FAQ UPI & Personen

De uniciteitscheck vindt plaats op basis van de achternaam en geboortedatum van de medewerker. Als de ingevoerde UPI al een keer voorkomt bij iemand met een andere achternaam en geboortedatum, resulteert de invoer in een foutmelding.

2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen?

De huidige uniciteitscheck op basis van achternaam en geboortedatum kan mogelijk fout gaan als tweelingen bij hetzelfde bedrijf werken. Welke oplossing wordt hiervoor voorzien?

Antwoord:

De uniciteitscheck zal uitgebreid worden met een check op het Burgerservicenummer (BSN) en als het BSN niet aanwezig is, wordt er gecheckt op achternaam. De verwachte uitlevering van deze functionaliteit staat nu gepland voor oktober.

2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat?

Antwoord:

Je kunt dit doen door de UPI bij te werken. Tot de release van september 2020 is het mogelijk dit te doen via het scherm Medewerkers. Na de release van september 2020 ga je hiervoor naar het scherm Wijzig UPI.

2.4 Waarom werkt Visma | Raet niet automatisch alle UPi’s bij?

Antwoord:

Veel klanten kennen al een identifier voor personen of hebben al een mechaniek om identieke medewerkers aan elkaar te koppelen. De identificatie die hiervoor gebruikt wordt, kan uitstekend toegepast worden op de UPI. Voor de klanten die niets hebben voorzien, is er de mogelijkheid de UPI te laten vullen met de medewerkercode en in de nabije toekomst met een unieke persoonscode. Bestaande medewerkers kunnen worden bijgewerkt door, bijvoorbeeld via import, het veld Bijwerken UPI te importeren.

Let er wel op dat hier eventueel dubbele medewerkers in staan. Deze moeten handmatig de UPI van de originele medewerker krijgen. Zie ook 4.4.

2.5 Mag ik de UPI wijzigen?

Antwoord:

Het is niet de bedoeling dat de UPI van een medewerker wijzigt. Het kan echter voorkomen dat je een verkeerde UPI moet corrigeren. Hiervoor komt aparte functionaliteit.

2.6 Als er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft?

Antwoord:

Bij deze medewerkers moet je initieel handmatig de UPI vullen. Er komt in de toekomst wel functionaliteit om deze UPI’s als voorgestelde waarde te kunnen ophalen op basis van het BSN.

2.7 Bij het automatisch genereren van de UPI wordt initieel nog niet gekeken naar bestaande UPI’ s bij dezelfde medewerkers. De UPI moet handmatig gecorrigeerd worden. Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens?

Antwoord:

Initieel zal dit nog via rapportages moeten plaatsvinden. Er zal wel in de nabije toekomst aan het terug kunnen geven van een reeds bestaande UPI bij dezelfde BSN als voorgestelde waarde.

2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen, bijvoorbeeld Workday of SAP of via een workflow HRSS?

Antwoord:

Ja, de uniciteitscheck zal ook plaatsvinden wanneer de UPI via een import wordt ingevoerd of via HR Self Service.

3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid

3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht?

Antwoord:

Alleen voor klanten die de generieke IAM API gaan gebruiken, zal de UPI verplicht worden in de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling. Het portaal zal de UPI gaan gebruiken om unieke personen aan gebruikers te kunnen koppelen.

3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling?

Antwoord:

Je kunt dit controleren door in HR Core Business naar het menu Instellingen > Gegevensuitwisselingen > Raet koppelingen HR te gaan. Als je in de lijst Youforce gebruikers uitgebreid selecteert, staat er een vinkje bij Automatische export. Als hier een vinkje staat, betekent dit dat je reeds gebruik maakt van de Youforce Gebruikers Uitgebreid interface.

3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht?

Antwoord:

Voor klanten die gebruik maken van één (of meer) van de volgende oplossingen zal het UPI gevuld moeten zijn, alvorens te on boarden op de betreffende oplossing:

Employee Experience platform
IAM API
(Public) API’s

Voor andere klanten wordt er met de introductie van de Persoonslaag, functionaliteit en gelegenheid geboden om unieke personen te definiëren en daarmee (gekopieerde) medewerkers als één persoon te herkennen. Over de datum waarop dit verplicht wordt, zal nog expliciet en tijdig worden gecommuniceerd.

4. UPI en de persoonslaag

4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hiërarchische laag persoon?

Antwoord:

Het voordeel is dat de persoonslaag het koppelen van de persoonsgegevens van de medewerkers ondersteund. Zo kunnen aanpalende systemen, die vaak een eigen logica hebben om medewerkers te kunnen koppelen, in een uitvraag de persoonsgegevens en de onderliggende dienstverbanden, in de vorm van medewerkers ontvangen.

4.2 Als je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig?

Antwoord:

We hebben met zorg getracht te voorkomen dat er met iedere persoonsupdate een herberekening zou plaatsvinden. Als echter een adreswijziging tussen medewerkers wordt gesynchroniseerd, kan het voorkomen dat er een nieuwe reiskostenberekening plaatsvindt. We zullen hier voorafgaand aan de ingebruikname van het Persoonsniveau over communiceren.

4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd?

Antwoord:

De persoonslaag zal eerst geactiveerd worden voor de klanten die gebruik gaan maken van de IAM API’s, gevolgd door andere generieke API’s.

Als de persoonslaag breder uitgerold gaat worden, zal dit voor alle klanten beschikbaar worden gesteld. Met het oog op de timing en de eindejaarsactiviteiten die doorgaans extra druk op HR- en salarisadministratie leggen, wordt er de voorkeur aan gegeven de persoonslaag pas in het eerste kwartaal van 2021 voor alle klanten te activeren.

4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI?

Antwoord:

Voordat UPI’s bijgewerkt kunnen worden, is het wenselijk om eerst de dubbele medewerkers te herkennen, zodat deze via dezelfde UPI aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Als de medewerkercode 1 op 1 zou worden doorvertaald naar de UPI, zou iedere medewerker 1 persoon worden, terwijl je wellicht wilt dat een dubbele, (gekopieerde) medewerker aan diezelfde persoon gekoppeld gaat worden.

4.5 Als er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd?

Antwoord:

De nieuwste waarde, dus in dit voorbeeld de lege waarde, zal als actuele waarde gelden. In dit specifieke voorbeeld zal de nieuwe lege BSN in het meest extreme geval tot een nieuwe aangifte kunnen leiden van de medewerker met het eerdere dienstverband.

Voordat de conversie naar de Persoonslaag gestart wordt, is het dan ook ten zeerste te adviseren dat de laatste, actuele waardes correct zijn.

Verder zullen we blijven investeren in gebruikersvriendelijkheid bij de data-invoer, waarbij ook specifieke vraagstukken over het BSN en het synchroniseren hiervan in ogenschouw worden genomen, evenals de wettelijke toepasbaarheid en gebruik van het BSN.

FAQ UPI & Personen

Visma Community

Over Visma

Volg Visma

YouServe