintoja ja alennuksia. Tarkemmat ohjeet: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Myyntihinnat-ja-alennukset-Pro-ja-Premium-versio/ta-p/633895 Viivästyskoron laskennan asetukset Viivästyskorkolaskuja voidaan laatia ohjelman Premium-versiossa. Viivästyskorko lasketaan niistä laskuista, joiden viivästyskorko on suurempi kuin 0 %. Lisää viivästyskoron asetukset valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Viivästyskoron laskennan asetukset. Viivästyskorkolaskun etuliite lisätään viivästyskorolaskun numeron eteen. Viivästyskorkolaskun numerointi alkaa oletusarvoisesti numerosta 1000. Viivästyskorko voidaan laskea päiväkorkona tai vuosikorkona.   Valitse Nimike-riville viivästyskoron laskennan nimike tai lisää uusi nimike, jonka alv-kantana on ”Ei veronalainen”.   Viivästyskorkolaskun vähimmäissumma -kenttään syötetään summa, josta pienempiä viivästyskorkolaskuja ohjelma ei laadi.   Mikäli ohjelmalla on tehty aikaisemmin viivästyskorkolaskuja, syötä päivämäärä, josta lähtien viivästyskoron laskentaa jatketaan.   Jos esimerkiksi viivästyskorkolaskut on laadittu edellisen kerran 31.12.2019, syötä viivästyskoron laskennan aloituspäiväksi 01.01.2020. Silloin viivästyskoron laskentaa jatketaan kyseisestä päivästä.   Valitse, lasketaanko viivästyskorkoa eräpäivästä lähtien vai eräpäivää seuraavan kuukauden alusta lähtien.   Voit lisätä viivästyskorkolaskuun huomautusmaksun, joka merkitään jokaiseen viivästyskorkolaskuun omana nimikerivinään viivästyskoron lisäksi. Lisää huomautusmaksu viivästyskorkolaskuihin laittamalla valinta kohtaan ”Lisää viivästyskorkolaskuun huomautusmaksu”. Lisää huomautusmaksu laskuun valitsemalla Huomautusmaksun nimike ja syöttämällä viivästyskorkolaskulla näkyvä huomautusmaksun määrä. Maksumuistutusten tekstit ja muut tekstit Ohjelmassa on oletusarvoiset maksukehotuksen tekstit suomeksi, englanniksi, viroksi ja ruotsiksi. Kielivalinta riippuu siitä missä kielessä asiakkaalle laaditaan myyntilaskut.  Myyntilaskujen kieli valitaan asiakkaan tiedoissa valikossa Myynti > Asiakkaat > Myyntilaskun kieli.  Voit lisätä ohjelmaan uusia maksumuistutustekstejä klikkaamalla Lisää uusi maksumuistutus. Olemassa oleva maksumuistutuksen tekstejä voidaan muuttaa tai poistaa valitsemalla kyseinen rivi ja klikkaamalla sen jälkeen joko kynän tai roskakorin kuvaketta. Pysyvä kommentti Uuden pysyvän kommentin voi lisätä joko valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti, asiakkaan tiedoissa olevissa kommenttikentissä tai suoraan myyntilaskulla kommenttien lisäämiskentissä. Valmiiksi lisättyjä kommentteja voidaan jatkossa käyttää myyntilaskuja laadittaessa. Pysyviä kommentteja voidaan valita: 1. suoraan myyntilaskulla 2. asiakkaan tiedoissa 3. asiakasryhmässä.   Myyntilaskuun, asiakkaan tietoihin tai asiakasryhmälle valitut pysyvät kommentit näkyvät myyntilaskulla lisätietona. Valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Pysyvä kommentti voidaan pysyviä kommentteja tarvittaessa muuttaa klikkaamalla kynän kuvaketta tai poistaa klikkaamalla roskakorin kuvaketta. Mittayksiköt Mittayksiköitä käytetään osto- ja myyntinimikkeissä eli tuotteissa ja palveluissa, joita ostetaan ja myydään. Mittayksiköitä voidaan lisätä ohjelmaan nimikkeen tiedoissa klikkaamalla mittayksikköluettelon lopussa olevaa Lisää uusi -painiketta klikkaamalla tai valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköt. Mittayksikön tietoihin voidaan syöttää myös muunkielinen nimi. Jos esimerkiksi tehdään lasku ruotsinkieliselle asiakkaalle, laskulla käytetään automaattisesti ruotsinkielisiä mittayksiköitä, kun asiakkaan tiedoissa on valittuna myyntilaskun kieleksi ruotsi. Mittayksiköiden muutokset Mittayksiköiden muunnoksia voidaan käyttää ohjelman Premium -versiossa. Muunnokset voidaan lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköiden muunnokset. Lisää muunnosten taulukkoon mittayksiköiden väliset suhteet: Vaihtoehtoinen mittayksikkö = suhdeluku * perusmittayksikkö. Perusmittayksiköksi otetaan nimikkeen tietoihin valittu mittayksikkö. Esimerkki. Jos ohjelmassa on perusmittayksikkönä kg, mutta halutaan lisätä muunnos grammoina, muunnos lisätään ohjelman valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköiden muunnokset Lisää uusi -painikkeella. Syötä uusi mittayksikkö g (vaihtoehtoinen mittayksikkö -kenttään) ja paina Lisää uusi.  Syötä yksikön nimi myös monikossa sekä halutessasi myös muilla kielillä.  Paina: Lisää uusi. Valitse vaihtoehtoiseksi mittayksiköksi g ja perusmittayksiköksi kg. Syötä suhdeluvuksi 0,001 (eli g = 0,001 kg). Paina: Lisää uusi. Samalla periaatteella voidaan muuntaa esim. metri senttimetreiksi, tonni 1000 kg:ksi, kori 24 pulloksi jne. Kun ohjelmaan syötetään ostolasku käyttämällä vaihtoehtoista mittayksikköä, nimikkeelle lasketaan automaattisesti varastohinta perusmittayksikössä. Jotta voidaan tehdä myyntilaskuja molemmilla mittayksiköillä (vaihtoehtoisilla ja perusmittayksiköillä), suosittelemme syöttämään myyntihintojen taulukkoon myyntihinnat molemmilla mittayksiköillä (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Silloin ohjelma osaa tarjota myyntilaskuun automaattisesti oikean hinnan. Lisää tietoa mittayksiköiden muunnoksista täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Mittayksikoiden-muunnokset-ja-kokoonpanot-Premium-versiossa/ta-p/659690  Maat Valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Maat esitetään vasemmanpuoleisessa valikossa (Valitut maat) ne maat, jotka ovat valittavissa asiakkaan tai toimittajan tietoihin laskuilla. Oikeanpuoleisessa valikosta (Maat) löytyvät kaikki maailman maat. Maat-valikosta voidaan siirtää puuttuvat maat omaan maaluetteloon klikkaamalla maan edessä olevaa plus-painiketta. Valuutat Lisää valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat ohjelmaan tarvittavat valuutat valuuttamääräisten kirjausten syöttämistä varten. Ohjelmassa käytössä olevat valuutat näkyvät vasemmanpuoleisessa luettelossa (Valitut valuutat) ja kaikki maailman valuutat vasemmanpuoleisessa valikossa. Voit lisätä ohjelman valuuttaluetteloon tarvittavia valuuttoja oikeanpuoleisesta valikosta klikkaamalla valuutan edessä olevaa plus-painiketta. Sähköpostiasetukset Ohjelmassa on mahdollista valita laskujen lähetykseen neljä erilaista tapaa: Käytä lasku@passelimerit.fi verkkotunnusta Käytä omaa SMTP-palvelinta Käytä Exhange-palvelinta Exchange Modern Auth  Uutta yritystä ohjelmaan lisättäessä on oletusasetuksena: Käytä lasku@passelimerit.fi  verkkotunnusta. Lähettäjän s-postiosoite – syötä laskun lähettäjän sähköpostiosoite. Käyttäessäsi lasku@passelimerit.fi  -tunnusta, laskun lähettäjänä näkyy kyseinen tunnus, mutta lähettäjän s-postiosoite-kenttään voit määritellä sähköpostin, johon asiakkaan viesti laskuun liittyen palautuu. Käyttäjään kytketty lähettäjän s-posti – syötä tähän sähköpostiosoite, jota haluat käyttää omissa ohjelmasta lähettämissäsi sähköpostiviesteissä (esim. myyntilaskut, maksumuistutukset yms.). Käyttäjään kytketty lähettäjän sähköpostiosoite on käyttäjäkohtainen ja jokainen käyttäjä voi syöttää tähän kenttään oman sähköpostiosoitteensa. Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, asiakkaille lähtevissä sähköpostiviesteissä näkyy lähettäjän sähköpostiosoitteena ”Lähettäjän s-postiosoite”-kentässä näkyvä osoite. Kopion vastaanottaja / Piilokopio (bcc) – lisää sähköpostiosoite, jonne lähetetään kopio/piilokopio asiakkaalle lähetetystä viestistä ja myyntilaskusta. Suosittelemme lisäämään tähän kohtaan oman sähköpostiosoitteenne, jotta saatte Merit Aktivasta lähetetyt sähköpostit ja myyntilaskut arkistoonne. Merit Aktivassa näkyy lähetetyistä sähköposteista ainoastaan lähetyspäivä, ei muita lokitietoja. Oletusviestit - Sähköpostiasetuksiin lisätty sähköpostiosoite ja oletusviestiksi merkitty viesti tarjotaan oletuksena myyntilaskua, tarjousta, tilauta, ennakkolaskua ja lähetettä lähetettäessä. Ennen asiakkaalle lähettämistä voit tarvittaessa täydentää tai muuttaa niitä tai valita viestiksi jokin muun oletusviestin. Ohjelmaan on lisätty erilaisia oletusviestejä eri asiakirjojen lähettämistä varten. Asiakirjatyyppi näyttää minkälaisessa tositteessa oletustekstiä käytetään, asiakirjan nimi määrittelee viestin tyypin, jotta erotat eri tekstit toisistaan. Lisää uusi teksti klikkaamalla Uusi oletusviesti. Oletustekstiin voidaan lisätä muuttujia. Muuttujiksi voit valita yrityksen nimen, asiakirjan numeron ja tarjouksissa (Premium-versio) myös online-linkin asiakirjaan.   Sähköpostiasetusten oletusteksteihin merkityt muuttujat korvataan muuttujan mukaan joko asiakirjan numerolla tai yrityksen nimellä.   Asiakirjaan ohjaavan online-linkin kautta asiakas pystyy avaamaan ohjelmasta lähetetyn tarjouksen (Premium-versio) ja antamaan palautetta tarjoukseen suoraan asiakirjassa (vahvistaa tai hylätä sen ja lisätä kommentteja). Oletusviesteihin voidaan lisätä myös viron-, englannin- ja ruotsinkieliset tekstit sellaisia asiakkaita varten, joille lähetetään viron-, englannin- ja ruotsinkielisiä myyntilaskuja. Jos laskut luodaan massalaskutuksena, laskuihin lisätään teksti, joka on valittu Oletuksena käytettävänä tekstinä. Ohjelman kielen valinta Kielivalikossa voit valita ohjelman käyttöliittymän kielen. Jos haluat muuttaa käyttöliittymän kieltä, klikkaa vastaavaa kieltä. Ohjelman kielivalinta on käyttäjäpohjainen eli jos muutat kieltä yhdessä yrityksessä, työkieli muuttuu myös muissa yrityksissä, joissa olet käyttäjänä. Jos yrityksellä on useampia käyttäjiä, ohjelman kielivalinta ei koske muita käyttäjiä.   Kun valitset ohjelman käyttökieleksi ruotsin, englannin, viron tai venäjän, muuttuu ohjelman käyttökieli vastaavasti. Jo lisäät tilikarttaan tai nimikeluetteloon uusia tilejä/nimikkeitä tai muutat olemassa olevia, sinun tulee kääntää ne itse. Käännökset voit lisätä itse tilikartassa tilien tietoihin.   Ohjelman toimintakielen voi muuttaa kirjautumisikkunassa tai ohjelman sisällä klikkaamalla yläkulmassa oikealla olevaa profiilikuvaketta, jonka jälkeen alasvetovalikkoon avautuu vaihtoehdot ohjelmassa käytettävistä kielistä. Kirjanpidon asetukset Tilikartta Tilikartan rakenne riippuu uutta yritystä ohjelmaan lisättäessä valitusta yritysmuodosta. Huomaa, että tilikarttapohjaa ei voi vaihtaa enää sen jälkeen, kun yritys on perustettu. Ohjelmassa valittavissa olevat yritysmuodot ja niitä vastaavat tilikartat: Yhtiö (osakeyhtiöille, osuuskunnille): ohjelman oma suppeampi tilikartta Toiminimi (toiminimille, kommandiittiyhtiöille): ohjelman oma suppeampi tilikartta Asunto-osakeyhtiö ja kiinteistöosakeyhtiö Yhdistyskirjuri Liikekirjuri (monipuolisin ja laajin, sopii liikeyritysten kirjanpitoon, esim. osakeyhtiöille, osuuskunnille, toiminimille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille) Tilikartta on ryhmitelty taseen ja tuloslaskelman erien mukaan, jolloin tililuettelossa näytetään tilit ryhmiteltynä. Voit ottaa ryhmittelyn pois ottamalla rastin pois ruudusta: Ryhmittele taseen ja tuloslaskelman rivien mukaan. Tilikartta on esitetty taulukkona, jonka jokaisen sarakkeen ylävalikossa on suodatin. Suodattimen avulla voit hakea tiettyä tiliä esim. tilin numeron, nimen, taseen/tuloslaskelman erän jne. mukaan. Kun klikkaat suurennuslasi-merkkiä, valitun sarakkeen ylävalikkoon ilmestyy suodatin, jossa voit suodattaa tietoja sopivien hakuehtojen mukaan. Suodattimen saa otettua pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki. Tilikartassa on mahdollista muuttaa tilejä kynän kuvakkeesta klikkaamalla tai poistaa ne roskakorin kuvakkeesta. Jos tiliin on kytketty osto- tai myyntinimike, tulee ensin poistaa vastaava nimike valikosta Ostot > Nimikkeet tai Myynnit > Nimikkeet. Rahatilit (pankkitilit, kassat) lisätään tilikarttaan Lisää pankkitili ja Lisää kassa -painikkeilla. Toinen mahdollisuus on lisätä pankkitilit ja kassat valikossa: Maksutapahtumat > Pankit/Kassat. Tilikartta voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon klikkaamalla vastaavasti joko PDF tai XLS. Olemassa olevaa tilikarttaa on mahdollista muokata ja täydentää. Lisää uusi tili klikkaamalla Lisää tili ja täytä tilin tiedot. Voit myös kopioida tilin tiedot olemassa olevasta tilistä. Avaa kopioitavan tilin tiedot ja paina Kopioi-painiketta. Lisää uudelle tilille numero ja nimi. Tunnus – taseen Vastaavaa-puolen tilit alkavat numerolla 1 ja Vastattavaa-puolen tilit numerolla 2. Tulotilit alkavat numerolla 3 ja kulutilit numeroilla 4 - 9.   Nimi – kirjoita tilin nimi.   Tyyppi – valitse tilityyppi. Oletustyyppinä on ”yksityiskohtainen”.   Ohjelman Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista lisätä tilikarttaan yhteenvetotilejä. Yhteenvetotilin numeron tulee olla lyhyempi kuin niiden tilien numerot, joiden summat lasketaan yhteen yhteenvetotilille.   Tilikarttaan yhteenvetotiliä lisättäessä kyseisen "otsikkotilin" tyypiksi tulee valita: Yleinen. Esim. jos yhteenvetotilin tilinumero on tilikartassa numero 30, lasketaan kyseisen tilin saldoon yhteenlaskettu summa kaikista alatileistä, joiden tilinumero alkaa numerolla 30.... Eli yhteenvetotileillä esitetään alatilien yhteissumma. Itse yhteenvetotilille ei voi tehdä kirjauksia, koska ne ovat vain otsikkorivejä. Yhteenvetotilien numero voi olla myös yksinumeroinen.  Eli esim. 30 Tuotantotulot (Yhteenvetotili) ja sen alla tulotilit 3001, 3010, 3077.  Yhteenvetotilit näkyvät pääkirjassa ja ohjelman tiliotteessa, mutta ei tuloslaskelmassa.   Taseen/tuloslaskelman erä – valitse tilille oikea taseen tai tuloslaskelman erä.   ALV – valitse arvonlisäverokanta.   ALV:n ilmoittaminen – määritellään, ilmoitetaanko tiliin liittyvät kirjaukset myynti- vai ostojen arvonlisäverona vai onko kyseessä veroton kirjaus.   Käytetään maksutapana – tili voidaan tarvittaessa määritellä maksutavaksi ostolaskuihin, myyntilaskuihin tai ostolaskuihin ja kuluraportteihin.   Osasto/Dimensio pakollinen – mikäli tilin tiedoissa määritellään, että osasto/kustannuspaikka/projekti tai muu dimensio on pakollinen, niin kirjauksia kyseiselle tilille tehtäessä ohjelma ei anna tallentaa kirjausta ennen kuin osasto/kustannuspaikka/projekti on valittu.   Näytä työpöydällä – valittaessa tilin tietoihin ”Näytä työpöydällä”, valikossa Työpöytä > Yrityksen työpöytä näkyy kyseisen tilin kuluvan kuukauden saldo, saldo tilikauden alusta sekä edellisen kuukauden saldo. ALV-määritykset Valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset näkyvät kaikki alv-kannat, joita voidaan käyttää kirjauksissa. Tarvittaessa alv-kantoja voidaan lisätä klikkaamalla Lisää ALV-kanta. Alv-määrityksiä voidaan muuttaa klikkaamalla kynän kuvaketta ja poistaa klikkaamalla roskakorin kuvaa. Mikäli myyntilaskuihin tarvitaan erilaisia viittauksia arvonlisäverolakiin tai -asetukseen, lisää ohjelmaan jokaista viitettä varten oma alv-kanta. Laskulle voidaan sen jälkeen valita vastaava viite.   Arvonlisäverokannat on kytketty ohjelmassa konkreettisiin kirjanpitotileihin, jotka ovat valmiina tilikartassa. Älä lisää alv-kantoja varten uusia arvonlisäverotilejä tilikarttaan. Uutta alv-kantaa lisättäessä ohjelma määrittelee automaattisesti sopivat arvonlisäverotilit.   Oletustilit Oletustilit on määritelty ohjelman alkuasetuksissa. Kyseisiä tilejä käytetään ohjelmassa oletustileinä kirjauksissa. Valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Oletustilit. Edellisten tilikausien voittovaratili ja Tilikauden voitto(tappio) -tilejä ei saa muuttaa, sillä ohjelma päättää tilikauden päättyessä automaattisesti tulo- ja kulutilit. Edellisten tilikausien voitto (tappio)-tilille on mahdollista tehdä pääkirjakirjauksia (esim. syöttää alkusaldo, tehdä voitonjakokirjaus), mutta Tilikauden voitto (tappio) -tilille kirjauksia ei voi tehdä. Myyntitiliä ohjelma tarjoaa automaattisesti uusia nimikkeitä lisättäessä Myyntitili-kenttään. Voit tarvittaessa muuttaa oletustilin tässä valikossa tai nimikkeen tiedoissa. Ostotiliä ohjelma tarjoaa uusia nimikkeitä lisättäessä Ostotili-kenttään. Ostotiliksi voit valita eniten käytettävän tuotteiden/palvelujen kulutilin. Varastotiliä ohjelma tarjoaa uusia varastonimikkeitä (nimike, jonka tyyppinä on Varastonimike) lisättäessä (Varastotili-kenttään). Myyntikustannustili on automaattisesti uusia varastonimikkeitä lisättäessä kulutilikentässä (Myyntikustannustili). Myyntisaamiset ja Asiakkaan ennakkomaksutili esitetään tileillä 1701 Myyntisaamiset ja 2750 Saadut ennakot. Ostovelkatili on 2760 Ostovelat ja toimittajille maksetut ennakkomaksut esitetään tilillä 1551 Ennakkomaksut, vaihto-omaisuus. Kaikki kuluennakonsaajiin liittyvät kirjaukset esitetään tileillä 2942 Velat työntekijöille ja 1782 Kuluennakot työntekijöille. Pyöristyksen tulo- ja pyöristyksen kulutileille kirjataan myynti- ja ostolaskujen pyöristykset. Kurssivoittotilille ja kurssitappiotilille kirjataan myyntilaskujen ja ostolaskujen maksukirjauksissa muodostuneet kurssierot. Pankin tiliotetta sisään luettaessa esitetään pankin palvelumaksut ja korot automaattisesti Pankkikulujen kirjanpitotilillä ja Korkotuottojen kirjanpitotilillä. Oletustilivalikossa voit muuttaa niitä tilejä, joiden kohdalla avautuu tilikartta. Tilikaudet Valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet. Määrittele kentässä Tallennus sallittu kaudella, että mille kaudelle tositteita voidaan tallentaa. Jos esimerkiksi määrittelet kauden alkupäiväksi kuluvan kuukauden ensimmäisen päivän, aikaisemmille kausille ei pysty tallentamaan tositteita. Tämä vähentää virheitä tositteiden päivämääriä syötettäessä. Lisää uusi tilikausi klikkaamalla + Lisää tilikausi. Mikäli yrityksenne tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta, muuta tilikauden tiedoissa yrityksen tilikauden alku- ja päättymispäivä.   Voit muuttaa olemassa olevia tilikausia ei-aktiivisiksi ottamalla tilikauden tiedoissa pois rastin Aktiivinen-ruudusta. Klikkaa tilikauden rivi aktiiviseksi ja paina sen jälkeen kynän kuvaketta. Tee muutokset ja tallenna tilikauden tiedot. Ei-aktiiviselle tilikaudelle ei ole mahdollista tehdä kirjauksia.   Voit poistaa vain sellaisia tilikausia, joille ei ole tehty kirjauksia. Tietojen tuonti Ohjelmaan voidaan tuoda Excel-taulukosta nimikkeet, joiden tyyppinä on varastotavara eli nimikkeet, joista pidetään varastolaskentaa ohjelman varasto-osakirjanpidossa. Nimikkeiden tiedot tuodaan valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tietojen tuonti > Nimikkeiden tuonti. Muuta tiedostoon ohjelman tilikartan mukaiset tilit ja lisää tarvittaessa uusia tilejä tilikarttaan. Poista tiedostosta ennen tietojen tuontia nimikkeet, joita ei käytetä enää. Nimikkeiden tiedot siirretään ilman määriä. Alkusaldot Alkusaldot voidaan syöttää ohjelmaan joko manuaalisesti tai tuomalla ne Excel-taulukosta. Jos aloitat käyttämään ohjelmaa kesken tilikauden, tulee ohjelmaan syöttää kahdet alkusaldot, jotta raportteihin saadaan edellisen tilikauden tiedot vertailutiedoiksi. Tämä on tärkeää erityisesti osakeyhtiöiden ja yhdistysten kohdalla. Edellisen tilinpäätöksen loppusaldot syötetään ohjelmaan valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot. Toiset alkusaldot tulee syöttää käsin pääkirjatositteena valikossa Kirjanpito > Pääkirjatosite. Saldoja käsin syötettäessä kannattaa alkusaldo tallentaa silloin tällöin, jotta tiedot eivät häviä, jos teet välillä jotain muuta. Syötä silloin alhaalla erotuksena näkyvä summa esim. tilikartan viimeiselle tilille, jotta saat tallennettua saldot. Ohjelma nimittäin vaatii, että alkusaldojen Debet- ja Kredit-puolen tulee mennä tasan, ennen kuin tallennus onnistuu. Voit sitten myöhemmin jatkaa alkusaldojen syöttöä poistamalla tuon em. summan kyseiseltä tililtä. Jos aloitat uuden yrityksen kirjanpidon laatimisen, ei alkusaldojen syöttäminen ole tarpeen, vaan voit aloittaa suoraan liiketapahtumien kirjaamisen. Alkusaldojen syöttäminen Jos yritykselläsi on ollut jo toimintaa ja käytössäsi on edellisen tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase, syötä niistä tilien saldot alkusaldoiksi valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot. Voit myös ryhtyä heti tallentamaan myyntilaskuja ja ostolaskuja, ja lisätä alkusaldot myöhemmin. Tilien alkusaldojen päivämääräksi lisätään edellisen tilikauden viimeinen päivä. Esimerkiksi jos aloitat yrityksesi kirjanpidon tammikuun 1. päivästä 2021, syötä alkusaldon päivämääräksi 31.12.2020. Syötä taseen ja tuloslaskelman tilien saldot alkusaldoiksi oikeille tileille ja oikealle puolelle ko. tiliä. Taseen vastaavaa puolen saldot tulee syöttää tilien debet-puolelle ja vastattavaa puolen saldot ko. tilien kredit-puolelle. Tuloslaskelmasta syötetään tulot tilien kredit-puolelle ja menot tilien debet-puolelle.   Arvonlisäverovelka lisätään alkusaldoissa tilille 2939 Verohallinnolle maksettava ALV, arvonlisäveron ennakot tilille 1763 Arvonlisäverosaamiset. Päättyneen tilikauden voittoa ei syötetä alkusaldoihin vaan ohjelma laskee sen automaattisesti.   Alkusaldotaulukon alaosassa lasketaan sekä debet- että kreditpuolen tilien summat yhteen. Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka ilmoittaa, jos summat eivät ole samat debet- ja kredit-puolella. Ohjelma antaa tallentaa alkusaldot vasta sen jälkeen, kun kirjaus on tasapainossa.  Alkusaldojen tuonti Excel-tiedostona Pääkirjan tilien alkusaldot voidaan tuoda ohjelmaan Excel-tiedostosta valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot > Tilien alkusaldojen tuonti. Tiedoston sarakkeiden otsikot ovat: Tili, Debet, Kredit. Jos on tarve tuoda summat dimensioarvoineen, tulee jokaista arvoa varten lisätä oma erillinen rivinsä. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla samat kuin dimensioiden nimet ja rivillä tulee olla dimension arvon tunnus. Toiset saldot Jos ohjelma otetaan kesken tilikauden käyttöön, voidaan toiset alkusaldot syöttää valikkoon: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. Taseesta syötetään tilinpäätöksen taseen ja kuluvan tilikauden taseen välinen saldojen muutos. Ko. muutokset  sekä tuloslaskelman saldot syötetään omille riveilleen sellaisena kuin ne ovat edellisestä ohjelmasta saadulla tuloslaskelmallakin Huomaa, että kuluvan tilikauden taseesta ei tule syöttää Edellisten tilikausien voittoa/tappiota eikä Tilikauden tulosta, sillä ohjelma laskee nämä automaattisesti, kun myös tuloslaskelman tiedot syötetään pääkirjatositteelle. Ohjeet alkusaldoihin täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Alkusaldot/ta-p/617268      Sähköisesti lähetettyjen raporttien historia Valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Sähköisesti lähetettyjen raporttien historia voidaan tarkistaa ohjelmasta Verohallintoon lähetettyjen ilmoitusten, kuten arvonlisäveroilmoitusten lähetyspäivä ja tila. Tositteiden järjestäminen Valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tositteiden järjestäminen voit määritellä ohjelmaan syötetyille tositteille uuden numerojärjestyksen. Valitse ensin tositelaji ja kausi, jonka numeroinnin haluat järjestää uudelleen. Määrittele Järjestys-valikossa, onko uuden numeroinnin perustana tositteen päivämäärä, tositelaji ja tositteen numero vai tositelaji ja tositteen numero. Kun klikkaat Näytä tositteita, esitetään valitun tositelajin kirjausten tämänhetkiset sekä ohjelman tarjoamat uudet tositenumerot. Tallenna itsellesi arkistoon PDF-tiedosto tästä näkymästä, sillä tätä toimintoa ei voi perua, kun se on tehty.  Uudet tositenumerot tallennetaan, kun klikkaat Tallenna uudet tositenumerot. Dimensiot Osastot Osastot mahdollistavat tuottojen ja kulujen seuraamisen esimerkiksi toimipaikoittain. Osasto voidaan lisätä myyntilaskuun, ostolaskuun, maksutapahtumaan, pääkirjatositteeseen ja käyttöomaisuushyödykkeen tietoihin (poistojen laskentaa varten).    Osastot lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Osastot > Lisää osasto. Eri osastoille voidaan määritellä oma myyntilaskujen numerointi, laskuun tuleva osastokohtainen pankkitili sekä oma laskupohja. Tunnus – osaston tunnus, joka voi olla esim. lyhenne osaston nimestä. Tämä helpottaa osaston hakua, mikäli niitä on paljon. Nimitys – osaston täydellinen nimi. Osastokohtainen pankkitili myyntilaskussa – Mikäli eri osastoilla halutaan käyttää myyntilaskuissa osastokohtaisia pankkitilejä, voidaan se valita tässä. Seuraavan myyntilaskun numero – tässä voidaan määritellä osaston seuraavan myyntilaskun numero, josta lähtien numeroidaan kyseisellä osastolla laaditut myyntilaskut. Jos tämä kenttä on osaston tiedoissa tyhjä, käytetään myyntilaskun yleisissä asetuksissa olevaa tositenumerointia. Eri osastoilla voi olla erilainen numerointi. Etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron eteen. Takaliite –  takaliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron perään. Laskun muotoilu – kyseiseltä osastolta lähetettävien laskujen laskupohja. Tarkemmat ohjeet: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Dimensiot-projektit-kustannuspaikat-ja-osastot/ta-p/632034 Kuluennakoiden saajat Kuluennakon saajia voidaan lisätä valikoissa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat > Lisää kuluennakon saaja Ostot > Kuluennakon saajat > Lisää kuluennakon saaja Suoraan kuluennakon saajan kuluraportissa, klikkaamalla kuluennakon saajien valintaikkunassa Lisää uusi.   Täytä uuden kuluennakon saajan tiedot:   Nimi – syötä kuluennakon saajan nimi. Kun kuluennakon saajan nimi on tallennettu, kyseisen kuluennakon saajan nimi näkyy laskujen ja kuluraporttien maksutapojen luettelossa. Osoite, osoite jatkuu, postinumero, postitoimipaikka – lisää kuluennakon saajan osoite. Puhelin, sähköposti – syötä kuluennakon saajan yhteystiedot. Maa – ohjelma tarjoaa oletuksena maaksi Suomea, mutta voit muuttaa sen tarvittaessa. Valikosta puuttuvan maan voi lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Maat. Valuutta – oletuksena on EUR. Jos kuluennakon saajalle maksetaan aina jossain muussa valuutassa, voi valuutan muuttaa. Puuttuvan valuuttatunnuksen voi lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat. Pankkitili – syötä kuluennakon saajan pankkitili, jotta voitte kirjata kuluennakon saajalle ennakkomaksuja tai maksaa hänen maksamansa kulut kuluraporttien perusteella.   Kaikki kuluennakon saajien saamiset ja velat näkyvät ohjelmassa määritetyillä oletustileillä: 1782 Kuluennakot työntekijöille 2942 Velat työntekijöille. Älä lisää tilikarttaan uusia tilejä kuluennakoiden saajille. Eri työntekijöiden velkoja voidaan seurata osto- ja verovelkojen yhteenvetoraportista valitsemalla Velkatyypiksi: Velat kuluennakoiden saajille ja Toimittaja-kenttään kyseinen kuluennakon saaja. Dimensiot Projektit Eriteltyä tulojen ja menojen laskentaa varten voidaan käyttää projekteja. Projektien avulla voidaan seurata tietyn projektin tai toimeksiannon tuloja ja menoja ja saada siten tarvittavaa tietoa projektin tuottavuudesta. Ohjelman Standard ja Pro-versioissa voidaan käyttää kahta dimensiota – projekteja ja kustannuspaikkoja. Premium-versiossa on projektien ja kustannuspaikkojen lisäksi mahdollista lisätä  erilaisia dimensioita rajoituksetta. Projekti voidaan kirjata myyntilaskulle, maksutapahtuman riville, ostolaskun riville, pääkirjan kirjauksen riville, varastotapahtumalle ja poistojen laskennan riville. Projekteja voidaan määritellä tositteen riveillä sarakkeessa Projekti. Mikäli laskun riveillä halutaan käyttää useita eri projekteja, laskun ylätunnisteeseen ei valita projektia vaan projektit lisätään laskun riveille sarakkeeseen Projekti. Projektin tulos lasketaan tuloperusteisesti. Projektin tulos saadaan vähentämällä menot tuloista. Projektiraporteissa kuvataan ostolaskujen summat (menot) miinusmerkkisinä ja myyntilaskujen summat (tulot) plusmerkkisinä. Projektin positiivinen saldo kertoo projektin olevan voitolla. Negatiivinen saldo kertoo projektin olevan tappiollinen.   Lisää uusi projekti klikkaamalla Lisää arvo -painiketta. Dimension tunnus – anna projektille jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita projekteja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä projektin nimi. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä projektin päättymispäivä vasta silloin, kun projekti on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä on tiedossa jo etukäteen. Jos ohjelmaan lisätään määräaikainen projekti, jonka päättymispäivä on tiedossa, voidaan päättymispäivä lisätä projektin tietoihin. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia projekteja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai jonka päättymispäivä on myöhempi kuin kirjauspäivä. Kaikki ohjelmaan lisätyt projektit saadaan näkymään klikkaamalla Luettelo-painiketta.  Dimensioluettelossa esitetään oletusarvoisesti luettelo voimassa olevista projekteista, mutta tarvittaessa voidaan tulostaa myös kaikkien dimensioiden arvot tai vain päättyneiden dimensioiden arvot. Mikäli ohjelmaan on lisätty useita projekteja, tietyn projektin hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat projektiluettelon sarakkeiden ylävalikossa olevien suurennuslasikuvakkeiden alla. Yhtä aikaa voidaan käyttää useita suodattimia. Suurennuslasi-kuvaketta klikkaamalla voidaan käyttää tietojen suodattamiseen sanaa tai päivämäärää. Suodattimen saa pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki -painiketta. Olemassa olevaa projektia voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta-painiketta ja ylimääräiset projektit, joita ei ole käytetty kirjauksissa, voidaan poistaa Poista-painikkeella (roskakorin kuva). Projektiluettelo voidaan tallentaa PDF-tiedostoksi klikkaamalla Dimensioiden arvo -sivulla klikkaamalla PDF-painiketta.  Dimensioluettelo voidaan tallentaa Excel-taulukkoon klikkaamalla dimensioiden luettelossa XLS-painiketta. Excel-taulukossa esitetään kaikkien dimensioiden arvot. Kustannuspaikat Kustannuspaikka on yrityksen sisäinen yksikkö, jonka tehtävä on muiden yksiköiden palvelu. Perusteellisempaa kulujen laskentaa varten voidaan käyttää kustannuspaikkoja. Kustannuspaikkaraporteissa esitetään valittujen kustannuspaikkojen tuotot/kulut.  Kustannuspaikat lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Dimensiot. Uusi kustannuspaikka lisätään klikkaamalla Lisää arvo -painiketta ja syöttämällä kustannuspaikan tiedot.   Dimension tunnus - anna kustannuspaikalle jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita kustannuspaikkoja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä kustannuspaikan nimi. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia kustannuspaikkoja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai joiden päättymispäivä on myöhempi kuin tositteen päivämäärä. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä kustannuspaikan päättymispäivä vasta silloin, kun kustannuspaikan käyttäminen on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä tiedetään etukäteen. Kustannuspaikka voidaan määrätä ostolaskun riville, maksutapahtumissa muun tulon ja muun menon riville, pääkirjan kirjauksen riville, varastotapahtumalle ja poistojen laskennan riville. Kustannuspaikkoja voidaan määritellä tositteen riveillä sarakkeessa Kustannuspaikka. Mikäli laskun riveillä halutaan käyttää useita eri kustannuspaikkoja, laskun ylätunnisteeseen ei valita kustannuspaikkaa vaan kustannuspaikat lisätään laskun riveille sarakkeeseen Kustannuspaikka. Muut dimensiot (Premium-versio) Premium-versiossa voidaan lisätä ohjelmaan rajoittamaton määrä dimensioita valikossa Asetukset > Dimensiot >Dimensiot klikkaamalla Uusi dimensio. Lisättävän dimension osalta voidaan määritellä, onko se yksityiskohtainen vai yleinen. Yksityiskohtaiseen dimensioon voidaan lisätä arvoja ja määritellä mikä on kyseistä yksityiskohtaista dimensiota vastaava yleinen dimensio. Dimension tiedoissa voidaan myös määritellä, minkä merkkisenä dimensio näkyy pääkirjan kirjauksessa. Jos dimensio on tarkoitettu kulujen seurantaan (esim. kustannuspaikka), tulisi valita ”Summa debet-puolella positiivinen”. Jos dimensiota käytetään tulojen seurantaan (esim. projekti), ei kyseistä kohtaa tarvitse valita. Jos esimerkiksi projektissa halutaan käyttää myyjäperusteista laskentaa, lisää ohjelmaan uusi dimensio, jonka nimi on ”Myyjä” ja määrittele sen arvoksi kaikki myyjät klikkaamalla dimensiorivillä Lisää arvo. Lisätyn dimension valintaruutu tulee näkyviin kaikkiin sellaisiin tositteisiin, joissa dimension arvon valinta on mahdollista. Mikäli on tiedossa, että kyseinen myyjä asioi tietyn asiakkaan kanssa, voidaan kyseisen asiakkaan tietoihin määritellä vastaava myyjä.   Dimension oletusarvoja voidaan määritellä tilikartassa tilin tiedoissa, toimittajan tiedoissa sekä asiakkaan tiedoissa. Ohjelmaan voidaan lisätä myös yleisiä dimensioita, joiden alatasoksi voidaan määritellä yksityiskohtaisia dimensioita.   Yksityiskohtaisen dimension voi määrittää yleisen dimension alatasoksi dimension tiedoissa kentässä ”Yleinen dimensio”. Kun raportteja laaditaan yleisestä dimensiosta, raporttiin tuodaan kaikki kyseiseen yleiseen dimensioon liittyvät yksityiskohtaiset dimensiot. Käyttöomaisuusryhmät Ohjelman alkuasetuksiin sisältyvät käyttöomaisuusryhmät (Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuusryhmät). Jokaiselle käyttöomaisuusryhmälle on määritelty poistotapa ja -prosentti sekä käyttöomaisuusryhmään liittyvät pääkirjan tilit. Voit tarvittaessa lisätä käyttöomaisuusryhmiä klikkaamalla Lisää käyttöomaisuusryhmä, tehdä muutoksia olemassa oleviin ryhmiin klikkaamalla kynän kuvaa tai poistaa ryhmiä klikkaamalla Roskakori-kuvaketta. Käyttöomaisuusryhmä valitaan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Ohjelman alkuasetuksissa on valittu käyttöomaisuusryhmien kirjanpitotilit siten, että kirjauksissa, joissa on käytetty käyttöomaisuushyödykkeitä, käytetään käyttöomaisuusryhmässä määriteltyjä tilejä oikein. Käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat Lisää ohjelmaan käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat, joita voit käyttää käyttöomaisuushyödykkeiden tiedoissa. Lisää uusi sijaintipaikka klikkaamalla Uusi sijaintipaikka. Uuden hyödykkeen sijaintipaikan voi lisätä myös suoraan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Kaikki hyödykkeiden sijaintipaikat näet valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuushyödykkeiden sijaintipaikat. Käyttöomaisuushyödykkeiden vastuuhenkilöt Käyttöomaisuushyödykkeille voidaan lisätä omat vastuuhenkilönsä klikkaamalla Lisää vastuuhenkilö ja täyttämällä vastuuhenkilön tiedot. Uusia vastuuhenkilöitä voidaan lisätä myös suoraan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Kaikki vastuuhenkilöt näkyvät valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuushyödykkeiden vastuuhenkilöt. Nimikeryhmät Pro- ja Premium-versioissa voidaan nimikeryhmien avulla jakaa nimikkeet suurempiin yksiköihin. Lisää uusi nimikeryhmä klikkaamalla Lisää nimikeryhmä ja täytä nimikeryhmän tiedot. Kaikki lisätyt nimikeryhmät näkyvät nimikeryhmien luettelossa. Nimikeryhmiä voidaan muuttaa tai poistaa klikkaamalla vastaavasti joko kynän tai roskakorin kuvaketta. Jaa nimikkeet ryhmiin nimikkeen tiedoissa. Nimikeryhmiä käyttämällä voit määritellä nimikeryhmittäin myyntihintoja sekä alennuksia (valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Asiakasryhmät (Pro- ja Premium-versio) Pro- ja Premium-versioissa voidaan jakaa asiakkaat erilaisiin ryhmiin. Lisää uusi asiakasryhmä klikkaamalla Lisää asiakasryhmä ja täytä asiakasryhmän tiedot. Mikäli lisäät vakiokommentteja (myyntilaskulle ennen laskurivejä tai niiden jälkeen tulostuva teksti) asiakasryhmän tietoihin, kyseiset tekstit lisätään kaikkiin kyseiseen asiakasryhmään kuuluvien asiakkaiden myyntilaskuihin. Asiakkaat voidaan jakaa asiakasryhmiin asiakkaan tiedoissa. Olemassa olevat asiakasryhmät näkyvät asiakasryhmien luettelossa. Asiakasryhmiä voidaan muuttaa tai poistaa klikkaamalla vastaavasti joko klikkaamalla kynän tai roskakorin kuvaketta. Ottamalla asiakasryhmät käyttöön voidaan laatia Myynti-valikossa myyntiin liittyviä raportteja sekä syöttää myyntihintoja ja alennuksia asiakasryhmittäin (valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Pro- ja Premium-versioissa voidaan kytkeä erilaiset laskupohjat eri asiakasryhmiin, jolloin eri asiakasryhmien myyntilaskuissa on erilainen ulkoasu. Toimittajaryhmät (Pro- ja Premium-versio) Kaikki toimittajiin liittyvät kirjaukset kuvataan oletusarvoisesti tileillä 2760 Ostovelat ja 1551 Ennakkomaksut, vaihto-omaisuus. Älä lisää tilikarttaan uusia tilejä ostoveloille tai ennakkomaksuille, vaan käytä toimittajaryhmiä. Lisää toimittajaryhmä klikkaamalla Lisää toimittajaryhmä ja täytä toimittajaryhmän tiedot. Olemassa olevat toimittajaryhmät näkyvät toimittajaryhmien luettelossa. Toimittajat voidaan jakaa ryhmiin toimittajan tiedoissa. Ostot-valikossa voidaan laatia erilaisia ostoraportteja toimittajaryhmittäin. Varastot Pro- ja Premium-versioissa voidaan pitää varastolaskentaa useammassa varastossa. Kirjauksia syötettäessä käytettävät varastot näkyvät valikossa Asetukset > Dimensiot > Varastot. Lisää uusi varasto klikkaamalla Lisää varasto ja täytä varastoa koskevat tiedot. Tunnus – syötä varaston tunnus. Nimi – lisää varaston nimi. Sisääntulon, Varastosta oton ja Varastojen välisen tapahtuman etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen varastotapahtuman numeron eteen. Seuraavan varastoon tulon, seuraavan oton, seuraavan varastojen välisen tapahtuman nro – määrittele seuraavan varastotapahtuman numero. Kokoonpanon etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen kokoonpanon eteen. Seuraavan kokoonpanon nro - määrittele seuraavan kokoonpanon numero.    

Yleinen arvonlisäverokanta nousee 24 prosentista 25,5 prosenttiin 1.9.2024 alkaen. https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/arvonlisaverotus/arvonlisaveroprosentit/Yleinen-arvonlisaverokanta-nousee-syyskuussa/   Ohjelmaan on nyt lisätty uudet ALV-kannat, mutta saadaksesi ne käyttöösi, tulee päivitys vielä tehdä manuaalisesti. Olemassa olevien 24 prosentin alv-asetusten päivitys tapahtuu painikkeella ALV-kannan päivitys. Kyseinen painike löytyy Tilikartta-, Nimikkeet- (Myynnit ja Ostot), Toistuvat laskut- ja Käyttöomaisuusryhmät-valikoista. Huom! Painike näkyy ohjelman pääkäyttäjälle sekä niille käyttäjille, joilla on muokkaus-oikeus kyseisiin valikoihin!   Muokkausoikeudet kyseisiin valikoihin voi määritellä seuraavasti: Nimikkeiden päivitys Myynnit-valikossa: Muokkaus-oikeus Myynnit - Myyntinimikkeet Nimikkeiden päivitys Ostot-valikossa: Muokkaus-oikeus Ostot - Nimikkeet Toistuvaislaskupohjien päivitys: Muokkaus-oikeus Myynnit - Myyntilaskut, Toistuvat laskut, Koontilaskut Kirjanpidon tilien päivitys: Muokkaus-oikeus Asetukset - Kirjanpidon asetukset Käyttöomaisuusryhmien päivitys: Muokkaus-oikeus Asetukset - Dimensiot   ALV-kannan päivitys -painike on kertakäyttöinen ja se poistuu näkymästä ensimmäisen käyttökerran jälkeen kaikista muista näkymistä, paitsi Nimikkeistä. Nimikkeistä painike poistuu vasta, kun kaikki nimikkeet on päivitetty. Mikäli tarvitset 24 prosentin ALV-kantaa päivityksen jälkeen, saat muokattua päivitetyt tiedot rivikohtaisesti takaisin aiempaan ALV-kantaan.   Suosittelemme tekemään päivityksen vasta sitten, kun kirjauksissa tarvitaan uutta 25,5 %:n arvonlisäverokantaa.   Kuvalliset ohjeet ALV-kannan päivitykseen: ALV-kannan päivitys Tilikartassa   ALV-kannan päivitys Nimikkeissä ALV-kannan päivitys-painike päivittää vain tuotteiden ALV-kannan, mutta hintoihin päivityksellä ei tule muutosta.      ALV-kannan päivitys Toistuvilla laskulla     ALV-kannan päivitys Käyttöomaisuusryhmissä     Nimikkeet ja tilikartan tilit, joiden tunnuksessa ja nimityksessä 24 %   Huomioithan, että ohjelmassa on valmiina nimikkeitä (Myynnit -> Nimikkeet), joiden tunnuksessa ja nimityksessä on 24 %. Kyseiset tunnukset ja nimitykset eivät päivity automaattisesti, vain kyseisten tuotteiden alv-kanta päivittyy. Voit päivittää kyseiset nimikkeet manuaalisesti klikkaamalla nimikkeen riviä -> poista vanha alv-kanta -> lisää tilalle uusi alv-kanta -> Tallenna.     Myös tilikartan tilien nimiin voidaan alv-kanta muuttaa tilikartassa (Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta). Klikkaa tilin nimeä ja muuta nimeen uusi verokanta ja Tallenna.      

Ohjelmalla voidaan laatia lähetteitä luovutetuista tuotteita ja palveluista sekä laatia niistä kuukauden lopussa koontilasku. Koontilaskussa näkyvät kaikki tietylle asiakkaalle kuukauden aikana myydyt tuotteet ja palvelut.   Koontilaskujen käyttöönotto   Lisää ensin tilikarttaan oma tilinsä lähetemyyntisaamisille. Se ei saa olla Myyntisaamiset-tili, sillä asiakkaalle ei muodostu vielä velkaa lähetteen perusteella. Lisää tilikarttaan esim. tili “1720 Lähetemyynti“ ja valitse taseen eräksi sama lyhytaikaisten saamisten erä kuin Myyntisaamiset-tilillä). Tallenna asetukset. (Voit tarvittaessa muuttaa tiliä Oletustilit-valikossa Kirjanpidon asetuksissa.)     Koontilaskut voidaan ottaa käyttöön ohjelmassa valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Laita valinta ruutuihin "Tulosta lähetelomake" ja "Lähetemyynti on sallittu".     Ohjelma kysyy sen jälkeen tiliä, jota käytetään saamistilinä lähetemyynnissä. Syötä lisäämäsi tili avautuvaan ikkunaan. Tallenna. Lähetteiden numerointia varten kannattaa syöttää etuliite, esim. LÄH-. Jos haluat, että koontilaskujen numerointi menee samassa sarjassa kuin muutkin myyntilaskut, syötä seuraavaksi koontilaskun numeroksi 0. Tallenna.   Salli seuraavaksi laskutettavan asiakkaan tiedoissa (Myynnit > Asiakkaat) koontilaskut. Laita valinta kohtaan "Lähetemyynti on sallittu". Salli lähetemyynti vain sellaisten asiakkaiden asiakastiedoissa, jotka saavat ostaa tavaraa luotolla. Lähetteitä ja koontilaskuja voidaan laatia vain näille asiakkaille.       Lähetteet   Syötä lähetteet samasta valikosta kuin myyntilaskut (Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku). Kun olet valinnut myyntilaskuun asiakkaan, jolle lähetemyynti on sallittu, tarjotaan asiakirjatyypiksi automaattisesti “Lähetemyynti“. Tämän voi vaihtaa, jos halutaan laatia tavallinen myyntilasku. Tosite-kentästä tulee silloin ottaa pois tuo Lähetemyynti.     Voit syöttää Yhteyshenkilö-kenttään henkilön, jolle tavara/palvelu luovutettiin. Yhteyshenkilön nimi näkyy myös koontilaskulla. Myyntitulo ja arvonlisävero lasketaan heti lähetettä laadittaessa. Huomaa, että tässä vaiheessa ei vielä muodostu myyntisaatavaa. Lähetettä voi lähettää asiakkaalle verkkolaskuna, mutta sen voi lähettää asiakkaalle sähköpostitse tai se voidaan tulostaa paperille PDF-tiedostosta.   Koontilaskut   Laadi kaikista lähetteistä kuukauden lopussa koontilaskut. Laadi koontilaskut valikossa: Myynnit > Koontilaskujen laadinta. Syötä Ajanjaksoksi kuukauden alku- ja loppupäivä ja valitse Asiakas-kenttään asiakas, jolle laadit koontilaskun. Jos jätät Asiakas-kentän tyhjäksi, ohjelma laatii kaikille asiakkaille koontilaskun, joilla lähete on käytössä.     Koontilaskua laadittaessa voidaan tarvittaessa valita manuaalisesti lähetteet, joiden perusteella koontilasku laaditaan. Tätä valintaa käytetään silloin, kun yhdelle asiakkaalle tulee laatia useita erilaisia koontilaskuja esim. rakennusprojektin, osaston tms. mukaan. Paina ”Laadi raportti” ja sen jälkeen ”Koontilaskujen esikatselu” -> ”Laadi koontilaskut”. Koontilaskun päivämääräksi tulee kyseisen kauden viimeinen päivä ja koontilaskut lisätään myyntilaskujen kanssa samaan luetteloon. Voit lähettää laskut asiakkaille joko sähköpostitse tai verkkolaskuina. (Myyntilaskujen joukkolähetystä käytettäessä lähetetään vain koontilaskuja. Lähetteitä ei voi lähettää joukkolähetyksenä.) Koontilaskussa esitetään lähetteiden numerot ja päivämäärät sekä asiakkaalle myytyjen tuotteiden/palvelujen summat ja arvonlisävero. Laskun lähettäjäyritykselle ei lasketa myyntilaskun kirjausvaiheessa arvonlisäveroa koontilaskun perusteella, koska arvonlisävero kirjattiin pääkirjaan jo lähetettä laatiessa.     Tallennetun koontilaskun voit lähettää asiakkaalle suoraan ohjelmasta tavalliseen tapaan joko sähköpostitse , verkkolaskuna tai tulostamalla sen paperille ja postittamalla.

Passeli Meritin Pro ja Premium-versioihin sisältyy erikoistoiminto mittarilukemien syöttöä varten, mutta tämä toiminto näkyy ja on käytettävissä ainoastaan niille taloyhtiöille, jotka ovat ohjelmassa valinneet yhtiömuodokseen "Asunto-osakeyhtiö".   Suosittelemme taloyhtiöitä hyödyntämään toistuvien laskujen toimintoa, joka mahdollistaa laskujen luomisen kaikille huoneistoille yhtä aikaa. Tämän toiminnon myötä:   Kaikki myyntilaskut voi lähettää samassa erässä sähköpostilla niille asiakkaille, joiden tiedoissa on sähköpostiosoite Laskut on mahdollista tulostaa kerralla luomalla PDF-koontitiedoston tulostusta varten. Tähän erikoistoimintoon sisältyy myös:    Ominaisuus syöttää ja hallinnoida mittarilukemia Toiminnallisuus kirjata automaattisesti kaikkiin toistuviin laskuihin kuluvan kuukauden aikana voimassa olevat palveluiden hinnat yhdellä kertaa.   Mittarilukemien syöttöön liittyvät valmistelut Nimikkeen tiedot: Aktiivisuus – niiden palvelujen osalta, joita ostat palveluntarjoajilta ja joita myyt edelleen asiakkaalle (esim. vesi, sähkö, siirtopalvelu, lämpöenergia, jätehuolto yms.), suosittelemme käyttämään samoja nimikkeitä sekä myyntilaskuissa että ostolaskuissa. Määrittele nimikkeen tiedoissa nimikkeen Aktiivisuus = Myynti- ja ostolaskuissa. Yksikkö – valitse mittayksikkö, jota käytät myyntilaskussa (esim. m³, m², henkilö, kWh yms.). Myyntihinta – mikäli myyntihinta riippuu ostetun palvelun hinnasta ja se muuttuu kuukausittain, jätä tämä kohta tyhjäksi. Lisää määrä nimikkeelle – jos myytte asiakkaalle esim. sekä vesi- että viemäripalvelua, valitse nimikkeen Vesi tietoihin “Lisää määrä nimikkeelle“ -kohtaan Viemäröinti. Tämän seurauksena sinun ei tarvitse syöttää laskun Viemäröinti-riville mittarilukemaa eikä määrää, vaan Viemäröinti-riville syötetään kausittaisissa laskuissa sama määrä kuin nimikkeelle Vesi. Mikäli viemäröinnin määrä löydetään kahden nimikkeen (vesi ja lämmin vesi) perusteella, valitse molemmalle nimikkeelle “Lisää määrä nimikkeelle“ -kenttään “Viemäröinti“.    Toistuvien laskujen laatiminen Lisää laskupohja valikossa: Myynnit > Toistuvat laskut > Lisää toistuva lasku.  Seuraavan laskun päivämäärä – syötä päivä, josta alkaen haluat ryhtyä laatimaan myyntilaskuja. Laskun eräpäivä – päivä, joka tulee myyntilaskun eräpäiväksi. Laskutusjakso - valitse kuukausi, vuosineljännes tai vuosi. Lasku lähetetään: - kuluvalta kaudelta – laskuun tulostetaan automaattisesti kyseisen kauden alku- ja päättymispäivä, joka on laskun päiväyksen kanssa samalla kaudella. Jos esim. laitat seuraavan laskun päivämääräksi 31.10.2015 ja laskutusjaksoksi kuukausi, laskuun tulostetaan kaudeksi 1.10.2015–31.10.2015. Se sopii esim. taloyhtiöille. - seuraavalta kaudelta – laskuun tulostetaan kaudeksi laskun päivämäärää seuraavan kauden alku- ja päättymispäivä. - laskun päivämäärästä lähtien – laskuun tulostetaan kausi, jonka alkupäivä on sama kuin laskun päivämäärä. Sopimuksen numero ja alkupäivä ovat informatiivisia tietoja. Sopimus päättyy – merkitse viimeisen laskun laadintapäivä, esim. jos huoneiston omistaja vaihtuu. Viitenumero – määritetään automaattisesti asiakkaan tiedoissa olevan viitenumerorungon pohjalta. Valitse laskun riveille nimikkeitä, joita myytte. Kiinteähintaisten nimikkeiden tietoihin suosittelemme syöttämään voimassaolevan hinnaston (valikossa Myynti > Nimikkeet). Näin toistuvien laskujen laatiminen sujuu helposti ja nopeasti. Alku- ja loppulukemaa ei tarvitse syöttää laskun riveille. Ne voidaan syöttää myöhemmin yhdellä kertaa kaikkien huoneistojen mittarilukemien syöttöikkunassa. Kun olet syöttänyt yhden toistuvan laskun, napsauta Tallenna-painiketta ja sen jälkeen voit kopioida sen seuraavaa laskua laatiessasi.  Mittarilukemien syöttö Mittarilukemat voit syöttää toistuvien laskujen luettelossa painamalla Mittarilukemien syöttö-painiketta. Mikäli laadit laskuja ensimmäistä kertaa, syötä sekä alku- että loppulukema. Mikäli jonkun huoneiston kanssa on sovittu arviolukemista, voit syöttää lukeman sijaan määrän. Kun napsautat Vahvista-painiketta, lukemat siirretään toistuviin laskuihin ja lasketaan määrät. Jos jonkin nimikkeen tiedoissa on määritelty, että määrä lisätään myös toiselle nimikkeelle, lukemia vahvistettaessa määrä lisätään myös kyseisille nimikkeille. Lukemia voidaan syöttää ja vahvistaa myös useamman kerran. Edelleen myytävien palvelujen hintojen laskenta Jos käytät ostolaskuissa ja myyntilaskuissa samoja nimikkeitä, nimikkeen ostohinta voidaan määrittää toistuvissa laskuissa kyseisen nimikkeen myyntihinnaksi. Sitä varten on ohjelman löydettävä jo ostolaskussa oikea hinta. Ostolaskulla tulee syöttää määrä käyttäen samaa mittayksikköä, jolla myytte kyseistä palvelua edelleen. Jos esimerkiksi syötät jätehuoltolaskua ja meno jaetaan asukkaiden lukumäärän mukaan, syötä ostolaskulla määräksi asukkaiden lukumäärä ja Yhteensä-sarakkeeseen laskun summa. Asunto-osakeyhtiöillä voit syöttää ostolaskuihin vain yhteissumman, et yksikköhintaa. Sen seurauksena ohjelma löytää jätehuoltolaskun hinnan yhtä asukasta kohden ja tallentaa sen nimikkeen tietoihin kenttään “Viimeinen ostohinta“. Kun olet syöttänyt kululaskut, napsauta toistuvien laskujen luettelossa Tuo hinnat -painiketta. Avautuvassa esikatseluikkunassa näet nimikkeiden ostohinnat. Kyseiset hinnat voidaan tallentaa kaikkien toistuvien laskujen riveille myyntihinnoiksi, joissa vastaava nimike esiintyy. Tämän pitäisi varmistaa menojen jakaminen huoneistojen omistajien kesken. Mikäli et halua siirtää kaikkia esikatseluikkunassa näkyviä hintoja laskuille, poista valintamerkki kyseisen rivin edestä. Esikatseluikkunassa voit tarvittaessa muuttaa hintoja. Hinnat voi myös tallentaa laskuihin useaan otteeseen, mikäli ilmenee, ettei jokin hinta ollut oikein. Myyntilaskujen laatiminen toistuvien laskujen pohjalta Mikäli toistuvien laskujen määrät ja hinnat ovat oikein, laadi niiden perusteella myyntilaskut. Syötä kenttään Mihin asti laskut luodaan (pvm) se päivämäärä, johon asti haluat laatia laskut ja paina Esikatselu-painiketta. Näytöllä näkyvät ne laskut, joita ei ole kyseiseen päivään mennessä laadittu. Avautuvassa ikkunassa voit tarvittaessa poistaa valintamerkin kyseisen laskun edestä, jos et joistain syystä halua laatia kyseistä laskua. Laatiaksesi myyntilaskut paina Laadi laskut -painiketta. Sen seurauksena laaditaan myyntilaskut, jotka näkyvät valikossa Myynnit > Myyntilaskut, samalla toistuvissa laskuissa siirretään automaattisesti eteenpäin seuraavan laskun päivämäärä; loppulukemat tallennetaan alkulukeman paikalle; myyntilaskuissa tallennetaan laskun kausi laskurivien yläpuolella sijaitsevaan kommenttikenttään ja lukemien tiedot tallennetaan laskurivien alla sijaitsevaan kommenttikenttään. Jos haluat seurata esim. yhden huoneiston lukemia, laita myyntilaskujen luettelossa suodatin päälle asiakkaan nimen mukaan ja katso lukemia koskevat tiedot Kommentti laskurivien jälkeen -sarakkeesta. Myyntilaskujen joukkolähetys sähköpostitse / massatulostus Jos olet laatinut yhdellä kertaa paljon myyntilaskuja, voit myös lähettää ne yhdellä kertaa sähköpostitse tai tulostaa ne. Napsauta myyntilaskujen luettelossa (Myynnit > Myyntilaskut) oikeassa yläreunassa olevaa Joukkolähetys-painiketta. Syötä ajanjakso, jolta haluat lähettää laskut ja paina Esikatselu-painiketta. Esikatseluikkunassa näkyvät vain ne laskut, joita ei ole vielä lähetetty ja joiden asiakkaiden tiedoissa on olemassa s-postiosoite.        

Ohjelma laatii valuuttamääräisistä laskuista ja niiden suorituksista tarvittavat kurssierokirjaukset automaattisesti.   Valuuttamääräinen ostolasku Syötä ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. (Saapuneet verkkolaskut löytyvät valikosta: Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut.) Syötä laskun tiedot ja valitse oikea valuutta kohtaan: Valuutta. Ohjelma hakee automaattisesti laskun päivämäärää vastaavan valuuttakurssin kohtaan: Kurssi. Huomaa, että toimittajan tiedoissa on oltava valittuna oikea maatieto, ja alv-kentässä laskurivillä tulee olla valittuna Suomen alv-kanta, jotta ohjelma tekisi tarvittavat kirjaukset pääkirjaan ja alv-laskelmalle.   Ostolaskun tallentamisen jälkeen, tekee ohjelma pääkirjaan kirjauksen:   Valuuttamääräinen verkkolasku Verkkolaskut saapuvat ohjelmassa valikkoon: Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut. Jos vastaanotit valuuttamääräisen verkkolaskun, hakee ohjelma automaattisesti laskun päivämäärää vastaavan valuuttakurssin kohtaan: Kurssi. Tarkista verkkolasku (valitse nimikkeet, tarkista alv ja summa) ja tallenna lasku ostolaskuksi. Huomaa, että toimittajan tiedoissa on oltava valittuna oikea maatieto, ja alv-kentässä laskurivillä tulee olla valittuna Suomen alv-kanta, jotta ohjelma tekisi tarvittavat kirjaukset pääkirjaan ja alv-laskelmalle. Valuuttamääräinen myyntilasku Syötä myyntilasku ohjelmaan valikossa: Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku. Syötä laskun tiedot ja valitse oikea valuutta kohtaan: Valuutta. Ohjelma hakee automaattisesti laskun päivämäärää vastaavan valuuttakurssin kohtaan: Kurssi. Huomaa, että asiakkaan tiedoissa on oltava valittuna oikea maatieto, ja alv-kentässä laskurivillä tulee olla valittuna 0%, jotta ohjelma tekisi tarvittavat kirjaukset pääkirjaan ja alv-laskelmalle.   Kun lasku tallennetaan, tekee ohjelma pääkirjaan kirjauksen: Maksun kirjaus valuuttamääräiseen laskuun Maksun kirjaus manuaalisesti Kun pankin tiliotteella näkyy suoritus laskulle, tulee maksu kirjata valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma oikean pankin kohdalla.  Mikäli kirjaat maksua ostolaskulle, valitse maksutapahtuman tyypiksi: Toimittaja. Jos kirjaat maksua myyntilaskulle, valitse tyypiksi: Asiakas. Valitse oikea Toimittaja tai Asiakas, syötä suorituksen todellinen päivämäärä ja valitse Valuutta-kohtaan oikea valuutta. Ohjelma hakee automaattisesti syötetyn päivämäärän mukaisen valuuttakurssin. Laita valinta oikean laskun kohdalla ja tarkista, että euromääräinen summa vastaa tiliotteella näkyvää summaa.   Mikäli euromääräinen summa ei vastaa tiliotteella näkyvää summaa, laske ja syötä Valuuttakurssi-kohtaan uusi kurssi.  Esim. jos tililtä olisi veloitettu 169,89 euron sijaan 170,00 euroa, laskettaisiin uusi kurssi seuraavasti: 200 USD / 170,00 EUR = 1,1765. Tämä kurssi tulee syöttää Valuuttakurssi-kenttään.   Kun tallennat maksutapahtuman, tekee ohjelma pääkirjaan automaattisesti kurssierokirjauksen:   Maksun kirjaus tiliotteen sisäänluvussa Mikäli tuot ohjelmaan pankin tiliotetiedostoja (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Tiliotteen sisäänluku), paina tapahtuman rivillä vasemmanpuoleista Laskut-painiketta. Valitse oikea Valuutta, Toimittaja tai Asiakas riippuen onko kyse osto- vai myyntilaskusta ja laita valinta oikean laskun kohdalle. Mikäli euromääräinen summa ei vastaa tiliotteella olevaa summaa (eroaa), laske ja syötä Valuuttakurssi-kohtaan uusi kurssi. Esim. jos tililtä olisi veloitettu 169,89 euron sijaan 170,00 euroa, laskettaisiin uusi kurssi seuraavasti: 200 USD / 170,00 EUR = 1,1765. Tämä kurssi tulee syöttää Valuuttakurssi-kenttään. Tallenna ja vahvista tiliotteen rivi. Ohjelma tekee pääkirjaan automaattisesti kurssierokirjauksen.        

Mikäli yritys on rekisteröitynyt arvonlisäveron erityisjärjestelmään (OSS - One Stop Shop) ja sen tulee ilmoittaa ja maksaa verot arvonlisäveron erityisjärjestelmän piiriin kuuluvista myynneistä, jokaista maata varten tulee lisätä ohjelmaan oma alv-kantansa valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset > Lisää ALV-kanta. Valitse Arvonlisäveron tyypiksi: “xArvonlisäveron erityisjärjestelmä (OSS)“, Valitse Maa-kenttään vastaava maa, Verokanta-kenttään kyseisessä maassa käytettävä alv-kanta sekä viittaus arvonlisäverolakiin (esim. VerohallintoL (503/2010) 2 § 2 mom.). Klikkaa Lisää uusi -painiketta.   Kun myynnit on kirjattu vastaavien maiden alv-kantoja käyttäen, voidaan OSS-raportti laatia valikossa: Kirjanpito > ALV-ilmoitus > Raportti muiden EU-maiden verokannoista > Laadi raportti. Ohjelman laatiman OSS-raportin verokauden oletusarvona on neljännesvuosi.   Raportin antamien tietojen perusteella OSS-järjestelmään rekisteröitynyt myyjä voi ilmoittaa ja maksaa OSS-järjestelmän piiriin kuuluvat verot Omaverossa.   OSS-järjestelmän piriin kuuluvien verojen maksukirjaus Passeli Meritissä OSS-järjestelmän piiriin kuuluvien myyntien arvonlisäverot kirjautuvat ohjelmassa tilille 2963 ”Myynnin alv sähköisten palvelujen myynnistä EU:ssa”. Kun maksetaan Verohallinnolle kyseinen arvonlisävero, voidaan maksukirjauksessa käyttää suoraan tiliä 2963 tai siirtää summa ensin pääkirjatositteella ohjelman arvonlisäverovelkatilille 2939 ”Verohallinnolle maksettava alv” tekemällä kirjaus D 2963 K 2939. Silloin maksettava summa näkyy velkana Verohallinnolle samoin kuin esim. kotimaan arvonlisävero.     Tallennusvaiheessa ohjelma antaa huomautuksen, että käytetään myynnin arvonlisäverotiliä, mutta kyseisen varoituksen saa suljettua Sulje-painikkeesta, jotta kirjaus saadaan tehtyä loppuun ja tallennettua.    

Mittayksiköiden muunnokset   Mittayksiköiden muunnoksia voidaan käyttää Passeli Meritin Premium -versiossa. Muunnokset voidaan lisätä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköiden muunnokset. Lisää muunnosten taulukkoon mittayksiköiden väliset suhteet: Vaihtoehtoinen mittayksikkö = suhdeluku * perusmittayksikkö. Perusmittayksiköksi otetaan nimikkeen tietoihin valittu mittayksikkö. Esimerkki. Jos ohjelmassa on perusmittayksikkönä kg, mutta halutaan lisätä muunnos grammoina, muunnos lisätään ohjelman valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköiden muunnokset Lisää uusi painikkeella. Syötä uusi mittayksikkö g (vaihtoehtoinen mittayksikkö -kenttään) ja paina Lisää uusi painiketta. Syötä yksikön nimi myös monikossa sekä halutessasi myös muilla kielillä.   Paina: Lisää uusi. Valitse vaihtoehtoiseksi mittayksiköksi g ja perusmittayksiköksi kg. Syötä suhdeluvuksi 0,001 (eli g = 0,001 kg).   Paina: Lisää uusi.   Samalla periaatteella voidaan muuntaa esim. metri senttimetreiksi, tonni 1000 kg:ksi, kori 24 pulloksi jne. Kun ohjelmaan syötetään ostolasku käyttämällä vaihtoehtoista mittayksikköä, nimikkeelle lasketaan automaattisesti varastohinta perusmittayksikössä. Jotta voidaan tehdä myyntilaskuja molemmilla mittayksiköillä (vaihtoehtoisilla ja perusmittayksiköillä), suosittelemme syöttämään myyntihintojen taulukkoon myyntihinnat molemmilla mittayksiköillä (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset). Silloin ohjelma osaa tarjota myyntilaskuun automaattisesti oikean hinnan.   Kokoonpanojen lisääminen varastonimikkeisiin 1. Varastonimikkeet Syötä ensin kaikki tarvittavat raaka-aineet valikossa: Varasto > Nimikkeet > Lisää varastonimike. Käytä raaka-aineiden nimikkeiden tiedoissa seuraavia tilejä: Myyntitili – “3010 – Myynti 24%“ tai muu samaan tuloslaskelman erään kuuluva myyntitili. Varastotili – muuta ohjelman oletustilinä tarjoama varastotili. Tilin tulee olla “1501 – Aineet ja tarvikkeet“ Myyntikustannustili – muuta ohjelman tarjoama oletustili. Tilin tulee olla “4003 – Raaka-ainekulut“. Voit lisätä kyseisen tilin tuloslaskelman “Ostot tilikauden aikana“ / “Aine- tarvike- ja tavaraostot“ -erään. 2. Puolivalmisteet ja lopputuotteet Ennen kokoonpanojen syöttämistä ohjelmaan kannattaa lisätä mittayksiköiden muunnokset valikkoon Asetukset > Yleiset asetukset > Mittayksiköiden muunnokset. Jos esimerkiksi ostatte raaka-aineita kiloina (kg), mutta kokoonpanossa (reseptissä) haluatte käyttää grammoja (g), tulee ohjelmaan lisätä vastaava muunnos. Mikäli kokoonpanoissa (resepteissä) halutaan käyttää puolivalmisteita, jotta olisi helpompi koota lopputuotteita, tulee varastonimikeluetteloon lisätä ennen valmistuotteiden syöttämistä puolivalmisteet. Esimerkki. Puolivalmiste on piirakkataikina ja lopputuote “Lihapiiras“ tai “Kinkkupiiras“, jossa käytetään samaa piirakkataikinaa. Lisää puolivalmisteen nimike valikossa: Varasto > Nimikkeet > Lisäävarastonimike. Käytä varastonimikkeissä, joihin on lisätty kokoonpanoja (reseptit), seuraavia tilejä:   Myyntitili – “3010 – Myynti 24%“ tai muu itse lisäämäsi myyntitili. Varastotili – muuta ohjelman oletustilinä tarjoama varastotili. Tilin tulee olla “1521 – Valmiit tuotteet“ Myyntikustannustili – muuta ohjelman tarjoama oletustili. Tilin tulee olla “3600 – Valmiiden ja keskeneräisten tuotteiden varastojen muutos“ tai muu samaan tuloslaskelman erään (Valmiiden ja keskeneräisten tuotteiden varastojen muutos) itse lisäämäsi tili. Voidaan esim. lisätä tilikarttaan erilliset tilit “Myydyt valmiit tuotteet omakustannushintaan“ ja “Varastoon otetut valmiit tuotteet omakustannushintaan“. Valmiin tuotannon siirto tuotevarastoon – “3600 – Valmiiden ja keskeneräisten tuotteiden varastojen muutos“ -tiliä tarjotaan oletustilien asetuksista. Eli oletustilien asetuksissa tulee olla valittu “Valmiin tuotannon siirto tuotevarastoon“ -kenttään tili “Valmiiden ja keskeneräisten tuotteiden varastojen muutos“. Valmiin tuotteen varastoontulon tili näkyy varastonimikkeen tiedoissa silloin, kun nimikkeeseen on lisätty lopputuotteeseen tarvittavat ainesosat. Erilaiset kokoonpanot lisätään varastonimikkeen tiedoissa Lisää kokoonpano -linkin kautta. Ainesosiksi voidaan valita sekä ns. puolivalmisteita (kokoonpanoja) että tavallisia varastonimikkeitä. Valitse ainesosalle tarvittaessa vaihtoehtoinen mittayksikkö. Nimikeluetteloon on lisätty sarake, josta näkee mitkä nimikkeet ovat kokoonpanoja ja mitkä eivät.   Lisää samalla tavalla oma nimikkeensä myös lopputuotteelle. Esimerkiksi Lihapiirakka. Lisää lopputuotteelle resepti (kokoonpano) painamalla: Lisää kokoonpano   Raaka-aineiden osto   Kun ostat raaka-aineita varastoon, lisää ne ostolaskuina, jolloin varaston arvo päivittyy automaattisesti. Syötä ostolaskut valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Käytä laskuriveillä varastonimikkeitä. Kun lasku on lisätty, näet varastosta löytyvät tuotteet ja niiden määrät varastoraportilla: Varasto > Varastoraportti. Lopputuotteiden lisääminen varastoon   Lisää lopputuotteet varastoon varastotapahtumana valikossa: Varasto > Varastotapahtumat > Lisää varastotapahtuma. Valitse tositteen tyypiksi: “Tuotteen kokoonpano“ Valitse tositteen riveille aiemmin nimikeluetteloon lisätyt kokoonpanot. Riveille lisätään automaattisesti myös ainesosat, jotka sisältyvät kokoonpanoon ja jotka kirjataan tositetta tallennettaessa automaattisesti varastosta kuluksi. Jos lopputuotteeseen on käytetty myös puolivalmisteita, varastotapahtuman riveillä esitetään myös kyseisten tuotteiden ainesosat. Siten lopputuotetta varastoon lisättäessä kirjataan varastosta kuluksi aina ns. “alimman tason“ ainesosat, jotka eivät ole itse kokoonpanoja. Puolivalmisteita eli kokoonpanoja, jotka sisältyvät jonkun toisen tuotenimikkeen kokoonpanoon, ei ole mahdollista ottaa varastoon, sillä puolivalmisteen ainesosat kirjataan varastosta kuluksi aina silloin, kun valmis tuotanto otetaan varastoon. On mahdollista tarvittaessa muuttaa kokoonpanojen määriä sekä lisätä lisärivejä (eli täydentää reseptiä). Nimikkeen tiedoissa kokoonpanoa (reseptiä) ei tällöin muuteta. Mikäli jotain ainesosaa tai puolivalmistetta ei sillä kertaa käytetä kokoonpanossa, määräksi syötetään 0. Nimikkeen tiedoissa määriteltyjä ainesosia ei saa poistaa varastotapahtuman riveiltä. Mikäli kokoonpanoa varastoon siirrettäessä ei varastossa ole riittävästi ainesosia, ohjelmassa näkyy kyseinen määrä punaisena. Se on käyttäjälle merkki siitä, mutta tosite voidaan silti tallentaa. Kun puuttuvat määrät syötetään ohjelmaan myöhemmin, varaston omakustannushintaa uudelleen laskettaessa löydetään lopputuotteelle uusi omakustannushinta. Tee tuotteiden omakustannusarvon uudelleen laskenta valikossa: Varasto > Omakustannusarvon uudelleen laskenta. Jos käyttäjä muuttaa varastotapahtumassa varastoon siirrettävien lopputuotteiden määriä, myösainesosien määrät lasketaan automaattisesti uudelleen. Mutta jos käyttäjä itse muuttaa itse käsin ainesosien määriä (esimerkiksi jos reseptiä on muutettu väliaikaisesti), kyseisen kokoonpanon määriä muutettaessa lasketaan ainesosien määrät uudelleen käyttäjän muuttamien määrien mukaan, ei siis nimikkeen tiedoissa määritellyn kokoonpanon mukaan. Varastomäärän uudelleenlaskenta kannattaa tehdä vähintään kerran kuussa valikossa: Varasto > Varastomäärän uudelleenlaskenta. Lopputuotteiden (kokoonpanojen) myynti   Myyntilaskuissa voidaan käyttää nimikkeitä, joihin on lisätty kokoonpanoja. Lopputuotteita myytäessä kirjataan kokoonpanot automaattisesti varastosta pois. Kokoonpanon sisältämiä ainesosia ei kirjata pois varastosta. Pääkirjakirjauksessa löydetään lopputuotteelle omakustannushinta ja myyntitulokirjauksen yhteydessä laaditaan automaattisesti lopputuotteen varastosta otto- kirjaus.    

Asetukset   Tarjousten, tilausten ja ennakkolaskujen yleiset asetukset määritellään valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset.     Seuraava tarjouksen nro –tarjousosiossa tehtyjen tositteiden numerointi eroaa oletusarvoisesti myyntilaskujen numeroinnista. Ohjelma muodostaa laskun viitenumeron laskun numerosta. Voit halutessasi muuttaa numerointia.   Tarjouksen etuliite – etuliite, joka lisätään tarjouksen, tilauksen ja ennakkolaskun numeron eteen.   Ennakkomaksu-% - mikäli yrityksesi ennakkomaksuprosentti on eri kuin ohjelmassa oletuksena oleva 50 %, muuta se tähän. Tilauksia ja ennakkolaskuja laadittaessa käytetään automaattisesti asetuksissa määriteltyä prosenttia. Voit muuttaa sitä tarvittaessa myös tilauksissa ja ennakkolaskuissa.   Viimeinen voimassaolopäivä - syötä päivien lukumäärä, jonka perusteella tarjouksia, tilauksia tai ennakkolaskuja laadittaessa merkitään automaattisesti viimeinen voimassaolopäivä tai eräpäivä. Sähköpostiasetukset Valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset voit katsella, lisätä tai muuttaa olemassa olevia sähköpostiviestien tekstejä.     Sähköpostiasetuksiin lisätty sähköpostiosoite ja “Oletuksena käytettävä teksti“ -sarakkeessa valittu viesti tulee myyntilaskuja, tilauksia, ennakkolaskuja lähetettäessä lähettävän viestin esinäkymään. Voit tarvittaessa muokata viestiä tai valita toisen oletusviestin ennen kuin lähetät asiakirjan asiakkaalle. Uusi oletusviesti ja viestien muokkaus Ohjelmaan on lisätty erilaisia oletusviestejä asiakirjojen sähköpostilla lähettämistä varten. Tositelaji osoittaa missä tositteessa oletusviestiä käytetään, Asiakirjan nimi määrää viestin tyypin, jotta erotettaisiin eri oletustekstit toisistaan. Sähköpostiasetuksissa voidaan myös lisätä omia tekstejä klikkaamalla Uusi oletusviesti -painiketta.     Olemassa olevia tekstejä voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta viestiä. Oletusviesteissä voidaan lisätä tekstin sisään muuttujia. Voit valita muuttujaksi yrityksen nimen, asiakirjan numeron tai tarjouksissa online-linkin asiakirjaan. Sähköpostiasetusten oletusviestiin merkityt muuttujat korvataan muuttujasta riippuen joko asiakirjan numerolla tai yrityksenne nimellä. Online-linkin avulla asiakas voi avata ohjelmasta lähetetyn tarjouksen linkin kautta ja antaa teille palautetta tarjouksesta suoraan asiakirjassa (vahvistaa tai hylätä tarjouksen ja lisätä kommentteja). Sen tuloksena tarjouksen tila muuttuu ohjelmassa automaattisesti (Vahvistettu, Hylätty tai Saapunut kommentti) ja tarjouksen lähettäjä näkee tilan ohjelman Tarjoukset-luettelossa (Myynnit > Tarjoukset). Käytä Online-linkkiä vain tarjouksissa käytettävissä oletusviesteissä. Online-linkki ei avaudu muiden tositetyyppien oletusviesteissä. Oletusviestin voi lisätä myös englannin-, ruotsin- tai vironkielisenä sellaisille asiakkaille, joiden myyntilaskun kieli on englanti, ruotsi tai viro.  Tarjoukset Tarjouksia, tilauksia ja ennakkolaskuja voidaan laatia valikossa Myynnit > Tarjoukset.   Lisää uusi tarjous, tilaus tai ennakkolasku klikkaamalla Uusi tarjous -painiketta ja valitse avautuvasta valikosta asiakirjatyyppi, jonka haluat laatia.   Täytä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot.   Asiakas – valitse ensin asiakas, jolle haluat lähettää tarjouksen. Yhteyshenkilö – tiedot tulevat tähän kenttään asiakaskortista. Yhteyshenkilö-kenttään voidaan tarvittaessa lisätä lisätietoja. Lisätiedot näkyvät asiakkaalle lähetettävässä tarjouksessa. Päivämäärä – tarjousta laadittaessa ohjelma antaa automaattisesti asiakirjan päivämääräksi kuluvan päivän. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Toimituspäivä – tavaran tai palvelun toimituspäivä. Viimeinen voimassaolopäivä – muodostuu automaattisesti tarjoukseen myyntilaskun asetuksiin syötettyjen päivien perusteella. Tarpeen tullen muutettavissa. Asiakirjatyyppi – näyttää, onko kyseessä tarjous, tilaus vai ennakkolasku. Tallennetussa tarjouksessa, tilauksessa ja ennakkolaskussa on mahdollista muuttaa asiakirjatyyppiä klikkaamalla tositelajin nimeä ja valitsemalla toinen asiakirjatyyppi. Tila – näyttää laadittavan asiakirjan tilan – laadittu, lähetetty, vahvistettu, hylätty tai saapunut kommentti. Tilan voi muuttaa suoraan asiakirjassa klikkaamalla tilan nimitystä. Seuraava toiminto – voit tehdä itsellesi muistiinpanoja tarjouksiin, tilauksiin tai ennakkomaksuihin liittyen (esim. tilaus annettu; tilaa tavara; odottaa toimitusta yms.). Seuraava toiminto näkyy tarjousten luettelossa ”Seuraava toiminto”-sarakkeessa. Uusi kommentti – painikkeella voidaan lisätä kommentteja itseä varten. Historia - linkkiä klikkaamalla avautuu kyseistä asiakirjaa koskevien toimien historia. Tarjouksissa voidaan varata varastotuotteita rastittamalla valintaruutu: Varaa tuote varastossa. Nimike-kentässä näkyy sekä varastotilanne että paljonko tuotetta on vapaana.   Nimikkeen tiedoista voidaan katsoa tuotteen varaukset (Myynnit > Nimikkeet). Klikkaa sinisellä näkyvää lukua kentässä: Varattu.       Kun tarjous on tallennettu, voit esikatsella tarjousta ja tulostaa sen klikkaamalla PDF. Tallennettuun tarjoukseen voi lisätä liitteitä. Kaikki tiedostomuodot sopivat (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS ym.). Liitä tiedosto tallennettuun asiakirjaan klikkaamalla liittimen kuvaa.   Tarjousten luettelossa on Liitetiedosto-sarake, josta näkyy, onko liitteitä lisätty asiakirjaan vai ei. Jos sarakkeessa näkyy paperiliittimen kuva, on liite lisätty. Liitetiedostot tallennetaan ohjelman tietokantaan. Liitetiedostoa katseltaessa se ladataan ensin tietokoneelle. Jos asiakirjaan on lisätty liitetiedosto, asiakirjaa sähköpostitse lähetettäessä otetaan mukaan myös liite. Jos liitettä ei haluta lähettää asiakirjan mukana sähköpostitse, tulee tarjous lähettää ensin ja lisätä vasta sen jälkeen tarjoukseen liitetiedostot.   Lähetä asiakirja klikkaamalla kirjekuoren kuvaa. Tarjousten katselu Tarjousten luettelossa näkyvät oletuksena kaikki laaditut tarjoukset, tilaukset ja ennakkolaskut lukuun ottamatta niitä, jotka on poistettu tai joiden pohjalta on laadittu myyntilaskut. Tila-kentän suodatin näyttää oletusasetuksena tarjousten luettelossa vain ne asiakirjat, joiden käsittely on vielä kesken. Valittaessa Tilaksi Näytä kaikki tai Lasku laadittu, saat näkyviin myös tarjoukset, joista on lasku on jo laadittu.   Jos haluat katsella kaikkia laadittuja tarjouksia, tilauksia, ennakkolaskuja, klikkaa ylävalikon Tila-kentässä olevaa suurennuslasin kuvaketta ja valitse sen jälkeen Näytä kaikki.  Ennakkolaskut Vero suoritetaan myynnistä pääsääntöisesti siltä kalenterikuukaudelta, jonka aikana myyty tavara on toimitettu tai palvelu on suoritettu (suoriteperuste). Ennakkomaksuista vero suoritetaan kuitenkin aina siltä kuukaudelta, jolloin ennakkomaksu tai sen osa on saatu. Tarjousten tai myyntilausten perusteella voidaan laatia ennakkolaskuja. Valitse tarjouksessa/tilauksessa tarjouksen/tilauksen sijaan Ennakkolasku.       Ennakkolaskuja voidaan tehdä myös suoraan, ilman että ohjelmalla olisi laadittu ensin tarjous tai tilaus. Voit halutessasi laatia suoraan tilauksen tai ennakkolaskun valitsemalla ensin Uusi tarjous ja avautuvasta valikosta oikean asiakirjatyypin.   Ennakkolaskuja ja tilauksia käsitellään samalla tavalla. Kun asiakas maksaa tilauksen tai ennakkoon, arvonlisävero kirjataan automaattisesti sille kaudelle, jolloin ennakkosuoritus kirjataan vastaanotetuksi. Ennakkolaskuja voidaan lähettää asiakkaille sähköpostitse ja verkkolaskuina. E-laskupainike ilmestyy laskun ylävalikkoon, jos asiakirjan tyyppinä on Ennakkolasku ja saaja vastaanottaa verkkolaskuja. Ennakkolaskuja ja tilauksia voi kirjata maksetuksi valikossa Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Valitse uutta maksua lisätessäsi maksutapahtuman tyypiksi: Asiakas ja ruksi valintaruutu oikean ennakkomaksun tai tilauksen kohdalta.  Myyntilaskun laatiminen tarjouksen, tilauksen tai ennakkolaskun perusteella Myyntilasku laaditaan vasta kun tuote on lähetetty tai saatavilla ostajalle, tai kun palvelu on tarjottu. Vasta tällöin kirjataan myös myyntitulo. Myyntilasku laaditaan tarjouksesta, tilauksesta tai ennakkolaskusta. Asiakirjan Tila-kentässä tulee olla siinä vaiheessa valittuna ”Vahvistettu”. Laadi myyntilasku klikkaamalla asiakarjan ylävalikossa Laadi lasku.     Tarjouksen, tilauksen tai ennakkolaskun pohjalta laaditusta myyntilaskusta tallentuu viite alkuperäistositteeseen.   Myyntilasku avautuu klikkaamalla laaditun myyntilaskun numeroa. Myyntilaskulla näkyy viite tarjoukseen, tilaukseen tai ennakkolaskuun, jonka pohjalta lasku on laadittu.   Ohjelma kytkee saadun ennakkomaksun automaattisesti laadittuun myyntilaskuun ja tekee ennakkona saadun summan osalta arvonlisäveron oikaisukirjauksen.   Esimerkki 20.08.2021 lähetettiin ennakkolasku, jonka summa on 1000 €. Laskusta maksettiin 700 € 25.08.2021, ja 200 € 01.09.2021. Tavara lähetettiin lokakuussa ja viimeinen osa maksettiin lokakuussa. Laadi ja tallenna ennakkolasku.   Ennakkolaskusta ei muodostu kirjanpitoon kirjausta. Kirjaa ennakkolaskuun ensimmäinen osasuoritus 700 €, joka maksettiin pankkiin. Laadi maksutapahtuma valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat (valitse maksun tyypiksi Asiakas). Voit kirjata maksun myös suoraan ennakkolaskulla Kirjaa maksu -painikkeella.   Pääkirjaan muodostuu tästä kirjaus: D Pankkitili 700 € K 2753 Saadut ennakot 564,52 € K 1931 ALV kotimaan myynnistä 135,48 € Ennakkolaskun osasuorituksen arvonlisävero näkyy elokuun alv-laskelmassa.   Lisää ennakkolaskuun toinen osasuoritus 200 € (maksutapahtumissa) 01.09.2021   Pääkirjaan muodostuu kirjaus: D Pankkitili 200 € K 2753 Saadut ennakot 161,29 € K 1931 ALV kotimaan myynnistä 38,71 € Syyskuussa maksetun osasuorituksen arvonlisävero näkyy syyskuun alv-laskelmassa.   Tavara lähetettiin asiakkaalle lokakuussa, joten lokakuussa laaditaan ennakkolaskun pohjalta myyntilasku. Muuta tarjouksen Tila-kenttään: Vahvistettu.    Paina sen jälkeen: Laadi lasku.    Ohjelma laatii myyntilaskun tarjouksen perusteella. Muokkaa myyntilaskun päivämääriä tarpeesi mukaan. Pääkirjaan muodostuu myyntilaskusta kirjaus (MY-…):  D 1701 Myyntisaamiset 1240 € K 3010 Myynti 24% 1000 € K 2931 ALV kotimaan myynnistä 240 € Samalla muodostuvat pääkirjaan ennakkomaksujen alv:n oikaisukirjaukset (PÄ-tositteet): D 2753 Saadut ennakkomaksut 564,52 € D 2931 ALV kotimaan myynnistä 135,48 € K 1701 Myyntisaamiset 700 € ja D 2753 Saadut ennakkomaksut 161,29 € D 2931 ALV kotimaan myynnistä 38,71 € K 1701 Myyntisaamiset 200 €   7. 340 euron (loppuosa laskusta) myynnin alv ilmoitetaan maaliskuun alv-laskelmalla.   Kun asiakas maksaa laskun loppusumman 340 eur lokakuussa, siitä muodostuu pääkirjaan maksupäivänä kirjaus: D Pankkitili 340 €, K 1701 Myyntisaamiset 340 €. Lokakuun alv-laskelmalle ei tule enää kyseisestä maksusta merkintöjä.    

Pankkiyhteyden aktivoinnista ohjeet täällä:  Pankkiyhteyden käyttöönotto    Tietojen siirto pankkiyhteyden kautta on automatisoitu, mikä tarkoittaa, että tiliotteen tilitapahtumat saapuvat ohjelmaan automaattisesti. Voit tarkastella näitä tilitapahtumia seuraavasti:   Napsauta ensin "Maksutapahtumat". Valitse sitten alasvetovalikosta "Pankkitapahtumat".     Tilitapahtumien kohdistaminen   Kun viitenumero ja laskun summa täsmäävät, pankkitapahtuma kohdistetaan automaattisesti. Jos viitenumero täsmää, mutta pankkitapahtuman summa poikkeaa laskun summasta, pankkitapahtuma siirtyy Hyväksy-tilaan. Hyväksy-tilassa käyttäjän tulee vahvistaa, että tapahtuma on alustavasti kohdistettu oikeaan laskuun.     Manuaalinen käsittely   Mikäli pankkitapahtumat eivät ole kohdistuneet automaattisesti, pääset kohdistamaan tapahtumia klikkaamalla suorituksen perässä olevaa Kohdista-painiketta.     Tämän jälkeen pääset valitsemaan pankkitapahtuman tyypin:     Pankkitapahtuman liittyessä osto- tai myyntilaskuun, tulee pankkitapahtuman tyypin jälkeen valita vielä kyseinen kyseinen lasku, jonka jälkeen ohjelma vielä varmistaa, että haluatko tehdä kohdistuksen kyseiseen laskuun.   Jos tapahtumaan ei liity laskua, voit tiliöidä summan valitsemalla pankkitapahtuman tyypiksi Muut tulot/menot. Valitse tämän jälkeen sopivat kirjanpidot tilit tiliöintiin ja tallenna.   Kohdistetut pankkitapahtumat   Kohdistetut pankkitapahtumat näkyvät vihreällä tekstillä kirjoitettuna Kohdistettu. Klikkaamalla pankkitapahtuman riviä saa esiin esimerkiksi tositteen numeron ja painikkeen, jolla voi tarvittaessa Perua Kohdistuksen.     Kohdistettu suoritus näkyy esimerkiksi myyntilaskulla näin:  Sinistä linkkiä klikkaamalla näet maksusta tarkempia tietoja.    

Pankkiyhteys on olennainen osa modernia kirjanpitoa, ja sen käyttö kirjanpito-ohjelmassa tarjoaa lukuisia etuja. Pankkiyhteyden avulla voit automatisoida ja tehostaa taloushallinnon prosesseja, mikä säästää aikaa ja vähentää inhimillisen virheen riskiä. Tiliotteiden automaattinen nouto Pankkitapahtumiin on mahdollista pankkiyhteyden avulla.   Pankkikohtaiset ohjeet: Nordea: 1. Pankkiyhteyden pääset aktivoimaan klikkaamalla Maksutapahtumat -> Pankkitapahtumat. Valitse pankki, johon haluat muodostaa pankkiyhteyden ja klikkaa Aktivoi pankkiyhteys.      2. Klikkaa Aktivoi Open Banking yhteys.     3. Valitse päivä, josta lähtien pankkitapahtumia aloitetaan noutamaan. Klikkaa Aktivoi pankkiyhteys, jonka jälkeen sinut ohjataan verkkopankkiisi tunnistautumaan. Noudata pankin ohjeita.   4. Tunnistaudu pankkiin.  5. Valitse pankkitili, jonka tapahtumat haluat noudettavan ohjelmaan ja klikkaa Jatka, jolloin siirryt takaisin Passeli Merittiin.     Pankkiyhteys on nyt aktivoitu!  Tapahtumia noudetaan automaattisesti tunnin välein siitä päivästä lähtien, kun pankkiyhteys on aktivoitu. OP: 1. Pankkiyhteyden muodostaminen vaatii toimiakseen PSD2-rajapinnan. Rajapinnan saa käyttöön tekemällä pankin kanssa sopimuksen. Olethan siis ensin yhteydessä omaan osuuspankkiisi PSD2-rajapinnasta, jotta pääset aloittamaan pankkiyhteyden muodostamisen ohjelmassa. 2. Pankkiyhteyden pääset aktivoimaan klikkaamalla Maksutapahtumat -> Pankkitapahtumat. Valitse pankki, johon haluat muodostaa pankkiyhteyden ja klikkaa Aktivoi pankkiyhteys. 3. Klikkaa Aktivoi Open Banking yhteys   4. Valitse päivä, josta lähtien pankkitapahtumia aloitetaan noutamaan. Klikkaa Aktivoi pankkiyhteys, jonka jälkeen sinut ohjataan verkkopankkiisi tunnistautumaan. Noudata pankin ohjeita. 5. Tunnistaudu pankkiin.          Pankkiyhteys on nyt aktivoitu!  Tapahtumia noudetaan automaattisesti klo 6.00, 9.00, 12.00 ja 15.00 siitä päivästä lähtien, kun pankkiyhteys on aktivoitu. Miten pankkiyhteys otetaan pois päältä? Pankkiyhteyden saa pois päältä klikkaamalla Maksutapahtumat > Pankit > Klikkaa pankin tiedot auki > Klikkaa Poista pankkiyhteys käytöstä > Tallenna.            

https://www.youtube.com/watch?v=smukYUaMNxY

 https://www.youtube.com/watch?v=vXbLugubhvs  

Pankki- ja luottokorttimaksut myyntilaskuilla   Jos yritys syöttää myyntinsä ohjelmaan myyntilaskuina ja asiakas maksaa nämä laskut pankki- tai luottokortilla, tulee ensin tehdä muutoksia ko. kirjanpidon saamistilien asetuksissa.   Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Avaa Luottokorttisaamiset- ja/tai Pankkikorttisaamiset -tili tuplaklikkaamalla tilin nimeä. Vaihda kohtaan: Käytetään maksutapana -> Maksutapaa käytetään myyntilaskuissa.        Tallenna   Laadi sitten myyntilasku tavalliseen tapaan valikossa: Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku. Syötä laskulle tarvittavat tiedot, tarkista alv ja laskun summa.    Paina Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi Pankkikorttisaamiset tai Luottokorttisaamiset. Syötä päivämäärä ja koko laskun summa. Tallenna lasku.       Ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen laskurivillä määritellylle tulotilille sekä taseen saamistilille sen mukaan, mikä tili maksutavassa on valittuna. Esimerkiksi: D Saamistili, K Tulotili.   Pankki- ja luottokorttimaksut kassaraportista   Mikäli kirjaat myynnit esim. kassaraportista voit syöttää ne pääkirjatositteena valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi esim. kuun viimeinen päivä (jos kirjaat myynnit kerran kuussa). Kirjoita haluamasi selite, esim. Tammikuun kassaraportti. Ja vaihda Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV) tai Summat nettohintaisina (ilman ALVia) riippuen siitä syötätkö summat alvillisina vai ilman alvia.   Valitse ensimmäiselle riville käyttämäsi myyntitili, esim. Myynti alv 24%. Syötä Kredit-puolelle kassaraportit kokonaismyynnit. Tarkista alv. (Jos sinulla on useampi alv-kanta, laadi jokaiselle oma rivinsä ja käytä oikeaa myyntitiliä ja alv-kantaa.) Lisää rivi ja valitse tiliksi: Pankkikorttisaamiset tai Luottokorttisaamiset, syötä Debet-puolelle raportin ilmoittamat summat. Mikäli raportissasi on myös käteismaksuja voit lisätä niille oma rivinsä, valita tiliksi Kassan ja syöttää summan Debet-puolelle. Pääkirjatositteen Debet- ja Kredit-puolien tul mennä tasan. Tallenna Kun tosite on tallennettu, tekee ohjelma kirjaukset pääkirjaan ja alv-laskelmalle.   Pankki- ja luottokorttimaksujen tilitys   Kun palveluntarjoaja (esim. Nets, Paytrail tms.) tilittää maksun pankkitilillesi tee kirjaus maksutapahtumana valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma. Valitse maksutapahtuman tyypiksi: Muu tulo ja syötä päivämääräksi se päivä, jolloin maksu on saapunut tilille. Valitse ensimmäiselle riville tiliksi aiemmin käyttämäsi pankkikorttisaamiset- tai luottokorttisaamiset-tili, ja syötä summaksi tilitysraportilla näkyvä BRUTTOsumma. Lisää uusi rivi ja valitse tiliksi sopiva kulutili palveluntarjoajan veloittamille käsittelymaksuille ja provisioille, syötä miinusmerkki Määrä-kenttään ykkösen eteen ja syötä veloitetun provision määrä A-hinta-kenttään. Tarkista alv ja tarkista, että loppusumma (palveluntarjoajan tilittämä NETTOsumma) on sama summa, joka näkyy tiliotteella.    Tallenna. Ohjelma tekee kirjauksen pääkirjaan, jolla se vähentää bruttosumman verran taseen saatavatiliä, lisää palveluntarjoajan veloittamat kulut tuloslaskelman kulutilille ja kirjaa tiliotteella näkyvän nettosumman pankkitilille.   Pankki- ja luottokorttiostot Ostot yrityksen pankkikortilla   Syötä pankkikortilla maksetut ostot ohjelmaan ostolaskuina. Älä kirjaa laskua maksetuksi vielä tässä vaiheessa.   Kohdista maksu ostolaskuihin valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma, kun syötät tiliotteen tapahtumia (ks. ohje: Maksutapahtumat). Valitse maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja, toimittajaksi ko. toimittaja ja ruksi valintaruutu oikean laskun kohdalla.   Tallenna Voit kirjata yrityksen pankkikortilla ostetut ostot myös suoraan tiliotteelta maksutapahtumista. Valitse tällöin maksutapahtuman tyypiksi: Muu meno, syötä päivämäärä ja valitse oikea kulutili. Syötä summa, tarkista alv ja Tallenna maksu. Tällöin näitä kuluja ei syötetä enää erikseen ostolaskuina. Liitä skannatut kuitit silloin liitteiksi maksutapahtumiin.   Ostot luottokortilla   Luottokortilla maksettujen ostojen kirjaamiseen on ohjelmassa kaksi tapaa. Kulukuitit voi lisätä ohjelmaan sitä mukaa kun niitä syntyy, tai ne voi kirjata kerran kuussa luottokorttiyhtiön laskun avulla. 1. Kulujen kirjaus kuiteittain Tee ensin muutos tilikartan tiliin: Luottokorttimaksuvelat. Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Avaa Luottokorttimaksuvelat-tili tuplaklikkaamalla tilin nimeä. Vaihda kohtaan: Käytetään maksutapana -> Maksutapaa käytetään ostolaskuissa. Tallenna. Syötä kulut normaalisti ostolaskuina ja paina Kirjaa maksu -painiketta. Valitse maksutavaksi Luottokorttimaksuvelat-tili, syötä päivämäärä ja summa. Tallenna ostolasku.      Liitä laskulle skannatut kuitit, jotta ne pysyvät tallessa eikä niitä tarvitse säilyttää mapeissa paperiversioina. Saat liitettyä kuitit raahaamalla ne hiirellä laskun päälle tai painamalla laskulla yläoikealla olevaa paperiliittimen kuvaketta. Jos liität laskulle useamman tiedoston, valitse ne kaikki kerralla painamalla samalla shift- tai ctrl-näppäintä.    Kun luottokorttiyhtiö lähettää laskun, lisää se ohjelmaan ostolaskuna. Kirjaa laskulla näkyvät summat Luottokorttimaksuvelat-tilille ja valitse alv-kannaksi: Ei veronalainen. (Kulujen alv on vähennetty jo ostolaskuilla, joilla syötit kuitit ohjelmaan.) Jos laskulla on veloitettu luottokorttiyhtiön kuluja, lisää niille oma laskurivinsä ja kirjaa ne Pankkikulut tai Rahoituskulut tms. sopivalle tilikartastasi löytyvälle tilille.     Tallenna lasku. Kun maksat luottokorttiyhtiön laskun ja suoritus näkyy pankin tiliotteella, kohdista maksu laskulle valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma. Valitse maksun tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi ko. luottokorttiyhtiö. Syötä maksun todellinen päivämäärä. Ruksi valintaruutu oikean laskun kohdalta. Tallenna.   2. Kulujen kirjaus kerran kuussa Jos haluat kirjata kulut kerran kuussa, kun saat luottokorttiyhtiön laskun, säilytä kuitit ja syötä luottokorttiyhtiön lasku ohjelmaan ostolaskuna. Lisää laskulle tarvittava määrä rivejä.     Tallenna lasku. Liitä laskulle skannatut kuitit, jotta ne pysyvät tallessa eikä niitä tarvitse säilyttää mapeissa paperiversioina. Saat liitettyä kuitit raahaamalla ne hiirellä laskun päälle tai painamalla laskulla yläoikealla olevaa paperiliittimen kuvaketta. Jos liität laskulle useamman tiedoston, valitse ne kaikki kerralla painamalla samalla shift- tai ctrl-näppäintä.  Kun maksat luottokorttiyhtiön laskun ja suoritus näkyy pankin tiliotteella, kohdista maksu laskulle valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma. Valitse maksun tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi ko. luottokorttiyhtiö. Syötä maksun todellinen päivämäärä. Ruksi valintaruutu oikean laskun kohdalta.     Tallenna