AVG Informatie

[#1]

Algemene informatie

Je vind de algemene informatie over de AVG hier.

Doelbinding

Payroll Business is direct gekoppeld aan HR Core Business. Het is een salarisapplicatie met als primair doel een salarisadministratie te voeren, zoals bedoeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Deze applicatie kent diverse optionele functionaliteiten.

• Gegevensverwerking om te voldoen aan (wettelijk) verplichte pensioenaangiftes.
• Gegevensverwerking om te voldoen aan (wettelijk) verplichte verantwoordingen aan sectorspecifieke organisaties.
• Functionaliteit voor de uitbetalingsverplichtingen van klanten aan de begunstigden.
• Functionaliteit voor de klanteigen administratie. Zoals overzichten en uitvoerbestanden die de klant ter beschikking krijgt.

Alle persoonsgegevens in deze applicatie dienen enkel en alleen de bovenstaande bewerkingen en doelen.

Bewaartermijnen

Visma | YouServe conformeert zich aan de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Na 7 jaar worden de payrollresultaten automatisch verwijderd.

De salarisoutput blijft beschikbaar in Salarisdossier. Meer informatie staat in het AVG- document van Salarisdossier.

Recht op vergetelheid

In deze applicatie zijn op elk gewenst moment de medewerker- en contractgegevens van de niet-verloonde medewerkers te verwijderen.

Voor verloonde medewerkers geldt dat de wettelijke bewaartermijn prevaleert boven het recht op vergetelheid. Verloonde medewerkers zijn dan ook alleen te verwijderen als de verplichte bewaartermijn van de laatste definitieve verloning is verstreken.
HR-gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het payrollproces zijn handmatig te verwijderen.

Toegang tot gegevens

Payroll Business is een applicatie voor professionals en is alleen toegankelijk via het Youforce Portaal. Dit vereist een certificaat.

Binnen het Youforce Portaal wordt de algemene toegang tot deze applicatie geregeld. In de applicatie vindt nadere autorisatie plaats, zoals het toekennen aan een gebruikergroep en welke groep medewerkers zichtbaar is.

De gebruikersinformatie wordt gebruikt voor auditdoeleinden en vermeld in mutatieverslagen. Daarnaast vindt registratie plaats van de inlogsessie van gebruikers. De applicatie biedt functionaliteit om deze inloggegevens te bekijken. Deze informatie is maximaal 2 jaar beschikbaar.

Waar gaan persoonsgegevens naar toe?

Intern

Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan de volgende Visma-applicaties.

• Betaalmodule
• Loonaangifte
• APG applicatie
• UPA applicatie
• Salarisdossier
• Management Informatie rapportages

In de AVG-documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging.

HR-gegevens worden direct of indirect gebruikt binnen het payrollproces.

Externe partijen

Deze applicatie verstrekt géén persoonsgegevens aan externe partijen.

Publishing Date:

2/28/2019