Kennisbank Youforce Portaal

We krijgen soms vragen of de inbox ook een handige vervanger is voor Self Service Te doen voor HR Professionals. Dat is een terechte vraag. Ik neem je in dit artikel mee in de mogelijkheden.    De huidige situatie betreft alle notificaties voor jou als gebruiker, dus ook als HR professional ontvang je al jouw notificaties in de inbox en kan je ze vanuit daar direct afronden. Toch weten we dat het aantal notificaties van de HR professionals erg veel is en om die reden kan het voor de HR professional van toegevoegde waarde zijn om toch Self Service Te doen beschikbaar te stellen.    Hieronder neem ik je mee in de mogelijkheden die je daarvoor hebt binnen Mijn Youforce. We hebben hiervoor twee opties om dit beschikbaar te stellen: Je kan deze groep gebruikers het recht ‘toegang tot Self Service voor anderen’ toekennen in autorisatiebeheer. Daarna voeg je het proces 'Self Service' toe aan een categorie onder HR voor anderen (bijvoorbeeld ‘Contact mutaties’). Op Mijn Youfroce kan men dan naar HR voor anderen gaan en door middel van zoeken of door te klikken op de categorie alsnog navigere naar Self service. Mocht je hiervoor kiezen, dan zullen alle gebruikers met het tabblad HR voor anderen en het recht tot Self Service voor anderen dit proces beschikbaar hebben. Of Je kent deze groep het recht ‘toegang tot Self Service professionals’ toe in autorisatiebeheer. Op Mijn Youforce gaan zij naar het tabblad beheer en kunnen door middel van zoeken naar Self Service naar Self Service navigeren. Op het tabblad beheer kan Self Service tevens gevonden worden in de categorie 'HR & arbeidsvoorwaarden'. Het voordeel hiervan is dat managers niet onnodig ook de link naar Self Service krijgen op HR voor anderen.   Hopelijk helpt dit jullie in de keuzes rondom het beschikbaar stellen van Self Service Te doen voor HR professionals. 

In Mijn Youforce kan je onder 'HR voor anderen' de directe links naar de Self Service workflows koppelen. Het kan voorkomen dat je 2x dezelfde workflow ziet, zoals:   Waarom gebeurt dit? Mijn Youforce krijgt vanuit Self Service alle beschikbare workflows door. Dit wordt gedaan op gebruikerstype. Self Service kent 3 gebruikerstypes: ESS (Employee Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'Persoonlijk' MSS (Management Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen' PRO (PSA-gebruikers) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen'   Hierdoor zijn er 2 redenen waardoor een workflow 2x zichtbaar kan worden tijdens het configureren van de links in Mijn Youforce. Hieronder leggen we beide redenen uit.   Reden 1) Zelfde workflow & startactiviteit geautoriseerd voor zowel 'PSA-gebruiker' als 'Eindgebruiker'  In bovenstaande voorbeeld is de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' in Self Service zowel geautoriseerd voor minimaal één gebruiker met MSS-rechten. Dit is bijvoorbeeld een gebruiker met de rol 'manager' (MGR) die in Self Service bekend is als 'eindgebruiker'. Daarnaast is dezelfde workflow ook bij minimaal één gebruiker in Self Service geautoriseerd die bekend staat als PRO (PSA-gebruikers). Bijvoorbeeld omdat de activiteit 'fiatteren salarisadministratie' óók als startactiviteit is toegestaan. Of omdat een collega van de Salarisadministratie voor een test óók rechten heeft gekregen om de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' te kunnen indienen.   Reden 2) Zelfde workflow & met meerdere startactiviteiten Self Service biedt een enorme flexibiliteit in de inrichting van workflows. Het is mogelijk om dezelfde workflow meerdere startactiviteiten te geven. Bijvoorbeeld zoals hieronder zijn zowel 'Behandelen PA' als 'Fiatteren SA'  een start activiteit:   In dit voorbeeld zal hierdoor de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' 2x zichtbaar zijn in het configureren van de links in Mijn Youforce.   Hoe richt ik dit in? Je kunt 2x dezelfde workflow in Mijn Youforce koppelen. Bijvoorbeeld als volgt:     De gebruikers van Mijn Youforce zullen nooit 2x dezelfde link zien. Degene met MSS-rechten (zoals de manager) zal alleen de juiste directe link naar de workflow zien in Mijn Youforce. En de collega met PRO (PSA-gebruikers-rechten) zal óók direct naar de juiste workflow en activiteit worden geleid.    Hetzelfde geldt voor de 'startactiviteit'. De gebruiker met rechten op 'Behandelen PA' als start activiteit komt rechtstreeks in de juiste workflow en activiteit. En de collega met rechten op 'Fiatteren SA' zal als hij/zij vanuit Mijn Youforce op 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' klikt direct in deze activiteit uitkomen.

In Self Service kan je autorisaties voor medewerkers intrekken. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om 'medewerkers' niet langer te autoriseren voor de workflow 'Ontslag op eigen verzoek / pensionering' met de activiteit 'Indienen MW'     Direct na de aanpassing van de autorisatie ziet de medewerker deze link nog in Mijn Youforce. Klikt de medewerker op de link dan zal hij/zij op de volgende melding komen.   De link vanuit Mijn Youforce naar de workflow zal vanaf de volgende ochtend niet meer zichtbaar zijn. Zo kan een medewerker niet meer op de link klikken. Zoekt een medewerker bijvoorbeeld toch nog op het woord 'ontslag' dan verschijnt dit scherm     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Het zal niet zo vaak gebeuren. Maar in Self Service kan je in bepaalde gevallen tussentijds de autorisatie op inzet activeren. Bijvoorbeeld op de medewerkerkaart kan je dit als volgt aanzetten:   Dan is dit direct zichtbaar voor de manager als hij een proces of de medewerkerskaart opstart vanuit Mijn Youforce. Omgekeerd (het uitschakelen van autorisatie op inzet) is ook direct actief.     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In de uitleg van dit kennisbank artikel gaan we uit van de vastlegging van rollen in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort.   Stel een manager verlaat de organisatie. In HR Core Beaufort kan je eenvoudig via de ‘roltoewijzing persoon’ alle roltoewijzigingen beëindigen. Neem als voorbeeld deze manager waarbij per 30-04-2023 alle roltoewijzingen eindigen:   Stel je voert op 03-05-2023 in de middag om 16:00 met terugwerkende kracht deze beëindiging in. De gegevens gaan vanuit HR Core Beaufort -> Self Service. Self Service zal deze wijzigingen verwerken en in de nachtverwerking zorgen dat deze gebruiker géén links naar de Self Service workflows in Mijn Youforce meer ziet.   In de tussentijd (dus ná aanpassing in HR Core Beaufort en vóór de nachtverwerking) zal deze manager nog wel de links in Mijn Youforce zien. Als deze gebruiker klikt op bijvoorbeeld de workflow ‘Wijzigen contract’ zal hij worden omgeleid naar Self Service in de medewerkers. Dat is het onderdeel waar de gebruiker nog wel rechten heeft. Er komt dus géén foutmelding, maar een scherm als volgt:   In het geval de gebruiker zowel géén rol meer heeft als volledig uitdienst is (het dienstverband van de betreffende manager is dus ook beëindigd per 30-04-2023) én in de tabel ‘Eindgebruiker’ heb je óók de einddatum vastgelegd zoals hieronder:     Dan zal de manager tot de nachtverwerking na het aanklikken van bijvoorbeeld de workflow ‘Wijzigen contract’ de volgende melding zien in het tabblad van Self Service:   Vanaf de volgende ochtend is de link in MijnYouforce volledig verdwenen en zal de gebruiker dus helemaal niet meer in Self Service kunnen komen.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Met het beschikbaar maken van de directe links naar Self Service workflows vanuit Mijn Youforce is er géén verandering geïntroduceerd in dit onderdeel van de autorisaties.    In HR Core Beaufort leg je vast welke persoon welke rol heeft voor organisatorische eenheid. Stel Iemand heeft bijvoorbeeld al de rol ‘manager’ (MGR) voor twee afdeling. Als je hier één van de twee afdelingen een einddatum geeft wordt deze wijziging vanuit HR Core Beaufort naar Self Service verstuurd. Zodra de wijziging door Self Service is verwerkt is het direct actief. Of een workflow wordt opgestart in Self Service of via Mijn Youforce maakt hierin géén verschil.   De manager uit dit voorbeeld kan dus de workflows nog maar opstarten voor één  afdelingen.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Met het beschikbaar maken van de directe links naar Self Service workflows vanuit Mijn Youforce is er géén verandering geïntroduceerd in dit onderdeel van de autorisaties.    In HR Core Beaufort leg je vast welke persoon welke rol heeft voor organisatorische eenheid. Stel iemand heeft bijvoorbeeld al de rol ‘manager’ (MGR) voor één afdeling. Als je hier een tweede afdeling aan toevoegt wordt deze wijziging vanuit HR Core Beaufort naar Self Service verstuurd. Zodra de wijziging door Self Service is verwerkt is het direct actief. Of een workflow wordt opgestart in Self Service of via Mijn Youforce maakt hierin géén verschil. De manager uit dit voorbeeld kan dus de workflows opstarten voor alle twee de afdelingen.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Stel je hebt in Mijn Youforce de Self Service workflow ‘Einde contract’ gekoppeld aan de categorie In, door en uitstroom. Een manager zal dit als volgt zien onder ‘HR voor anderen’   Het kan zijn dat je besluit om deze workflow een andere naam te geven. Bijvoorbeeld omdat de naam ‘Einde contract / uitdienst melden’ beter past binnen jouw organisatie. In Self Service pas je dit als volgt aan:   Direct ná de aanpassing zal een manager in Mijn Youforce onder onder ‘HR voor anderen’ nog géén verandering zien. Daar blijft de originele naam ‘Einde contract’ zichtbaar.   Als je op deze direct link naar de Self Service workflow klikt werkt dit zoals het hoort. In het scherm van Self Service is al wel direct de nieuwe naam zichtbaar.     In de avond/nacht worden alle geüpdatete naamswijzigingen vanuit Self Service verzonden naar Mijn Youforce. De volgende ochtend is dus ook de naam in Mijn Youforce als volgt geupdate:     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.