Handleiding Youforce app & desktop 'Vervanging'

[#1]

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van vervanging. In dit document wordt de werking en inrichting van vervanging beschreven. 

Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

[Marjan Arends Elker]

@Remco te Ronde 

Hoe kun je HR adviseurs elkaar laten vervangen als ze gekoppeld zijn aan eigen afdelingen? 

Het lijkt erop dat je in selfservice dan nog een rol moet aanmaken met daaraan de afdelingen en dan kunt vervangen. redelijk omslachtig, maar hoe doe je dit in Personeelsdossier en Verzuimmanager? We hebben zelfs een hr adviseur die ook manager is, daarvoor zie ik in personeelsdossier helemaal geen opties, omdat je daar geen toegang kunt regelen per rol

[Remco te Ronde]

Beste @Marjan Arends Elker,

Zowel het onderdeel 'VerzuimManagement' als 'Personeelsdossier' kennen geen mogelijkheid voor vervanging. Een veel voorkomend argument is dat dergelijke functionaliteiten zo veel privacy-gevoelige informatie hebben (wet-verbetering-poortwachter, berispingen etc. etc.) dat je niet wil dat een collega toegang heeft als je b.v. een weekje op vakantie bent.

Die nuance is misschien voor een HR-advisuer net anders van bij een manager. Maar wat je kunt doen is om zowel op het ''ideeen forum Personseelsdossier''  als ''ideeen forum VerzuimManagement''  je wens deelt om deze onderdelen te laten aansluiten op de centrale vervangingsfunctionaliteit (uit de Youforce app). Op die manier zien we op jouw idee meer steun krijgt en kunnen we je een inhoudelijke reactie geven op de (on)mogelijkheden in de toekomst.

[Lonneke van der Aar]

Beste @Remco te Ronde ,

Is het ook mogelijk om in te zien wie elkaar in het verleden vervangen heeft?

Dus een historisch overzicht.

Groeten,

Lonneke

[Remco te Ronde]

Hoi @Lonneke van der Aar,

Vanwege audit-logging wordt inderdaad ook vastgelegd welke vervangingen er zijn geweest in het verleden. Als beheerder zijn die niet zichtbaar in een van de schermen (want anders worden de schermen wel erg vol). Maar als je een specifieke vraag hebt kunnen we via een melding bij het ServiceCenter de gewenste informatie altijd aanleveren. 

[Lonneke van der Aar]

Hoi @Remco te Ronde ,

Dankjewel voor je antwoord.

Bij ons is vervanging nog niet zo vaak gebruikt en daarom zou het scherm niet zo vol zijn. Maar ik snap dat dat bij anderen wel zo zou kunnen zijn.
Dan weet ik waar ik terecht kan als ik iets wil checken.

(Kan me wel voorstellen dat als er te veel vragen hierover bij het ServiceCenter komen er misschien een andere oplossing bedacht moet worden. Misschien in Reporting.)

[Remco te Ronde]

Hoi @Lonneke van der Aar , 

Dat is zeker waar. Maar ook als het niet vaak gebruikt wordt zou je moeten nadenken of je de historisch gegevens van 6, 12, 24 maanden of langer toont.

Goed om te weten is trouwens dat alle actieve vervangingen al beschikbaar zijn in Youforce Reporting. Wellicht nuttig om te combineren met bijvoorbeeld de roltoewijzigen. Meer informatie kan je lezen in: Nieuwe entiteit:Vervanging

[Lonneke van der Aar]

Hoi @Remco te Ronde ,

Dankjewel voor de tip!

[Erna Boxma-Kremer]

Hoi @Remco te Ronde 

is deze vervanging alleen van toepassing op de rol MGR of ook zoals bij ons in gebruik AMGR of HMGR?

[Remco te Ronde]

Hoi @Erna Boxma-Kremer ,

De vervanging werkt voor alle rollen. Dat is één van de voordelen ten opzichte van hoe vervanging tot op heden werkt in Self Service. Meer achtergrond informatie kun je ook lezen in:

Vervanging in te stellen door alle rollen

[Maaike Wilting-Koelewijn]

Hallo @Remco te Ronde , omdat wij als organisatie gebruik maken van Verzuim 2.0 is de boodschap dat verzuim kan worden aangepast via deze vervanging voor de leidinggevenden verwarrend. "krijg jouw collega toegang tot de taken die samenhangen met 'Ziekteverzuim' en 'Declaraties'." Dit moeten ze bij ons namelijk regelen via een e-mail. Is het mogelijk om deze tekst aan te passen als organisatie, of dat de zin wat uniformer wordt, ook voor de organisaties die nog niet de mogelijkheid hebben om ziekteverzuim via de app te regelen? Dankjewel vast voor je reactie

[Remco te Ronde]

Hoi @Maaike Wilting-Koelewijn ,

Scherp opgemerkt. Ik zie dat de tekst inderdaad verwijst naar 'Ziekteverzuim' en 'Declaraties'. Maar inmiddels hebben we het onderdeel 'Ziekteverzuim' in de app ongenoemd naar 'Verzuim'. Dat is dus inderdaad niet logisch.

In 'Verzuim' zitten vandaag de dag de volgende onderdelen:

HR voor anderen

• Nieuwe ziekmelding en (deel)herstel
• Verzuimtaken 

Persoonlijk

• Inzicht huidige en eerdere ziekmeldigen

Als je gebruik maakt van Verzuim 2.0 (ook wel bekend als DotWeb) dan kan je  zowel 'Nieuwe ziekmelding en (deel)herstel' als 'Inzicht huidige en eerdere ziekmeldigen' gewoon gebruiken. Enkel en alleen 'Verzuimtaken' is gekoppeld aan Youforce VerzuimManagement (en dus niet te gebruiken als je Verzuim 2.0 / DotWeb gebruikt).

Vanuit dat oogpunt bekeken vind ik zeker dat we de tekst in vervanging moeten wijzigen naar:

Je collega krijgt toegang tot 'Verzuim' en 'Declaraties. Je vervanger van Self Service processen stel je seperaat in Self Service in.

Dat zal ik laten doen.

Maar de tekst aanpasbaar maken van het wel/niet in gebruik nemen van 'Nieuwe ziekmelding en (deel)herstel' is niet mijn voornemen. Omdat ook voor organisaties die werken met Verzuim 2.0 dit kunnen gebruiken via de app.

[Loeffen]

Hoi @Remco te Ronde , bij ons hebben LG's hun vervanging ingeregeld via de app. Echter blijkt dat dit niet gesynchroniseerd is met de desktop bij ons. Is het mogelijk om dit te laten synchroniseren met elkaar? Hoor het graag. Alvast bedankt voor je reactie.

[Remco te Ronde]

Hoi @Loeffen ,

Dat klinkt als erg vervelend. Alle vervangingen moeten doorwerken voor 'ziekteverzuim'(ziek & herstel melden) en 'declararties' (goedkeuren & afkeuren). Ongeacht of deze vervanger dat doet op zijn mobiele telefoon (=Youforce App) of op de desktop (=Mijn Youforce). 

Als dat niet goed doorwerkt zou je dan een melding kunnen aanmaken bij het ServiceCenter? Dan ga ik er direct naar laten kijken.

Mocht je toevallig bedoelen dat de ingestelde vervanger niet doorwerkt in Self Service. Dan klopt dat inderdaad. Meer informatie, achtergrond en ontwikkelingen daarover lees je in het volgende idee:

Het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit voor zowel Youforce app en Selfservice

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde Hoe kan ik onderstaande oplossen?

Een manager is per 28-2-2025 uit dienst maar de definitieve vervanger start pas 15-3-2025. De oude manager staat dus nog steeds als actief in de roltoewijzingen van enkele OE's, maar de ingestelde vervanging is gestopt.

Ik wil nu een tijdelijke vervanger instellen voor het doen van ziek- en hersteldmeldingen (binnen Selfservice is dit al gebeurd) maar vind de betreffende 'oude' manager niet in de namenlijst.

Hoe kan ik die tijdelijke vervanging nu toch inrichten?

[Remco te Ronde]

Hoi @FBB Zorgboog ,

Het klinkt een beetje vreemd om een manager die al uitdienst is per 28-02-2025 toch nog een geldige roltoewijzing te laten houden tot 15-3-2025. 

Mijn advies zou zijn om de tijdelijke vervanger in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort de roltoewijzing manager (MGR) te geven vanaf 03-03-2025 tot en met 15-03-2025 (de datum dat de vervanger start).

Kan je zo verder?

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde dank voor je reactie. Ik had gehoopt op een andere oplossing want nu ben ik genoodzaakt 2x een aanpassing in de roltoewijzingen van meerdere OE's door te voeren terwijl dat met de oplossing vervanging niet nodig is.

Maar waarom kan ik de vervanging in Selfservice dan nog wel gewoon invoeren? Dat is niet erg consequent.

[Remco te Ronde]

Hoi @FBB Zorgboog ,

Je hebt gelijk dat dit (nog niet) consequent is. Onze ambitie is om in de eerstvolgende roadmap (publicatie begin april) meer duidelijkheid te gaan geven hoe ''de nieuwe vervanging'' en ''Self Service vervanging'' gaan samenwerken. 

Dus het wordt zeer zeker consequenter binnenkort, maar voor vandaag kan ik je alleen helpen met de suggestie van vanmorgen.