AVG Informatie

[#1]

Algemene informatie

Je vind de algemene informatie over de AVG hier.

Doelbinding

Deze applicatie biedt meerdere oplossingen voor het ontsluiten van persoonsgegevens. Persoonsgegevens voor het ondersteunen van operationele, tactische en strategische besluitvorming.

• Single source data warehouse (BI 1.0)
• Multi source data warehouse (BI 2.0)
• Standaard Rapportages op basis van BI 1.0
• Ad-Hoc Rapportages, ontsloten via report models
• HR Data Feed
• Scheduled Reports
• Dashboards op basis van BI 1.0
• Dashboards op basis van BI 2.0
• RMI Autorisatie Module (incl. subsystemen)

De persoonsgegevens komen uit de HR Core systemen, de payrollsystemen, Performance Management en Flex Benefits.

In de AVG-documenten van de bronsystemen is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging.

Bewaartermijnen

De applicaties waar de persoonsgegevens oorspronkelijk zijn vastgelegd, bepalen de bewaartermijnen. Het verwijderen van de gegevens wordt geïnitieerd vanuit het bronsysteem.

In de AVG-documenten van de bronsystemen staat hoe daar de richtlijnen van de AVG worden gehanteerd.

Voor operationele stuurinformatie, die we beschikbaar stellen middels standaard- en ad-hoc-rapportages, scheduled reports en de HR Data Feed hanteren we binnen MI Business een bewaartermijn van maximaal 48 maanden. Informatie ouder dan 48 maanden blijft, afhankelijk van de van toepassing zijnde bewaartermijnen, beschikbaar in het bronsysteem.

Recht op vergetelheid

Deze applicatie biedt geen mogelijkheden om persoonsgegevens te verwijderen. Het verwijderen van persoonsgegevens moet initieel plaatsvinden in de bronsystemen. De reguliere uitwisseling van gegevens, inclusief de mutatie van gegevens, initieert de automatische verwijdering in de applicaties en diensten die aan het bronsysteem zijn gekoppeld.

Toets vóór het accepteren van een aanspraak op Recht op vergetelheid of het mogelijkerwijs leidt tot het schenden van de in dit kader geldende wet- en regelgeving. Er kunnen rechtsgeldige redenen zijn om persoonsgegevens te bewaren.

Toegang tot gegevens

Het verlenen van toegang tot deze applicatie vindt plaats via een autorisatie module.

Autorisaties binnen de bronsystemen bepalen uiteindelijk de toegang tot de persoonsgegevens.

Op de autorisatie is een logging aanwezig. Op dit moment is nog geen toegang mogelijk tot deze logging. Visma | YouServe werkt aan een oplossing en communiceert hierover via de release notes.

De logging van de autorisatie is op te vragen bij het Service Center van Visma | YouServe.

Waar gaan persoonsgegevens naar toe?

Intern

Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan de volgende applicaties.

• Payroll Business
• Self Service
• Talent Management
• Werving en Selectie
• Verzuim Management
• Flex Benefits
• Workforce Scheduling
• Youforce Portaal

In de AVG-documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging.

Externe partijen

Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen. Dit gebeurt via specifieke software oplossingen.

• External API's
• IBU

De volgende applicaties leveren informatie aan de IBU.

• HR Data Feed (externe interfaces)
• Scheduled Reports (externe interfaces)

Publishing Date:

2/28/2019