Overgang Verlofjaar 2020-2021

[#1]

• Acties voorbereiden nieuw verlofjaar
• 1.Inleiding
• 2. Werkroosters toekennen en genereren
• 3. Feestdagen activeren
• Collectief Verlof toekennen
• Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar
• Aandachtspunten toekennen verlofrecht
• Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen
• Aandachtspunten na toekennen rechten
• Veelgestelde vragen
• 1. Je zit in het jaar 2021. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgeleg...
• 2. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m b...
• 3. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2021. Hoe...
• 4. Het verlofjaar 2021 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heeng...
• 5. Het nieuwe verlofjaar 2021 is toegekend, maar er moet nogExtra Individueel Verlofrechtmet boeking...
• 6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actie...
• 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2020) niet overgeheveld. Wat kan ...
• 8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2020 nog terugzien?

Acties voorbereiden nieuw verlofjaar

1. Inleiding

In dit document lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties: 

• werkroosters genereren
• collectief verlof aanvragen
• feestdagen inrichten
• verlofregelingen controleren

Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. Je kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2020 voor het oude jaar en 2021 voor het nieuwe verlofjaar invullen. 

Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren. Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar.

2. Werkroosters toekennen en genereren

Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet je per bedrijf uitvoeren. 

• Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen .
• Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01). 
• Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien. 

afb. 01

3. Feestdagen activeren

Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ. 
Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren je om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb. 02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode. 

afb. 02

Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster.
Het scherm Waardencluster opent (afb. 03).

afb. 03

Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau. 

Stap 4: kies het element Feestdag. 

Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn.

Collectief Verlof toekennen

Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast.
Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04). 

afb. 04

Veld	Toelichting
Datum collectief verlof	Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen.
Verlofsoort	Selecteer een verlofsoort uit de lijst.
Aantal verlofuren	Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers.
Soort verrekening	Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.
Afdeling	U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is.
Reden verlof	Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen.
Memo	Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen.

Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05). 

Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag

afb. 05

Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06). 

afb. 06

Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar 

Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen. 

Stappen inrichting controleren

• Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen. 
• Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen. 
• Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld. 
• Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.  
• Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen. 
• Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld. 
• Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald.
  Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt. 
• Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt. 

Aandachtspunten toekennen verlofrecht

Twee aandachtspunten

1. Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd.
2. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief. 

Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen 

Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend.

Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar

• Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen. 
• Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen .
  Het scherm Verlofrecht toekennen opent. 
• Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07).

afb. 07

Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk
Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren. 

Voltooien duurt enige tijd
Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing). 

Verwerkingsverslag
Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten. 

Aandachtspunten na toekennen rechten 

Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna. 

Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken

Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend.

Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar

Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar. 

Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen.

Veelgestelde vragen

1. Je zit in het jaar 2021. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt? 

De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden. 

2. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt? 

Voorbeeld

Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2020 t/m 4 januari 2021. In het actieve verlofjaar (2020) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2020 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08).

afb. 08

 Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2021 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend. 

3. Het verlofjaar 2020 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2021. Hoe wordt deze verwerkt? 

De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020.

4. Het verlofjaar 2021 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt? 

Voorbeeld

Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2020 t/m 4 januari 2021. In het actieve verlofjaar (2021) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2021 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. 

Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2020 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2020 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2021. 

afb. 09

5. Het nieuwe verlofjaar 2021 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2020 worden ingevoerd. Hoe doe je dat? 

Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen. 

Stap 1

Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht.
Let op: kies hier voor de juiste peildatum.

Stap 2

Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.  

• Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2020).
• Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen.

Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld. 

6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar? 

Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen 

Stap 1

Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10). 

afb. 10

Stap 2

Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken.

afb. 11 

Stap 3

• Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie:
  Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie).
• Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12). 

afb. 12

Stap 4 

• Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie). 
• Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13). 

afb. 13 

Stap 5

Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13). 

Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.  

afb. 14 

Stap 6

Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren. 

Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15).

afb. 15

7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2020) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn? 

De twee meest voorkomende oorzaken zijn: 

1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling.

Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling.

Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld.

Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.  

Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2020.

2. Als een medewerker per 1-1-2021 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld. 

We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant. 

8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2020 nog terugzien? 

Bij het starten van het verlofjaar 2021 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2020 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2020, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo.

Publishing Date : 12/7/2020

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.