Kennisbank Youforce HR Core Beaufort

HR Core Online kent binnen de module Actieve Signalering de mogelijkheid om op basis van signalen workflows in HRSS voor managers en professionals te starten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een signaal dat 3 maanden voor de afloopdatum van het tijdelijke contract gegenereerd wordt. De manager van de betreffende medewerker kan vervolgens middels een workflow in Self Service bepalen wat er met het contract dient te gebeuren: verlengen, van bepaalde naar onbepaalde tijd omzetten, of de medewerker uitdienst melden. In dit kennisartikel wordt in een 3-tal stappen beschreven hoe je deze functionaliteit kunt toepassen.   Stap 1: Vastleggen signaaldefinitie van het type workflow De functie Signaaldefinitie (417610) is in Beaufort te vinden via het volgende pad: Actieve signalering > Inrichting actieve signalering > AS Generiek > Signaaldefinitie. Bij het definiëren van een signaal heb je de mogelijkheid om een signaal van het type ‘Workflow’ aan te maken. In het tabblad ‘Signalering’ is onderin het scherm een checkbox ‘Versturen via Workflow’ beschikbaar.   Een signaal kan tegelijkertijd van het type ‘Youforce’ en ‘Workflow’ zijn waardoor er meerdere signalen tegelijkertijd worden aangemaakt. Dus één signaaldefinitie waarbij beide opties aangevinkt zijn, leidt dan tot 2 signalen. Dit is terug te zien in de functie ‘Bewaken acties’ (417550).   Na het aanvinken van de optie ‘Versturen via Workflow’ moet de betreffende workflow worden gekozen. Hierbij kun je kiezen uit de door jouw organisatie in Self Service gedefinieerde workflows.     Op basis van de signaaldefinitie zullen op basis van mutaties op de brondatum automatisch workflow gerelateerde signaleren gegenereerd worden.   Stap 2: Verzenden acties Workflow naar Self Service Met de functie 'Starten acties Workflow' (100283) worden de signaleringen ook daadwerkelijk naar Self Service verstuurd om daar verder te worden verwerkt. Je kunt deze functie in de batch plaatsen.     Met deze functie kun je alleen acties naar Self Service sturen. Als de actie ook gepland staat om op de centrale takenlijst van Youforce getoond te worden, moet je de functie 'Verzenden acties Youforce' (100284) gebruiken welke ook in de batch geplaatst kan worden.     Stap 3: Afhandelen workflow in Self Service De workflow wordt vervolgens automatisch opgestart bij de juiste gebruiker in Self Service.     Er zijn wel een aantal voorwaarden waaraan de flow in Self Service moet voldoen: Het formulier (of meerdere formulieren) moet(en) in een dialoog geplaatst zijn; Alleen formulieren en dialogen met type ‘G’ (dus geen bijzondere formulieren, zoals Nieuwe Medewerker, Declaraties of Verlof); Een ‘lege’ begin-activiteit in de workflow. Noem deze activiteit bijvoorbeeld ‘Actief signaal’. Richt slechts één knop in. Geef in de vervolgstap aan wat de eerste echte activiteit moet zijn. Zet geen autorisaties op de ‘lege’ begin-activiteit. Onderstaand screenshot geeft een beeld van hoe dat eruit zou kunnen zien.     Aandachtspunten: Indien u de naam van de workflow in Self Service aanpast, dan dient u ook de signaaldefinitie in HR Core Online aan te passen aan de hand van deze nieuwe naam. Indien u naast de optie ‘Versturen via Workflow’ ook de optie ‘Tonen op centrale takenlijst Youforce’ aan vinkt, dan dient u bij ‘Rol. org. eenheid’ dezelfde rol te kiezen als de rol zoals u die geconfigureerd heeft voor de workflow in Self Service. Doet u dit niet, dan kan het bijvoorbeeld zijn dat het signaal vanuit HR Core Online op de takenlijst in Youforce bij de ene rol aankomt en het signaal vanuit Self Service bij een andere rol. Bij wijziging in de definitie moet de functie ‘handmatig genereren signalen’ (417620) worden gedraaid zodat de wijziging doorgevoerd wordt bij de acties die al klaar staan om verzonden te worden. Een signaaldefinitie waarbij de optie ‘Versturen via workflow’ is aangevinkt, kan geen herhalend signaal zijn.