Berekende afstand KM-declaraties aanpassen

[#1]

De automatisch berekende afstand van een KM-declaratie kan op dit moment niet aangepast worden.

Er zijn een aantal redenen waarom de berekende afstand kan afwijken van de realiteit:

1. De afstand wordt bepaald per auto. Mocht men een ander vervoermiddel - zoals de fiets - gebruiken dan is de afstand mogelijk niet juist.
   
   
2. Langdurige wegafsluitingen op het moment van indienen worden meegenomen in de berekening van de afstand.
   
   
3. Medewerkers geven regelmatig feedback dat hun route niet altijd langs exacte adressen loopt. Denk aan een ronde die gemaakt wordt langs een bosperceel, weiland, sluis, etc.

Ik denk dat het van toegevoegde waarde is als we de mogelijkheid bieden aan de medewerker om de berekende afstand aan te passen. Vergelijkbaar hoe de medewerker het bedrag dat herkend is van een bonnetje kan aanpassen als onderdeel van een onkostendeclaratie.

Omdat het niet in alle gevallen gewenst is dat de afstand aangepast kan worden, gaan we een extra parameter opnemen binnen de KM-categorie (Berekende afstand aanpassen: Ja/Nee. De default waarde is Nee)

Daarnaast wil ik ervoor zorgen dat de medewerker verplicht wordt de toelichting te vullen op het moment dat de afstand wordt aangepast.

Naast de uiteindelijke te declareren afstand die al beschikbaar is in de CSV-export, zullen we de berekende afstand ook toevoegen. Dit stelt je in staat om achteraf aanvullende controles te doen.

[Mieke Janssen-Kempkens]

Fijn. Wij worden graag op de hoogte gehouden bij live-gang.

Wij zijn nu namelijk in de Self Service omgeving weer een eigen dienstreisdeclaratie aan het inrichten omdat behoefte is aan het zelf opgeven van het aantal kilometers (i.v.m. veldwerk).

[Annemarie van der Geest]

Prima toevoeging.

Een vraagje: is het dan wel duidelijk onderscheid te maken tussen medewerkers die de km's zelf aanpassen en die dat niet doen? Of komt de verplichting om een toelichting te geven pas naar voren als de mdw de km's zelf aanpast?

[Timo van Son - AAG]

Gezien deze ontwikkeling, onze voorkeur zou er ook sterk naar uitgaan om de optie te hebben om alleen de "vaste" reisafstand binnen te krijgen vanuit de afstandberekening. Op dit moment valt er niet te beïnvloeden noch te herkennen of er sprake was van een omleiding bij het invoeren van de declaratie. Nu de medewerker de mogelijkheid krijgt de afstand aan te passen ontstaat de situatie dat de medewerker de omrij-km dubbel opneemt. 

NB Wat zijn de exacte criteria waar een "langdurige afsluiting" aan moet voldoen om te leiden tot een aangepaste afstandsberekening, en hoe lang blijft deze toegepast worden?

[Bastiaan Friederichs]

@Timo van Son - AAG ook ik zou een zo stabiel mogelijke reisafstand willen berekenen. Maar de realiteit is simpelweg anders, kaartmateriaal en software wordt geupdate (en verbeterd), dus het ene moment is het anders dan het andere moment.

Ik ga n.a.v. jouw opmerking nog eens nakijken of wij in de route kunnen zien dat er sprake was een dergelijke afsluiting.
Daarnaast ga ik ook kijken of ik specifieker kan zijn m.b.t. die afsluitingen.

I.v.m. vakantie kan dat even duren

[Bastiaan Friederichs]

@Annemarie van der Geest wanneer we dit implementeren wil ik per declaratie de berekende afstand en de ingediende afstand vastleggen zodat het later herkenbaar is dat de berekende afstand is aangepast.

De toelichting wil ik verplicht maken zodra men de berekende afstand aanpast. In onderstaand voorbeeld dus als men de 43,21 wijzigt, zal de toelichting verplicht worden.

[Vahdet Aytekin CNV]

Hallo Bastiaan,

Hebben jullie enig idee wanneer dit op de planning staat? En wat wordt nu gebruikt voor het berekenen van het aantal km?

Groet,

Vahdet

[Bastiaan Friederichs]

hi @Vahdet Aytekin CNV ik verwacht begin november.

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, komt er ook de mogelijkheid om de 'correctie woon-werkverkeer' per categorie vast te zetten? Dit zou voor ons enorm helpen bij het foutief declareren.  

[Vahdet Aytekin CNV]

Hallo @Bastiaan Friederichs,

Heb je enig zicht wanneer we deze aanpassing kunnen verwachten?

Groeten,

Vahdet

[Bastiaan Friederichs]

@Vahdet Aytekin CNV sinds eergisteren! Zie https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Correctie-afstand-kilometerdeclaratie-beschikbaar...