Werkgebonden personenmobiliteit

[#1]

Zoals jullie hebben kunnen lezen op onze website (https://www.vismaraet.nl/wet-regelgeving/werkgebonden-personenmobiliteit/) staan we voor de mooie uitdaging om de uitstoot van CO2 te verminderen.

In dit bericht leg ik uit met welke aanpassingen we jullie helpen om begin 2025 te kunnen rapporteren over de zakelijke mobiliteit die vastgelegd wordt in de vorm van declaraties.

Voor wat betreft Woon-werk en Self Service zal later gecommuniceerd worden.

Zakelijke mobiliteit - declaraties

Zakelijke declaraties kunnen over alle vormen van mobiliteit gaan, inclusief openbaar vervoer. Op het RVO-portaal (https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm) voer je de jaarkilometers in per vervoermiddel en brandstof:

• Auto
• Benzine
• Diesel
• (plug in) Hybride
• 100% elektrisch
• Andere brandstoffen
• Motorfiets
• Benzine
• Elektrisch
• Bromfiets/scooter
• Benzine
• Elektrisch (incl. speed-pedelec)
• (e-)Fiets en lopen

We zullen de km-declaraties (binnen de declaratie module van de Youforce app en desktop) uitbreiden met de verbijzondering vervoermiddel en brandstof.

Inrichting km-categorieën

We zullen een update uitbrengen voor 1 november 2023, waarmee je als beheerder per categorie kunt configureren uit welke vervoermiddelen de werknemer moet kiezen bij het indienen van een km-declaratie.

We zien divers gebruik van de km-categorieën. De meeste klanten vergoeden een bedrag per kilometer ongeacht het gebruikte vervoermiddel. In dat geval selecteer je alle mogelijkheden voor de betreffende categorie.

Een aantal klanten vergoedt vervoermiddelen met een lage(re) CO2 uitstoot met een hoger bedrag en hebben daarvoor meerdere categorieën aangemaakt. In dat geval selecteer je de vervoermiddelen die passen bij de betreffende categorie.

Voorbeelden

Categorie “Dienstreis CO2 neutraal” a 40 ct/km

• Auto - 100% elektrisch
• Motorfiets - elektrisch
• Bromfiets/scooter - elektrisch (incl. speed-pedelec)

Categorie “Dienstreis fossiele brandstof” a 21 ct/km

• Auto - Benzine
• Auto - Diesel
• Auto - (plug in) Hybride
• Auto - Andere brandstoffen
• Motorfiets - Benzine
• Bromfiets/scooter - Benzine

Categorie “Dienstreis fiets/lopen” a 30 ct/km

• (e-)Fiets en lopen

Na het uitbrengen van de update wijzigt er (voor de werknemer) niks. Je bepaalt zelf wanneer je de verbijzondering naar vervoermiddel en brandstof activeert. Dit stelt je ook in staat om een extra test-categorie aan te maken en zelf te zien hoe de invoer door de medewerker werkt.

Invoer km-declaratie door de werknemer

Een medewerker kiest na de update een km-categorie waar nog geen vervoermiddel aan gekoppeld is. 

In dit geval wijzigt er niets; de werknemer kan immers geen keuze maken. Dit is dus de huidige situatie.

Medewerker kiest een km-categorie waar 1 vervoermiddel aan gekoppeld is.
In dit geval tonen we “read-only” het gekoppelde vervoermiddel. De werknemer kan immers geen keuze maken.

Medewerker kiest een km-categorie met meerdere vervoermiddelen.
Er wordt een nieuw veld getoond waarbij de medewerker een keuze moet maken uit de gekoppelde vervoermiddelen. Het vervoermiddel dat gebruikt is tijdens de laatst ingediende km-declaratie wordt standaard (als default) gevuld.

   

Kijkt een medewerker (of beheerder) terug naar reeds ingediende km-declaraties of is er een controle nodig van bijvoorbeeld de manager, wordt het gekozen vervoermiddel getoond.

CSV Export

De export van km-declaraties wordt uitgebreid met een nieuwe kolom waarin het gekozen vervoermiddel (en brandstof) wordt getoond. Hiermee kun je eenvoudig tussentijds rapporteren.

Voor januari 2025 (het vroegste moment waarop je als werkgever kunt rapporteren in het RVO-portaal over de gegevens van 2024) zullen we de gegevens uit de export toevoegen aan Youforce reporting zodat het nog makkelijker wordt om te rapporteren.

Openbaar vervoer

Onkosten declaraties voor openbaar vervoer zijn vaak al in gebruik en vereisen geen aanpassingen; je rapporteert het totaalbedrag (in euro’s) van kosten voor trein, bus, tram en metro. Er is geen verbijzondering nodig voor het type ov.

Je kunt deze nu al rapporteren met behulp van de CSV export en een filter op de juiste categorieën. Ook deze gegevens voegen we later toe aan Youforce reporting.

[Martijn Elbers]

@Bastiaan Friederichs voor een aantal CAO's (waaronder de VVT) geldt dat er voor de fiets en bromfiets een bedrag per dag in de CAO staat.

Als je met de brommer, scooter of daarmee vergelijkbaar vervoermiddel reist: per werkdag
een vaste vergoeding van € 2,12 netto/ € 2,37 (per 1 januari 2023) ongeacht het aantal
kilometers;
• Als je met de fiets, elektrische fiets (zoals een e-bike of speed pedelac) reist: per werkdag een
vast vergoeding van € 1,23 netto/ € 1,37 (per 1 januari 2023) ongeacht aantal kilometers;

Hoe gaat dit vanaf november 2023 zodat ook deze in een rapportage meegenomen kunnen worden?

[Anneke Broeders]

@Bastiaan Friederichs: Ik maak hieruit op dat je per route een vervoersmiddel kiest? Klopt dat?

In de praktijk verwacht ik dat een route per dag het meest gebruiksvriendelijk is.

Als je op een dag meerdere vervoersmiddelen gebruikt, kun je dat dan alleen 'oplossen' met meerdere aparte declaraties op dezelfde dag?

[Anneke Broeders]

@Bastiaan Friederichs Sorry deze tekst geeft al antwoord op mijn vraag: Maakt de medewerker bij woon-werkverkeer of zakelijke reizen gebruik van meer dan één vervoermiddel, dan volstaat het om de gegevens in te vullen van het vervoermiddel waarmee de medewerker de meeste kilometers heeft afgelegd. Men moet dan wel de overige kilometers die de medewerker met het andere vervoermiddel heeft afgelegd optellen bij het andere waarmee de medewerker de meeste kilometers heeft afgelegd. Voor reizen met het openbaar vervoer zal de invoer op basis van bedragen zijn in plaats van de kilometers.

[Karin van den Burg]

Wanneer kunnen we informatie verwachten over SelfService?

[jolandazwier]

Worden Beaufort/Gemal ook ingericht voor medewerkers welke een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding ontvangen?

[Petro17]

Wat is de status van de hierboven vermelde opmerking: 

Voor wat betreft Woon-werk en Self Service zal later gecommuniceerd worden?

Is hier al meer informatie over beschikbaar? Zo nee, wanneer kunnen we dit verwachten?

[Bastiaan Friederichs]

@Martijn Elbers ik realiseer me nu pas dat ik nooit gereageerd heb op jouw vraag.

Als je met de fiets, elektrische fiets (zoals een e-bike of speed pedelac) reist: per werkdag een
vast vergoeding van € 1,23 netto/ € 1,37 (per 1 januari 2023) ongeacht aantal kilometers;

Hoe gaat dit vanaf november 2023 zodat ook deze in een rapportage meegenomen kunnen worden?

Via de Youforce app en desktop werken we alleen met KM-vergoedingen. Dat wil zeggen dat ik geen (creatieve) manier zou weten om een vaste vergoeding te verwerken.

Naar mijn weten zijn een vergoeding en de rapportage-verplichting die je (mogelijk) hebt v.w.b. de werkgebonden personenmobiliteit twee verschillende dingen.

In jouw voorbeeld is er sprake van een vergoeding ongeacht het aantal kilometers, terwijl de rapportage de afstanden vereist. Ik denk dat je de afstanden zult moeten gaan registreren voor een sluitende rapportage terwijl het lijkt dat dit niet nodig is voor het bepalen van de vergoeding.

Ik deel jouw vraag even intern met een aantal andere collega's om te zien of ze het met mij eens zijn.
Ik en mijn collega's denken er hetzelfde over; voor wat betreft de Werkgebonden personenmobiliteit zul je over de afstand moeten rapporteren.

Een zijstapje:
Ik heb me bij deze vergoeding ongeacht de kilometers altijd afgevraagd hoe dat dan zit i.r.t. de onbelaste vergoeding van 22ct/km.
Als een werknemer 4 km fietst, dan is er recht op 88 ct netto; maar jullie vergoeden 1,35 euro netto... (bovenmatig?)
Als een werknemer 40 km fietst, dan is er recht op 8,80 euro netto, maar jullie vergoeden 1,35 euro netto.. Is er dan sprake van het ontstaan van fiscale ruimte?

En hoe bereken je dat dan als je de werknemer niet vraagt naar de afstand...

[Timo van Son - AAG]

@Bastiaan Friederichs 

Bij correcte inrichting wordt nu via de Excel declaratie o.b.v. de postcodes de reisafstand opgevraagd, en komen de km door om de fiscale ruimte juist te berekenen. Dus met de huidige mogelijkheden wordt voorzien in alle vereisten. 

Deze dagvergoedingen zitten onder andere in de (standaardregelingen van) cao's VVT, Sociaal Werk, en Kinderopvang, dus deze beperking van de app heeft redelijke impact. 

[Wijnand van Plaggenhoef]

@Karin van den Burg  @Petro17 We werken aan de laatste details voor het advies mbt woon-werk verkeer en de benodigde Self Service aanpassingen. We verwachten begin volgende week de community post te doen met alle details.

[Bastiaan Friederichs]

@Karin van den Burg @Petro17   

Zojuist is dit bericht gepubliceerd: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Visma-Raet/Youforce-Werkgebonden-personenmobiliteit-CO2-regist...

Bevat een toelichting op de enquete voor Woon-werk en ook de nodige informatie indien je nog gebruik maakt van Self Service voor wat betreft dienstreizen.