Wet arbeidsmarkt in balans

[#1]

Inleiding

Wet arbeidsmarkt in balans

Per 1 januari 2020 treedt de WAB (Wet arbeidsmarkt in balans) in werking. De wet bevat een pakket maatregelen om de balans tussen vast en tijdelijk werk te herstellen. In de praktijk betekent dit een verbetering  voor de positie van tijdelijke werknemers en flexwerkers en dat het voor werkgevers makkelijker wordt werknemers te ontslaan. De maatregelen zijn onder te verdelen naar drie hoofdthema’s.

1. Het ontslagrecht
2. Flexibele arbeid
3. Premiedifferentiatie WW

Impact op processen en modules

Deze wetgeving heeft impact op zowel de processen als in de administratie. Om uiteindelijk de juiste gegevens naar de belastingdienst te kunnen sturen, zullen er aanpassingen gedaan moeten worden in meerdere modules binnen Youforce. Deze aanpassingen zijn hieronder terug te vinden.

WAB-release notes

Tot en met ten minste januari 2020 publiceren wij maandelijks gezamenlijke WAB-release notes met alle veranderingen in onze software voor de drie hoofdthema’s. De release notes per module blijven gewoon bestaan en bevatten meer gedetailleerde informatie. De links hiervoor vindt je bij de betreffende onderwerpen.

Ontslagrecht

De WAB wil de posities van flexwerkers en medewerkers in vaste dienst dichter bij elkaar brengen. Voor werkgevers betekent dit enerzijds een versoepeling van het ontslagrecht en anderzijds een stimulans medewerkers in vast dienst te nemen.

Wijzigingen

• Reden ontslag doorgeven
• Transitievergoeding

Reden ontslag doorgeven in loonaangifte

Vanaf 1 januari 2020 moet je bij ontslag een reden doorgeven aan de fiscus via de loonaangifte. De WAB werkt met vaste ontslagredenen die wij in de december-release via een waardenlijst op Nederland niveau toevoegen aan het element 'Reden uit dienst' op het scherm 'Medewerker'. Je kunt dit element ook gebruiken voor een uitdienstproces in Self Service.

Je kunt per 1 januari 2020 je eigen waardenlijst stop zetten met een einddatum. Blijf je deze toch hanteren, maak dan gebruik van een conversietabel zodat je de juiste reden doorgeeft aan de Belastingdienst en de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). 

We hanteren de volgende redenen:

• 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd
• 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever
• 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever
• 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer
• 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet)
• 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)
• 40 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht
• 41 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden
• 80 Arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV
• 81 Bedrijfseconomische reden met toestemming UWV
• 90 De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd
• 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden

Transitievergoeding

De WAB bepaalt dat elke medewerker vanaf de eerste werkdag recht heeft op een transitievergoeding. Ook de hoogte van de transitievergoeding verandert. Op het Youforce portaal vind je een rekentool gebaseerd op de nieuwe regels voor het berekenen van de transitievergoeding in 2020. Je vindt de tool bij ‘Nieuws’ of zoek naar ‘rekentool’ bij de publicaties.

In Payroll Business vind je in het eerste kwartaal van 2020 de automatische berekening van een voorgestelde transitievergoeding. Deze kan je toepassen als uitbetaling of prognoseberekening.

De voorgestelde transitievergoeding bereken je via Instroom/Uitstroom > Voorstel Transitievergoeding.

Uitbetaling transitievergoeding

De nieuwe wetgeving betekent in de praktijk dat je veel vaker een transitievergoeding uitbetaalt. 

De uitbetaling van de transitievergoeding in Payroll Business vindt plaats door het kopiëren van een medewerker. Hier voer je vervolgens een nieuwe Inkomensverhouding (IKV) op voor de uitbetaling van  transitievergoeding via een vrije looncomponent tegen groene tabel. Per januari komt een nieuwe wizard ‘Kopiëren medewerker’ beschikbaar. De waardes voor de afhandeling tegen groene tabel zijn in deze wizard al ingevuld, net als de toepassing van de vrije looncomponent. Je vult dan nog slechts het bedrag in. 

Uiteindelijk willen we in het eerste kwartaal van 2020 de uitbetaling van de transitievergoeding tegen groene tabel ondersteunen door bij uitdiensttreding automatisch een nieuwe IKV te maken. Je hoeft dan niet meer eerst een medewerker te kopiëren.

In voorbereiding hierop is het nummer van de inkomstenverhouding beschikbaar gemaakt op het scherm Arbeidscontract. Meer informatie hierover zal te vinden zijn in de release notes Payroll Business 2019 - 12 IKV Nummer ook op scherm Arbeidscontract. 

Flexibele arbeid

Een belangrijk doel van de WAB is het beperken van de negatieve gevolgen van flexibele arbeid. Het aantal flexwerkers is de afgelopen jaren stormachtig gegroeid en de wet schrijft een aantal maatregelen voor om deze groep beter te beschermen.

Momenteel ondersteunt Payroll Business de ketenbepaling niet.

Verplicht aanbod contract oproepkrachten

De WAB verplicht per 1 januari 2020 medewerkers met een oproepcontract na twaalf maanden schriftelijk een vast contract aan te bieden voor het gemiddeld aantal gewerkte uren in deze periode. Hiervoor geldt geen overgangsrecht, dus mogelijk moet je in januari al een aanbod doen voor een oproepkracht die dan 12 maanden in dienst is.  

In Self Service kun je een proces inrichten voor een automatisch aanbod na twaalf maanden dat beide partijen (digitaal) ondertekenen. Ook automatische vastlegging in Personeelsdossier is mogelijk.

In HR Core Business kan je na de release van januari 2020 via actieve signaleringen het gegevenselement ‘Oproepovereenkomst’ toevoegen. Dit element signaleert dat de oproepkracht die 12 maanden in dienst is en een aanbod moet krijgen.

Nieuwe verplichte velden op de salarisstrook

Vanaf 1 januari 2020 moet je drie nieuwe gegevens op de salarisstrook vermelden. In Payroll Business gaat het om de volgende elementen:

• Contract onbep. / bep. tijd *
• Schriftelijk arbeidsovk.
• Oproepovereenkomst

Wij passen onze standaard salarisspecificatie hierop aan. 

Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business de WW-premie (WW-hoog, WW-laag of Herzien) op basis van de volgende drie gegevenselementen in het scherm 'Arbeidscontract'.

Gegevenselement	Waarde
Contact onbep./bep. tijd	Defaultwaarde = Onbepaalde tijd
Schriftelijke arbeidsovk	Defaultwaarde = Ja Beschikbaar met ingang van 1-11-2019
Oproepovereenkomst	Defaultwaarde = Nee Beschikbaar met ingang van 1-11-2019

Berekening WW-premie

Lage WW-premie

Payroll Business berekent de lage WW-premie als de gegevenselementen onderstaande waardes hebben:

Gegevenselement	Waarde
Contact onbep./bep. tijd	Onbepaalde tijd
Schriftelijke arbeidsovk	Ja
Oproepovereenkomst	Nee

Meer informatie is te vinden in de release notes Payroll Business 2019 -11 Wet Arbeidsmarkt in Balans: https://community.raet.com/information/release-information/w/releases-2019/1118/payroll-business-201...

Hoge WW-premie

In alle andere gevallen behalve voor de uitzonderingssituaties die hiervoor zijn beschreven bij 'Altijd lage WW-premie', berekent Payroll Business de hoge WW-premie.

Uitzonderingsituaties automatische berekening hoge WW-premies

Werknemers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL)

Pad: Medewerker > Interfaces > Loonaangifte

In het scherm Interfaces > Loonaangifte voegen we per 1 januari 2020 de waarde ‘83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’ toe aan de lijst ‘Aard arbeidsverhouding’.

Leg je deze waarde bij een medewerker vast, dan berekent Payroll Business de lage WW-premie ongeacht de ingevulde waarde in het scherm ‘Arbeidscontract’ bij de velden ‘Contact onbep./bep. Tijd’, ‘Schriftelijke arbeidsovereenkomst’ en ‘Oproepovereenkomst’.

Werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben

Pad: Medewerker > Medewerker > Medewerker(s)

Op basis van de geboortedatum in het scherm ‘Medewerker(s)’ en het payrollelement ‘Verloonde uren’ bepaalt Payroll Business automatisch of een medewerker voldoet aan deze uitzonderingssituatie. Hierbij wordt gekeken naar de leeftijd aan het begin van de afrekenperiode. Als een medewerker tot deze uitzonderingsgroep behoort, berekent Payroll Business de lage WW-premie. 

Uitkeringen werknemersverzekeringen - uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen

Pad: Instellingen > Berekening > Grondslag

Op basis van de grondslag ‘Looncomponenten AWF laag’ berekent Payroll Business voor de looncomponenten in deze grondslag de lage WW-premie.

Let op: bij een samenloop van salaris en uitkering moet je aan de Belastingdienst de totale WW-premie onder de rubriek ‘AWF-premie hoog' aanleveren. Daarom zie je in de ‘Afrekenmatrix medewerker’ en ‘Afrekenmatrix werkgever’ payrollelementen voor 'AWF hoog'.

Herzien lage WW-premie

Aan het scherm Loonheffingen hebben we het veld ‘WW herzien’ toegevoegd. Als hier ‘Ja’ is ingevuld, wordt de lage WW-premie herzien en de hoge WW-premie berekend en in de ‘Afrekenmatrix medewerker’ opgenomen in de kolom ‘AWF herz’. De eerder berekende lage WW-premie wordt op 0 gesteld.

Voor de volgende uitzonderingssituaties voert Payroll Business het herzien van de lage WW-premie automatisch uit - deze functionaliteit komt beschikbaar in de loop van 2020:

• Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden
• Verloonde tijdelijke uren zijn meer dan 30% van het aantal vaste contracturen

In de loop van 2020 krijg je een rapport met medewerkergegevens voor wie je meer dan 30% tijdelijke uren van het aantal vast contracturen aan het eind van het kalenderjaar hebt verloond.

Direct na de novemberrelease starten we een proces voor het vullen van de velden ‘Oproepovereenkomst’ en ‘Aard arbeidsverhouding’ met de waarde 83 ‘Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’.

Dit proces kan een aantal dagen duren dus wellicht kloppen de waardes niet direct. Via berichtgeving op de Portal houden we je op de hoogte van de status. Na afronding van het proces, adviseren wij de waarde van deze velden zorgvuldig te controleren.

Het veld ‘Oproepovereenkomst’ en de waarde ‘83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’ bij het veld ‘Aard arbeidsverhouding’ zijn beschikbaar per 1-11-2019 met ingangsdatum 1-1-2020. Voor een correcte verwerking van je processen en de loonaangifte in januari doe je het volgende:

• Controleer de velden ‘Bepaalde tijd /  Onbepaalde tijd’, ‘Schriftelijke arbeidsovereenkomst’ en ‘Oproepcontract’. Deze hebben direct invloed op de premieberekening.
• Controleer overige systemen en processen waar je mutaties mee aanlevert aan Payroll Business zoals importbestanden, Self Service etc.
• Aan de Afrekenmatrix medewerker / werkgever / per periode voegen we in de release van december 2019 voor hoge, lage en herziene WW-premie de volgende kolommen toe: ‘AWF laag’, ‘AWF hoog’ en ‘AWF herzien’. Neem deze kolommen op in je journaalpost. Met de peildatum 1-1-2020 in de module ‘Journalisering’ voeg je de kolommen al toe voor 2020.
• Vul de grondslagen voor de uitzonderlijke situaties zoals hierboven beschreven.

Publishing Date : 11/12/2019

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.