Betaald Ouderschapsverlof in HR Core Education en HR Self Service

[#1]

Wet invoering betaald ouderschapsverlof (WIBO) 

Per 2 augustus 2022 treedt de wet invoering betaald ouderschapsverlof (WIBO) in werking. Onderdeel van deze wet is het kunnen doen van een WAZO aanvraag betaald ouderschapsverlof aan het UWV.

De aanpassing in HR Core Education zijn hier te vinden: Onderhoud voor betaald ouderschapsverlof en eenmalige uitkering MBO

Algemeen 

In Self Service hebben we standaardformulieren gemaakt voor betaald ouderschapsverlof, deze zullen eind augustus / begin september beschikbaar zijn in de basis/standaard omgeving waar je deze dan kan downloaden

De standaardformulieren zijn gebaseerd op de wetgeving en niet specifiek gemaakt voor CAO en/of bedrijfsregelingen. Indien je dus de standaard gaat gebruiken die wij leveren dient dit wellicht aangepast te worden naar jullie eigen regeling.

Het betaald ouderschapsverlof bestaat al langere tijd in het onderwijs en hebben organisaties hier al hun eigen versies voor in self service, je dient zelf af te wegen of je de standaard Visma|Raet dialoog gaat gebruiken (met het gehele proces in Self Service) of het huidige Self Service proces in tact laat en de betaalverzoeken handmatig in HR Core Education gaat registreren.

Indien je dit proces wil laten inrichten door een consultant, dan kan je hier een aanvraag voor indienen. Wij kunnen dan in een dagdeel (4 uur) de volgende zaken oppakken:

• Welke formulieren zijn er nodig? (wordt verlof gebruikt?)
• Uitleg geven over de werking
• De formulieren “binnen” halen
• De formulieren in de klantomgeving op de juiste plek zetten
• Doornemen specifieke bedrijfsregelingen of zelf verwerkte CAO-regelingen, indien nodig zal aanvullende consultancy afgestemd worden.

De standaard in Self Service

De standaard is opgebouwd uit een dialoog die de volgende zaken regelt:

BP_F_Ouderschapsverlof betaald (aanvraag)	Formulier t.b.v. de medewerker om de aanvraag voor betaald ouderschapsverlof te regelen.
BP_F_Ouderschapsverlof betaald (WAZO)	Vastlegging van het betaalverzoek
BP_F_Ouderschapsverlof betaald (component stam)	Opgeven/aanpassen van looncomponenten b.v. reiskosten
BP_F_Ouderschapsverlof betaald (componentvariabel)	Opgeven van uren ouderschapsverlof per maand
BP_F_Ouderschapsverlof betaald (verlof)	Vastleggen van de aanvraag in de verlofmodule

Inrichting

Elke formulier heeft bovenin rubrieken staan met toelichting op het specifieke formulier (dit wordt hieronder ook toegelicht). Indien er wijzigingen gedaan worden op een formulier, maak dan eerst een kopie van het origineel en wijzig de naam van het standaardformulier. Hiermee wordt voorkomen dat er in de toekomst per ongeluk eigen rubrieken overschreven worden bij het importeren van een nieuwe standaard en zorgt dit ervoor dat de naam ook wijzigt in de dialoog en in de javascripts. 

Alle formulieren beginnen met een infoblok waarin een toelichting staat op de inrichting, deze kan je op Hidden zetten voordat je Betaald ouderschapsverlof in gebruik neemt.

Download de dialoog: 

BP_D_Ouderschapsverlof betaald (aanvragen), deze bevat alle bovengenoemde formulieren.

BP_F_Ouderschapsverlof betaald (aanvraag)

• Er zijn 4 blokken met informatie over betaald ouderschapsverlof (volgnummer 15 t/m 30) met toelichting, de eerste 3 blokken horen bij elkaar. Het 4de blok bevat dezelfde informatie maar dan in de vorm van een opsomming. Afhankelijk van de wens kunnen de andere rubriek(en) op hidden gezet worden.
• Vul na importeren bij rubriek BPBORDWAZO de volgende tabel in:

Waarde	Omschrijving
06	Betaald ouderschapsverlof bij geboorte
07	Betaald ouderschapsverlof bij adoptie
08	Betaald ouderschapsverlof bij pleegzorg
09	Betaald ouderschapsverlof bij samenwonend

• In de berekening wordt van een 40 urige werkweek uitgegaan.
• Bij verlof wordt er niet uitgegaan van een verlof budget wat toegekend is maar worden alleen de opgenomen uren weggeschreven. Vanuit verlof kan dan het totaal opgenomen uren bewaakt worden.
• Bij gebruik van de looncomponenten rijst de vraag welke componenten de klant gebruikt zodat de gebruikte componenten op het formulier komen. Bij de inrichting zijn we uitgegaan van de meest gebruikte looncomponenten.
• Op volgnummers 705 t/m 715 staan vragen voor de aansturing van de dialoog. Deze dienen aangepast te worden naar gebruik door de klant. Bijvoorbeeld indien het scherm verlof registratie niet gebruikt wordt zet dan in de default waarde Nee.
• Volgnummer 720 stuurt in de dialoog betaald ouderschapsverlof uren per maand aan, dit is een variabele per maand en moet dus op een apart tabblad. Indien dit een vaste waarde is zet dan de juiste waarde in de default waarde n zet de rubriek op hidden.

BP_F_Ouderschapsverlof betaald (WAZO)

• De gegevens op dit formulier worden zoveel als mogelijk automatisch overgenomen uit het formulier 'Ouderschapsverlof betaald (aanvraag)'.
• Indien je dit formulier zonder de dialoog wilt gebruiken haal dan de verwijzing naar het aanvraag formulier weg.
• Het betaalverzoek* wordt de dag na de laatste verlofdag verzonden aan het UWV. Indien je dit niet wilt kan dit aangestuurd worden door dit formulier uit de dialoog te laten en de WAZO gegevens handmatig vast te leggen in HR Core Education. 
• Een overzicht van de verzonden betaalverzoeken kan je vinden in HR Core Education bij 'Raadplegen UWV berichten' hiervoor moet wel de berichtgeving EDI voor het UWV ingericht zijn.
• De rubriek verlof opgenomen staat standaard op J, zonder dit gegeven wordt het betaalverzoek niet geaccepteerd door het UWV.

*Aanvullende info met betrekking tot de betaalverzoeken:

Voor ieder kind waarvan de medewerker de wettelijk ouder is, mag je maximaal 3 betaalverzoeken indienen. Je vraagt de uitkering achteraf aan, nadat de medewerker voor minimaal 1 keer het aantal uren van zijn werkweek verlof heeft opgenomen. Aanvragen van de uitkering kan alleen voor hele werkweken.

Voor betaald ouderschapsverlof bij meerdere kinderen heeft het UWV afwijkende regels, deze zijn hier terug te vinden

Wanneer je gebruik maakt van het automatisch insturen van de betaalverzoeken. Weet dan dat het eerste betaalverzoek is geïntegreerd in de eerste WAZO melding, de aanvullende betaalverzoeken zijn losse meldingen die terug refereren aan de oorspronkelijke WAZO melding. In dit geval zijn er dan nog maximaal twee aanvullende betaalverzoeken mogelijk.
In HR Core Education worden de 3 betaalverzoeken via het WAZO scherm gedaan.

BP_F_Ouderschapsverlof betaald (component stam)

• De meest voorkomende componenten zijn opgenomen en kunnen aangepast worden indien de organisatie andere componenten of niet alle componenten gebruikt. De betaald ouderschapsverlof componenten zijn verplicht.
• Het percentage ouderschapsverlof kan opgenomen worden op 2 codes (2291 en 2295), check bij de klant welke, en of dat beide gebruikt worden. Pas dit aan.
• Indien de klant 1 soort ouderschapsverlof uren hanteert (maand of week) wordt dit aangestuurd op het eerste formulier, indien maand zet dan de rubriek met component code 3205 op hidden, uren per maand is een variabele en wordt op het volgende formulier geregistreerd.
• De code type betaling regelt of de betaling rechtstreeks aan de medewerker gedaan moet worden (waarde = 1) of dat deze via de werkgever betaald moet worden (waarde = 2). De huidige waarde wordt door een script bepaald op het formulier ten aanzien van de Betaald ouderschapsverlof (WAZO), de waarde wordt ook op dat scherm getoond echter dien je de looncomponent apart aan te sturen, wat dit formulier dus doet.

BP_F_Ouderschapsverlof betaald (componentvariabel)

• op dit formulier kunnen de betaald ouderschapsverlof uren per maand opgegeven worden. Code 3215 is een variabel looncomponent.

BP_F_Ouderschapsverlof betaald (verlof)

• Indien verlof registratie niet gebruikt wordt zet dan de waarde op formulier Betaald Ouderschapsverlof betaald (aanvraag) regel 715 op Nee.
• In dit formulier zijn verlofsoort (BOUD) en verlof reden (BOV) opgenomen, zorg bij gebruik van het verlof scherm in HR Core Education dan dat deze waarden zijn toegevoegd of dat de waarde in dit scherm zijn aangepast naar de waarde zoals deze al ingericht zijn in de HR Core Education omgeving van de klant.
• In HR Core Education kun je geen verlof opgeven dat over het jaar heen geboekt wordt, om die reden wordt de einddatum altijd aangepast naar 31-12 van het huidige jaar om blokkering te voorkomen. De einddatum die getoond wordt op het scherm (en overgenomen uit Betaald Ouderschapsverlof betaald (aanvraag) ) staat op een niet exporteerbare rubriek. Deze dient dan handmatig in HR Core Education aangepast te worden.