Voorbereiding uitbetaling vakantiegeld

[#1]

Te midden van alle Coronamaatregelen, Noodfondsen, thuiswerken, of het juist opschakelen van personeel, gaan ook de reguliere salarisprocessen door.

De komende periodes zullen weer in het teken staan van de jaarlijkse uitbetaling van het vakantiegeld. 

Daarom adviseren wij je om alvast vooraf controles uit te voeren, zodat de uitbetaling van het vakantiegeld soepel verloopt. 

We onderscheiden 3 soorten vakantiegeldregelingen:

1. Opbouwmethode
2. Peil/combinatie methode
3. Peilmethode

Hieronder lichten we per methode toe op welke velden je alvast een controle kunt uitvoeren en hoe je dit doet, zodat dit fouten voorkomt in de betreffende maand.
Optie 2 en 3 hebben we samengevoegd in onderstaande uitleg, omdat deze gebruik maken van dezelfde velden en grondslagen.

Opbouwmethode

1. Ga naar Instellingen / Berekening / Arbeidsvoorwaardengegevens en open de arbeidsvoorwaarden vakantietoeslag opbouw methode. Je ziet onderstaand scherm verschijnen.

Wij raden je aan om de volgende zaken te controleren. Deze onderstaande gegevens bevinden zich allemaal aan de rechterkant van het scherm:

1. Is er een minimum vakantietoeslag bedrag gevuld, en zo ja klopt deze nog?
2. Is de keuze in het veld Jaar betaalperiode (Vak.toesl) juist?
3. Is de keuze in het veld Grondslag opbouwmethode verlaagd?
   In dit geval zal de grondslag verlaagd worden wanneer er een inhouding is geweest vanuit de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij verlof- en of ziekte waarbij er sprake is geweest van minder dan 100% doorbetalen.
   Dit zal als voorbeeld gebeuren bij ouderschapsverlof en onbetaald verlof.
   
   

Als je niet wilt dat deze niet 100% doorbetaalde elementen invloed hebben op de vakantiegeld reservering en dus ook uitbetaling, dien je deze,met ingang van de eerste periode waarop de reservering is gestart, aan te passen naar Oorspronkelijk bedrag. 

1. Controleer of je alle elementen waarover vakantiegeld gereserveerd dient te worden heeft toegevoegd in de grondslag  Vakantietoeslag- basisgrondslag. Je kunt deze vinden via: Instellingen /  Berekening / Grondslag.

Daarnaast kun je ook nog op medewerkerniveau een controle uitvoeren via de ad hoc rapportage uitgebreid. Deze vind je onder Rapporten / Controle / Ad hoc rapportage (Uitgebreid).

2. Ter controle kun je een Ad hoc rapportage maken met de volgende elementen.

• Datum in dienst
• Datum uit dienst
• Arbeidsvoorwaarden vakantietoeslag
• Deeltijdfactor (over jaar heen)
• Vakantietoeslag – basisgrondslag cumulatief
• Minimum vakantietoeslag cumulatief
• Vakantietoeslag saldo
  
  

 

Peilmethode en Peilmom./comb. Methode 

Ga naar Instellingen / Berekening / Arbeidsvoorwaardengegevens en open de arbeidsvoorwaarden Vakantietoeslag peilmethode of combinatiemethode. Je ziet het volgende scherm.

 Wij raden je aan om de volgende zaken te controleren. De gegevens hieronder bevinden zich allemaal aan de rechterkant van het scherm:

1. Is er een minimum vakantietoeslag bedrag gevuld, en zo ja klopt deze nog?
2. Is de keuze in het veld Jaar betaalperiode (Vak.toesl) juist?
3. Is de keuze in het veld Grondslag opbouwmethode verlaagd?
   In dit geval zal de grondslag verlaagd worden wanneer er een inhouding is geweest vanuit de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij verlof- en of ziekte waarbij er sprake is geweest van minder dan 100% doorbetalen.
   Dit zal bijvoorbeeld gebeuren bij ouderschapsverlof en onbetaald verlof.
   

Als je niet wilt dat deze niet 100% doorbetaalde elementen invloed hebben op de vakantiegeldreservering en dus ook uitbetaling, moet je deze met ingang van de eerste periode waarop de reservering is gestart, aanpassen naar Oorspronkelijk bedrag. 

Naast deze velden gelden er voor deze arbeidsvoorwaarden meerdere grondslagen voor de reservering.

1. Vakantietoeslag-basis grondslag: Alles wat in deze grondslag zit, wordt gepeild in de periode zoals is aangegeven in de arbeidsvoorwaarden.
2. Vakantietoeslag - extra opbouw: Alles wat in deze grondslag zit, wordt het daadwerkelijke bedrag aan opbouw meegenomen en niet gepeild. Denk bijvoorbeeld aan de daadwerkelijke meeruren over het afgelopen jaar.
3. Vakantietoeslag - verlaging sublooncomponent: wanneer je hier specifieke elementen in de grondslag hebt opgenomen, mag de Grondslag opbouwmethode in de arbeidsvoorwaarden niet op verlaagd bedrag staan.

 Daarnaast kun je ook nog op medewerkerniveau een controle uitvoeren via de Ad hoc rapportage (uitgebreid). Deze vind je via Rapporten / Controle / Ad hoc rapportage (Uitgebreid). 

2. Ter controle kunt je een Ad hoc rapportage maken met de volgende elementen:

• Datum in dienst
• Datum uit dienst
• Arbeidsvoorwaarden vakantietoeslag
• Deeltijdfactor
• Factor afrekenperiode
• Factor cumulatief
• Vakantietoeslag – basisgrondslag cumulatief
• Grondslag peilperiode
• Vakantietoeslag reservering cumulatief

Let op!
Een veel voorkomende situatie waardoor er geen vakantiegeld wordt berekend. Dit geldt voor zowel opbouw- en Peilmom./comb. Methode

Als er in de arbeidsvoorwaarde handmatig een bedrag is geboekt gedurende het rechtjaar, zal er geen vakantiegeld meer uitbetaald worden voor deze medewerker tenzij je het uitbetaalde bedrag had geboekt in het veld Vakantietoeslag voorschot.

Voor verdere informatie verwijzen wij je naar de uitgebreide online help in HR Core / Payroll Business.

3. Om de opbouw en de reservering te controleren kun je een Ad hoc rapportage met o.a. de volgende elementen opvragen: