FAQ - Webinar Uniforme Pensioen Aangifte (UPA)

[#1]

Tijdens de Webinar Uniforme Pensioenaangifte (UPA) zijn een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden.

Vraag 1. Verschillen in de gegevens aanlevering tussen Loonaangifte en UPA

Vraag 2. Meerdere Pensioenuitvoerders tegelijk

Vraag 3. Meerdere pensioenregelingen gekoppeld aan dezelfde referentietabel

Vraag 4. Correcties 2019

Vraag 5. Inrichting juiste gegevens bij regeling

Vraag 6. Grondslagen vullen voor UPA

Vraag 7. Controle overzichten

Vraag 8. Heeft UPA invloed op Journalisering

Vraag 9. Correcties terugwerkende kracht in aangifte bestand

Vraag 1. Verschillen in de gegevens aanlevering tussen Loonaangifte en UPA

De burgerlijke staat en de partnergegevens zijn toch niet verplicht in de HR- en Payroll adminstratie?

Antwoord

Klopt. Een aantal van deze nieuwe velden die wel in de UPA kan worden doorgegeven, maar niet in het huidige PA bericht zitten kunnen nodig zijn voor een juiste uitvoering aan de kant van het Pensioenfonds. Of deze gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering ligt aan het pensioenfonds, maar ook aan de Pensioenregeling.
Zo kan het zijn dat de burgerlijke staat en partnergegevens nodig zijn om een juiste uitvoering te kunnen garanderen wanneer er sprake is van een Partnerpensioen of nabestaandenpensioen. Een ander voorbeeld is het e-mailadres wat sommige pensioenfondsen nodig hebben om te kunnen communiceren met de medewerkers.

Vraag 2. Meerdere Pensioenuitvoerders tegelijk

Wanneer er sprake is van meerdere pensioenuitvoerders binnen een bedrijf kunnen de mensen dan worden uitgezonderd?

Antwoord

Binnen UPA moet altijd iedereen worden aangeleverd. De Pensioenfondsen mogen al deze medewerkers ontvangen en daar controles op uitvoeren. Er zit wel een verschil in de gegevens die voor de medewerkers worden aangeleverd. Wanneer iemand niet deelneemt aan de regeling, zullen alleen de basisgegevens van de medewerker worden verzonden. Bij de medewerkers die wel deelnemen aan de regeling zullen ook de regeling gegevens worden doorgegeven. De reden dat iedereen aangeleverd moet worden is dat de pensioenfondsen een controle mogen uitvoeren of iedereen die zij verwachten met regeling gegevens ook met deze gegevens wordt aangeleverd.

Vraag 3. Meerdere pensioenregelingen gekoppeld aan dezelfde referentietabel

Wat als er sprake is van een groep medewerkers die aan een andere pensioenregeling gekoppeld dient te worden en er wordt gebruik gemaakt van 1 referentietabel?

Antwoord

Per regel in de referentietabel heb je de mogelijkheid om een productkenmerk te koppelen dat gebruikt wordt om te bepalen welke regeling het betreft voor het pensioenfonds. Wanneer er verschillende regelingen op 1 referentietabel staan ingericht, betekent dit dat de uitzondering hierop op een nieuwe regel, bijvoorbeeld variant van een regeling, moeten worden ingericht.

Vraag 4. Correcties 2019

Hoe dienen we om te gaan met de correcties Pensioenaangifte over 2019?

Antwoord

Wanneer er in 2019 al sprake was van het gebruik van UPA dan zullen er over dat jaar correctie-aangiftes beschikbaar komen. Wanneer in 2020 voor het eerst gebruik gemaakt moet gaan worden van deze koppeling, dan zullen ook alleen maar de aangiftes vanaf 2020 verzonden kunnen worden naar het pensioenfonds. Elk pensioenfonds dat overgaat op UPA gaat anders om met de correcties over voorgaande jaren. Hoe zij dit kunnen en willen ontvangen kan dus afwijken van elkaar. Wij raden aan om in deze gevallen altijd contact op te nemen met het Pensioenfonds om af te stemmen hoe hier mee om te gaan.

Vraag 5. Inrichting juiste gegevens bij regeling

Hoe kom je aan de juiste regeling variant bij een regeling kenmerk en hoe weet je of een pensioenfonds een jaarbedrag Fulltime /  parttime dan wel maandbedrag wil ontvangen?

Antwoord

In de regelinggegevens staan al deze gegevens. Aan een regeling is altijd een regelingkenmerk gekoppeld en daaraan hangt dan altijd eenzelfde regelingvariant. Dit is niet klantafhankelijk, maar geldt altijd voor de regelingsoort. Ditzelfde geldt voor de keuze van jaar- of maandbedrag. In het geval van een variabele pensioenregeling geldt deze optie niet en moeten altijd de actuele gegevens van die periode worden doorgegeven. In de UPA-koppelingstabel kan daarom in dit geval altijd gekozen worden voor N.V.T.

Vraag 6. Grondslagen vullen voor UPA

Wat moet er precies worden ingevuld bij de grondslagen UPA?

Antwoord

Er dient in het UPA-bericht altijd te worden doorgegeven als er sprake is van verlof als dat invloed heeft op de loondoorbetaling. Hiervoor moet de arbeidsvoorwaarde loondoorbetaling bij verlof worden gebruikt. In de grondslagen voor UPA - uren dienen de 3 verschillende loonelementen die gebruikt worden, vanuit die arbeidsvoorwaarden loondoorbetaling bij verlof, te worden gekoppeld in deze grondslag.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de HRE-koppeling voor verlof waarbij alle Loondoorbetaling bij verlof wordt gevuld door een verlofaanvraag in HR Core, dan dien je alleen dat element in de grondslag te koppelen.

Vraag 7. Controle overzichten 

Komt er in de toekomst ook een controle overzicht, net als bij de loonaangifte?

Antwoord

Ja. in 2020 zullen wij kijken hoe wij ook voor deze koppeling de klanten mee kunnen nemen in controle overzichten betreffende de pensioenaanlevering.

Vraag 8. Heeft UPA invloed op de journalisering

Heeft deze nieuwe UPA-koppeling en inrichting invloed op de journalisering?

Antwoord

In principe zal dit geen extra inrichting vergen in de journalisering. Wanneer de regeling nu al in gebruik is via de referentietabel, voeg je alleen de productkenmerken toe en pas je de inhoud van de regeling niet aan. Wanneer er mensen overgezet moeten worden op een andere regeling of een regeling is nu nog niet via de Payroll ingericht, dan zullen deze nieuwe uitkomsten uiteraard in de journaalpost moeten worden ingericht.

Vraag 9. Correcties Terugwerkende kracht in aangifte bestand

Wordt het aangiftebestand overschreven als dit bestand nog niet verstuurd is naar het Pensioenfonds?

Antwoord

Ja. De werking van het verzenden van het bestand werkt in die zin hetzelfde als de loonaangifte. Wanneer het bestand nog niet verzonden is, zal het bestand een nieuwe actuele stand laten zien en versturen. Wanneer de aangifte al wel is verzonden, zullen eventuele TWK-mutaties als correcties worden meegestuurd in de huidige maand.