FAQ UPI & Personen

[#1]

1. Algemeen

1.1 Waarom een UPI?

1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity?

2. UPI vullen

2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats?

2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen?

2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat?

2.4 Waarom werkt Visma|raet niet automatisch alle UPi’s bij?

2.5 Mag ik de UPI wijzigen?

2.6 Wanneer er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken ...

2.7 Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegeve...

2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen (bijvoorbeeld Workday of SAP) of via...

3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid

3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht?

3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling?

3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht?

4. UPI en de persoonslaag

4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hierarchische laag persoon?

4.2 Wanneer de Wanneer je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig?

4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd?

4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI?

4.5 Indien er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BS...

1. Algemeen

1.1 Waarom een UPI?

Antwoord:

Applicaties die integreren met HR Core business, kennen de laag Persoon.

Applicaties hebben nu complexe logica nodig om een medewerker te vertalen naar een persoon.

Om medewerkers te identificeren die dezelfde persoon zijn, is de UPI geïntroduceerd. 

De UPI wordt al gebruikt in Self Service, voor het rehire-proces.

Sinds de mei release wordt dit optioneel geleverd aan het portaal.

In de (nabije) toekomst is het de Persoonsidentificatie voor:

• Verzuim 2.0
• Employee Experience platform
• IAM API
• Generieke API’s

1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity?

Antwoord:

De Identity wordt gebruikt ter Identificatie van de gebruiker. 

Binnen de Youforce-omgeving wordt deze specifiek toegepast om een gebruiker te identificeren in het portaal voor onze Youforce-omgeving. 

Identity wordt hiermee gebruikt om onderscheid tussen gebruikers te kunnen maken. 

De UPI wordt gebruikt ter Identificatie van een persoon. 

De UPI zorgt er voor dat medewerkers geïdentificeerd kunnen worden als 1 persoon.

De UPI wordt gebruikt om (gekopieerde) medewerkers (persoon + contract) aan elkaar te koppelen, als dit dezelfde persoon betreft.

2. UPI vullen

2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats?

Antwoord:

De uniciteitscheck vindt plaats op basis van de achternaam en geboortedatum van de medewerker. Als de ingevoerde UPI al een keer voorkomt bij iemand met een andere achternaam en geboortedatum, resulteert de invoer in een foutmelding. 

2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen?

De huidige uniciteitscheck op basis van achternaam en geboortedatum kan mogelijk fout gaan als tweelingen bij hetzelfde bedrijf werken. Welke oplossing wordt hiervoor voorzien?

Antwoord:

De uniciteitscheck zal uitgebreid worden met een check op het Burgerservicenummer (BSN) en als het BSN niet aanwezig is, wordt er gecheckt op achternaam. De verwachte uitlevering van deze functionaliteit staat nu gepland voor oktober. 

2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat? 

Antwoord:

Je kunt dit doen door de UPI bij te werken. Tot de release van september 2020 is het mogelijk dit te doen via het scherm Medewerkers. Na de release van september 2020 ga je hiervoor naar het scherm Wijzig UPI. 

2.4 Waarom werkt Visma | Raet niet automatisch alle UPi’s bij?

Antwoord:

Veel klanten kennen al een identifier voor personen of hebben al een mechaniek om identieke medewerkers aan elkaar te koppelen. De identificatie die hiervoor gebruikt wordt, kan uitstekend toegepast worden op de UPI. Voor de klanten die niets hebben voorzien, is er de mogelijkheid de UPI te laten vullen met de medewerkercode en in de nabije toekomst met een unieke persoonscode. Bestaande medewerkers kunnen worden bijgewerkt door, bijvoorbeeld via import, het veld Bijwerken UPI te importeren.

Let er wel op dat hier eventueel dubbele medewerkers in staan. Deze moeten handmatig de UPI van de originele medewerker krijgen. Zie ook 4.4.

2.5 Mag ik de UPI wijzigen?

Antwoord:

Het is niet de bedoeling dat de UPI van een medewerker wijzigt. Het kan echter voorkomen dat je een verkeerde UPI moet corrigeren. Hiervoor komt aparte functionaliteit. 

2.6 Als er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft?

Antwoord:

Bij deze medewerkers moet je initieel handmatig de UPI vullen. Er komt in de toekomst wel functionaliteit om deze UPI’s als voorgestelde waarde te kunnen ophalen op basis van het BSN. 

2.7 Bij het automatisch genereren van de UPI wordt initieel nog niet gekeken naar bestaande UPI’ s bij dezelfde medewerkers. De UPI moet handmatig gecorrigeerd worden. Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens?

Antwoord:

Initieel zal dit nog via rapportages moeten plaatsvinden. Er zal wel in de nabije toekomst aan het terug kunnen geven van een reeds bestaande UPI bij dezelfde BSN als voorgestelde waarde.

2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen, bijvoorbeeld Workday of SAP of via een workflow HRSS?

Antwoord:

Ja, de uniciteitscheck zal ook plaatsvinden wanneer de UPI via een import wordt ingevoerd of via HR Self Service.

3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid

3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht?

Antwoord:

Alleen voor klanten die de generieke IAM API gaan gebruiken, zal de UPI verplicht worden in de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling. Het portaal zal de UPI gaan gebruiken om unieke personen aan gebruikers te kunnen koppelen. 

3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling?

Antwoord:

Je kunt dit controleren door in HR Core Business naar het menu Instellingen > Gegevensuitwisselingen > Raet koppelingen HR te gaan. Als je in de lijst Youforce gebruikers uitgebreid selecteert, staat er een vinkje bij Automatische export. Als hier een vinkje staat, betekent dit dat je reeds gebruik maakt van de Youforce Gebruikers Uitgebreid interface. 

3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht?

Antwoord: 

Voor klanten die gebruik maken van één (of meer) van de volgende oplossingen zal het UPI gevuld moeten zijn, alvorens te on boarden op de betreffende oplossing:

• Employee Experience platform
• IAM API
• (Public) API’s  

Voor andere klanten wordt er met de introductie van de Persoonslaag, functionaliteit en gelegenheid geboden om unieke personen te definiëren en daarmee (gekopieerde) medewerkers als één persoon te herkennen. Over de datum waarop dit verplicht wordt, zal nog expliciet en tijdig worden gecommuniceerd.

4. UPI en de persoonslaag

4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hiërarchische laag persoon?

Antwoord:

Het voordeel is dat de persoonslaag het koppelen van de persoonsgegevens van de medewerkers ondersteund. Zo kunnen aanpalende systemen, die vaak een eigen logica hebben om medewerkers te kunnen koppelen, in een uitvraag de persoonsgegevens en de onderliggende dienstverbanden, in de vorm van medewerkers ontvangen. 

4.2 Als je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig? 

Antwoord:

We hebben met zorg getracht te voorkomen dat er met iedere persoonsupdate een herberekening zou plaatsvinden. Als echter een adreswijziging tussen medewerkers wordt gesynchroniseerd, kan het voorkomen dat er een nieuwe reiskostenberekening plaatsvindt. We zullen hier voorafgaand aan de ingebruikname van het Persoonsniveau over communiceren. 

4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd? 

Antwoord:

De persoonslaag zal eerst geactiveerd worden voor de klanten die gebruik gaan maken van de IAM API’s, gevolgd door andere generieke API’s.

Als de persoonslaag breder uitgerold gaat worden, zal dit voor alle klanten beschikbaar worden gesteld. Met het oog op de timing en de eindejaarsactiviteiten die doorgaans extra druk op HR- en salarisadministratie leggen, wordt er de voorkeur aan gegeven de persoonslaag pas in het eerste kwartaal van 2021 voor alle klanten te activeren. 

4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI?

Antwoord:

Voordat UPI’s bijgewerkt kunnen worden, is het wenselijk om eerst de dubbele medewerkers te herkennen, zodat deze via dezelfde UPI aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Als de medewerkercode 1 op 1 zou worden doorvertaald naar de UPI, zou iedere medewerker 1 persoon worden, terwijl je wellicht wilt dat een dubbele, (gekopieerde) medewerker aan diezelfde persoon gekoppeld gaat worden. 

4.5 Als er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd?

Antwoord:

De nieuwste waarde, dus in dit voorbeeld de lege waarde, zal als actuele waarde gelden. In dit specifieke voorbeeld zal de nieuwe lege BSN in het meest extreme geval tot een nieuwe aangifte kunnen leiden van de medewerker met het eerdere dienstverband. 

Voordat de conversie naar de Persoonslaag gestart wordt, is het dan ook ten zeerste te adviseren dat de laatste, actuele waardes correct zijn.

Verder zullen we blijven investeren in gebruikersvriendelijkheid bij de data-invoer, waarbij ook specifieke vraagstukken over het BSN en het synchroniseren hiervan in ogenschouw worden genomen, evenals de wettelijke toepasbaarheid en gebruik van het BSN.

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.