Kennisbank Youforce HR Core Beaufort

Inleiding Wet arbeidsmarkt in balans Per 1 januari 2020 treedt de WAB (Wet arbeidsmarkt in balans) in werking. De wet bevat een pakket maatregelen om de balans tussen vast en tijdelijk werk te herstellen. In de praktijk betekent dit een verbetering voor de positie van tijdelijke werknemers en flexwerkers en dat het voor werkgevers makkelijker wordt werknemers te ontslaan. De maatregelen zijn onder te verdelen naar drie hoofdthema’s. Het ontslagrecht Flexibele arbeid Premiedifferentiatie WW Impact op processen en applicaties De WAB heeft impact op zowel je HR-processen als je administratie. De komende maanden voeren we een aantal wijzigingen door om uiteindelijk de juiste gegevens naar de belastingdienst te sturen. De wijzigingen vinden hoofdzakelijk plaats in onze HR Core systemen, Payrolls en Self Service. WAB-release notes Tot en met ten minste januari 2020 publiceren wij maandelijks gezamenlijke WAB-release notes met alle veranderingen in onze software voor de drie hoofdthema’s. De release notes per module blijven gewoon bestaan en bevatten meer gedetailleerde informatie. De links hiervoor vind je bij de betreffende onderwerpen. Ontslagrecht De WAB wil de posities van flexwerkers en medewerkers in vaste dienst dichter bij elkaar brengen. Voor werkgevers betekent dit enerzijds een versoepeling van het ontslagrecht en anderzijds een stimulans medewerkers in vaste dienst te nemen. Wijzigingen Reden ontslag doorgeven Transitievergoeding Reden ontslag doorgeven in loonaangifte Vanaf 1 januari 2020 moet je bij ontslag een reden doorgeven aan de fiscus via de loonaangifte. De WAB werkt met vaste ontslagredenen die wij in de december-release als referentiewaarden toevoegen aan de bestaande rubriek P00850 in HR Core Beaufort. Je kunt deze rubriek ook gebruiken als je een uitdienstproces in Self Service hebt ingericht. Transitievergoeding De WAB bepaalt dat elke medewerker vanaf de eerste werkdag recht heeft op een transitievergoeding. Ook de hoogte van de transitievergoeding verandert. Op het Youforce portaal vind je een rekentool gebaseerd op de nieuwe regels voor het berekenen van de transitievergoeding in 2020. Je vindt de tool bij ‘Nieuws’ of zoek naar ‘rekentool’ bij de publicaties. De november-release van Payroll Gemal bevat ook een automatische berekening van de transitievergoeding. Wil je deze vergoeding gelijktijdig met het laatste salaris uitbetalen, dan vraag je deze indicatieve waarde op via een proefberekening. Uitbetaling transitievergoeding De nieuwe wetgeving betekent in de praktijk dat je veel vaker een transitievergoeding uitbetaalt. In HR Core Beaufort introduceren we drie nieuwe rubrieken voor een snelle en eenvoudige afhandeling. Dankzij deze rubrieken voer je geen apart dienstverband meer op voor de juiste uitbetaling van een transitievergoeding. P00694 - Ontslagvergoeding - In te vullen met bedrag P03699 - Transitievergoeding - In te vullen met bedrag P02378 - Gelijktijdig volgnr inkomstenverhouding - Vult HR Core Beaufort automatisch in Payroll Gemal verwerkt de vergoeding dankzij deze drie codes onder een nieuwe inkomstenverhouding (IKV) binnen hetzelfde dienstverband. Dit gebeurt parallel aan een eventuele berekening voor loon indienst. De samengevoegde resultaten vind je terug onder dezelfde loonstaat en salarisstrook. Werk je met HR Core Beaufort Online, dan kun je een datumrubriek opnemen voor het starten van een Self Service-proces voor de uitbetaling van de transitievergoeding.   Meer informatie vind je in HR Core Beaufort Online release notes van oktober: https://community.visma.com/t5/Releases-Youforce-HR-Core/HR-Core-Beaufort-2019-10-V3/ta-p/460075 onderwerp WAB: Het ontslagrecht Transitie en ontslagvergoeding IKV.  En in de Payroll Gemal release notes van november: https://community.visma.com/t5/Releases-Youforce-Payroll-Gemal/Payroll-Gemal-2019-11/ta-p/460229 onderwerp WAB transitievergoeding automatisch berekenen. Flexibele arbeid Een belangrijk doel van de WAB is het beperken van de negatieve gevolgen van flexibele arbeid. Het aantal flexwerkers is de afgelopen jaren stormachtig gegroeid en de wet schrijft een aantal maatregelen voor om deze groep beter te beschermen. Wijzigingen Verlenging ketenbepaling Verplicht aanbod contract oproepkrachten Verlenging ketenbepaling De ketenbepaling wordt verlengd van twee naar drie jaar. In deze periode kun je nog steeds maximaal drie tijdelijke contracten aanbieden, met een tussenperiode van niet meer dan zes maanden. De rubrieken waar je deze tijdelijke contracten vast legt bestaan op dit moment al in HR Core Beaufort. PI0061 - Begindatum 1 e contract PI0062 - Einddatum 1 e contract PI0063 - Begindatum 2e contract PI0064 - Einddatum 2e contract PI0065 - Begindatum 3 e contract PI0066 - Einddatum 3 e contract Voor de Public onderwijsklanten kent HR Core Beaufort de volgende rubrieken voor het vastleggen van tijdelijke contracten: PO0001 - Einddatum 1 e contract PO0002 - Einddatum 2e contract PO0003 - Einddatum 3e contract PO0004 - Begindatum 1e contract Je kunt hier ook andere of eigen rubrieken voor gebruiken. Gebruik je actieve signaleringen, pas deze termijn dan ook aan in zowel HR Core Beaufort als de Self Service-processen ‘Aanzegging’, ‘Verlenging’ of ‘Vast Contract’. Verplicht aanbod contract oproepkrachten De WAB verplicht per 1 januari 2020 medewerkers met een oproepcontract na twaalf maanden schriftelijk een vast contract aan te bieden voor het gemiddeld aantal gewerkte uren in deze periode. Hiervoor geldt geen overgangsrecht, dus mogelijk moet je in januari al een aanbod doen voor een oproepkracht die dan 12 maanden in dienst is. In Self Service kun je een proces inrichten voor een automatisch aanbod na twaalf maanden dat beide partijen (digitaal) ondertekenen. Ook de vastlegging in Personeelsdossier kan automatisch. Werk je met HR Core Beaufort Online, dan kun je een actieve signalering die dit proces in Self Service tijdig automatisch opstart. Het aantal gewerkte uren voor een uurloner vind je in uitvoercode 01843 in  Payroll Gemal. Premiedifferentiatie WW De WAB maakt een vast contract financieel aantrekkelijker en laat tegelijkertijd werkgevers opdraaien voor het hogere risico op werkeloosheid bij een flexibel contract. Werkgevers betalen daarom vanaf 1 januari 2020 een hogere ww-premie (7,94%) voor medewerkers met een tijdelijk contract dan voor werknemers met een vast contract (2,94%). In sommige gevallen moet je de lage ww-premie herzien. Bijvoorbeeld als een medewerker met een dienstverband van maximaal 35 uur in een kalenderjaar meer dan 30% is verloond dan contractueel is overeengekomen. Hetzelfde geldt als een medewerker met een vast contract vertrekt in de proeftijd. Wijzigingen Nieuwe verplichte velden op de loonstrook Introductie hoog / laag premie WW berekening en aansturing hiervan* Introductie rubrieken voor vastleggen vaste contracturen en tijdelijke uitbreiding voor 30% toetsing* * De premiedifferentiatie geldt niet voor organisaties die vallen onder de CAR UFO Nieuwe verplichte velden op de salarisstrook Vanaf 1 januari 2020 moet je drie nieuwe gegevens op de salarisstrook weergeven. In HR Core Beaufort vind je deze gegevens terug onder de volgende rubriekcodes. P08259 - Code contract (on)bepaalde tijd P12294 - Schriftelijke arbeidsovereenkomst P12474 - Code oproepovereenkomst Wij passen onze standaard salarisspecificatie hierop aan. Introductie hoog / laag premie WW berekening en aansturing hiervan Het hogere ww-tarief (7,94%) geldt voor alle medewerkers met een tijdelijk contract, oproepkrachten en medewerkers zonder schriftelijke arbeidsovereenkomst. Medewerkers krijgen een hoog tarief als ten minste één van onderstaande rubriekcodes in HR Core Beaufort de volgende referentiewaarden heeft: P08259 - Bepaalde tijd P12294 - Geen schriftelijke arbeidsovereenkomst P12474 - Oproepovereenkomst HR Core Beaufort / Payroll Gemal bepaalt automatisch welk tarief geldt als rubriekcode P12170 Code tarief WW AWF de referentiewaarde ‘Automatische berekening’ heeft. Voor deze code zijn verder de volgende waarden mogelijk: Hoog/Laag/Herzien tarief. Kies je voor ‘Hoog’ of ‘Laag’ dan geldt het nieuwe tarief per ingang van de eerstvolgende verloning. Bij herziening van laag naar hoog tarief (andersom is niet toegestaan) wordt de berekening met terugwerkende kracht uitgevoerd tot het begin van het jaar. Correct invullen van alle rubrieken is je eigen verantwoordelijkheid. De drie nieuwe rubriekcode zijn beschikbaar in de novemberrelease van HR Core Beaufort met de onderstaande referentiewaarden. P12170 - Automatische berekening P12294 - Schriftelijke arbeidsovereenkomst P12474 - Geen oproepovereenkomst Code P08259 gebruik je nu al en stuur je mee voor de loonaangifte. Je kan controleren of dit correct gevuld is in de profielen van HR Core Beaufort. In Self Service doe je dit als je de processen Aanzegging/Verlenging/Vast contract en Indiensttreding gebruikt. De rubriekcodes P12170, P12294 en P12474 zijn nieuw en moet je dus toevoegen aan profielen in HR Core Beaufort en de Self Service processen Aanzegging/Verlenging/Vast contract en Indiensttreding. Let op; een min-max-overeenkomst is voor WAB een oproepovereenkomst.   Meer informatie vind je in de HR Core Beaufort release notes van oktober: https://community.visma.com/t5/Releases-Youforce-HR-Core/HR-Core-Beaufort-2019-10-V3/ta-p/460075 onderwerp WAB: Premiedifferentiatie WW.    Meer informatie vind je in de Payroll Gemal release notes van oktober:  https://community.visma.com/t5/Releases-Youforce-Payroll-Gemal/Payroll-Gemal-2019-10/ta-p/460094 onderwerp Nieuwe gewijzigde invoercodes en uitvoercodes.  Introductie rubrieken voor vastleggen vaste contracturen en tijdelijke uitbreiding voor 30% toetsing Een belangrijk onderdeel van de WAB is de 30% toetsing. In HR Core Beaufort beschik je over zes rubrieken (waarvan vier nieuw, geleverd in december-release van HR Core Beaufort) voor deze toetsing: P01109 ‘Uren per week’ P00404 ‘%Deeltijdbetrekking’ Vaste contracturen (nieuw) Percentage vast contract (nieuw) Tijdelijke contracturen (nieuw) Percentage tijdelijk contract (nieuw) Dankzij deze velden kun je een tijdelijke urenwijziging apart registreren. Een apart dienstverband is niet nodig dankzij een addendum. Het volledige dienstverband blijft zo op laag WW-tarief blijven staan als de urenuitbreiding minder is dan 30% van de huidige abeidsomvang. Bij een uitbreiding van meer dan 30% is het aanbod van een vaste urenwijziging financieel aantrekkelijker. Met deze velden kun je per medewerker rapporteren hoeveel tijdelijk uren zijn gewerkt en welk percentage dit is van het vaste aantal contracturen. Je bepaalt zelf wanneer je de nieuwe velden via een stuurgegeven in HR Core Beaufort in gebruik neemt. Als je over gaat moet je ook de Self Service-processen Indienst, Contractwijzging, Overplaatsing aanpassen met de nieuwe rubrieken. Afwijkende situaties voor toepassing hoog-laag tarief WW BBL-leerlingen met een tijdelijk contract krijgen automatisch een laag tarief. HR Core Beaufort / Payroll Gemal verwerkt dit door aansturing van de bestaande rubriek P02268 (Code aard arbeidsverhouding) die voor BBL-leerlingen gevuld moet zijn met de waarde '83'. Bij medewerkers jonger dan 21 jaar die gemiddeld minder dan 12 uur per week werken met een tijdelijk contract geldt toch het lage tarief. HR Core Beaufort / Payroll Gemal verwerkt de salarissen voor deze groep automatisch tegen het lage tarief Gaat een medewerker met vast dienstverband, dus laag tarief, binnen twee maanden uit dienst dan moet het hoge tarief worden gebruikt. Hiervoor kun je direct bij uitdiensttreding de rubriek P12170 op ‘Herzien’ zetten, effectief vanaf de datum in dienst. Bedraagt het aantal verloonde tijdelijke uren meer dan 30% van het aantal vast contracturen, dan geldt voor alle verloonde uren met terugwerkende kracht het hoge tarief. Je moet het tarief dus herzien. Afhankelijk van de afspraak tussen werkgever en werknemer kun je tijdelijke contracten uitbreiden met een addendum onder een bestaand dienstverband of als apart dienstverband verwerken, zie ook hierboven "introductie rubrieken voor vastleggen vaste contracturen en tijdelijke uitbreiding voor 30% toetsing Medewerkers met een vast contract die binnen één jaar na indiensttreding een WW-uitkering ontvangen vanwege arbeidsuren of inkomensverlies bij de huidige werkgever moeten worden herzien van het lage naar het hoge tarief. Publishing Date : 11/11/2019

De WAB heeft verstrekkende gevolgen voor de personeelsadministratie van jouw organisatie. In Youforce kun je alle veranderingen zelf doorvoeren maar uiteraard staan onze specialisten ook voor je klaar. Pas je alles zelf aan, of maak je gebruik van onze kennis en ervaring voor het doorvoeren van aanpassingen in jouw systemen? Op onze ‘menukaart’ lees je welke best practices, actieve signaleringen en oplossingen we bieden voor de verschillende onderdelen van de wet. 

Via deze presentatie informeren wij je over de impact van de WAB op de combinatie HR Core Beaufort / Payroll Gemal.

Maak gebruik van deze checklist voor de combinatie HR Core Beaufort (Online)/Payroll Gemal. Zorg dat je alle onderwerpen scherp hebt.

Deze lijst geeft korte, bondige antwoorden op de meest gestelde vragen. De details vind je in de release notes van de WAB of die van de betreffende applicatie. Algemeen Vraag Antwoord Wanneer gaat de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in? Per 1 januari 2020 treedt de WAB in werking. Welke impact heeft de WAB? De WAB heeft impact op HR-processen en de (financiële) administratie. Dus op zowel de HR Core applicatie alsop de Payroll-engine. Hoe informeert Visma | Raet mij over de impact van de WAB? Wij publiceren maandelijks specifieke WAB-release notes met informatie over de combinatie van de HR Core applicatie en de Payroll-engine De release notes per applicatie bevatten de meer gedetailleerde informatie. Welke middelen krijg ik voor afhandeling van de WAB ter beschikking? Onder meer nieuwe rubrieken en invoercodes om de juiste gegevens in de applicatie in te voeren en via de Payroll-engine te laten verwerken. Waar vind ik bij Visma | Raet informatie over de WAB? De meeste informatie vind je op deze community. Hier staan de gezamenlijke release notes, presentaties, whitepapers, veelgestelde vragen, evenementen, et cetera. Uiteraard kun je ook contact opnemen met ons Service Center als je aanvullende vragen hebt. Houd ook de wet- en regelgevingpagina op onze website in de gaten. Transitievergoeding Vraag Antwoord Kan ik al berekeningen uitvoeren voor de transitievergoeding? Payroll Gemal biedt functionaliteit om een indicatieve transitievergoeding te berekenen aan de hand van de datum indienst en de beschikbare grondslagen voor salaris, vaste en variabele looncomponenten. Op het Youforce Portaal vind je een rekentool gebaseerd op de nieuwe regels voor 2020. Kijk bij ‘Nieuws’ of zoek naar ‘rekentool’ bij de publicaties. Kan de transitievergoeding vanuit HR Core Beaufort worden aangeleverd? HR Core Beaufort gaat functionaliteit bieden die bij het opvoeren van de transitievergoeding, een nieuw IKV nummer aanmaakt. Payroll Gemal verwerkt vervolgens de vergoeding onder een bestaand dienstverband op correct wijze. Is aanzegvergoeding hetzelfde als transitievergoeding? Zo niet, hoe wordt de aanzegvergoeding dan afgehandeld? Nee, een aanzegvergoeding en een transitievergoeding zijn verschillende vergoedingen. Fiscaal gezien zijn ze echter beide loon uit ene vroegere dienstbetrekking en zijn dan ook gezamenlijk op één IKV in de loonaangifte te verantwoorden. Aanzegvergoeding - Een werkgever moet een medewerker met een tijdelijk contract minimaal één maand voor het einde van het contract melden of het contract wordt verlengd of niet. Als hij dat niet doet, moet de werkgever een bruto maandsalaris als vergoeding betalen. Als de werkgever te laat een aanzegging doet, moet het maandsalaris naar rato worden betaald. Officieel zou een werkgever dus zelfs een aanzegvergoeding moeten betalen als het tijdelijke contract wordt verlengd, en hij de verlenging korter dan een maand voor einde contract meldt. Payroll Gemal kent geen specifieke code voor de aanzegvergoeding maar de invoercodes 00694 en 00699 (respectievelijk Ontslag- en Transitievergoeding) zijn hiervoor te gebruiken. Kan je invloed uitoefenen op jaarloon BT bij groene tabel? Voor de berekening van de transitievergoeding wordt het Jaarloon BT overgenomen van het bestaande dienstverband en kan niet afzonderlijk worden gemuteerd. Als de transitievergoeding op de 'oude wijze' wordt opgevoerd op een apart dienstverband, is muteren van het jaarloon BT wél mogelijk. De vraag is echter of het logisch is om bij één persoon op twee dienstverbanden een verschillend jaarinkomen op te geven. Payroll Vraag Antwoord Mag ik de indicatie code WW Awf aanpassen? Om een fout in de administratie te herstellen kan je de code aanpassen van Laag naar Hoog of van Hoog naar Laag. Dit is echter niet hetzelfde als Herzien. Voor herzien gelden namelijk specifieke regels: de werkgever is alsnog de hoge WW-premie verschuldigd. Vanaf 1 januari 2020 gelden voor Herzien twee situaties: Als de dienstbetrekking uiterlijk twee maanden na aanvang eindigt Als de uren waarover loon wordt betaald (de verloonde uren), de contractueel overeengekomen uren (de contracturen) met meer dan 30% overstijgen in de loonaangifte over het betreffende kalenderjaar Als u moet herzien van Laag naar Hoog, legt u in de voorgaande perioden de code Herzien vast, en in de huidige periode hoog. Vallen min/max contracten onder het hoge percentage? Een min-maxcontract valt onder oproepovereenkomst en daarmee geldt automatisch de hoge WW-premie. Wat als een dienstverband is vastgelegd als een min/max contract. In dit geval valt dit contract onder het hoge tarief. Het contract wordt volledig beschouw als een oproepcontract. Mag je dienstverbanden koppelen in 2020 als medewerker op ene dienstverband vast contract heeft en op andere een oproepkrachtcontract? Ja, deze dienstverbanden zul je nog steeds moeten koppelen voor een correcte berekening. Hoe gaat Payroll Gemal om met een medewerker die in een jaar 21 wordt? Tot dat moment heeft hij/zij een lage WW premie. Wanneer wordt eventueel hoog toegepast? Als een medewerker 21 jaar is bij aanvang van het aangiftetijdvak en er is voor de Code tarief WW AWF "Automatische berekening" geselecteerd, zal Payroll Gemal automatisch bepalen of het lage tarief van toepassing blijft of niet. Als de Code tarief WW AWF specifiek op "Laag Tarief" is gezet, blijft dit lage tarief van toepassing. Het advies is altijd de Automatische berekening te gebruiken, aangezien bij een medewerker jonger dan 21 jaar het tarief kan variëren door het aantal verloonde uren (Laag bij maximaal 12 uur per week). Hoe om te gaan met stuwmeer van jaaruren. Tellen die straks ook mee in de uitbetaling en de berekening van 30%? De 30% herzieningsregeling betreft verloonde uren. Dus nabetaling van gewerkte uren vorig jaar tellen mee in het aangiftetijdvak - en daarmee het kalenderjaar - waarin de werknemer het loon heeft genoten. Self Service Vraag Antwoord Is het mogelijk automatisch een nieuw dienstverband aan te maken via Self Service als een oproepkracht na 12 maanden een aanbod van een vast-urencontract accepteert? Er komt een best practice proces beschikbaar om een aanbod te doen aan medewerkers met een oproepkracht-contract. Ook Actieve signalering kan helpen om een leidinggevende (of een andere rol) te wijzen op het verstrijken van de 12 maanden. De mogelijkheid automatisch een nieuw dienstverband te genereren, staat voorlopig niet op de Roadmap. Welke Self Service formulieren moet je aanpassen om te voldoen aan de vereisten van de WAB? Onderstaande formulieren moet je aanpassen met de nieuwe velden die beschikbaar zijn voor de WAB. • Op alle formulieren voor instroom (nieuwe medewerker/nieuwe dienstverband) • Op alle formulieren voor het omzetten van contracten van bepaalde tijd naar onbepaalde tijd • Op alle formulieren voor het wijzigen van de contractvorm (vaste werkuren per week -> min / max contract) Contracten Vraag Antwoord Hoe ga ik om met het aanbieden van een contract aan oproepkrachten? In Self Service kun je een proces inrichten voor een automatisch aanbod na twaalf maanden dat beide partijen (digitaal) ondertekenen. Moet een oproepkracht worden omgezet bij acceptatie van een vast contract? Als een oproepkracht besluit om een vast contract te accepteren, moet u voor de medewerker een nieuw contract aanmaken. Mag je dienstverbanden koppelen in 2020 als de medewerker op een dienstverband een vast contract heeft en op (een) andere een oproepkrachtcontract? Ja, deze dienstverbanden moet je nog steeds koppelen voor een correcte berekening. Is er een standaard overzicht om de contracten voor bepaalde tijd te controleren? Er komt een rapport waarmee u deze gegevens kunt opvragen. Loonstroken Vraag Antwoord Er moeten nieuwe verplichte velden op de loonstrook komen, hoe doe ik dat? Vanaf 1 januari 2020 moet je drie nieuwe gegevens op de salarisstrook weergeven. HR Core Beaufort biedt hiervoor de benodigde rubriekcodes. Wordt de indicatie arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd op de salarisstrook gepresenteerd? De indicatie komt op de strook met de waarde: J = Onbepaalde tijd of N = Bepaalde tijd. Wordt de indicatie schriftelijke arbeidsovereenkomst op de salarisstrook gepresenteerd? De indicatie komt op de strook met de waarde: J = Schriftelijke arbeidsovereenkomst of N = Geen schriftelijke arbeidsovereenkomst. Komen er twee stroken beschikbaar wanneer de transitievergoeding wordt  uitbetaald? Anders dan bij de 'oude wijze' met een apart dienstverband, worden de resultaten met de nieuwe oplossing waarbij een aparte IKV wordt verwerkt onder een bestaand dienstverband, op 1 strook samengevoegd.   Publishing Date : 11/27/2019