1e Algemene update PD HR Self Service 01-11-2022 Projecten

[#1]

Azure Migratie

Wij hebben al vaker de Azure Migratie genoemd, maar wat houdt dit nu precies in? Voorheen maakte wij gebruik van servers in een datacenter van KPN. Al onze programma’s en data stonden op onze fysieke servers. Omdat dit fysieke servers zijn gaf dit beperkingen in de performance en capaciteit. Maar ook op andere delen geeft een fysieke server beperkingen. Bijvoorbeeld een storing in het datacentrum van KPN betekende dat ook heel Youforce geraakt werd. Wij zijn daarom aan het overstappen naar de Cloud Solutions van Microsoft. Dit wordt Azure genoemd. 

Omdat Azure een Cloud technologie is geeft dit ons meer flexibiliteit, maar ook in het geval van een storing op de servers van Microsoft betekent nu niet dat Youforce en HR Self Service geraakt worden. Daarnaast geeft Azure meer opties in monitoring en aanvullende tools die wij kunnen gebruiken. Hierdoor kunnen wij in de toekomst aanvullende services bieden die op de fysieke servers van KPN niet mogelijk zijn. 

Het overzetten van HR Self Service is een groot project dat veel tijd in beslag heeft genomen. HR Self Service bestaat uit ongeveer 50 verschillende componenten. Deze componenten werken allemaal samen om het programma Self Service te laten werken. Wij hebben deze componenten 1 voor 1 over moeten zetten naar Azure. Omdat Azure anders werkt dan de servers van KPN, hebben wij ook interne aanpassingen moeten doen. Anders zouden de componenten niet op Azure kunnen werken. Dit betekende ook dat wij de interacties tussen de verschillende componenten moesten aanpassen om dit werkend te houden. Tijdens deze migratie zijn er veel performance problemen geweest. Dit had onder andere te maken met dat sommige componenten nog op de servers van KPN draaide, terwijl andere al over waren naar Azure. Wij zijn daarom nog steeds bezig aanpassingen te doen om alle componenten zo efficiënt mogelijk op Azure te laten draaien. Wij blijven hiermee bezig, dit heeft de hoogste prioriteit. 

Business Split

Daarnaastzijn wij bezig om een scheiding te maken tussen Self Service Business klanten en Public en Educatie klanten. In het gehele Youforce landschap zien wij dat de wensen van de Business klanten telkens meer gaat afwijken van de wensen van onze Public en Educatie klanten. Dit betreft voornamelijk aanvullende functionaliteiten of hoe de huidige functionaliteiten werken. 

Als Visma RAET hebben wij er daarom voor gekozen om een split tussen de segmenten te maken. Vorig jaar is er een nieuw bedrijf opgericht “YouServe” waar alle Business klanten onder vallen. Alle Public en Educatie klanten blijven bij Visma Raet. 

Nu is het tijd om ook Self Service te gaan splitsen, zodat we beide een eigen Self Service omgeving hebben. Op deze manier kunnen wij ons beter focussen op de aanpassingen en nieuwe functionaliteiten die belangrijk zijn voor onze Public en Educatie klanten. 

Wij verwachten in November deze split te realiseren. Dit houdt in dat wij alle componenten van HR Self Service, tools, monitoring, testomgevingen en andere items gaan dupliceren. 

Als klant zal je hier verder niets van merken. Dit zijn interne aanpassingen, maar uiteindelijk gaat dit voor alle klanten wel voordelen opleveren. 

Mijn YouForce, Portal

Momenteel zijn we bezig om een nieuwe portal te ontwikkelen ‘Mijn Youforce’. Vanuit ‘Mijn Youforce’ ga je niet meer naar een module, maar kun je ieder relevant HR-proces direct opzoeken en vanuit het beginscherm opstarten. Stap voor stap zal je ervaren dat je in plaats van naar Self Service navigeren je overgaat naar direct doorklikken naar bijvoorbeeld het proces 'contract wijziging' of ‘uploaden diploma’. Vanuit HR Self Service zullen wij vooral werken aan de connectie tussen de Mijn Youforce en Self Service, wij zorgen er voor dat de verschillende endpoints  die hiervoor nodig zijn klaar staan voor gebruik.

Wil je meer lezen over Mijn Youforce?, lees dan dit bericht: Hoe gaat 'Mijn Youforce' het huidige portaal en Home vervangen?

Mijn Youforce, Mijn taken

Alle gebruikers van het huidige portaal kennen de functionaliteit 'Mijn taken' en gebruikers van Home kennen 'Notificaties'. Hierin zijn alle taken uit bijvoorbeeld Beaufort Actieve Signalering, VerzuimManagement of Self Service zichtbaar.

Veel klanten hebben momenteel problemen met het “Mijn taken” gedeelte in het huidige portal. Hiervoor zal een nieuw systeem komen waardoor de taken sneller geladen worden.

Meer technische detailinformatie

De notificaties die in de Youforce app 'inbox' worden getoond zijn gebaseerd op een volledige nieuwe functionaliteit. Daardoor is het bijvoorbeeld mogelijk om ook push notificaties te sturen naar een smartphone. Intern noemen wij dit het 'Global Notification System'.

De huidige 'Mijn taken' is een functionaliteit gebaseerd op oudere techniek. Voor nu toont Mijn Youforce zowel de gegevens uit het oudere 'Mijn taken' en de nieuwe 'inbox'. Dit betekent dat als een gebruiker nu ervaart dat 'Mijn taken' langzaam laadt dit ook zal gebeuren in de nieuwe inbox van Mijn Youforce. 

MijnYouforce, Autorisaties

Met Mijn Youforce gaan wij ook de autorisaties aanpassen. Momenteel zijn er voor ieder product zelf verschillende manieren om iemand te autoriseren. Wij willen dit gaan aanpassen naar een centraal autorisatie beleid. Hierdoor hoeft u niet voor ieder product autorisaties meer in te stellen. In dit bericht lees je hier meer over Van ‘Toegangsbeheer’ naar ‘Autorisatiebeheer’.