FAQ Webinar Wet Arbeidsmarkt in Balans - Transitievergoeding

[#1]

Tijdens de Webinar Wet Arbeidsmarkt in Balans - Transitievergoeding zijn een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden vanuit Payroll Business.

Vraag 1. Berekening tijdsduur dienstverband en stage.

Vraag 2. Grondslagen voor berekening bij minder dan 1 of 3 jaar in dienst.

Vraag 3. Hoe is de berekening bij een vier weken verloning

Vraag 4. Automatisch berekenen van Transitievergoeding

Vraag 5. Historische datum in dienst

Vraag 6. Grondslagen vullen voor de berekening

Vraag 7. Sturing via HR-Self Service

Vraag 8. Kopiëren medewerker voor TR vergoeding over bedrijven heen.

Vraag 9. Scherm velden bij Transitievergoeding

Vraag 10. Vrije velden toepassen

Vraag 11. Rapporten en toepassing van de groene tabel

Vraag 12. Voor welk type medewerker geldt de transitievergoeding

Vraag 13. Geldigheid van elementen

Vraag 14. Vakantiegeld berekening

Vraag 15. Overzetten van bedrijf naar nieuw bedrijf of Nieuw bedrijf

Vraag 16. Samenvoeg Regeling ZVW toepassen

Vraag 17. Aantal stroken en jaaropgaven

Vraag 18. Compensatie transitievergoeding

Vraag 19. Medewerkers jonger dan 18 die minder dan 12 uur per week werken

Vraag 20. Persoonlijk budget (PKB)

Vraag 21. Berekening grondslag bij oproep medewerkers/flex medewerkers

Vraag 22. Proforma berekening voor transitievergoeding

Vraag 23. Contracturen verlies

Vraag 1. Berekening tijdsduur dienstverband en stage.
Bij de berekening van de tijdsduur in dienst wordt in eerste instantie gesproken over alleen de werkelijke tijdsduur in dienstverband, echter indien een medewerker start als een stagiaire, moet de ingangsdatum van de stage ook worden meegenomen in de berekening.

Antwoord
We zullen dit meenemen in de productcommunicatie, zoals release notes en online Help. HEt is echter niet in alle gevallen mogelijk om in Payroll business meerdere dienstverbanden correct te bepalen, hiervoor kunnen de velden afwijkende jaren, maanden en dagen gebruikt worden om de juiste waarden op te geven.

Vraag 2. Grondslagen voor berekening bij minder dan 1 of 3 jaar in dienst.
Hoe wordt de berekening van de verschillende grondslagen bepaald wanneer een medewerker korter dan een jaar in dienst is om te komen tot een jaarbedrag (respectievelijk 3 jaar)

Antwoord
Payroll business kijkt naar de werkelijke bedragen in de grondslag die opgehaald kunnen worden, voor de tijdsduur dat de medewerker in dienst is en dat er een betaling op een van de emolumenten is geweest.

Voor de grondslagen over een jaar zegt de wetgever dat de grondslag gedeeld moet worden door 12 en daar wordt weer 1/3e van berekend.

Voor de grondslag Variabele looncomponenten, moet de waarde over 3 jaar worden opgehaald en dit bedrag gedeeld worden door 36 ( 3 jaar van elk 12 maanden) ook hiervan wordt weer 1/3e genomen.

Daar waar de medewerker korter in dienst is, zal de deling zijn door de werkelijke aantal maanden in dienst.

Vraag 3. Hoe is de berekening bij een vier weken verloning
In de Webinar wordt gesproken over delen door maanden, hoe zit dit bij een vier weken verloning.

Antwoord
De wetgever spreekt expliciet over berekening naar maandbedragen, anders gezegd, jaarbedragen gedeeld door 12, of indien van toepassing gedeeld door 36 (3 jaar van 12 maanden).

Ook het terugkijken naar historie wordt bepaald over de maand voorafgaand van het uit dienst gaan en dan 12 maanden terug kijken.

In Payroll Business houdt het in bij 4 weken verloning, dat we 13 perioden terug kijken en het jaarbedrag dan weer delen door 12. Voor het vaste salaris zullen we het periode inkomen vermenigvuldigen met 13 en weer delen door 12.

Vraag 4. Automatisch berekenen van Transitievergoeding
Wat wordt het proces voor het automatisch bepalen en betalen van een transitievergoeding tegen de juiste fiscale parameters, indien een medewerker niet meer handmatig gekopieerd hoeft te worden.

Antwoord
Vanaf de tweede kwartaal zal het uitbetalen van de transitievergoeding tegen groene tabel binnen dezelfde bedrijf het niet meer nodig zijn om een medewerker te kopiëren. Binnen payroll business wordt automatisch een nieuw IKV nummer aangemaakt en een nieuw contract. Het nieuwe IKV is voor de belastingaangifte, het nieuwe contract wordt gebruikt voor het apart houden van de uitbetaling van de Transitievergoeding tegen groene tabel. Dit tweede contract heet in Payroll Business een ‘nevencontract’

Vraag 5. Historische datum in dienst
Wordt voor de berekening van de transitievergoeding de historische datum in dienst meegenomen.

Antwoord
Ja, de generieke naam voor het gegevenselement Historische datum in dienst is Datum in dienst organisatie. Op bedrijfsniveau kan worden ingericht of deze datum moet worden toegepast voor de berekening, of de datum in dienst gegevenselement.

Mocht onverhoopt bij een medewerker de oorspronkelijke datum in dienst niet gevuld zijn, dan wordt automatisch gekeken naar het veld datum in dienst.

Wanneer er voor bepaalde medewerkers het veld historisch datum in dienst is gevuld, bij de overige medewerkers niet (bijvoorbeeld alleen bij medewerkers die starten als stagiaires), dan is het raadzaam om de generieke instelling op historische datum in te stellen, bij die medewerkers bij wie de historische datum dan niet gevuld is, zal de datum in dienst over worden genomen.

Vraag 6. Grondslagen vullen voor de berekening
Voor de berekening van de transitievergoeding wordt een viertal grondslagen gemaakt:

Salaris
Vaste looncomponenten
Onafhankelijke looncomponenten
Variabele looncomponenten
Vraag 1: Kunnen we als eindgebruiker zelf looncomponenten toevoegen aan grondslagen?

Vraag 2: Als er sprake is van andere looncomponenten, bijvoorbeeld tantième in plaats van bonus. Kan deze dan worden toegevoegd.

Vraag 3: Is het mogelijk om de grondslagen in te richten op bedrijfsniveau.

Antwoord
Ja, elk grondslag wordt vrij in te richten voor alle klanten en bedrijven.

Antw. 1: Indien een bepaald toeslag tot het salaris behoort, dan kan die in de grondslag Salaris worden meegenomen.

Antw. 2:Eigen gebruikte looncomponenten vanuit regelingen of vrije looncomponenten kunnen aan grondslagen worden toegevoegd.

Antw. 3: Alle grondslagen in Payroll Business kunnen worden ingericht op Klant- en bedrijfs cao niveau, zo ook op bedrijfs- en klantniveau.

Vraag 7. Sturing via HR-Self Service
Kan de berekening voor de transitievergoeding vanuit HR selfservice worden aangeleverd/ aangestuurd.

Antwoord
Ja, in principe wel. Elk gegevenselement in Payroll Business kunnen worden toegevoegd aan een formulier van HR-Selfservice binnen een workflow.

Vraag 8. Kopiëren medewerker voor TR vergoeding over bedrijven heen.
Als we als bedrijf ervoor kiezen om een transitievergoeding niet in de zelfde bedrijf te berekenen en uit te betalen, kan de transitievergoeding via kopiëren medewerker dan nog worden toegepast om de betaling te doen in een ander bedrijf.

Antwoord
Zeker, binnen de functionaliteit van kopiëren medewerker kun je kiezen om een medewerker te kopiëren naar een ander bedrijf (wel binnen dezelfde klant). Het is ook mogelijk om gewoon via de wizard nieuw medewerker een medewerker toe te voegen, binnen het ander bedrijf, hier zullen dan niet de instellingen voor de juiste tabel e.d. worden vooringevuld.

Aandachtspunt hier is wel dan bij het berekenen van de transitievergoeding, er dan geen grondslag resultaten zullen zijn bij de nieuwe medewerker binnen het nieuwe bedrijf.

Vraag 9. Scherm velden bij Transitievergoeding
Binnen het scherm transitievergoeding staat reden uit dienst, zo ook het veld dienstverband indicatie. Indien een medewerker uit dienst gaat, moet dan het uit dienst melden en de reden uit dienstverband 2x worden vastgelegd. Deze twee gegevens staan ook in de scherm medewerker.

Antwoord
Nee, de gegevens elementen die op de transitievergoeding scherm staan, zijn gelijk aan de gegevenselementen op het scherm medewerker. Bij Payroll business moeten we nog een uitspraak doen of de uit dienst proces helemaal naar de transitievergoeding scherm gaat. In de menu zal het komen te staan onder Medewerker – Instroom, waarbij instroom wordt hernoemd naar Instroom/Uitstroom.

Vraag 10. Vrije velden toepassen
Wordt bij het bepalen van de transitievergoeding en de duur van de dienstverband ook gekeken naar vrije velden?

Antwoord
Payroll business is een generiek rekenmachine die gebruik maakt van alle generieke gegevens elementen. Vrije velden worden door eindgebruikers zelf aangemaakt met de betekenis die alleen voor die eindgebruiker duidelijk is. Dit is waarom vrije velden niet kan worden gebruikt bij de berekening van de transitievergoeding.

Vraag 11. Rapporten en toepassing van de groene tabel
Wanneer de transitievergoeding volautomatisch wordt berekend zullen er twee contracten berekend toegepast worden, de eerste voor de reguliere verloning tegen witte tabel, de tweede voor de transitievergoeding tegen groene tabel

Zal in de rapporten over deze verschillende kleur tabellen zichtbaar zijn

Antwoord
Ja, de payroll element waarin staat welk tabel is toegepast zal op IKV niveau verschillend worden zichtbaar gemaakt in het rapport met payroll elementen.

Vraag 12. Voor welk type medewerker geldt de transitievergoeding
De Transitievergoeding wordt in principe voor alle medewerkers uitbetaald die ontslagen worden. Alleen bij onderstaande redenen vervalt de transitievergoeding recht.

Ontslag nemen (werknemer neemt zelf ontslag)
Ontslag met wederzijds goedvinden (werkgever en werknemer stemmen samen in om het contract te ontbinden)
Het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd /met pensioen gaan
Kunnen medewerkers worden uitgesloten voor het berekenen van de transitievergoeding

Antwoord
Het blokkeren van de berekening van de transitievergoeding op basis van type medewerker zal niet mogelijk zijn, wel is het mogelijk om per medewerker de berekening van de transitievergoeding uit te zetten. De reden uit dienst zal in eerste instantie wel bepalend zijn voor de uitbetaling van de transitievergoeding.

Vraag 13. Geldigheid van elementen
Zijn de vervangende waardes voor de grondslagen van de transitievergoeding van het soort geldigheid vast.

Antwoord
Nee, alle elementen zijn periode elementen.

Vraag 14. Vakantiegeld berekening
In de grondslag voor de reguliere vakantietoeslag berekening zitten ook looncomponenten voor suppleties. Welke methode wordt toegepast.

Antwoord
Wanneer de transitievergoeding wordt berekend, gaat deze uit van dezelfde grondslag. In principe gaan we volgens de peil methode kijken naar het ‘te reserveren’ bedrag per periode en rekenen dit om naar 1/12e deel van een jaarbedrag.

Vraag 15. Overzetten van bedrijf naar nieuw bedrijf of Nieuw bedrijf
Wanneer een bedrijf nieuw begint met het verwerken van de salaris in Payroll Business of een bedrijf wordt overgezet naar een nieuw bedrijf, is er geen historie om automatisch de transitievergoeding te berekenen.

Kunnen de grondslagen worden ingelezen?

Antwoord
Indien er sprake van een volledig nieuw payroll administratie in Payroll Business, zal de gebruik gemaakt moeten worden met de vervangende waarden:

Vaste looncomponenten: jaarbedrag
Variabele looncomponenten: Het totaalbedrag over 3 jaren
Onafhankelijke looncomponenten: Jaarbedrag
Salaris: Maand salaris
Indien er sprake is van een bedrijf die overgaat naar een nieuwe bedrijf, dan zal de berekende waarde vanuit het oude bedrijf (de grondslagen) geïmporteerd kunnen worden.

Vraag 16. Samenvoegregeling ZVW toepassen
Wanneer we transitievergoeding volledig berekenen en er automatisch een nieuw contract en IKV wordt aangemaakt, worden de sociale premies (zoals ZVW en WW) over de contracten heen berekend (op medewerker niveau).

Wordt de samenvoeg regeling ZVW ook automatisch berekend bij de aanmaak 2e contract.

Antwoord
Nee, omdat het nieuwe contract al bij de bestaande medewerker wordt aangemaakt, hoeft er niet ‘samengevoegd’ te worden. De berekening van de sociale premies gaat over alle contracten heen bij de medewerker.

Vraag 17. Aantal stroken en jaaropgaven
Hoeveel stroken worden er gemaakt bij het betalen van de transitievergoeding op een separaat IKV en contract bij een zelfde medewerker
Hoeveel jaaropgaven worden er gemaakt bij het betalen van de transitievergoeding op een separaat IKV en contract bij een zelfde medewerker
Antwoord
Er wordt twee pagina’s afgedrukt wanneer de transitievergoeding wordt betaald naast een reguliere betaling.

Er wordt één jaaropgave aangemaakt met separaat het loon volgens de groene tabel en het loon volgens de witte tabel.

Vraag 18. Compensatie transitievergoeding
Wanneer een medewerker meer dan 2 jaar ziek is, kan de medewerker worden ontslagen. De medewerker krijgt dan recht op een transitievergoeding. De werkgever kan dan een aanvraag indienen bij het UWV voor compensatie bij ontslag wegens langdurige ziekte (regeling gaat in per 1 april 2020)

Is de vastlegging van de gegevens voor de berekening van de transitievergoeding voldoende om een compensatie op te vragen

Antwoord
Nee, Payroll business berekend alleen de waarde van de transitievergoeding zelf op basis van de gegevens die bekend zijn in de payroll. De vastlegging inzake langdurig ziek zijn en minimale vereisten die hiervoor nodig zijn, liggen buiten het bereik van de transitievergoeding berekening.

Vraag 19. Medewerkers jonger dan 18 die minder dan 12 uur per week werken
Een medewerker die jonger is dan 18 en die minder werkt dan 12 uur per week, krijgt bij ontslag geen transitievergoeding . Ook voor de bepaling van de grondslag geldt dat de duur dat medewerker jonger was dan 18 en minder dan 12 uur werk, dat deze niet hoeft worden meegenomen in de bepaling van de tijd dat de medewerker in dienst is geweest.

Antwoord
In payroll business zullen we kijken naar de datum in dienst en leeftijd, wanneer de medewerker jonger is dan 18 jaar en de uren is lager dan 12 uur per week, wordt er geen transitievergoeding uitbetaald.

Mocht er sprake zijn van verschillende contracten in de tijd waarbij de contracturen in de loop van de tijd is gewijzigd, kan het zo zijn dat de duur van de dienstverband zelf berekend moet worden en ingevuld worden in de velden afwijkende dagen, maanden en jaren.

Vraag 20. Persoonlijk budget (PKB)
Wanneer er een persoonsbudget systematiek wordt gebruikt voor de uitbetaling van de maandelijkse salaris en dit is inclusief bijvoorbeeld vakantiegeld is dit niet generiek een looncomponent voor de berekening van de transitievergoeding.

Antwoord
Wanneer het persoonsbudget op een apart looncomponent wordt uitbetaald, kan dit looncomponent in de grondslag basisloon worden opgenomen. Dan geldt het persoonlijk budget (salaris met vakantietoeslag) als het laatst genoten inkomen waarover transitievergoeding wordt berekend).

Vraag 21. Berekening grondslag bij oproep medewerkers/flex medewerkers
Niet alle medewerkers die verloond worden, ontvangen een vast salaris. Veel medewerkers ontvangen een salaris op basis van gewerkte uren.

Hoe gaat de transitievergoeding dit berekenen.

Antwoord
Bij oproep medewerkers wordt een jaar teruggekeken naar de grondslag basisloon (Arbeidsvoorwaarde Salaris variabel) voor 1 jaar, startend een maand voor de datum uit dienst. Indien een medewerker 16 april uit dienst gaat, zal Payroll business vanaf Maart 12 maanden terug kijken.

Vraag 22. Proforma berekening voor transitievergoeding
Zal proforma ingezet kunnen worden voor het berekenen van de transitievergoeding.

Antwoord
In payroll business kan voor testdoeleinden of proforma doeleinden het veld prognose datum uit dienst worden gevuld. Dan wordt er een transitievergoeding berekend en weggeschreven in het gegevenselement voorstel transitievergoeding. Dit bedrag zal niet automatisch worden betaald, het berekend bedrag is op te vragen via een mutatie verslag of terug te zien op het scherm voorstel transitievergoeding.

Vraag 23. Contracturen verlies
Indien een medewerker een vast contract heeft van 40 uur en dit worden er minder, kan dan de transitievergoeding ook worden berekend.

Antwoord
In principe is het verlagen van uren niet een ontslag. Er is eerder door de Hoge Raad uitgesproken dat er bij urenvermindering slechts sprake is van een aanpassing van de arbeidsovereenkomst (en niet van ontslag) en derhalve geen recht op een transitievergoeding. Payroll business heeft de ontslagdatum nodig om de transitie vergoeding te bepalen ten behoeve van de bepaling van de duur van het dienstverband te bepalen.

De hoge raad heeft echter bepaald dat wanneer een werknemer minder dient te gaan werken na langdurige ziekte of gewijzigde bedrijfseconomische omstandigheden, er wel recht op een gedeeltelijke transitievergoeding ontstaat.