Verbeterde scanservices AutoInvoice op 09-01 beschikbaar

[#1]

Enige tijd geleden hebben we jullie in dit bericht geïnformeerd over de introductie van verbeterde scanservices voor AutoInvoice.

Op dinsdag 9 januari komt de verbeterde scanservice beschikbaar. Dit zal gaan gelden voor de huidige basis- en premium scanservice. Bestaande klanten kunnen vanaf 9 januari zelf de keuze maken om al over te stappen op de verbeterde scanservice of nog even te wachten.  

Nieuwe registraties zullen standaard geregistreerd worden op de verbeterde scanservice. Vanaf 1 april 2024 zullen alle bestaande klanten overgezet worden naar de verbeterde variant van de basis- en premium scanservice.

De verbeterde scanservice is beschikbaar na de nieuwe release van Visma.net ERP zelf, versie 9.76.

In deze post geven wij antwoord op de belangrijkste vragen. 

• Hoe kan ik mijzelf registreren voor de verbeterde scanservice?
• Waarom zou ik nu al overstappen?
• Naar welk e-mailadres kan ik de facturen insturen?
• Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd?
• Hoe kan ik aangeven of ik gebruik wil maken van de premium of de basis scanservice?
• Is er een apart e-mailadres voor de premium scanservice?
• Hoe kan ik mijn scanaccount verwijderen?
• Vanaf welke e-mailadressen kunnen facturen worden ingestuurd?
• Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren?
• Hoelang duurt het voordat ingestuurde facturen beschikbaar zijn?
• De omschrijving van de regel is anders dan ik gewend ben
• Kan ik facturen meerdere keren insturen?
• Kunnen er meerdere facturen in één e-mail meegestuurd worden?
• Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen?
• Kan ik ook gebruikmaken van een app om bonnetjes in te sturen?
• Hoe werkt de regelherkenning?

1. Hoe kan ik mijzelf registreren voor de verbeterde scanservice?

Vanuit het venster Registraties in Visma.net is het mogelijk om jezelf te registreren voor de verbeterde scanservice. Dit venster is te vinden via de zoekfunctie (Alts+S) bovenin door de term Registraties in te typen. Een andere optie is via het menu (Meer onderdelen)>Configuratie>Overig>Registraties 

De registratie kan ook naast de bestaande registratie voor de premium scanservice. Als je op dit moment gebruik maakt van de basis scanservice dan zal een registratie bij de verbeterde scanservice (basis of premium) ter vervanging zijn van de huidige basis scanservice.

Vanuit het registratiescherm wordt op basis van het KvK-nummer gekeken of het AutoInvoice-account al bestaat, geverifieerd is, én de ontvangst van facturen aan staat.

Is dat het geval, dan kan de registratie gedaan worden. Na registratie krijg je direct het e-mailadres te zien dat gebruikt kan worden om de facturen naar in te sturen (kvk@autoinvoice.nl).

Staat er geen groen vinkje in de kolom ‘Registratie bij AutoInvoice', controleer dan of de ontvangst van het betreffende AutoInvoice-account aan staat en het KvK-nummer overeenkomt. Hier kun je teruglezen hoe je de ontvangst van facturen aan kan zetten: Ontvangst van facturen inschakelen . Is dit in orde, dan is er iets anders aan de hand, neem in dat geval contact op met je vaste aanspreekpunt voor ondersteuning.

2.Waarom zou ik nu al overstappen?

Ik maak nu gebruik van de basis scanservice

Als je op dit moment gebruik maakt van de basis scanservice dan zal de kwaliteit van herkenning van de facturen merkbaar vooruit gaan. De kwaliteit is vergelijkbaar met onze huidige premium scanservice. De verbeterde basis scanservice levert gemiddeld binnen vier uur een ingestuurde factuur af, maar in de praktijk zal dit vaak sneller zijn. Een ander groot voordeel is dat de verbeterde scanservice 24/7 facturen verwerkt, dus ook buiten kantoortijden en in de weekenden! Bij de huidige scanservice is er alleen verwerking tijdens kantooruren.

Ik maak nu gebruik van de premium scanservice

Ook als je nu gebruik maakt van de premium scanservice dan zal je er direct op vooruit gaan bij een overstap naar de verbeterde scanservice. Met de verbeterde scanservice zijn we namelijk ook in staat om regelherkenning aan te bieden bij vooraf gedefinieerde leveranciers.

Beide varianten van de verbeterde scanservice zullen wij blijven aanbieden tegen het huidige tarief! Wij vragen dus geen apart tarief voor het toepassen van regelherkenning.

3.Naar welk e-mailadres kan ik de facturen insturen?

Direct na de registratie is het e-mailadres zichtbaar waar de facturen naartoe gestuurd kunnen worden. Maak je op dit moment gebruik van de basis scanservice? Dan is dit hetzelfde e-mailadres. Maak je gebruik van de premium scanservice dan wijzigt het e-mailadres van kvk-nummer@go2ubl.nl naar kvk-nummer@autoinvoice.nl 

Als je gebruikmaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de eigen mailbox dan moet dit dus ook aangepast worden.

4.Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd?

Ingestuurd kunnen worden pdf, png, doc(x), xls(x), ubl

5.Hoe kan ik aangeven of ik gebruik wil maken van de premium of de basis scanservice?

Tijdens de registratie van het scanaccount geef je aan of je gebruik wilt maken van de basis of de premium scanservice. Deze optie bepaalt hoe de facturen worden verwerkt en tegen welk tarief! De wijziging is direct doorgevoerd.

6. Is er een apart e-mailadres voor de premium scanservice?

Doordat de instelling op het scanaccount zelf wordt gedaan, is het niet nodig om aparte instuur e-mailadressen aan te houden. De facturen worden bij zowel de basis als de premium scanservice naar hetzelfde e-mailadres gestuurd (kvk@autoinvoice.nl).

7.Hoe kan ik mijn scanaccount verwijderen?

In het registratiescherm is het ook mogelijk om een scanaccount te deregistreren.

8.Vanaf welke e-mailadressen kunnen facturen worden ingestuurd?

Met de huidige premium scanservice wordt er gewerkt met een zogenaamde ‘whitelist’. Bij de vernieuwde scanservice is dit niet het geval en kunnen facturen dus vanaf elk e-mailadres worden ingestuurd.

Let op! Het advies blijft om het instuur e-mailadres NIET aan leveranciers te geven.

9.Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren?

Foutmeldingen vanuit de scanservice worden direct aan de verzender verstuurd (op dit moment nog niet beschikbaar).

Als er gebruik wordt gemaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de mailbox dan moet de regel zo worden ingesteld dat foutmelding e-mails niet direct weer worden ingestuurd. Dit zorgt namelijk voor een oneindige loop. Vraag hierbij eventueel de systeembeheerder om hulp.

10.Hoelang duurt het voordat ingestuurde facturen beschikbaar zijn?

Voor de basis en premium scanservice geldt een gemiddelde verwerkingstijd van vier uur, maar in veel gevallen is dit sneller.

Voor facturen waarbij regelherkenning wordt toegepast geldt dat deze facturen de volgende werkdag beschikbaar zijn. Regelherkenning is alleen beschikbaar voor de premium scanservice.

11.De omschrijving van de regel is anders dan ik gewend ben

De opbouw van de regelomschrijving wijkt af van de bestaande situatie voor zowel de huidige basisscanservice (Rij1) als de premium scanservice (factuurnummer+leveranciersnaam+factuurdatum). Bij facturen via de vernieuwde scanservice is dit een deel van de omschrijving van de eerste regel, zoals die op de pdf zelf staat. Dus geen vaste omschrijving. Dit is een aandachtspunt voor bestaande documentkoppelingen voor Regels voor Postvak In binnen Visma.net.

12.Kan ik facturen meerdere keren insturen?

Ja, een factuur met hetzelfde factuurnummer kan meerdere keren ingestuurd worden. Dit betekent dus ook dat er per ongeluk dubbele facturen ingestuurd kunnen worden.

13.Kunnen er meerdere facturen in één e-mail meegestuurd worden?

Ja, het is mogelijk om meerdere bestanden in één e-mail mee te sturen. Als er meerdere facturen in één pdf-bestand zitten, dan worden deze automatisch opgesplitst in aparte facturen.

14.Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen?

Het is op dit moment niet mogelijk om verkoopfacturen in te sturen.

15.Kan ik ook gebruikmaken van een app om bonnetjes in te sturen?

Dit is mogelijk met de Visma 360 app die te gebruiken is door Visma.net gebruikers. Lees hier meer informatie over het verwerken van declaraties via de Visma 360 app.

Daarnaast is het ook mogelijk om declaraties direct in te sturen naar de scanservice, zie hiervoor ook nog dit bericht: Declaraties direct insturen naar de scanservice

16.Hoe werkt de regelherkenning?

Wij passen regelherkenning toe op een vaste set van leveranciers die vooraf zijn gedefinieerd, hier hoef je dus niets extra’s voor te doen als je gebruik maakt van de premium scanservice. Dit is een dynamische lijst die op basis van data periodiek wordt verfijnd.

Voor facturen waar regelherkenning op wordt toegepast geldt dat de factuur de volgende werkdag gereed is.

Het is niet mogelijk om zelf aan te geven voor welke facturen er regelherkenning moet worden toegepast. Op deze manier kunnen we regelherkenning tegen een gunstig tarief blijven aanbieden.