Inhoudsopgave
Mededeling
We willen je informeren dat Visma.net Payroll Release 247 gepland staat voor dinsdagavond 2 juli.
Dit zijn de bijbehorende release notes. Hierin vind je een gedetailleerd overzicht van de wijzigingen, nieuwe functionaliteit en opgeloste meldingen die geïmplementeerd zullen worden. We moedigen gebruikers aan om deze documentatie te raadplegen om volledig op de hoogte te zijn van de veranderingen die deze nieuwe release met zich meebrengt.
Printervriendelijke pagina
Wil je deze release notes liever afdrukken? Geen probleem! Een printervriendelijke versie van deze notities is beschikbaar. Je kunt deze openen door naar boven te gaan en te klikken op de optieknop. Daar kun je een Printervriendelijke pagina openen.
Nieuwe functionaliteit
Nieuw rapport: Gerealiseerde loonkosten en bezetting
Deze nieuwe rapportage toont de loonkosten en DTF per contract en per periode. De rapportage maakt gebruik van deze nieuwe functionaliteit:
- Nieuwe componenten 45980 Rapportage DTF excl. onbetaald verlof en 45990 Rapportage DTF, zie Release notes Visma.net Payroll v.245
- Filteren op dimensiewaarden
- Naam dimensiewaarden tonen
- Kolomtotalen
- Rol Limited Reports
- Afdelingsautorisatie (DAA)
- TWK mutaties in oorspronkelijke periode
Deze nieuwe functionaliteit is generiek en is ook bruikbaar in zelfgedefineerde (eigen) rapportages.
Standaardfilters
Rapportageresultaat
Definitie
Onderstaande schermafdrukken laten zien hoe het rapport Gerealiseerde loonkosten en bezetting is gedefinieerd
Lay-out
Filter
Autorisatie
Filteren op dimensiewaarden
Er bestaat nu de mogelijkheid om te filteren op dimensiewaarden in journaalpostrapportages. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld alleen gegevens voor een bepaalde kostenplaats ophalen.
Wij tonen een filter voor elke dimensie die is ingericht in HRM. Dit doen we voor alle journaalpostrapportages, inclusief de bestaande Journaalpost
De filter-popup toont voor elke in HRM gedefinieerde dimensiewaarde, de code en de naam.
Beperkingen
- we tonen alleen filters voor dimensies die gedefinieerd zijn in HRM. Voor eventuele dimensies die alleen in Payroll zijn gedefinieerd tonen we geen filters.
- dimensiefilters zijn alleen beschikbaar op bedrijfsniveau, en dus niet beschikbaar op AK-niveau
- dimensiefilters kunnen niet worden opgeslagen in de rapportdefinitie
- dimensiefilters kunnen niet worden uitgeschakeld
- bij het tonen van waarden (bijvoorbeeld kostendragers) houden we geen rekening met filters op andere dimensies (bijvoorbeeld kostenplaats). In elk filter zie je dus alle mogelijke waarden, zoals gedefinieerd in HRM
Actie: Rapportages → Rapportages → Journaalpost → Kostenplaats: kies een kostenplaats
Naam dimensiewaarde tonen
Het is nu mogelijk om behalve de code van de dimensiewaarde ook de naam te tonen.
Dit kun je aanzetten in de rapportagedefinitie door het vinkje Inclusief naam dimensiewaarde aan te zetten.
Actie
- Wil je hier gebruik van maken in een eigen rapport, ga dan naar Rapportages → Rapportages → Wijzigen. Zet vervolgens een vinkje bij Inclusief naam dimensiewaarde op het tabblad Lay-out.
Kolomtotalen en kostendimensies
Sinds enige tijd is het mogelijk om kostendimensies als verdiepingsniveau toe te voegen in journaalpostrapportages, zie Rapporteren op kostendimensie in Release notes Visma.net Payroll Release 229.
Wanneer je kostendimensies hebt opgenomen in de rijgroepen, bestaat nu de mogelijkheid om kolomtotalen te tonen.
Wil je hier gebruik van maken in een eigen rapport, ga dan naar Rapportages → Rapportages → Wijzigen. Zet vervolgens een vinkje onder de kolom bij Totaal → Aantal en/of Bedrag.
Kolomtotalen
Wanneer het vinkje Totaal aan staat, wordt in de resultaten onderaan per kolom een totaal getoond. Ook bevat de kolom een subtotaal per rapportageniveau. Als je het rapport download in het Excel-formaat en opent in Excel, zie je dat de gegevens zo zijn gegroepeerd dat je ze kunt in- en uitklappen als Excel-subtotalen
Geen kolomtotalen
Wanneer het vinkje Totaal uit staat, worden er geen kolomtotalen en subtotalen getoond.
Wanneer je geen kostendimensie opneemt in de rijgroep (en het vinkje Journaalpost staat aan), worden er geen kolomtotalen getoond (ook al staat het vinkje Totaal aan). Het resultaat van standaardrapportage Journaalpost blijft ongewijzigd, omdat in de definitie hiervan geen kostendimensie in de rijgroep opgenomen is.
Actie
- Wil je hier gebruik van maken in een eigen rapport, ga dan naar Rapportages → Rapportages → Wijzigen. Zet vervolgens een vinkje onder de kolom bij Totaal → Aantal en/of Bedrag.
Autorisatie generieke rapportages
Het is nu mogelijk gemaakt geselecteerde rapporten te delen met gebruikers die voor de nieuwe rol Limited Reports zijn geautoriseerd. Om een bepaald rapport te delen zijn een aantal stappen vereist in:
- Admin
- Payroll
- HRM
Rol Limited Reports
Het is nu mogelijk om specifieke rapportages te delen met andere gebruikers dan salarisadministrateurs. Hiervoor is de Visma.net rol Limited Reports in het leven geroepen.
Deze rol kun je toekennen in Visma.net Admin.
De rol Limited Reports geeft de gebruiker toegang tot de knop Payroll in het scherm Visma Home, en het menu Rapportages → Rapportages. In dit menu kan een gebruiker met deze rol specifieke rapportages zien en uitvoeren. De gebruiker heeft geen rechten om rapportages te definiëren of te wijzigingen.
De rechten van gebruikers met andere rollen, zoals Visma.net Payroll Administrator zijn ongewijzigd.
Gebruiker met de rol Limited Reports krijgt vervolgens alleen rapportages te zien die voor deze rol zijn opengesteld.
Actie
- Ga naar Visma.net Admin → Gebruikers en rollen: ken de rol Limited Reports toe.
Delen van specifieke rapportages
Gebruikers met de rol Limited Reports kunnen alleen rapportages zien en uitvoeren die expliciet met hen gedeeld zijn. Je kunt een rapportage delen in het definitiescherm van de rapportage.
Actie
- Wil je een rapport toekennen aan de rol Limited Reports, ga dan naar Rapportages → Rapportages → Wijzigen. Kies vervolgens in het volgende scherm de knop Autorisatie en kies daar de optie Delen met gebruikers met de rol Limited Reports
Afdelingsautorisatie voor specifieke rapportages
Het is mogelijk om bij een specifieke rapportage alleen gegevens te delen van werknemers in specifieke afdelingen. In Payroll kun je inrichten of je afdelingsautorisatie wilt gebruiken voor een specifiek rapport. Afdelingsautorisatie wordt alleen toegepast bij gebruikers die de rol Limited Reports hebben en bij specifieke rapportages waar Afdelingsautorisatie (DAA) ingericht is.
Afdelingsautorisatie is afhankelijk van de autorisatie inrichting in HRM.
Afdelingsautorisatie zorgt ervoor dat de resultaten worden gefilterd:
- We tonen alleen resultaten voor contracten in een afdeling waarvoor de gebruiker is geautoriseerd,
- We tonen alleen resultaten van componenten die op contractniveau worden berekend, zoals bijvoorbeeld component Loonkosten (800100)
- De resultaten van op contractniveau berekende componenten kunnen geaggregeerd worden weergegeven op een hoger niveau, bijvoorbeeld werknemerniveau in plaats van contractniveau. Resultaten voor contracten die de gebruiker niet mag zien, worden niet meegeteld,
- We tonen geen resultaten die op IKV of werknemerniveau berekend worden.
|
LET OP!
|
Actie in Payroll
- Afdelingsautorisatie kun je aanzetten op een eigen rapport door te gaan naar Rapportages → Rapportages → Wijzigen. Kies vervolgens in het volgende scherm de knop Autorisatie en zet een vinkje bij Afdelingsautorisatie (DAA) toepassen.
Afdelingsautorisatie in HRM
In HRM kun je inrichten je welke afdelingen de autorisatie betreft. Hierbij maken we gebruik van bestaande DAA-functionaliteit in HRM, zie Functionele beschrijving Autorisatie.
Acties in HRM:
- Ga naar Applicatiebeheer → Autorisatie → DAA → Talent & Salaris Web → Overzichten → Payroll en maak de functie Loonkosten en bezetting PAY.32039 actief
Let op: als je DAA niet inschakelt zijn alle afdelingen inzichtelijk in de Payroll-rapportages (voor gebruikers met de rol Limited Reports) - Ga vervolgens naar Applicatiebeheer → Autorisatie → Functiegroep:
- Kies een bestaande functiegroep (bijvoorbeeld functiegroep 3, die in gebruik is voor de manager rol)
- Talent & Salaris Web → Overzichten → Payroll: maak functie PAY.32039 actief
- Wanneer je een nieuwe functiegroep aanmaakt (niet vereist), voeg je de functiegroep toe aan de gewenste gebruikersgroep en zet je een vinkje bij de afdelingen waarvoor je de gebruikers wilt autoriseren
TWK verschillen in oorspronkelijke periode tonen
In de generieke rapportages ondersteunen we een nieuwe optie TWK verschillen in oorspronkelijke periode. Deze optie maakt het mogelijk om te zien welke herberekeningen hebben plaatsgevonden in een salarisrun (of periode) en op welke perioden deze betrekking hebben.
Voorbeelden
De voorbeelden hieronder zijn gebaseerd op deze berekende resultaten van component Periode salaris (10010):
| Periode 2024-1 | Periode 2024-2 | Verschil | ||
| Berekende periode 2024-1 | 7.802,60 | |||
| Berekende periode 2024-2 | 9.003,00 | 9.003,00 |
1.200,40 |
herberekening van salarismaand 2024-1 in verwerkingsmaand 2024-2 |
TWK mutaties in oorspronkelijke periode
Oorspronkelijke periode staat ook wel bekend als de Salarismaand (in geval van een maandelijkse verloning)
- Voor elke periode tonen we het laatste berekeningsresultaat, ook als dat resultaat werd berekend in een wagerun van een latere periode.
- Het bovenstaande resultaat 9.003,00 voor 2024-1 is bijvoorbeeld berekend in 2024-2.
- De filters Vanaf periode en Tot en met periode hebben invloed op de weergegeven perioden, maar niet op de weergegeven waarde.
- Wanneer ik bijvoorbeeld 2024-1 selecteer in Van periode en Tot periode, krijg ik nog steeds de waarde 9.003,00, Ook al valt de berekeningsperiode buiten de geselecteerde periode.
TWK mutaties in berekende periode
Berekende periode staat ook wel bekend als de Verwerkingsperiode
- Voor elke periode laten we zien wat er in die periode is berekend, inclusief verschillen uit eerdere perioden.
- De onderstaande waarde 10.203,40 in 2024-2 is bijvoorbeeld de som van 9.003,00 (het resultaat voor periode 2024-2) en het verschil 1200,40 van periode 2024-1, allemaal berekend in 2024-2.
- De filters Vanaf periode en Tot en met periode hebben invloed op de weergegeven perioden, maar niet op de weergegeven waarde.
- Wanneer ik bijvoorbeeld 2024-1 selecteer in Van periode en Tot periode, krijg ik nog steeds de waarde 7.802.60, ook al valt de berekeningsperiode buiten de geselecteerde periode.
TWK verschillen in oorspronkelijke periode.
Deze optie laat zien welke herberekeningen hebben plaatsgevonden in een salarisrun (of berekeningsperiode) en op welke periode de herberekeningen betrekking hebben
- Voor de berekeningsperiode (hier is periode 2024-2 geselecteerd) tonen we het bedrag dat voor die periode berekend is (hier 9.003,00)
- Voor herrekende perioden tonen we de verschillen. In dit voorbeeld is in 2024-1 een herrekening gedaan voor periode 2024-1 met als resultaat 1.200,40 meer dan eerder berekend. Merk op dat 2024-1 niet geselecteerd is. We tonen 2024-1 omdat er in de geselecteerde period 2024-2 een herrekening is gedaan voor 2024-1
- In principe is het mogelijk om meerdere berekeningsperioden te kiezen (bijvoorbeeld 2024-1 t/m 2024-2). We tonen dan voor elke geselecteerde periode het periodebedrag. Verschillen ten gevolge van herberekening in de geselecteerde berekeningsperiodes worden in de oorspronkelijke periode getoond. Bijvoorbeeld, als in een van de runs van 2024-1 een herberekening is gedaan van 2023-12 en je selecteert perioden 2024-1 t/m 2024-2, dan tonen wij de verschillen in periode 2023-12, en periodebedragen in periodes 2024-1 en periode 2024-2
Actie
- Rapportages → Rapportages → Journaalpost: kies de optie TWK verschillen in oorspronkelijke periode, selecteer een wagerun en klik op de knop Voorbeeld
TWK mutaties in oorspronkelijke periode in Journaalpost
De functionaliteit van bovengenoemde optie TWK verschillen in oorspronkelijke periode was reeds beschikbaar in journaalpostrapportages, maar onder de naam TWK mutaties in oorspronkelijke periode. Dit is nu aangepast, zodat in alle generieke rapportages dezelfde TWK-opties beschikbaar zijn met voor elke optie dezelfde functionaliteit:
Nieuw veld "Werknemer" in de generieke rapportages
Sommige generieke rapportages bevatten nu de velden Werknemer naam en Wnr nr in de rijgroepen. Deze velden worden als aparte rapportageniveaus getoond, wat de leesbaarheid soms niet ten goede komt. Als alternatief bieden we nu het veld Werknemer, wat zowel werknemer naam en werknemer nummer toont. De bestaande definitie van standaardrapportages is niet aangepast, maar het veld is beschikbaar voor gebruik in eigengemaakte rapportages.
Voor wat betreft het formaat Excel datadump: bij journaalpostenrapportages wordt het veld Werknemer geëxporteerd zoals getoond in het voorbeeld; bij niet-journaalpostenrapportages (zoals de Jaarstaat), worden dezelfde velden getoond als voorheen (dus Werknemer naam en Wnr nr als twee aparte velden)
TWK-opties Individuele Loonstaat
In de rapportage Individuele Loonstaat is de optie TWK verschillen toegevoegd.
Deze optie laat zien welke herberekeningen hebben plaatsgevonden in de gekozen berekeningsperiode en toont het verschil met een vorige perioderesultaat in de kolom van die periode. Voor de berekeningsperiode zelf tonen we het bedrag dat voor die periode is berekend.
Het veld TWK mutaties in het rapportageresultaat geeft aan welke TWK-optie je gekozen hebt:
- TWK mutaties in oorspronkelijke periode
- TWK mutaties in berekende periode
- TWK verschillen
Het bovenstaande plaatje laat zien dat de optie TWK verschillen is gekozen met als berekeningsperiode 2024-2. Kolom 2024-2 onder Bruto naar netto laat het resultaat zien van periode 2024-2, bijvoorbeeld 7802,60 voor component Periode salaris (10010). In 2024-2 heeft voor dezelfde component een herberekening van periode 2024-1 plaatsgevonden, met een verschil van 1,30, dat in kolom 2024-1 getoond wordt. De kolom Totaal 2024 toont de som van de perioderesultaten.
Bij herberekening van periodes in voorgaande jaren toont de rapportage aparte pagina's voor elk jaar. Als in periode 2024-2 bijvoorbeeld een herberekening heeft plaatsgevonden van periodes 2023-11 t/m 2024-1 dan krijg je een pagina's voor 2024 (zie voorbeeld hierboven) en voor 2023 (zie hieronder).
Let op: de kolom Totaal toont alleen een jaartotaal (bijvoorbeeld het totaal van 2023 of het totaal van 2024) en geen totaal generaal (bijvoorbeeld Totaal 2023 + Totaal 2024)
Persoonlijk budget (IKB, PKB, EB, loopbaanbudget, etc.)
Inleiding
Vanaf 2024 is het mogelijk om gebruik te maken van een "persoonlijk budget". Het persoonlijk budget, ook wel individueel keuze budget genoemd maar kan ook een loopbaanbudget zijn, kan gevuld worden met bijvoorbeeld de vakantie- of extra uitkeringsreservering. Vanuit het persoonlijk budget kunnen bruto uitbetalingen gedaan worden maar kan bijvoorbeeld ook verlof gekocht worden.
In een aantal cao's die op dit moment ondersteund worden in payroll komen diverse budgetten voor. De aankomende maanden gaan we per cao bepalen op welke wijze het budget binnen de cao ondersteuning opgenomen kan worden.
In deze release gaan voegen we bijvoorbeeld al wel het loopbaanontwikkelingsbudget van de cao Woondiensten toe. Zie voor meer informatie hierover paragraaf CAO Wijzigingen → CAO Woondiensten → Loopbaanontwikkelingsbudget.
Wil je buiten de cao ondersteuning om gebruik gaan maken van de persoonlijk budget functionaliteit houdt dan rekening met het volgende. Er kan gebruik gemaakt worden van 5 persoonlijke budgetten. Voor de inzet van het persoonlijk budget wordt de uitruilfunctionaliteit gebruikt.
|
LET OP! De eerste 3 persoonlijke budgetten zullen door ons gebruikt worden om CAO inrichtingen te leveren. Wil je een eigen persoonlijk budget gebruiken, gebruik dan persoonlijk budget 4 of 5.
Richt je zelf persoonlijk budget 1 t/m 3 in, dan kan het gebeuren dat als er op jouw CAO een standaard inrichting komt van het persoonlijk budget dat daarmee het bedrijfseigen persoonlijk budget niet meer correct werkt (en ook de inrichting op de CAO zal dan waarschijnlijk niet correct zijn). |
Persoonlijke budgetten kunnen na verloop van tijd automatisch uitbetaald worden, zodat al het opgebouwde maar nog niet gebruikte budget aan het eind van het jaar uitbetaald wordt.
Ook kan een niet gebruikt budget na verloop van tijd automatisch vervallen (bijv. bij een loopbaanbudget dat niet gebruikt is). Ook kan een maximum aan toegestaan gespaard bedrag worden ingericht.
Voor de ondersteuning van het persoonlijk budget zijn onderstaande bronnen en doelen toegevoegd aan de uitruilfunctionaliteit.
Nieuwe bronnen:
- Persoonlijk budget 1-5
Nieuwe doelen:
- Verlof 2
- Uitbetalen persoonlijk budget
- Extra pensioen
Het persoonlijk budget is een budget wat opgebouwd en gebruikt kan worden op werknemer niveau (en dus niet een budget per contract). Door het budget op werknemer niveau te hebben wordt voorkomen dat budgetten steeds verplaats moeten worden van het ene naar het andere contract. En als er sprake is van meerdere contracten tegelijkertijd, dan hoeft de opname vanuit het budget ook niet per contract gedaan te worden (registratie op één contract van het totale bedrag is voldoende).
In onderstaande paragrafen word nader toegelicht hoe de nieuwe bronnen en doelen gebruikt kunnen worden.
In deze beschrijving wordt gebruik gemaakt van onderstaande coderingen zoals die ook in de uitruil beschrijving gebruikt worden:
22xyyzz Bron xx t.b.v yy waarbij de x en xx verwijzen naar de bron waarbij 21 Persoonlijk budget 1 is en 25 Persoonlijk budget 5 is. yy verwijst naar het doel (zie de uitruil documentatie). zz staat voor een volgnummer.
Definieren bron persoonlijk budget
Een persoonlijk budget kan o.a. gevuld worden vanuit de reservering van vakantiegeld of een extra uitkering. Maar ook kunnen componenten ingericht worden om het persoonlijk budget te vullen.
Vakantiegeldreservering naar persoonlijk budget
In de CAO tabel moet bij de uitbetalingsmethode van het vakantiegeld Persoonlijk budget ingericht worden.
Als Persoonlijk budget wordt geselecteerd dan wordt de reservering vakantiegeld in het persoonlijk budget gestopt. Naar welk persoonlijk budget de vakantiegeldreservering toe moet, moet ingericht worden bij Bron flexibele arbeidsvoorwaarden op het nieuwe component 45280 Vakantiegeld t.b.v. persoonlijk budget:
De uitbetalingsmethodes voor uurloners, vakantiekrachten en/of korttijdelijken kunnen indien gewenst anders ingericht worden of net als de reguliere uitbetalingsmethode ook naar het persoonlijk budget toegaan.
De Uitbetalingsmethode "Persoonlijk budget" zorgt ervoor dat het gereserveerde vakantiegeld periodiek als het ware wordt uitbetaald. Maar in plaats van de bruto uitbetaling van het vakantiegeld, wordt deze "uitbetaling" op component 45280 Vakantiegeld t.b.v. persoonlijk budget gezet.
45280 Vakantiegeld t.b.v. persoonlijk budget:
Wanneer de uitbetalingsmethode van het vakantiegeld in de CAO tabel is ingericht als "Persoonlijk budget" dan zal elke periode het opgebouwde vakantiegeld op deze component vastgelegd worden. Op deze component moet ingericht worden aan welk persoonlijk budget het toegekend moet worden.
Ditzelfde gebeurd bij componenten 45310 Vakantiegeld WAZO uitkering en 45320 Vakantiegeld voorschot WAZO uitkering. De Uitbetalingsmethode "Persoonlijk budget" zorgt ervoor dat ook deze componenten periodiek worden "uitbetaald" maar dat zal gebeuren op component 45330 Vakantiegeld WAZO uitkering t.b.v. persoonlijk budget en 45340 Vakantiegeld voorschot WAZO uitkering t.b.v. persoonlijk budget. Overigens zal er normaliter geen sprake zijn van een vakantiegeld deel bij een WAZO uitkering waarbij het vakantiegeld naar een persoonlijk budget gaat omdat het dan een arbeidsvoorwaardenbedrag is. Maar het kan wel voorkomen bij de overgang naar een persoonlijk budget waarbij de referte periode die bij de bepaling van de WAZO uitkering wordt gebruikt (deels) in de periode ligt waar er nog wel van regulier vakantiegeld sprake was.
Wanneer de componenten 45310 en 45320 zijn ingericht als bruto betaling omdat in tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen bij parameter "Splits werkgeversbetalingen" is ingericht dat er gesplitst moet worden en de aanvulling is gebaseerd op "Percentage van korting" in parameter "Aanvullingsmethode betaald ouderschapsverlof UWV" resp. "Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof", dan moet op component 45330 en 45340 het persoonlijk budget ingericht worden (bij "Bron flexibele arbeidsvoorwaarden") waarnaartoe het vakantiedeel van de WAZO betaling/voorschot moet gaan.
45330 Vakantiegeld WAZO uitkering t.b.v. persoonlijk budget:
Wanneer de uitbetalingsmethode van het vakantiegeld in de CAO tabel is ingericht als "Persoonlijk budget" dan zal elke periode het opgebouwde vakantiegeld op deze component vastgelegd worden. Op deze component moet ingericht worden aan welk persoonlijk budget het toegekend moet worden maar alleen als de werkgever betaling gesplitst moet worden en de aanvulling als "Percentage van korting" is ingericht.
45340 Vakantiegeld voorschot WAZO uitkering t.b.v. persoonlijk budget:
Wanneer de uitbetalingsmethode van het vakantiegeld in de CAO tabel is ingericht als "Persoonlijk budget" dan zal elke periode het opgebouwde vakantiegeld op deze component vastgelegd worden. Op deze component moet ingericht worden aan welk persoonlijk budget het toegekend moet worden maar alleen als de werkgever betaling gesplitst moet worden en de aanvulling als "Percentage van korting" is ingericht.
Vakantiegeld als arbeidsvoorwaardenbedrag
Vakantiegeld dat onderdeel wordt van een persoonlijk budget moet in de loonaangifte gerapporteerd worden als arbeidsvoorwaardenbedrag (i.p.v. vakantiebijslag). Voorheen moest dit apart aangegeven worden in de CAO tabel bij parameter Rapporteer Avwb maar dat is nu niet meer nodig. Als het vakantiegeld onderdeel is van een persoonlijk budget dan zal het automatisch (ongeacht de inrichting van de parameter "Rapporteer Avwb") als arbeidsvoorwaardenbedrag in de loonaangifte gerapporteerd worden.
Controle juiste inrichting persoonlijk budget met daarin vakantiegeld
Als het vakantiegeld onderdeel is van een persoonlijk budget dan moet het persoonlijk budget ook tot uitbetaling komen. Het bedrag in het persoonlijk budget mag nooit vervallen. Er wordt gecontroleerd dat in tabel 32210-32250 Persoonlijk budget 1-5 de parameter "Uitbetalen of vervallen" op "Uitbetalen" of "Niet uitbetalen en niet vervallen" staat. Daarnaast mag de "Uitbetaal/vervallen methode" niet op "Laten vervallen bij uit dienst" staan.
Als het persoonlijk budget niet goed is ingericht zal controle E-FLEX-02 "Het persoonlijk budget waar het vakantiegeld onderdeel van is mag niet vervallen. Persoolijk budget: x" afgaan.
Nadere uitleg van de inrichting van het persoonlijk budget in tabel 32210-32250 Persoonlijk budget 1-5 wordt verderop in dit document gegeven.
Als in de tabel 50000 CAO is ingericht dat de Uitbetalingsmethode "Persoonlijk budget" is, dan moet op component 45280 Vakantiegeld t.b.v. persoonlijk budget wel ingericht zijn naar welk persoonlijk budget het toe moet. Als dit niet is gedaan zal controle E-FLEX-03 afgaan: "De Uitbetalingsmethode is ingericht als "Persoonlijk budget" maar op de bijbehorende component is niet ingericht naar welk persoonlijk budget het toe moet. Tabel met Uitbetalingsmethode Persoonlijk budget: 50000 Niet ingerichte component: 45280".
Als het vakantiegeld naar een persoonlijk budget gaat maar het persoonlijk budget zoals ingericht op component 45280 Vakantiegeld t.b.v. persoonlijk budget op "Niet in gebruik" staat, dan zal controle E-FLEX-04 afgaan: "De Uitbetalingsmethode is ingericht als "Persoonlijk budget" maar het ingerichte persoonlijk budget is niet in gebruik. Persoonlijk budget: x Gebruikt op component: 45280"
Extra uitkering naar persoonlijk budget
In de tabel 50500+50 Extra uitkering 1-6 moet bij de uitbetalingsmethode van de extra uitkering "Persoonlijk budget" ingericht worden.
Als "Persoonlijk budget" wordt geselecteerd dan wordt de reservering van de extra uitkering in het persoonlijk budget gestopt. Naar welk persoonlijk budget de reservering van de extra uitkering toe moet, moet ingericht worden bij "Bron flexibele arbeidsvoorwaarden" op het nieuwe component (1)46280+1000 Extra uitkering 1-6 t.b.v. persoonlijk budget:
De uitbetalingsmethodes voor uurloners, vakantiekrachten en/of korttijdelijken kunnen indien gewenst anders ingericht worden of net als de reguliere uitbetalingsmethode ook naar het persoonlijk budget toegaan.
De Uitbetalingsmethode "Persoonlijk budget" zorgt ervoor dat de gereserveerde extra uitkering periodiek als het ware wordt uitbetaald. Maar in plaats van de bruto uitbetaling van de extra uitkering, wordt deze "uitbetaling" op component (1)46280+1000 Extra uitkering 1-6 t.b.v. persoonlijk budget gezet.
(1)46280+1000 Extra uitkering 1-6 t.b.v. persoonlijk budget:
Wanneer de uitbetalingsmethode van de extra uitkering is ingericht als "Persoonlijk budget" dan zal elke periode de opgebouwde extra uitkering op deze component vastgelegd worden. Op deze component moet ingericht worden aan welk persoonlijk budget het toegekend moet worden.
Ditzelfde gebeurd bij componenten 48250 Extra uitkering WAZO uitkering en 48260 Extra uitkering voorschot WAZO uitkering. De Uitbetalingsmethode "Persoonlijk budget" zorgt ervoor dat ook deze componenten periodiek worden "uitbetaald" maar dat zal gebeuren op component 148250 Arbeidsvoorwaardenbedrag WAZO uitkering t.b.v. persoonlijk budget en 148260 Arbeidsvoorwaardenbedrag voorschot WAZO uitkering t.b.v. persoonlijk budget.
Wanneer de componenten 48250 en 48260 zijn ingericht als bruto betaling omdat in tabel 52500 Afhandeling werkgeversbetalingen bij parameter "Splits werkgeversbetalingen" is ingericht dat er gesplitst moet worden en de aanvulling is gebaseerd op "Percentage van korting" in parameter "Aanvullingsmethode betaald ouderschapsverlof UWV" resp. "Aanvullingsmethode aanvullend geboorteverlof", dan moet op component 148250 en 148260 het persoonlijk budget ingericht worden (bij "Bron flexibele arbeidsvoorwaarden") waarnaartoe het extra uitkeringsdeel van de WAZO betaling/voorschot moet gaan.
148250 Arbeidsvoorwaardenbedrag WAZO uitkering t.b.v. persoonlijk budget:
Wanneer de uitbetalingsmethode van de extra uitkering is ingericht als "Persoonlijk budget" dan zal elke periode de opgebouwde extra uitkering op deze component vastgelegd worden. Op deze component moet ingericht worden aan welk persoonlijk budget het toegekend moet worden maar alleen als de werkgever betaling gesplitst moet worden en de aanvulling als "Percentage van korting" is ingericht.
148260 Arbeidsvoorwaardenbedrag voorschot WAZO uitkering t.b.v. persoonlijk budget:
Wanneer de uitbetalingsmethode van de extra uitkering is ingericht als "Persoonlijk budget" dan zal elke periode de opgebouwde extra uitkering op deze component vastgelegd worden. Op deze component moet ingericht worden aan welk persoonlijk budget het toegekend moet worden maar alleen als de werkgever betaling gesplitst moet worden en de aanvulling als "Percentage van korting" is ingericht.
Extra uitkering als arbeidsvoorwaardenbedrag
Een extra uitkering dat onderdeel wordt van een persoonlijk budget moet in de loonaangifte gerapporteerd worden als arbeidsvoorwaardenbedrag als dit bedrag altijd uitbetaald wordt.
Om de consistentie van de inrichting te controleren is controle E-FLEX-06 toegevoegd: "Als het persoonlijk budget altijd tot uitbetaling leidt dan moet de extra uitkering die naar dit persoonlijk budget gaat ook ingericht zijn als "Arbeidsvoorwaardenbedrag in loonaangifte" en vice versa. Persoonlijk budget x: Arbeidsvoorwaardebedrag, Extra uitkering y: Geen arbeidsvoorwaardenbedrag
Deze controle kan dus ook aangeven dat het persoonlijk budget geen arbeidsvoorwaardenbedrag is, maar de extra uitkering wel als zodanig is ingericht.
Een persoonlijk budget is een arbeidsvoorwaardenbedrag wanneer het altijd (op enig moment) tot uibetalen zal komen. Wanneer het persoonlijk budget kan vervallen dan is het geen arbeidsvoorwaardenbedrag.
Een persoonlijk budget kan vervallen omdat het regulier na een ingerichte duur vervalt, of vervalt bij uit dienst gaan of er is sprake van een ingericht maximum bedrag.
Nadere uitleg van de inrichting van het persoonlijk budget in tabel 32210-32250 Persoonlijk budget 1-5 wordt verderop in dit document gegeven.
Wanneer de extra uitkering een arbeidsvoorwaardenbedrag is dan kan het zijn dat de extra uitkering geen onderdeel moet zijn van het onafhankelijke componentendeel van de transitievergoeding. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als bovenwettelijk verlof middels deze extra uitkering onderdeel is van het persoonlijk budget.
Om dit aan te geven is in de tabellen 50500+50 Extra uitkering 1-6 een nieuwe parameter "Uitsluiten van transitievergoeding" opgenomen waarop dit aangegeven kan worden:
Controle juiste inrichting persoonlijk budget met daarin extra uitkering
Als in de tabel 50500(+50) Extra uitkering 1-6 is ingericht dat de Uitbetalingsmethode "Persoonlijk budget" is, dan moet op component (1)46280+1000 Extra uitkering 1-6 t.b.v. persoonlijk budget wel ingericht zijn naar welk persoonlijk budget het toe moet. Als dit niet is gedaan zal controle E-FLEX-03 af gaan: "De Uitbetalingsmethode is ingericht als "Persoonlijk budget" maar op de bijbehorende component is niet ingericht naar welk persoonlijk budget het toe moet. Tabel met Uitbetalingsmethode Persoonlijk budget: 50500(+50) Niet ingerichte component: (1)46280+1000".
Als een extra uitkering naar een persoonlijk budget gaat maar het persoonlijk budget zoals ingericht op component (1)46280+1000 Extra uitkering 1-6 t.b.v. persoonlijk budget op "Niet in gebruik" staat, dan zal controle E-FLEX-04 afgaan: "De Uitbetalingsmethode is ingericht als "Persoonlijk budget" maar het ingerichte persoonlijk budget is niet in gebruik. Persoonlijk budget: x Gebruikt op component: (1)46280+1000"
Componenten naar persoonlijk budget
Naast vakantiegeld en extra uitkeringen kunnen ook andere componenten in een persoonlijk budget geplaatst worden. Uiteraard dienen deze componenten dan niet ook regulier uitbetaald te worden.
Door op het component aan te geven dat de "Bron flexibele arbeidsvoorwaarden" een persoonlijk budget is, zal het bedrag van deze component aan het persoonlijk budget toegevoegd worden.
Ook kan gebruik gemaakt worden van onderstaande standaard componenten:
32x0030 HM verhogen/verlagen persoonlijk budget x:
Deze component kan gebruikt worden om het saldo van het persoonlijk budget te verhogen of verlagen.
Inrichting persoonlijk budget
Er kan gebruik gemaakt worden van maximaal 5 persoonlijke budgetten. De inrichting van de persoonlijke budgetten vindt plaats in tabel 32210-32250 Persoonlijk budget 1-5 .
|
LET OP! De eerste 3 persoonlijke budgetten zullen door ons gebruikt worden om CAO inrichtingen te leveren. Wil je een eigen persoonlijk budget gebruiken, gebruik dan persoonlijk budget 4 of 5.
Richt je zelf persoonlijk budget 1 t/m 3 in, dan kan het gebeuren dat als er op jouw CAO een standaard inrichting komt van het persoonlijk budget dat daarmee het bedrijfseigen persoonlijk budget niet meer correct werkt (en ook de inrichting op de CAO zal dan waarschijnlijk niet correct zijn). |
Automatisch uitbetalen/vervallen van resterende bedragen in een persoonlijk budget
De resterende bedragen in een persoonlijk budget (welke dus nog niet gebruikt zijn) moeten soms na een bepaalde tijd (bijvoorbeeld na een jaar) automatisch uitbetaald worden of moeten juist vervallen (bijvoorbeeld bij een loopbaanbudget kan dit het geval zijn).
Dit kan ingericht worden bij de parameters "Uitbetalen of vervallen", "Periodiciteit" en "Uitbetaal/vervallen periode".
Uitbetalen of vervallen
Hierin kan gekozen worden uit de waardes:
- Niet in gebruik:
- Het persoonlijk budget is niet in gebruik
- Niet uitbetalen en niet vervallen:
- Er vindt geen automatische betaling plaats en er vervalt niks behalve wanneer de werknemer uit dienst gaat (afhankelijk van ingerichte "Uitbetaal/vervallen methode")
- Uitbetalen:
- Het resterende bedrag in het persoonlijk budget zal na een bepaalde tijd uitbetaald worden.
- Wanneer de uitbetaling wordt gedaan is afhankelijk van de "Periodiciteit":
- Jaren
- In de "Waarde" kolom moet aangegeven worden na hoeveel jaar het restant van het budget wordt uitbetaald. Daarnaast moet bij "Uitbetaal/vervallen periode" aangegeven worden in welke periode van het jaar dit moet gebeuren.
- Stel je richt 1 Jaren in, uit te betalen in periode 12. Dit betekent dat in periode 12 van elk jaar het restant van het budget dat opgeboud is van periode 1 t/m periode 12 (en dat dus niet gebruikt is), wordt uitbetaald.
- Stel je richt 2 Jaren in, uit te betalen in periode 10. Dit betekent dat in periode 10 van elk jaar het ongebruikte budget dat opgebouwd is van periode 11 t/m periode 10 van 1 jaar terug, wordt uitbetaald.
- Voorbeeld: Werknemer komt in dienst per 1-1-2024. Elke periode wordt het budget met 100,- verhoogd. Stel er is niks opgenomen uit het budget, dan wordt in periode 10 van 2024 nog niks uitbetaald. In periode 10 van 2025 wordt een bedrag van 1000,- uitbetaald. Dat is namelijk het ongebruikte budget wat vanaf periode 11 in 2025 "vrijvalt" omdat het budget een duur heeft van 2 jaar (alles wat opgebouwd maar niet gebruikt is t/m periode 10 van 2024). Na deze uitbetaling is er dan nog een bedrag van 1200,- aanwezig in het persoonlijk budget, dat periodiek oploopt tot 2400,- in periode 10 van 2026 waarbij dan aan het einde van periode 10 in 2026 weer het eerste jaar (1200,-) uitbetaald wordt.
- Als de werknemer in dit voorbeeld in periode 08 van 2025 een bedrag van 400,- opneemt uit het budget, dan zal in periode 10 van 2025 een bedrag van 600,- worden uitbetaald.
- De indienstdatum is hierin niet echt relevant. Er wordt gekeken naar de uitbetaalperiode en alles wat opgebouwd maar niet verbruikt is vanaf het aantal ingerichte jaren terug.
- Periodes
- In de "Waarde" kolom moet aangegeven worden na hoeveel periodes het restant van het budget wordt uitbetaald. De parameter "Uitbetaal/vervallen periode" is hier niet van toepassing.
- Stel je richt 12 Periodes in. Dat betekent dat in de 12de periode het ongebruikte budget van de eerste periode wordt uitbetaald.
- Voorbeeld: Werknemer komt in dienst per 1-3-2024. Elke periode wordt het budget met 100,- verhoogd. Stel er is niks opgenomen uit het budget, dan wordt aan het einde van periode 02 van 2025 een bedrag van 100,- uitbetaald. Dit is namelijk het ongebruikte budget van voor de afgelopen 12 periodes. In periode 03 van 2025 beland je in de 13de periode van de werknemer en dus wordt aan het einde van periode 02 van 2025 het niet gebruikte bedrag opgebouwd t/m periode 03 van 2024 zijnde 100,- uitbetaald.
- Als de werknemer in dit voorbeeld in periode 08 van 2024 een bedrag van 400,- opneemt uit het budget, dan zal in periode 02 van 2025 niks automatisch uitbetaald worden. Pas in in periode 06 van 2025 zal weer 100,- worden uitbetaald.
- De indiensttredingsdatum is hierin niet echt relevant. Er wordt gekeken naar het aantal ingerichte periodes en alles wat opgebouwd maar niet verbruikt is voor dat aantal periodes. Of de werknemer in voorgaand voorbeeld nou op 1-3-2024 of 16-3-2024 in dienst kwam maakt niet uit (anders dan dat wellicht de opbouw van het persoonlijk budget in periode 03 van 2024 in dit geval ongeveer de helft kan zijn geweest en dus de uitbetaling na de 12 periodes ook de helft zal zijn geweest).
- Niet van toepassing
- Als er niet automatisch uitbetaald moet worden na een bepaalde duur moet "n.v.t." gekozen worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als het persoonlijk budget alleen beperkt wordt door een maximum bedrag (zie hierna).
- Jaren
- Vervallen:
- Dit is identiek aan "Uitbetalen" met dien verstande dat de bedragen nu niet uitbetaald worden maar vervallen en dus daarna niet meer gebruikt kunnen worden.
Vervallen bedragen worden vastgelegd op component 22x0040 Vervallen persoonlijk budget 1-5.
De automatische uitbetaling wordt gedaan op component 22x1150 Uitbetaling vanuit persoonlijk budget 1-5.
Maximum bedrag
Als een persoonlijk budget nooit meer mag worden dan een bepaald bedrag dan kan dat bedrag in de "Waarde" kolom worden opgegeven. Dit zal tot gevolg hebben dat zodra het budget over dit bedrag heen gaat, het te veel gespaarde bedrag automatisch vervalt.
Bij "Keuze" kan gekozen worden om het ingerichte maximum bedrag te vermenigvuldigen met de deeltijdfactor op start jaar ("Dtf start jaar") of het niet af te breken ("Niet afbreken naar dtf").
Voorbeeld: Werknemer start 1-3-2024. Stel er wordt elke periode 100,- in het budget gestopt. Het maximum is op 1000,- gezet. In periode 08 van 2024 wordt 40,- opgenomen uit het budget. Dan zal in periode 01 van 2025 er 1060,- in het budget komen wat 60,- teveel is en dus zal er dan 60,- vervallen. Het is dus ook niet mogelijk om in periode 01 van 2025 1060,- te gaan gebruiken omdat het vervallen van deze 60,- plaatsvindt voordat de overige uitruil plaatsvindt.
Tevens kan met de parameters "Minimum DTF t.b.v. maximum bedrag" resp. "Maximum DTF t.b.v. maximum bedrag" een minimum/maximum deeltijdfactor opgegeven worden voor de bepaling van het maximum bedrag als dit maximum bedrag afhankelijk is van de deeltijdfactor.
Er zijn handmatige componenten beschikbaar om het maximum bedrag op individuele basis aan te passen:
32x0000 HM maximum bedrag persoonlijk budget x.
Met deze component kan het ingerichte "Maximum bedrag" in de persoonlijk budgettabel worden overschreven. De ingerichte "Keuze" is nog steeds van toepassing (maar nu op het handmatig opgegeven bedrag). Deze component moet op één contract worden opgegeven. Bij beëindiging van dit contract en opvolging door een ander contract moet deze transactie ook op het nieuwe contract worden opgegeven.
Als er een handmatig bedrag 0 wordt opgegeven dan wordt dat geïnterpreteerd als dat er geen sprake is van een maximum bedrag.
Uitbetaal/vervallen methode
In de parameter "Uitbetaal/vervallen methode" kan aangegeven worden wat er moet gebeuren met het resterende persoonlijk budget zodra de werknemer uit dienst gaat.
De volgende opties zijn mogelijk:
- Uitbetalen bij uit dienst
- Uitbetalen in periode na uit dienst
- Direct uitbetalen
- Niet uitbetalen en niet laten vervallen
- Uitbetalen bij uit dienst, bepaalde duur contracten in periode na uit dienst
- Met TWK uitbetalen na uit dienst
- Uitbetalen bij uit dienst, bepaalde duur contracten met TWK in periode van uit dienst
- Laten vervallen bij uit dienst
Uurloners/vakantiekrachten/korttijdelijken kunnen afwijkend ingericht worden:
- Conform reguliere uitbetaal/vervallen methode
- Direct uitbetalen
- Niet uitbetalen en niet laten vervallen
- Laten vervallen bij uit dienst
Het uitbetalen/vervallen van een persoonlijk budget bij uit dienst, wordt alleen gedaan als de werknemer uit dienst is en dus niet op basis van alleen een beëindigd contract. Dit omdat het budget op werknemer niveau wordt bijgehouden. Een werknemer wordt als "uit dienst" beschouwd als hij/zij in de periode van uit dienst niet in dezelfde periode ook weer een nieuw contract heeft. Als de laatste dag van het dienstverband ook de laatste dag van de periode is, dan wordt de werknemer als "uit dienst" beschouwd als er geen actief contract is op de eerste dag van de volgende periode.
Als het persoonlijk budget vanwege einde dienstverband is vervallen en er wordt vervolgens met TWK een nieuw contract aangemaakt waardoor het vervallen eigenlijk niet had moeten gebeuren, dan zal het vervallen worden teruggedraaid. Dit is dus ander gedrag dan bij bijvoorbeeld het uitbetalen van het vakantiegeld na einde dienstverband. De reden hiervoor is dat er anders ten onrechte geld vervallen kan zijn wat de werknemer feitelijk nog wel zou mogen gebruiken. Als door een einde dienstverband het persoonlijk budget is uitbetaald dan blijft die uitbetaling wel gehandhaafd als met TWK de werknemer niet meer beëindigd is.
Wanneer (een deel van) het persoonlijk budget vervalt vanwege de duur van het persoonlijk budget in de periode van uit dienst en de Uitbetaalmethode is "Uitbetalen bij uit dienst" dan zal het hele bedrag uitbetaald worden en niks vervallen. Is de Uitbetaalmethode echter "Uitbetalen in periode na uit dienst", dan zal eerst een deel vervallen en het restant de volgende periode uitbetaald worden. Als de uitbetaling met TWK gedaan wordt dan zal met TWK het vervallen bedrag worden teruggedraaid en in zijn geheel worden uitbetaald.
Op individuele basis kan ook een "Direct uitbetalen" worden afgedwongen door het opgeven van onderstaande component:
22x1140 Dwing directe betaling persoonlijk budget 1-5 af:
Door het opgeven van een transactie op deze component op één contract, wordt het persoonlijk budget van alle contracten direct uitbetaald. Zodra de transactie beëindigd is of het contract waarop deze transactie staat beëindigd is zal de reguliere uitbetalingsmethode worden gebruikt.
(Blokkeer) afreken componenten
De onderstaande (al bestaande) componenten waarmee het afrekenen van uitruilen geblokkeerd danwel afgedwongen kunnen worden, werken ook door op de persoonlijke budgetten.
3700 Blokkeer afrekening pers. budget, vak.geld en extra uitk. van alle contracten:
Door opgeven van een transactie op deze component (op een willekeurig contract) in de periode dat het vakantiegeld dan wel extra uitkering normaliter uitbetaald wordt, zal er geen uitbetaling plaatsvinden. Ook zal het persoonlijk budget niet uitbetaald worden (dan wel niet vervallen) vanwege een einde dienstverband in deze periode.
3710 Afrekenen pers. budget, vak.geld en extra uitk. van alle contracten:
Door opgeven van een transactie op deze component (op een willekeurig contract) in de gewenste periode dan zullen alle gemaakte reserveringen van het vakantiegeld dan wel extra uitkering uitbetaald worden in die periode. Het persoonlijk budget wordt uitbetaald danwel vervalt afhankelijk van wat er normaliter gebeurd bij uit dienst. Dit gaat voor op een eventueel aanwezige "Blokkeer afrekening pers. budget, vak.geld en extra uitk. van alle contracten".
3750 Blokkeer afrekening uitruil van alle contracten:
Door opgeven van een transactie op deze component (op een willekeurig contract) zal er geen afrekening van de uitruil plaatsvinden totdat er een transactie is op component 3760 Afrekenen uitruil op alle contracten.
3760 Afrekenen uitruil op alle contracten:
Door opgeven van een transactie op deze component (op een willekeurig contract) zal alle uitruil afgerekend worden.
De componenten 3750 en 3760 hebben geen invloed op het uitbetalen/vervallen van een persoonlijk budget, alleen op de aanwezige uitruil transacties.
Geen van deze componenten (3700, 3710, 3750, 3760) hebben invloed op het automatisch uitbetalen dan wel laten vervallen van een persoonlijk budget o.b.v. de inrichting van "Uitbetalen of vervallen".
Als het automatisch uitbetalen/vervallen van een persoonlijk budget op basis van de duur van het persoonlijk budget geblokkeerd moet worden dan kunnen onderstaande componenten hiervoor gebruikt worden:
32x0010 Blokkeer uitbetaling/vervallen persoonlijk budget x:
Door opgeven van een transactie op deze component (op een willekeurig contract) zal er geen automatische uitbetaling/vervallen van het persoonlijk budget o.b.v. verlopen van de duur van het persoonlijk budget plaatsvinden totdat er een transactie is op component "32x0020 De-blokkeer uitbetaling/vervallen persoonlijk budget x".
32x0020 De-blokkeer uitbetaling/vervallen persoonlijk budget x:
Door opgeven van een transactie op deze component (op een willekeurig contract) zal het automatische uitbetaling/vervallen van het persoonlijk budget o.b.v. het verlopen van de duur van het persoonlijk budget weer plaatsvinden dat door een eerdere transactie op component "32x0010 Blokkeer uitbetaling/vervallen persoonlijk budget x" geblokkeerd was.
Doel Uitbetalen persoonlijk budget
In de uitruil functionaliteit is het nieuwe doel 11 Uitbetalen persoonlijk budget toegevoegd. Dit doel kan (uiteraard) alleen gebruikt worden in combinatie met de bronnen 21-25 Persoonlijk budget 1-5.
In tabel 31010 Uitruil doelen kan deze in gebruik genomen worden door het opgeven van een Prioriteit.
Alleen de Vastleggingsoptie Variabele of vaste uitruil (geen saldo in gebruik), automatische bruto betaling vanuit het persoonlijk budget wanneer uitruil plaatsvindt. is hier mogelijk:
Alleen de uitruil moet worden vastgelegd op component 22x1110 Bron persoonlijk budget x t.b.v. uitbetaald persoonlijk budget als het een variabele uitruil is en op component 22x1120 Bron persoonlijk budget x t.b.v. uitbetaald persoonlijk budget als het een vaste uitruil is. Het opgeven van deze uitruil transactie zal ertoe leiden dat zodra de uitruil met de bron plaatsvindt er op dat moment ook een bruto uitbetaling wordt gedaan. Er wordt geen saldo bijgehouden van het doel. Er is uiteraard wel een saldo van de bron Persoonlijk budget x.
Omdat er geen saldo wordt bijgehouden van het doel is er ook geen sprake van een afrekening van het doel bij uit dienst of een "restschuld" als er onvoldoende bron is voor de uitruil. Het is niet mogelijk om meer uit te laten betalen dan er aan geld in het persoonlijk budget zit.
Ontoereikend
Deze setting kan alleen de waarde "Geen uitruil" of "Probeer volgende periode" hebben:
Geen uitruil: Als de opgegeven uitruil transactie hoger is dan het saldo van het persoonlijk budget dan wordt het te veel aan opgegeven bedrag niet uitbetaald. Er zal een waarschuwingscomponent 22x1160 Onvoldoende persoonlijk budget x t.b.v. uitbetaald persoonlijk budget aangemaakt worden dat getoond wordt op het rapport "Uitruil arbeidsvoorwaarden waarschuwingen"
Dit is de standaard inrichting voor het doel Uitbetalen persoonlijk budget.
Probeer volgende periode: Als de opgegeven uitruil transactie hoger is dan het saldo van het persoonlijk budget dan wordt het te veel aan opgegeven bedrag geprobeerd in de volgende periode uit te betalen (als er dan wel voldoende persoonlijk budget is). Er zal een waarschuwingscomponent 22x1170 Onvoldoende persoonlijk budget x t.b.v. uitbetaald persoonlijk budget, verplaatst naar volgende periode aangemaakt worden dat getoond wordt op het rapport "Uitruil arbeidsvoorwaarden waarschuwingen"
Uitbetaling persoonlijk budget verrekenen met fiscale ruimte
In tabel 51150 Reiskosten: Verrekenen met fiscale ruimte kan per persoonlijk budget aangegeven worden bij de parameter "Uitruil met persoonlijk budget x" of bij het uitbetalen van het persoonlijk budget een uitruil met fiscale ruimte t.b.v. aanvullende reiskosten gedaan moet worden. Hierbij kan gekozen worden voor een gemaximeerde of ongemaximeerde uitruil. Bij een ongemaximeerde uitruil zal als er meer fiscale ruimte over is dan aan persoonlijk budget uitbetaald wordt, het restant worden uitgeruild vanuit het salaris.
Als er is ingericht dat er ongemaximeerd uitgeruild moet worden dan zal er alleen ongemaximeerd uitgeruild worden als het persoonlijk budget uitbetaald wordt i.v.m. einde dienstverband of einde duur van het persoonlijk budget. Als er dus een handmatige uitbetaling van het persoonlijk budget gedaan wordt middels component 22x1110/20 Bron persoonlijk budget x t.b.v. uitbetaald persoonlijk budget, dan zal er gemaximeerd uitgeruild worden om te voorkomen dat elke keer de volledige (resterende) fiscale ruimte wordt uitgeruild met het salaris.
Wanneer de fiscale ruimte benut wordt bij een uitbetaling van het persoonlijk budget dan zal naast de bruto uitbetaling van het persoonlijk budget op component 22x1150 Uitbetaling vanuit persoonlijk budget x ook een (negatieve) bruto uitbetaling gedaan worden op component 22x0340 Bron persoonlijk budget x t.b.v. aanvullende reiskostenvergoeding ter hoogte van de uitgeruilde fiscale ruimte en een netto uitbetaling op component 2000330 Uitbetaling aanvullende reiskostenvergoeding ter hoogte van de uitgeruilde fiscale ruimte.
Als met TWK de fiscale ruimte aangepast wordt dan zal de gedane uitruil m.b.v. de fiscale ruimte ook met TWK aangepast worden.
Doel Extra pensioen
In de uitruil functionaliteit is het nieuwe doel 12 Extra pensioen toegevoegd.
In tabel 31010 Uitruil doelen kan deze in gebruik genomen worden door opgeven van een Prioriteit.
Alleen de Vastleggingsoptie Variabele of vaste uitruil (geen saldo in gebruik), automatische bruto uitbetaling vanuit persoonlijk budget (indien van toepassing) en inhouding op loonheffing wanneer uitruil plaatsvindt. is hier mogelijk:
Alleen de uitruil moet worden vastgelegd op component 2xx1210 Bron xx t.b.v. extra pensioen als het een variabele uitruil is en op component 2xx1220 Bron xx t.b.v. extra pensioen als het een vaste uitruil is. Het opgeven van deze uitruil transactie zal ertoe leiden dat zodra de uitruil met de bron plaatsvindt er een inhouding op de loonheffing plaats vindt via component 2xx1250 Bron xx t.b.v. extra pensioen. Als de bron een persoonlijk budget is zal er ook een bruto uitbetaling vanuit het persoonlijk budget gedaan worden middels component 22x1230 Uitbetaling vanuit persoonlijk budget x. Er wordt geen saldo bijgehouden van het doel.
Omdat er geen saldo wordt bijgehouden van het doel is er ook geen sprake van een afrekening van het doel bij uit dienst of een "restschuld" als er onvoldoende bron is voor de uitruil.
Ontoereikend
Deze setting kan de waarde "Gebruik bron salaris", "Geen uitruil" of "Probeer volgende periode" hebben:
Gebruik bron salaris: In dit geval zal het deel wat niet vanuit de opgegeven bron uitgeruild kan worden, uitgeruild worden met het salaris. Indien er ook onvoldoende salaris is wordt een rapportagecomponent 2xxyy60 Onvoldoende xx t.b.v. yy aangemaakt met een bedrag gelijk aan datgene wat niet uitgeruild kon worden. Om de uitruil van dit restende bedrag in een latere periode alsnog te doen moet een nieuwe uitruil transactie op component 2xxyy10 Bron xx t.b.v. yy gedaan te worden.
Probeer volgende periode: In dit geval zal het deel wat niet vanuit de opgegeven bron uitgeruild kan worden, worden doorgeschoven naar een volgende periode waarin deze bron weer beschikbaar is en zal er ook een rapportagecomponent 2xxyy70 Onvoldoende xx t.b.v. yy, doorgeschoven naar volgende periode aangemaakt worden met het bedrag dat doorgeschoven wordt.
Geen uitruil: In dit geval zal het deel wat niet vanuit de opgegeven bron uitgeruild kan worden ook niet uitgeruild worden en wordt een rapportagecomponent 2xxyy60 Onvoldoende xx t.b.v. yy aangemaakt met een bedrag gelijk aan datgene wat niet uitgeruild kon worden.
Dit is de standaard inrichting voor het doel Extra pensioen.
Extra pensioen via betalingsregeling
Het is mogelijk om het bedrag aan Extra pensioen automatisch te betalen aan het pensioenfonds. Hiervoor is component 85710 Extra pensioen betalingsregeling beschikbaar. Deze salariscomponent bevat het af te dragen bedrag aan extra pensioen en wordt in de betalingsregelingen op de salarisspecificatie getoond. Als er automatisch afgedragen moet worden dan moet op de "Geavanceerde informatie" een Factor 1 (i.p.v. de default 0) gezet worden. Verander deze inrichting vanaf de periode waarin er automatisch betaald moet worden en zorg ervoor dat op alle werknemers ook een betaalregeling aanwezig is.
Als er een Factor 1 is ingericht op deze component en er is sprake van extra pensioen betalingen vanuit de uitruil functionaliteit terwijl er geen betalingsregeling bij de werknemer is ingericht, dan zal de werknemer deze extra betaling krijgen (wat uiteraard niet de bedoeling is). Het is dus cruciaal om bij medewerkers die extra pensioen uitruilen deze betalingsregeling opgegeven te hebben. Als er geen betalingsregeling voor component 85710 Extra pensioen betalingsregeling op de werknemer is ingericht maar er ontstaat wel een betaling (doordat een Factor 1 ingericht is), dan zal de onderstaande blokkerende melding afgaan:
Blokkerende melding E-CON-07: Een betaling is gedaan op een component die gebruikt wordt als betalingsregeling, maar er is geen betalinsgregeling met deze component ingericht op de werknemer. Component: 85710, Bedrag: xxx.
Als met TWK de Factor op 1 gezet wordt, dan zal het hele bedrag aan uitbetaald extra pensioen vanaf de periode dat de Factor op 1 is gezet, worden uitbetaald naar het ingerichte rekeningnummer.
Als er onvoldoende netto salaris is om via de betaalregeling het extra pensioen af te dragen, dan zal onderstaande blokkerende melding afgaan:
Blokkerende melding E-CON-08: Er is onvoldoende netto salaris waardoor de betalingsregeling voor het extra pensioen niet toegepast kan worden. De extra pensioenbetaling moet verwijderd worden uit deze salarisrun. Netto: xxx, Extra pensioenbetaling: yyy.
Als er, bijvoorbeeld vanwege een TWK correctie op de extra pensioenbetaling, de salarisrun resulteert in een negatieve extra pensioenbetaling dan kan deze niet via de betalingsregeling automatisch verwerkt worden. Het teveel aan afgedragen bedrag aan het pensioenfonds moet handmatig teruggevraagd worden dan wel moet een extra pensioenbetaling in een volgende periode met dit bedrag gecompenseerd worden. Dit gebeurd niet automatisch.
Als er een negatief bedrag aan extra pensioenbetaling in de salarisrun ontstaat zal onderstaande waarschuwing gegeven worden. Waarschuwingen worden getoond in het rapport "Fouten en waarschuwingen".
Waarschuwing E-CON-09: De extra pensioenbetaling in deze salarisrun is negatief en dient handmatig teruggevorderd te worden bij het pensioenfonds dan wel verrekend te worden in een volgende extra pensioenbetaling. Extra pensioenbetaling: xxx.
De handmatige correctie kan gedaan worden middels een transactie op component 85710 Extra pensioen betalingsregeling met daarin opgegeven het (negatieve) correctiebedrag. Dit moet uiteraard gebeuren in een salarisrun waarin een extra pensioenbetaling plaatsvindt.
Doel Verlof 2
In de uitruil functionalteit is een tweede verlof doel opgenomen 8 Verlof 2. Deze werkt identiek aan doel 7 Verlof. Zie hiervoor de standaard beschrijving van de uitruil functionaliteit.
In tabel 31010 Uitruil doelen kan deze in gebruik genomen worden door opgeven van een Prioriteit.
Start saldo persoonlijk budget
Bij de ingebruikname van Payroll zullen eventuele startsaldo's van persoonlijke budgetten opgevoerd moeten worden. Hiervoor zijn de onderstaande componenten beschikbaar die in de eerste verloningsperiode opgegeven moeten worden:
22x0000 Start saldo en periodes persoonlijk budget 1-5:
Het Totaal moet het bedrag aan saldo bevatten bij start Payroll. Het Aantal bevat het aantal periods behorende bij dit saldo en geeft aan wanneer de bron begint uit te betalen of te vervallen. Wanneer bedragen worden uitbetaald of vervallen, dan zal dit o.b.v. een gemiddeld bedrag per periode zijn (Totaal gedeeld door Aantal).
Als het opgegeven Totaal bijvoorbeeld 300,- is en Aantal is 3 terwijl het persoonlijk budget na 12 periodes automatisch uitbetaald wordt, dan zal dit inhouden dat in periode 9 300/3=100,- uitbetaald zal worden (aangenomen dat er niet al eerder bedragen uit het persoonlijk budget zijn gebruikt).
Ook als de Periodiciteit "Jaren" is dienen periodes in het Aantal opgegeven te worden. Als er geen sprake van een Periodiciteit ("n.v.t.") dan moet 0 als Aantal ingevoerd worden.
22x0010 Al eerder gereserveerd persoonlijk budget 1-5:
Als via een voorgaand systeem al persoonlijk budget is gejournaliseerd dan dient dat bedrag in deze component opgenomen te worden (zodat het niet opnieuw gejournaliseerd zal worden). Met deze component wordt ook rekening gehouden bij de bepaling van de te reserveren sociale premies over het persoonlijk budget (wordt niet nogmaals over dit deel gedaan). Als component "22x0080 Openingsstand al gereserveerde sociale premies persoonlijk budget x" is aangeleverd, wordt die component gebruikt voor de al gereserveerde sociale lasten.
22x0080 Openingsstand al gereserveerde soc. premies persoonlijk budget 1-5:
Kan gebruikt worden om de al gereserveerde sociale lasten over gereserveerd persoonlijk budget vast te leggen als in tabel 30000 is aangegeven dat de journalisering van de soc. premies gesplitst moet worden. Als er wel een "Al gereserveerd" wordt opgegeven mbv component 22x0010 maar geen bedrag aan gereserveerde sociale lasten dan wordt een bedrag berekend o.b.v. het percentage sociale lasten wat nu geldt.
Journalisering nieuwe componenten
Onderstaande componenten dienen gejournaliseerd te worden (indien gebruikt):
- 45280 Vakantiegeld t.b.v. persoonlijk budget
- (1)46280+1000 Extra uitkering 1-6 t.b.v. persoonlijk budget
- 22x0040 Vervallen persoonlijk budget 1-5
- 22z0090 Res. soc. premies persoonlijk budget 1-5
- 22xyy50 Bron persoonlijk budget 1-5 t.b.v. yy
- 22x1150 Uitbetaling vanuit persoonlijk budget 1-5
- 22x1230 Uitbetaling vanuit persoonlijk budget 1-5
- 22x1250 Extra pensioen premie vanuit persoonlijk budget 1-5
- 2000830 Uitbetaling verlof 2
- 2000860 Afrekenen verlof 2
- 2xx0850 Bron xx t.b.v. verlof 2
Gebruik van persoonlijk budget
Nadat het persoonlijk budget is ingericht kan het gebruikt worden in de uitruil functionaliteit.
Hiervoor zijn de standaard componenten beschikbaar die in de uitruil functionaliteit gebruikt worden:
22xyy10 Bron persoonlijk budget 1-5 t.b.v. yy:
Deze variabele component is te gebruiken voor een uitruil tussen bron en doel. O.b.v. eventuele maximering en volgordes waarin doelen verwerkt moeten worden, zal een daadwerkelijke inhouding op de bron plaatsvinden.
22xyy20 Bron persoonlijk budget 1-5 t.b.v. yy:
Deze vaste component is te gebruiken voor een periodieke uitruil tussen bron en doel. O.b.v. eventuele maximering en volgordes waarin doelen verwerkt moeten worden, zal een daadwerkelijke inhouding op de bron plaatsvinden.
Wanneer er sprake is van meerdere contracten en op één contract is een uitruil opgegeven dan zal de daadwerkelijke uitruil verdeeld worden over alle contracten naar rato van de balans van het persoonlijk budget. In principe wordt de uitruil alleen verdeeld over contracten die in de periode actief zijn. Alleen als er een uitruil is maar er is geen actief contract dat een balans persoonlijk budget heeft, zal de uitruil ook op een al beëindigd contract plaatsvinden.
Cumulatieven op salarisstrook
Onderstaande cumulatieven zijn toegevoegd en worden op de loonstrook in de eerste kolom afgedrukt.
22x0020 Opbouw persoonlijk budget x
Geeft aan welk bedrag er deze periode en dit jaar is toegevoegd aan het persoonlijk budget.
2210030 Gebruikt persoonlijk budget x
Geeft aan welk bedrag er deze periode en dit jaar is gebruikt van het persoonlijk budget.
2210040 Vervallen persoonlijk budget x
Geeft aan welk bedrag er deze periode en dit jaar is vervallen van het persoonlijk budget.
2210060 Saldo persoonlijk budget x
Geeft aan hoe het saldo deze periode is gewijzigd en wat het cumulatieve saldo van het persoonlijk budget is.
2000800 Saldo verlof 2
Geeft aan hoe het saldo deze periode is gewijzigd en wat het cumulatieve saldo van het doel verlof 2 is.
In de configuratie van de salarisstrook kunnen deze indien gewenst ook in de rechter kolom worden afgedrukt. Als het in zijn geheel niet gewenst is het cumulatief op de salarisstrook te tonen dan kan dit op het cumulatief zelf aangegeven worden door het vinkje bij "Tonen op salarisstrook" te verwijderen.
Rapportages m.b.t. persoonlijk budget
Er zijn twee standaard rapportages toegevoegd:
Persoonlijk budget Opbouw, Gebruikt, Vervallen, Saldo
In dit overzicht wordt per werknemer per periode getoond welke bedragen in elke periode zijn toegevoegd, gebruikt en vervallen. En welke wijziging op het saldo dat tot gevolg heeft.
Het betreft de volgende cumulatieven (dezelfde die ook op de salarisstrook getoond worden):
- 22x0020 Opbouw persoonlijk budget x
- 22x0030 Gebruikt persoonlijk budget x
- 22x0040 Vervallen persoonlijk budget x
- 22x0060 Saldo persoonlijk budget x
Dit overzicht toont niet het totale saldo (althans niet als het persoonlijk budget over jaren heen loopt). Hiervoor kan onderstaande rapport Persoonlijk budget saldo gebruikt worden.
Persoonlijk budget saldo
In dit overzicht wordt het cumulatieve saldo voor elk budget per werknemer getoond. In het rapport filter dient altijd één periode (de huige) geselecteerd te worden omdat in dit rapport componenten gebruikt worden die het totaal saldo bevatten.
Het betreft het volgende component:
- 22x0030 Totaal bron persoonlijk budget x
Salarisstroken downloaden voor specifieke werknemers
|
Dit item heeft betrekking op de nieuwe Visma.net Payroll UI. Meer over deze nieuwe UI lees je in dit artikel op de Visma.net Payroll Community. |
Vanaf nu is het mogelijk om in de salarisrun wizard salarisstroken voor specifieke werknemers te downloaden. Voorheen konden alleen alle salarisstroken óf salarisstroken voor werknemers die de salarisstrook op papier willen krijgen worden gedownload.
In de salarisrun wizard kan nu in het salarisstroken paneel een selectie van werknemers worden gemaakt. Vervolgens kunnen de salarisstroken worden getoond en gedownload.
Verbeterde presentatie voor 4-weken periodiciteit
|
Dit item heeft betrekking op de nieuwe Visma.net Payroll UI. Meer over deze nieuwe UI lees je in dit artikel op de Visma.net Payroll Community. |
Vanaf nu worden 4-wekelijkse salarisruns beter getoond op het salarisrun overzicht. Dit geldt voor zowel de Huidige salarisruns als de Gesloten salarisruns.
Voorheen werd voor een 4-wekelijkse salarisrun, naast de naam van de salarisrun, de maand (Januari, Februari, etc.) getoond waarin de salarisrun viel. Nu tonen we het (4-wekelijkse) periodenummer, de bijbehorende start- en einddatum van de periode en natuurlijk de naam van de salarisrun.
Huidige salarisruns
Gesloten salarisruns
Voor Administratie Kantoren (AK) worden de salarisruns die bij een 4-wekelijkse periodiciteit horen in een apart uitklapbaar paneel getoond. Dit geldt voor zowel de Huidige salarisruns als de Gesloten salarisruns.
Huidige salarisruns op AK-niveau
Gesloten salarisruns op AK-niveau
Wijziging in bestaande inrichting
Vervangende premie Whk voor WSW-ers, bij eigenrisicodrager ZW
Het was niet mogelijk voor de WSW-ers om een verlaagd premiepercentage toe te passen als je als werkgever een eigenrisicodrager ZW bent. Dit is mogelijk gemaakt vanaf 01-01-2024. Dit kun je aangeven in tabel 30000 - Klant instellingen door bij de parameter met als Key 110WGA Differentiated, in de kolom Keuze, de optie Eigenrisico ZW voor WSW te selecteren.
Door deze optie te selecteren, wordt voor de werknemers die behoren tot de WSW-ers een percentage van 0,77% toegepast in plaats van 1,22%.
Actie
- Controleer eventuele TWK correcties in de journalisering.
Verbeterde melding over geschatte berekeningstijd op het salarisrun overzicht
|
Dit item heeft betrekking op de nieuwe Visma.net Payroll UI. Meer over deze nieuwe UI lees je in dit artikel op de Visma.net Payroll Community. |
Sinds Payroll release 245 wordt op het salarisrun een melding getoond wanneer de salarisrun berekening bezig is. In het Informatie paneel wordt ook de geschatte berekeningstijd getoond. In release 246 hebben we een kleine verbetering toegevoegd.
Het kan gebeuren dat we de geschatte berekeningstijd (nog) niet kunnen bepalen. In dat geval toonde we een foutieve geschatte berekeningstijd, dit is nu opgelost. Als we de geschatte berekeningstijd niet kunnen bepalen, wordt dit duidelijk weergegeven in het Informatie paneel van de salarisrun.
Status kleur Validatie stap op salarisrun gewijzigd
|
Dit item heeft betrekking op de nieuwe Visma.net Payroll UI. Meer over deze nieuwe UI lees je in dit artikel op de Visma.net Payroll Community. |
Vanaf nu krijgt de Validatie stap op het salarisrun overzicht pas een groene kleur (en groen vinkje) wanneer het betaalbestand is gegenereerd in de salarisrun wizard. Voorheen kreeg deze stap al een groene kleur als alleen de sluitingsdatum van de salarisrun was gepasseerd.
Het idee hierachter is dat het valideren van de salarisrun resultaten eigenlijk pas klaar is wanneer ook het betaalbestand (ten minste) is gegenereerd. Op die manier geven we op het salarisrun overzicht een duidelijker beeld van de salarisrun status.
Verbeterde werknemersgroep selectie in salarisrun wizard
|
Dit item heeft betrekking op de nieuwe Visma.net Payroll UI. Meer over deze nieuwe UI lees je in dit artikel op de Visma.net Payroll Community. |
Vanaf nu is het makkelijker om een of meerdere werknemersgroepen te selecteren in de werknemersgroepen filter in de salarisrun wizard.
Voorheen werd de hiërarchie in werknemersgroepen niet getoond. Hierdoor was het niet duidelijk of een werknemersgroep onder een andere werknemersgroep hing. Daarnaast konden er wel meerdere werknemersgroepen geselecteerd worden, maar dit was een stuk minder gebruiksvriendelijk dan de nieuwe manier, waarin dit via checkboxen werkt.
De verbeterde werknemersgroep selectie werkt in zowel de Validatie stap, als in de Resultaten stap.
Opgeloste meldingen
Ten onrechte vervangende premie Whk voor WSW met begeleid werk
De vervangende premie Whk geldt alleen voor werknemers die in beschut werk op een WSW-werkplek werkzaam is (code aar arbeidsverhouding 21) of werknemer die in beschut werk werkzaam is en van daaruit gedetacheerd wordt bij een andere werkgever (aard arbeidsverhouding 22).
Voor WSW begeleid werk (code aard arbeidsverhouding 23) werd ten onrechte een vervangende premie berekend. Dit hebben we hersteld met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2024.
Actie
- Controleer eventuele TWK correcties in de journalisering.
Pensioenfonds horeca: Pensioengevend SV loon in periodes na uitdienst
Bij Pensioenfonds horeca is SV loon uitbetaald na uitdienst ook pensioengevend. De parameter Regeling toepassen na uit dienst in tabel 60000 pensioen hadden wij echter op nee staan. Deze hebben wij per 1-1-2024 op ja gezet.
Echter wanneer je deze zelf al op ja had gezet, dan ging het niet altijd goed wanneer er uren werden uitbetaald in een periode na uitdienst. Deze uren telden dan wel mee voor de uurfranchise maar niet voor het uur maximum. Dit hebben wij ook per 1-1-2024 opgelost. Door enkele aanpassingen tellen de uren in periodes na uitdienst nu ook mee voor het uur maximum, daarbij ook rekening houdend met de jaaruren. Om de wijzigingen compleet te krijgen hebben wij ook de parameters Factor in dienst en Factor uit dienst in tabel 60000 pensioen omgezet naar Niet afbreken. Dit omdat bij uit dienst naar rato van de maand de grondslag, het SV loon, al naar rato is.
Deze wijzigingen zijn per 1-1-2024 gedaan en kunnen TWK mutaties veroorzaken.
Actie
- Er is geen actie vereist.
Ten onrechte reservering SV premies bij vakantiegeldmethode "Reservering deeltijdpercentage per loonjaar" en een inkomen boven maximum premieloon
Als er sprake is van vakantiegeldmethode "Reservering deeltijdpercentage per loonjaar" dan ontsonden er negatieve reserveringen sociale premies op component 69960 Res. soc. premies VAK/EJU/enz. bij de uitbetaling van het vakantiegeld als het maximum premieloon bereikt is. Dit speelt alleen als de reservering sociale premies gemaximeerd worden (volgens instelling in tabel 30000 Klant instellingen).
Dit is hersteld per 1-1-2024 en kan TWK correcties in de journalisering tot gevolg hebben.
Actie
- Controleer eventuele TWK correcties in de journalisering.
CAO VO: Aanpassing uurloon berekening bij duurzame inzetbaarheid
Een belangrijke aanpassing is doorgevoerd betreffende de berekening van het uurloon wanneer medewerkers uren uitbetaald krijgen vanuit duurzame inzetbaarheid. Voorheen werd het garantiesalaris niet meegenomen in deze berekening. Vanaf 1 januari 2024 wordt het garantiesalaris wel in aanmerking genomen bij de uitbetaling van uren gerelateerd aan duurzame inzetbaarheid.
Deze wijziging zorgt voor een correctere reflectie van de waarde van uren duurzame inzetbaarheid binnen de CAO VO. Het kan echter ook terugwerkende kracht (TWK) correcties tot gevolg hebben, gezien de uitbetalingen nu mogelijk anders berekend moeten worden.
Actie
- Controleer eventuele TWK correcties.
Aanvulling betaald ouderschapsverlof UWV / aanvullend geboorteverlof onjuist als er sprake is van meerder kortings transacties in één periode
Met de introductie van de maximering op de aanvulling van aanvullend geboorteverlof / betaald ouderschapsverlof UWV per 2024 in de release van 30 mei 2024 is de berekende aanvulling verkeerd bepaald als er sprake is van meerdere kortingstransacties in één periode.
Dit is aangepast per 1-1-2024 en kan derhalve TWK correcties tot gevolg hebben.
Actie
- Controleer eventuele TWK correcties.
Pensioenaangifte ABP/Loyalis ten onrecht afgekeurd
In de release van 30 mei 2024 is een aanpassing gedaan aan de APG aangifte om wanneer de gemiddelde deeltijdfactor in een periode de waarde 0 heeft (wat meestal voorkomt doordat er op de startdatum van het contract geen werkdag is volgens het rooster), niet 0 als deeltijdfactor maar de deeltijdfactor zoals geregistreerd op het contract op te nemen in de pensioenaangifte. Deze aanpassing had echter alleen voor pensioenfonds SPW gedaan moeten worden en niet voor ABP en Loyalis. Voor ABP/LOyalis leverde deze aanpassing foutmeldingen op in de aangifte als er bijvoorbeeld volledig onbetaald verlof is opgenomen.
Dit is nu gecorrigeerd waarmee nieuwe pensioenaangiftes voor ABP/Loyalis deze afkeuringen niet meer zullen bevatten.
Actie
- Geen actie noodzakelijk.
Ten onrechte geen uitruil met vakantiegeld als het minimumloon niet van toepassing is op de betreffende werknemer
Als het minimumloon niet van toepassing is op de werknemer en er vindt uitruil met vakantiegeld plaats terwijl in tabel 31000 Uitruil algemene instellingen is aangegeven dat een minimum vakantiegeld toegepast moet worden bij uitruil met vakantiegeld, dan vond er ten onrechte geen uitruil plaats.
Dit is aangepast per 2024 en kan derhalve TWK correcties tot gevolg hebben.
Actie
- Controleer eventuele TWK correcties.
Getoonde uurlonen op salarisstrook konden afwijken van daadwerkelijk toegepast uurloon
Als er sprake is van een aanvulling op het uurloon kon het uurloon zoals getoond op de salarisstrook in de contract details afwijken van het daadwerkelijk toegepaste uurloon.
Dit is aangepast per 2024 maar heeft geen berekeningsconsequenties. Vanaf nu zal op de salarisstrook het afgedrukte uurloon bij de contract details overeenkomen met het daadwerkelijk toegepaste uurloon.
Actie
- Geen actie noodzakelijk.
Fiscale ruimte incorrect berekend bij vaste woon-werk reiskostenvergoeding waar alleen de fiscale ruimte bepaald moet worden
Wanner er sprake is van een vaste woon-werk reiskostenvergoeding maar er is aangegeven dat er alleen fiscale ruimte bepaald moet worden, dan werd de fiscale ruimte niet goed bepaald als het contract gedurende de periode start of eindigd.
Dit is aangepast per 2024 en kan derhalve TWK correcties tot gevolg hebben.
Actie
- Controleer eventuele TWK correcties.
Branche Onderwijs - IPAP/AOV Einddatum premieberekening
Bij de IPAP/AOV van Loyalis voor Branche Onderwijs is een medewerker niet meer premieplichtig twee jaar voorafgaand aan de AOW-leeftijd. Dit gaat in op de eerste dag van de maand, volgend op deze datum. Dit is ook zo ingericht maar het ging niet goed bij medewerkers die op eerste dag van de maand die leeftijd bereikten. In dat geval stopte de premieberekening vanaf die dag, Loyalis heeft aangegeven dat in zulke gevallen de premie ook pas de maand opvolgend stopt. Dit hebben wij met terugwerkende kracht per 1-1-2024 gecorrigeerd.
Actie
- Er is geen actie vereist.
Wijzigingen in cao-inrichting
CAO Kaaspakhuis
Eenmalige uitkering April 2024
In de vernieuwde CAO Particulier Kaaspakhuisbedrijf is een eenmalige uitkering bepaald van € 250,- voor iedere werknemer die op 1 april 2024 in dienst is. De hoogte van deze uitkering wordt naar rato berekend, gebaseerd op de parttime factor en de gewerkte periode van 1 januari 2024 tot 1 april 2024.
Dit hebben wij op deze manier ingericht, de berekening reserveert wij de parttime factor van de periodes januari tot en met maart en controleert of het dienstverband op 1 april 2024 actief is. De uitbetalingsperiode is periode 4. Aangezien deze periode al voorbij is, het bedrag als een TWK mutatie op de salarisstrook komen.
Actie
- Journaliseer component 47210 Uitbetaling Eenmalige uitkering April 2024 debet op een kostengrootboekrekeningnummer
CAO MBO
De CAO MBO is voor de periode van 1-6-2024 tot en met 31-12-2024 vernieuwd. Hiervoor hebben wij onze inrichting op een aantal zaken aangepast.
Minimum vakantiegeld
De bedragen in tabel 50100 Vakantiegeld minimum bedrag zijn per 1-6-2024 als volgt aangepast:
- Leeftijd 15, jaarbedrag € 1.179,24
- Leeftijd 18, jaarbedrag € 1.415,28
- Leeftijd 19, jaarbedrag € 1.651,08
- Leeftijd 20, jaarbedrag € 1.887,24
- Leeftijd 21, jaarbedrag € 2.122,68
- Leeftijd 22+, jaarbedrag € 2.358,60
Uitlooptoeslag
De bedragen in tabel 50400 Schaal bedragen Uitlooptoeslag zijn per 1-6-2024 als volgt aangepast:
- Schaal LB € 35,90
- Schaal LC € 65,32
- Schaal LD € 32,31
Bindingstoelage
De bindingstoelage OP volgens artikel 15.4 is in tabel 50680 Bindingstoelage conditioneel bedrag per 1-6-2024 aangepast naar € 459,57
Eenmalige uitkeringen
In juli of augustus 2024 hebben de werknemers die in dienst zijn op 1 juni 2024 recht op een eenmalige uitkering van € 750,- bruto naar rato van de deeltijdfactor. In onze inrichting komt deze uitkering en juli tot uitbetaling. In oktober 2024 hebben de werknemers die in dienst zijn op 1 oktober 2024 recht op een eenmalige uitkering van € 550,- bruto naar rato van de deeltijdfactor. Uitbetaling van deze eenmalige uitkeringen vindt plaats op component 48210 Uitbetaling eenmalige uitkering 2024. Indien nodig kunnen werknemers uitgesloten worden van deze uitkering door een transactie op te voeren op component 48040 Uitsluiten van deelname aan eenmalige uitkering 2024.
Deze uitkeringen zijn ingericht in tabel 50600 Eenmalige uitkering 2024 in twee tijdsversies. Deze uitkeringen zijn pensioengevend, conform het ABP Pensioenreglement, in het jaarinkomen van het volgend jaar.
Actie
- Zorg ervoor dat component 48210 Uitbetaling eenmalige uitkering 2024 opgenomen is in de journalisering. Let hierbij op dat component 48190 Eenmalige uitkering 2024 reservering standaard al is aangemerkt als loonkosten voor het loonkosten overzicht.
CAO Voortgezet Onderwijs (VO)
Aanpassing uurloon berekening bij duurzame inzetbaarheid
Zie voor meer informatie paragraaf Opgeloste meldingen → CAO VO: Aanpassing uurloon berekening bij duurzame inzetbaarheid
CAO Woondiensten
Loopbaanontwikkelingsbudget
Door de introductie van de nieuwe persoonlijk budgetten functionaliteit (Zie paragraaf Persoonlijk budget (IKB, PKB, EB, loopbaanbudget, etc.) is het in payroll ook mogelijk geworden om het loopbaanontwikkelingsbudget te laten berekenen en beheren.
Op cao Woondiensten niveau hebben we het loopbaanontwikkelingsbudget nu toegevoegd. Default staat het loopbaanontwikkelingsbudget uit. Dit hebben we gedaan aangezien de meeste klanten op dit moment eigen oplossingen gebruiken om het loopbaanontwikkelingsbudget te beheren. Wil je het loopbaanontwikkelingsbudget berekenen en beheren in Payroll, dan vind je verderop in de beschrijving welke stappen je moet doorlopen.
Het loopbaanontwikkelingsbudget voor de cao Woondiensten wordt als volgt bepaald
- Jaarlijks wordt in januari een bedrag van € 900,- toegekend naar rato van de deeltijdfactor.
- Rekening houdend met een minimum van € 450,-
- Bij indiensttreding gedurende het jaar wordt het loopbaanontwikkelingsbudget toegekend naar evenredigheid van het aantal maanden resterend in het kalenderjaar.
- In januari wordt het loopbaanontwikkelingsbudget gemaximeerd op een bedrag van € 4.500,- naar rato van de deeltijdfactor bij start van het jaar.
- Er is een minimum deeltijdfactor van toepassing op het maximum bedrag van 0.5. Hierdoor zal er een maximum van minimaal € 2.250,- (€ 4.500,- * 0.5) worden gehanteerd.
- Wanneer de deeltijdfactor gedurende het jaar wijzigt, dan heeft dat op dat moment geen gevolgen voor het saldo van het loopbaanbudget. Het loopbaanbudget zal dan in januari worden gecorrigeerd op basis van de nieuwe deeltijdfactor.
- Let op! Is de deeltijdfactor verlaagd, dan kan dat dus leiden tot het vervallen van reeds opgebouwd loopbaanontwikkelingsbudget.
- Bij uitdiensttreding vervalt het resterende saldo.
Stappenplan in gebruik nemen loopbaanontwikkelingsbudget:
- Zet het loopbaanontwikkelingsbudget aan.
- Dit doe je door te gaan naar Configuratie → Regelingen → Tabellen → 32210 Loopbaanontwikkelingsbudget. Druk daar op de knop Wijzigen.
- Geef vervolgens aan in welke versie je de wijziging wilt doen. Wil je het loopbaanontwikkelingsbudget per 2024 aanzetten, geef dan bij de optie In een nieuwe versie vanaf → 01-01-2024 in. Wil je starten per 2025, geef dan bij de optie In een nieuwe versie vanaf → 01-01-2025 in. Als je vervolgens op de knop Ja druk opent een versie van de tabel per de gewenste start datum.
- Selecteer nu bij parameter Uitbetalen of vervallen bij de keuze kolom de optie Vervallen en druk op Opslaan.
- De opbouw van het loopbaanontwikkelingsbudget zal plaatsvinden op component 44750 Opbouw loopbaanontwikkelingsbudget.
- Koppel component 44750 Opbouw loopbaanontwikkelingsbudget debet aan een kostengrootboekrekening en credit aan een balans grootboekrekening.
- Geef het reeds opgebouwde saldo in. Dit dien je te doen door het saldo in te voeren op component 2210000 Start saldo en periodes loopbaanontwikkelingsbudget. Geef hier het bedrag in exclusief de opbouw van januari en geef als aantal 0 in. Het systeem zal het januari bedrag toekennen en indien nodig corrigeren naar het maximum. Je dient bij aantal een 0 in te geven. Deze 0 geeft aan dat er geen periodes/jaren aan het opgebouwde saldo gekoppeld zijn.
- Voorbeeld: Heeft een werknemer op 31 december 2023 een saldo van € 3.800,- aan loopbaanontwikkelingsbudget, geef dan € 3.800,- in op component 2210000 Start saldo en periodes loopbaanontwikkelingsbudget met als startdatum 01-01-2024 en bij aantal 0 (periodes). In de januari salarisrun zal er dan € 900,- worden toegevoegd, maar doordat dan het maximum van € 4.500,- wordt overschreden zal op € 4.500,- worden afgetopt.
- Een netto uitbetaling vanuit het loopbaanontwikkelingsbudget t.b.v. een studiekostenvergoeding kan worden gedaan door de gemaakte studiekosten op te geven op component 2210430 Bron loopbaanontwikkelingsbudget t.b.v. studiekostenvergoeding + netto betaling. Wanneer je dat doet zal het loopbaanontwikkelingsbudget worden verlaagd en zal er een netto uitbetaling plaatsvinden op component 2000430 Uitbetaling studiekostenvergoeding. Dit component is ook te gebruiken in de declaratiemodule.
- Koppel component 2000430 Uitbetaling studiekostenvergoeding debet aan een balans grootboekrekeningnummer.
- Wanneer de studie door de werkgever direct is betaald aan de opleider dan kun je een inhouding op het loopbaanontwikkelingsbudget doen middels component 2210410 Bron loopbaanontwikkelingsbudget t.b.v. studiekostenvergoeding.
- Wanneer een deel van het loopbaanontwikkelingsbudget vervalt dan wordt het bedrag berekend op component 2210040 Vervallen loopbaanontwikkelingsbudget.
- Voor een juiste boeking in de loonjournaalpost dient dit component debet gekoppeld te worden aan een balansgrootboekrekening en credit aan een kostengrootboekrekening.
Stap 4 en 5 zijn door nieuwe functionaliteit uitgeleverd in release 253 aangepast. In de oorspronkelijke versie stond bij stap 4 dat je voor een netto uitbetaling vanuit het loopbaanontwikkelingsbudget t.b.v. een studiekostenvergoeding kan worden gedaan door de gemaakte studiekosten op te geven op component 2210410 Bron loopbaanontwikkelingsbudget t.b.v. studiekostenvergoeding.
Dit is door de nieuwe functionaliteit beschreven in paragraaf Nieuwe vastleggingsoptie in uitruilfunctionaliteit van release notes 253 achterhaald. Wil je een netto uitbetaling van studiekosten doen vanuit het loopbaanontwikkelingsbudget dan gebruik je niet component 2210410 Bron loopbaanontwikkelingsbudget t.b.v. studiekostenvergoeding, maar component 2210430 Bron loopbaanontwikkelingsbudget t.b.v. studiekostenvergoeding + netto betaling. Component 2210410 Bron loopbaanontwikkelingsbudget t.b.v. studiekostenvergoeding kun je nu gebruiken voor wanneer je als werkgever de studiekosten direct aan de opleider hebt voldaan. In dat geval zal een boeking op dit component leiden tot een verlaging van het budget, maar er volgt geen netto uitbetaling.
Zie voor meer informatie over deze functionaliteit de uitgebreide beschrijving in paragraaf Persoonlijk budget (IKB, PKB, EB, loopbaanbudget, etc..
Actie
- Voer bovenstaande stappen uit wanneer je het loopbaanontwikkelingsbudget wilt berekenen en beheren in payroll.
Over Visma
Copyright 2023 Visma Community. All right reserved.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika