Automatisk ordermatch i Visma Business

[#1]

Vad är ordermatch?

Ordermatch innebär att systemet automatiskt jämför en inköpsorder mot en leverantörsfaktura för att avgöra huruvida du blir fakturerad för det du mottagit. Utifrån inställningar kan systemet sedan avgöra om ordern och fakturan skall bli färdigbehandlad eller hanteras manuellt av en användare.

Hur kan arbetsprocessen se ut?

En leverantörsfaktura importeras automatiskt från Autoinvoice (E-Fakturaväxel) till Visma Document Center. I samband med importen av fakturan avgör Document Center med hjälp av referensvärde om det finns en inköpsorder i Visma Business som överensstämmer och överför isåfall fakturan.

Visma Business har i detta läge informationen från leverantörsfakturan samt inköpsordern och utifrån hur man valt att parametersätta kan systemet automatiskt avgöra om fakturan skall gå igenom eller stoppas. 

Denna process går alltså att få helt automatisk och ni kan fokusera på avvikelserna, men det ställer också krav på informationen som kommer in till systemet, i detta fallet leverantörsfakturan. 

Vad krävs för att komma igång med ordermatch? 

• Ta emot leverantörsfakturor som E-Faktura (XML).  
• Version 13.10 eller senare  av Visma Business och Document Center. (Rådfråga alltid med din Visma partner, då utveckling sker kontinuerligt)
• Licens för ordermatch. 
• Skapa inköpsorder i Visma Business.

Om jag endast har ett fåtal leverantörer som skickar e-faktura (XML) ?

För varje leverantör som skickar E-Faktura (XML) och ni har möjlighet att använda den nya ordermatchen finns det tid att spara. 

När man kommit igång med ordermatch, om det så bara är för en leverantör är det viktigt att kontinuerligt arbeta med leverantörsbearbetning för att kontinuerligt öka volymerna av E-Faktura och minska volymerna av skanning samt PDF för att kunna arbeta effektivare. 

Har ni redan vår mottagningstjänst eller vill veta vad det innebär kan ni läsa mer här:

https://www.visma.se/affarssystem/e-faktura/

Hur hanterar vi våra PDF fakturor?
För PDFer är arbetsprocessen i sig lik, men med manuell handpåläggning.

Leverantörsfakturan importeras till Document Center där man automatiskt eller manuellt refererar till en inköpsorder i Visma Business. Därefter överför man dokumentet som då kopplas till din inköpsorder. I nästa steg är det en manuell process där du som användare inne i Visma Business öppnar den länkade fakturan för att titta på denna och jämföra mot din inköpsorder. 

Vill ni veta mer om möjligheterna med ordermatch, och hur det skulle fungera i just er installation, kontakta din Visma Business partner. 

Vi kommer också berätta mer om ordermatch på Community LIve senare i höst.