Update verlof

[#1]

Met de feestdagen voor de deur en de jaarwisseling in het verschiet zijn we ons klaar aan het maken voor de vrijgave van de nieuwe verlofmodule.

Met alle gebruikersoverleggen, roadmap-sessies en release management webinars van de afgelopen period, verwacht ik dat je al aardig op de hoogte bent, maar heb je die onverhoopt gemist, kijk dan hier de demo terug van Anita en mijzelf tijdens één van de laatste webinars.

Goed om te weten dat alle zaken die toen nog onderhanden waren zijn gerealiseerd:

• Intrekken van verlofopnames ✅
• Controle na indienen en intrekken ✅
• Meerdere dienstverbanden ✅
• Overige categorieën ✅

Dat betekent dat we met de afronding bezig zijn; zorgen dat we notificaties kunnen versturen, dat de beheerdershandleiding er is, alle instructie-filmpjes klaar staan, etc.

We verwachten dat we op 1 januari een speciaal 4ME-sjabloon voor jullie hebben klaarstaan, zodat je je eenvoudig kunt aanmelden.

Daar volgt een apart community-bericht over, maar deze onboarding zal er ongeveer zo uit zien:

Heb je vragen, stel ze dan gerust aan jouw Customer Success Manager of gewoon hier op de Community.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Bastiaan Friederichs Ik ben erg benieuwd! Zit in de nieuwe module ook al het bezettingsoverzicht, verlofoverzicht voor managers en verlofsaldo per afdeling? of blijft dat vooralsnog in self service?

[Bastiaan Friederichs]

@Bas Menken - Gemeente Leiden je nieuwsgierigheid kun je vanaf 1 januari bevredigen!

We hebben nog geen concrete plannen om de functies die je noemt uit Self Service toe te voegen.
Enerzijds vanwege scoping, anderzijds omdat we vooral die functies toevoegen waarvan we weten dat die vaak gebruikt wordt. Mogelijk zijn in de toekomst alternatieven, bijvoorbeeld een overzichtelijk dashboard of rapport in Youforce Reporting, ook nog wel beter.

Voorlopig dus nog beschikbaar in Self Service 😄

[RG van Zuuk]

@Bastiaan Friederichs  vraagje: indien iemand zijn overeengekomen te werken  uren in 4 dagen maakt is het dan voldoende dat in het werkrooster alleen op die dagen de uren gevuld worden voor een goed verlofvoorstel ?   Wordt er op een dag waarop nul uren staat ook niets voorgesteld of moet ook de werkdagen per week gevuld worden? 

[Bastiaan Friederichs]

@RG van Zuuk als ik de vraag goed begrijp, is het antwoord ja!

Als dit het werkpatroon is:

Dan is dit het gegenereerde werkrooster voor januari:

Het voorstel is voor de week van 13 t/m 17 januari is 36 uren:

Met deze details:

[RG van Zuuk]

@Bastiaan Friederichs 

Uit je reactie begrijp ik dat je mijn vraag goed begrepen hebt en ik ben blij met het antwoord. 

We laten dan de medewerkers zelf uitsluitend hun werkrpatroon vastleggen zodat ze bij verlofopnames een perfect verlofvoorstel krijgen!

Dank!  

[JacquelineDeNiet]

@Bastiaan Friederichs Klopt het dat je de Verlofaanvraag die via Self Service loopt, uit moet zetten als je met de Nieuwe verlof gaat werken?

[Bastiaan Friederichs]

@JacquelineDeNiet dat zou wel heel erg fijn zijn; wel zo duidelijk...

Maar hou er wel rekening mee dat niet alle verlofaanvragen al via de nieuwe module kunnen lopen. Zo kun je voor de categorie "Buitengewoon verlof" nog geen verlof indienen of intrekken (staat in de huidige roadmap onder "Toekomst"). Dus dat kun je prima via Self Service blijven doen.

Ook voor je eerste testen, pilot, etc. hoef je de workflow niet in zijn geheel te blokkeren. Het is wel prettig als je het voor de betreffende gebruikers wel doet, zodat ze niet verrast zijn dat het op twee plekken kan.

Verlofopnames ingediend in de nieuwe module worden gesynchroniseerd met HR Core Beaufort en zijn dus ook zichtbaar in Self Service.

[Iemke]

@Bastiaan Friederichs Wij zijn met verlof in de app aan het testen, dus via selfservice staat alles nog aan. Nu heeft iemand verlof opgenomen via de app en dit via self-service weer ingetrokken. Dit blijft staan op intrekken in behandeling. Dus dat synchroniseren gaat daar niet goed. Klopt dat wel?

[Bastiaan Friederichs]

Dat klopt @Iemke, de nieuwe verlofmodule mag verlofopnames die gedaan zijn in HR Core Beaufort of Self Service intrekken (verwijderen/ongedaan maken). Maar HR Core Beaufort staat alleen toe dat Self Service de tijdvakken mag muteren die ook in Self Service gemaakt zijn. (dus tijdvakken die van origine uit de nieuwe module komen óf uit Beaufort zelf mogen niet gemuteerd / ingetrokken worden)

Je ziet dan deze melding in het verwerkingsverslag van indirect muteren:

[Iemke]

@Bastiaan Friederichs bedankt voor je snelle reactie. Dan is dat ook weer helder. Daar moeten we dus wel rekening mee houden wanneer we met verlof in de app live gaan. Dan moeten we verlof via self-service (grotendeels) uitzetten, anders gaat dat geheid mis. Jammer dat tijd voor tijd opboeken via de app nog niet kan, dat is het enige wat bij ons dan nog via self-service moet.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Bastiaan Friederichs wij kunnen in de app niet de verlofaanvragen die in self service zijn gedaan intrekken. 

En je kunt dus aanvragen die zijn gedaan via de app niet intrekken via self service

Als we dus live zouden willen gaan dan moeten we verlof intrekken via self service uitzetten voor de medewerkers.

Als ze dan alsnog een aanvraag ingetrokken willen hebben dan moet dat door beheer gedaan worden in configuratie verlof?

[JacquelineDeNiet]

@Bastiaan Friederichs , klopt het dat je de verlofaanvragen die zijn gedaan in Self Service niet kunt intrekken via de app? Er staat ook een vraag Bas Menken hierover, wij kunnen dit ook niet

[Bastiaan Friederichs]

@JacquelineDeNiet en @Bas Menken - Gemeente Leiden de standaard instelling is inderdaad dat de knop/link voor het intrekken van een verlofopname in de nieuwe module, alleen beschikbaar is voor verlofopnames die ook gemaakt zijn in de nieuwe module.

Als je even een berichtje achterlaat in een ticket (bijvoorbeeld in het ticket van de onboarding zelf) dan passen we dat voor je aan; daarmee kunnen de medewerkers alle verlofopnames intrekken (ook die aangemaakt in HR Core Beaufort en Self Service).

[JacquelineDeNiet]

Super bedankt @Bastiaan Friederichs. ik heb gelijk een ticket aangemaakt

[Maurice van de Pol]

@Bastiaan Friederichs Je schrijft vorige week "Zo kun je voor de categorie "Buitengewoon verlof" nog geen verlof indienen of intrekken (staat in de huidige roadmap onder "Toekomst")."

Aangezien zoeken op "Roadmap verlof" (of variaties hierop) geen resultaten oplevert: heb je een link naar die roadmap? Ik ben namelijk benieuwd naar een datum voor het toevoegen van het aanvragen van buitengewoon verlof in de app. Afhankelijk van die datum kunnen we dan de introductie van verlof in de app plannen/communiceren.

[Bastiaan Friederichs]

@Maurice van de Pol jazeker! Dit is de link naar de huidige roadmap: https://vismaraet.maglr.com/roadmap-2024/roadmap-2024 

[Maurice van de Pol]

@Bastiaan Friederichs Dank je wel. Maar "Toekomst" is een ruim  begrip. Heb je wellicht een inschatting waar ik dan aan moet denken? Nog voor de zomer, 2de helft van 2025 of dit jaar sowieso niet meer?